山西省普通发票机打开票子系统用户手册.docx

1、山西省普通发票机打开票子系统用户手册山西省普通发票机打开票子系统用户手册山西省国家税务局编写前 言为进一步加强和规范普通发票管理，优化纳税服务，建立普通发票管理长效机制，适应税收信息化管理需要，根据山西省国家税务局普通发票简并票种统一式样工作实施方案的要求，按照总局“简并票种、统一式样、建立平台、网络开具”的工作思路，市局开发了普通发票机打开票子系统（以下简称“开票子系统”）， 决定在全市部分纳税人中推行机打发票，开票信息自动采集、分析和利用，实现信息管税。登陆互联网和不登陆互联网的用户均可使用该系统。为了保证您能够快速掌握通过该系统开具发票的方法，我们特编写了本手册。按照您日常开具发票的业务

2、流程，以简明的流程图、插图和操作说明，详细介绍该系统的功能和操作规范，为您的日常操作提供指导。在使用过程中，您遇到难以解决的问题和系统不能正常使用等情况，可与软件维护服务单位山西航天信息有限公司联系。山西省国家税务局 二一年十月目 录第一章 开票子系统基本操作流程 11.1 系统安装 11.2 日常使用 21.3 系统登录 31.4 权限设置 61.5 客户编码设置 81.6 商品编码设置 101.7 申请票源 121.8 开具发票 141.8.1 开具普通发票 141.8.2 开具进出口发票 151.9 开具负数发票 171.10 作废发票 181.10.1 已开发票作废 181.10.2

3、未开发票作废 191.11 开票信息报送 191.11.1网络报送 201.11.2 U盘报送 201.12 主分机初始流程及领购发票流程 211.12.1 分机注册 221.12.2 分机正常注销 231.12.3 分机异常注销 251.12.4 主分机开票信息报送流程 26第二章 各模块菜单说明 292.1 开票子系统各模块说明 292.2 系统参数设置 302.3 报送管理 312.3.1 分机报送 322.3.2分机报送数据传出 322.3.3 单机开票信息报送 352.3.4 开票信息报送 352.3.5 报送结果下载 382.3.6 注销报送 422.3.7 分机注销报送 422.

4、3.8 主机注销报送 432.4 发票管理 442.5 纳税申报 522.6 统计查询 54附录一、常见问题说明 61第一章 开票子系统基本操作流程1.1 系统安装用户要使用开票子系统开具发票,首先要在电脑上安装开票子系统，系统启用是在初次安装使用时系统自动执行的操作，启用系统后将显示系统的基本信息以及税控信息，纳税人只需确认系统启用即可，若纳税人取消系统启用，则开票子系统无法使用。开票子系统作为纳税人使用的客户端软件必须在税局注册、授权后才能使用，即纳税人首先在税务局系统中进行开户注册，然后在登录开票子系统中对U盘和系统进行启动。使用开票子系统过程中必须一直插接U盘，系统使用过程中若拔出U盘

5、，则开票子系统自动退出。（以下所称的U盘在没有特指的情况下均指的是加密U盘）操作步骤：【第一步】将开票子系统安装文件拷贝到计算机中或可以使用安装光盘进入光盘安装目录。【第二步】在系统目录或光盘的安装目录中，双击安装文件夹中的开票子系统安装程序图标（图1.1所示），系统运行安装向导，然后按照向导提示，逐步完成安装(安装目录建议选到非系统盘符，如D盘)。图1.1 系统安装图标【第三步】安装开票子系统结束后，系统自动在桌面上添加开票子系统启动的快捷图标（如图1.2所示）。图1.2 开票子系统图标1.2 系统启用 日常使用中纳税人只需在计算机中插接U盘后，“登录”进入系统，然后根据编码数据是否发生变更

6、决定是否对编码数据进行维护。发票填开操作纳税人在税务机关完成开户注册后，将已经注册的U盘插接开票主机口上，登录系统，系统自动显示启用系统提示（如图1.3所示）。图1.3 开票用户信息界面确认启用系统后，点击“系统启用”按钮，显示系统登录界面，输入操作员账号和操作员密码（图1.4所示）。图1.4 系统登录1.3 系统登录操作步骤：【第一步】系统启用后，纳税人需输入操作员账号和操作员密码（如图1.5所示）。图1.5 系统登录【第二步】输入操作员账号和密码后，点击“登录”按钮，进入系统（如图1.6所示）。图1.6 开票子系统界面2 说明： 开票子系统中共有两种操作员身份，分别是主管操作员和开票员。首

7、次登录开票子系统的操作员是税务机关登记的主管操作员，其他开票员无法登录，其他开票员只有主管操作员添加后才能登录。 如果主管操作员密码在24小时内连续输入3次以上错误，系统自动锁死，纳税人必须持U盘到税务机关进行解锁操作。 .如果纳税人需要变更主管操作员密码，必须到税务机关变更，纳税人无 法自行变更。 若开票子系统的发票份数少于5份（含5份），在登录时系统提示购买发票。% 注意： 如纳税人加密U盘丢失或损毁等原因不能使用时，与软件服务单位联系导出发票信息的加密文件，保存在介质（普通U盘）中，纳税人持普通盘到税务机关做发票补录。 以下情况需要对系统做重新安装： a加密U盘丢失或损毁等原因不能使用，

8、且发票电子信息（硬盘数据）也丢失时，纳税人持纸质发票到税务机关补录并重新初始化新的加密U盘，由软件服务单位重新安装和注册开票子系统。 b开票软件不能正常使用，由软件服务单位负责重新安装注册。 启用结果：在初次安装开票子系统并成功初始化后，系统显示纳税人的基本信息：开票模式、密码、纳税人的名称、税号、票种、最大开票金额、行业类别（按综合征管软件税务登记信息中的“行业”为准）、初始化时间（年月日，普通发票机打开票子系统时间）、锁死时间（年月日）、开票人和纳税人类型（一般纳税、小规模纳税人）等信息，上述信息只供浏览，不可更改。1.4 窗口说明 系统主界面构成：系统主界面由五部分组成，自上到下依次为：

9、系统标题栏、菜单栏、功能按钮栏、系统窗口和系统状态栏（如图1.7所示）。 功能操作:纳税人在执行系统功能时可以通过菜单栏打开功能菜单，选择功能菜单后，点击鼠标左键，弹出功能操作界面，或直接使用工具按钮调出相应功能操作界面。工具按钮状态栏操作界面标题栏菜单栏图1.7 各栏目功能介绍1.5 开票员设置开票子系统提供两种类型的系统使用人员，分别为主管操作员和开票员。其中，主管操作员是由税局设置，纳税人不能自行添加；开票员是由主管操作员根据实际需要在开票子系统中自行添加设置。操作步骤：【第一步】主管操作员登录系统，点击“系统维护/开票员管理”功能菜单，显示“操作员管理”界面（如图1.8所示）。图1.8

10、 操作员管理界面2 说明： 功能按钮：具有修改主管密码、添加开票员、修改开票员、删除开票员功能。【第二步】在图1.8中，可以对开票员进行录入、修改、删除及查询等编辑操作，功能键中各栏目数据说明及编辑方法：点击“添加开票员”按钮，显示添加操作员界面（如图1.9所示）。“添加开票员”操作只有主管操作员有权操作。图1.9 添加操作员界面a. 开票员账号：即操作员登录系统身份，由纳税人自定义并直接输入。b. 开票员名称：即操作员姓名，由纳税人自定义并直接输入中文汉字（不能使用字符或数字）。c. 开票权限:只有开票员一种选项。d. 密码:即开票员登录系统时使用的密码，由纳税人自定义设定，至少8位以上数字

11、和字母的组合，不能设为汉字。.点击“修改密码”按钮，系统选中的开票员密码进行修改。.进入操作员管理界面后，纳税人在开票员列表中选择需要删除的开票员后，点击“删除开票员”按钮，系统便删除该开票员。“删除开票员”操作只有在纳税人使用系统管理员身份登录时，才可以进行该项操作。2 说明：主管操作员可以添加开票员，不能执行开票业务操作。开票员可以开具发票等业务操作，但是不具备管理权限，无法添加其他开票员。1.6 客户编码设置主要功能：用于录入并维护与纳税人发生业务关系的客户信息，在开具发票时直接调用，减少开具发票录入的时间。也可以对已保存的客户信息进行修改和删除操作。操作步骤：【第一步】“系统管理/编码

12、设置/客户编码设置”，点击“客户编码设置”功能菜单，弹出客户管理界面（如图1.10所示）。图1.10 客户管理界面【第二步】点击“添加客户”按钮，弹出添加客户界面（如图1.11所示），在此界面中添加客户信息。图1.11 添加客户界面2 说明：客户编码：必须填写，最大长度16位数字或字母。客户名称：必须填写，可以输入最大长度50个汉字或100字母。购货方代码：可选项，最大长度30位数字或字母。简称：最多3个汉字或6英文字母。.电话：可选项，最大长度50位数字或字母。 账号：可选项，最大长度20位数字或字母。 在更改客户信息界面，“客户编码”无法修改，其它选项均可修改，如需修改客户编码，只能将该客

13、户信息删除，重新添加客户信息时重新设置客户编码。【第三步】客户信息录入后，点击“确定”按钮，系统显示添加结果（如图1.12所示）。图1.12客户管理2 说明： 在客户管理窗口中，可以对已经保存的客户信息进行“删除客户”、“修改客户”的操作。【第四步】添加客户操作完成后，点击“关闭”按钮即可退出客户管理界面。1.7 商品编码设置主要功能：用于录入本纳税人所销售的商品信息，也可以对已保存的商品信息进行修改和删除。操作步骤：【第一步】点击“系统管理/编码设置/商品编码设置”功能菜单，弹出商品管理界面（如图1.13所示）。图1.13 商品管理界面【第二步】点击“添加商品”按钮，弹出商品添加界面，在该界

14、面中输入纳税人所需要商品信息（如图1.14所示）。图1.14 商品添加% 说明：商品编码：必须填写，最大长度16位数字或字母。名称：必须填写，可以输入最大长度50个汉字或100字母。简称：可选项，最大长度6位数字或字母。规格：最多25个汉字或50字母。单位：可选项，最大长度50位数字或字母。单价：可选项，整数位7位，小数位2位。【第三步】商品信息设置后，点击“确定”按钮，系统添加商品信息到商品管理界面，商品信息显示在列表中（如图1.15所示）。已保存的商品可以对其“删除商品”、“修改商品”操作。图1.15 商品管理1.8 申请票源纳税人在购买发票后，若纳税人在线开票，票源通过网络下载，在开票子

15、系统中依次执行“发票管理/发票领用管理/网络票源下载”功能，将票源下载到开票子系统中；如果纳税人无法正常连接网络，则纳税人需要使用U盘直接到税务机关进行读取票源，读取后将U盘直接插接到开票机上，开票子系统自动读取发票信息。方式一：在线下载操作步骤：【第一步】点击“发票领用管理/票源下载”功能菜单，或“票源下载”按钮，启用票源下载功能。【第二步】票源下载。开票子系统通过网络在税务机关获得票源后，将票源下载到开票子系统中。% 注意：若纳税人执行“票源下载”操作后，由于网络等原因，不能及时下载票源时，系统将提示纳税人等候。.若纳税人已经成功下载票源，系统禁止重复操作。【第三步】显示票源。在确定票源下

16、载成功后，系统显示发票领用界面，显示票源（如图1.16所示）。点击“退出”按钮，结束票源下载操作。图1.16 发票领用界面方式二：税务大厅获取（U盘）操作步骤：【第一步】单主机或主分机结构的主机可以携带加密U盘到税务机关，并将发票信息写入加密U盘中。【第二步】纳税人返回后，在开票机U口上插接加密U盘，登录系统时，系统自动获取加密U盘中的发票票源。1.9 开具发票1.9.1 开具普通发票图1.17 普通发票开具操作步骤：【第一步】选择“发票管理/发票开具/发票填开/选择发票票种/确定”菜单。【第二步】进入“商品销售发票填开”界面。【第三步】填写购货方信息。【第四步】填写商品信息。【第五步】打印发

17、票。【第六步】系统自动将开具的发票发送至普通发票机打开票子系统中。2 说明：纳税人在开票成功后，将显示发票预览界面（如图1.18所示）。点图中的“打印”按钮后，系统自动上传发票至税务机关。图1.18 发票预览界面1.9.2 开具进出口发票操作步骤：【第一步】选择“发票管理/发票开具/发票填开/选择发票票种/确定”菜单，如图1.19。【第二步】进入“商品销售发票填开”界面。【第三步】填写购货方信息。【第四步】填写商品信息。【第五步】打印发票。【第六步】系统自动将开具的发票发送至税务机关。图1.19 进出口发票界面1.10 开具负数发票图1.20 负数发票开票界面操作步骤：【第一步】选择“发票管理

18、/发票开具/发票填开/普通发票填开”菜单。【第二步】进入“普通发票填开”界面。【第三步】点击“发票冲红”按钮。【第四步】系统弹出“选择正数发票”和“直接开具”两个选项。【第五步】选择“选择正数发票”系统自动生成相应的负数发票。（若选择“直接开具”，则系统进入负数发票填写界面，纳税人需手工填写负数发票票面信息）。【第六步】打印发票。1.11 作废发票1.11.1 已开发票作废图1.21 已开发票作废界面操作步骤：【第一步】选择“发票管理/发票开具/已开发票作废”菜单。【第二步】选中欲作废的发票并双击（如图1.21所示）。【第三步】系统弹出“作废确认”提示框，确认是否真要作废发票。【第四步】点击“

19、确认”按钮，已开发票作废成功并上传至税务机关。1.11.2 未开发票作废图1.22 未开发票作废界面操作步骤：【第一步】根据要作废的发票种类选择“发票管理/发票开具/未开发票作废”。【第二步】系统自动调出“未开发票作废”窗口。【第三步】设置后点击“确认”按钮，未开发票作废成功并上传至税务机关。1.12 开票信息报送开票信息报送方式分为正常报送和结算报送两种，正常报送是指纳税人在征期内对上月发票开具情况进行汇总上报；结算报送是指纳税人由于注销税务登记等原因在纳税所属期内对本所属期的发票开具情况进行汇总上报。上报方式分为网络报送和U盘报送。1.12.1网络报送纳税人将本所属期内开具的发票信息进行报

20、送，自动上传到普通发票机打开票子系统中，并自动回复成功或不成功标志。若无法网络传送，系统提供进行加密U盘报送。1.12.2 加密U盘报送纳税人将本所属期内开具的发票通过加密U盘报送到税务机关中，税务机关接收报送信息后向加密U盘写入报送成功标记以及下月锁死期限。开票子系统读入此标记后更新下月锁死期限。上述两种开票信息报送方式是由系统自动选择。即在报送时，系统自动检查与网络发票管理系统的连接状态，若连接正常，在报送时自动将报送数据上传至税务机关；否则将报送数据写入加密U盘，纳税人持加密U盘到税务机关税务大厅报送。对于报送结果的更新，若网络报送方式，在开票子系统中下载报送结果并自动更新下一月的锁死期

21、限；若加密U盘报送，则加密U盘带回报送结果和锁死期限，开票子系统启动时将读取加密U盘上的信息并自动更新。1.13 主分机初始流程及领购发票流程操作步骤： 【第一步】纳税人到税务机关开户注册，注册纳税户类型为一户多机。【第二步】在税务机关初始化纳税人需使用的所有加密U盘。【第三步】在纳税人主机上，执行“初始化设置”功能，启用主机。【第四步】若纳税人在开户注册时已经购票，启用主机系统后，提示读入票源，按提示操作，读入票源。【第五步】通过主机注册登记分机。【第六步】执行“发票管理/发票分发”对分机分发票源。【第七步】分机启用后，若分机加密U盘有票源信息，分机自动读入系统。【第八步】纳税人到税务大厅购

22、买发票。【第九步】纳税人主机通过网络或加密U盘获得票源。【第十步】纳税人主机执行“发票管理/分机发票管理/分机发票分发”功能对分机分发票源。【第十一步】分机插入加密U盘后系统自动读取票源，分机可以继续开票。2 说明 若纳税人使用主分机结构的开票机，其主机实现发票管理，即主机负责分机发票的领购和分发；分机从主机获得发票的票源，分机不能单独在税务大厅购票。 1.13.1 分机注册对于一户多机的纳税人，其主机具有分机发票管理以及发票报送管理的功能，为实现上述管理，在初次使用时分机需要在主机注册登记，主机通过分机管理功能实现对分机的注册登记。操作步骤：【第一步】点击“系统管理/分机管理”菜单，弹出分机

23、信息管理界面，在该界面中登记分机信息。【第二步】将分机加密U盘插接到主机U口上（在操作过程中，主机加密U盘不能拔下，否则主机开票子系统自动退出），在分机管理界面点击“读取信息”菜单，主机读取分机加密U盘信息，读取后在分机信息框窗口显示分机信息（如图1.23所示）。图1.23 分机管理信息界面【第三步】录入分机联系人和地址信息。点击“分机注册”按钮，分机信息保存到主机开票子系统中，提示分机注册结果，按“确定”键后，在列表中显示分机信息。2 说明：.主机执行注册时，登录纳税人是管理员。在分机初次使用前需要在主系统中注册，以便主机日后对其发票管理和发票报送管理以及注销管理，否则分机无法进行开票业务。

24、.在分机注册时不能拔下主机加密U盘，造成无法操作；若纳税人有多个分机，在使用前须将所有分机在主机中进行注册。.若分机注册未插入分机加密U盘，系统提示插入分机加密U盘。1.13.2 分机正常注销因纳税人开票量的减少需要减少分机时，需要对分机执行分机正常注销操作。在主机执行分机正常注销时需要现在分机执行发票退回、分机注销操作，然后在主机执行收回分机退回发票、分机报送后，对主机中的分机注册信息进行注销。操作步骤：【第一步】登录主机，点击“系统管理/分机管理”菜单，弹出分机信息管理界面（如图1.24所示）。图1.24 分机管理正常注销【第二步】正常注销分机。插接分机加密U盘，点击“正常注销”按钮，按系

25、统提示执行注销操作，最终显示分机注销结果。【第三步】退出注销操作。分机正常注销后，点击“确定”按钮，关闭信息提示窗口。2 说明：.分机注销操作前提条件：a分机已经执行分机退票、分机注销报送；b分机加密U盘含有退票数据和注销报送数据，在主机执行分机退票、分机报送；.分机在主机正常注销后，还需到税务大厅办理分机加密U盘注销操作，停用分机。.若纳税人停用所有的开票机，需要在主机注销前将所有分机注销后再注销主机。1.13.3 分机异常注销因纳税人开票设备损毁或损坏，需要对分机重新注册发行，在主机中直接注销分机信息，使主机报送时不再统计非正常注销的分机。注销分机的开具发票可以通过普通U盘或纸质发票补录，

26、在税务大厅继续执行分机注销。【第一步】点击“系统管理/分机管理”菜单，弹出分机信息管理界面（如图1.25所示）。图1.25 分机管理异常注销【第二步】确认异常注销后，点击“确定”按钮，按系统提示执行非正常注销操作。2 说明：.异常注销是分机加密U盘无法正常报送或丢失，需要先在主机注销后再到税务大厅更换加密U盘，在更换分机U盘前，税务大厅需要注销分机加密U盘。在主机执行分机非正常注销时，主机直接将分机注销，主机不再读取分机加密U盘数据，但分机的开票信息报送数据需要补录到主机。被注销的分机在更换加密U盘后可以重新初始化，重新安装开票子系统。1.13.4 主分机开票信息报送流程操作步骤：【第一步】分

27、机执行“发票管理/报送管理/开票信息报送”功能，完成分机报送。【第二步】主机接收分机报送数据并同时上报，主机执行“发票管理/报送管理/分机报送”完成。【第三步】主机在所有分机报送完成后，执行主机开票信息报送，通过执行“发票管理/报送管理/开票信息报送”功能完成主机开票信息报送。【第四步】主机自动下载报送结果信息。【第五步】主机更新锁死期。【第六步】主机回写分机报送结果和锁死期信息，执行主机的“发票管理/报送管理/分机报送/获取分机锁死期”功能，完成所有分机报送结果的加密U盘回写。【第七步】分机启动系统时自动读取加密U盘开票信息报送结果和锁死期信息，自动读入并更新，系统继续开票。2 说明： 主机

28、负责分机报送发票的汇总，由主机统一报送。主机报送成功后，获得报税成功信息以及开票锁死期信息，分机通过加密U盘从主机读取上述信息,在各分机进行各自的更新，完成整个开票信息报送流程。第二章 各模块菜单说明2.1 开票子系统各模块说明系统管理：提供系统管理功能，包括初始化设置、参数设置、编码管理、开票员管理、分机管理（主机）以及重新登录和退出等功能，通过系统窗口的“系统管理”菜单可以打开系统管理相关功能。发票管理：提供发票操作相关的功能，包括发票领用、发票开具、报送管理以及主分机管理等功能，通过系统窗口的“发票管理”菜单可以打开发票管理相关功能。查询统计：提供查询统计功能，包括发票查询、申报查询、分

29、机发票查询、分机汇总查询和汇总查询功能，通过系统窗口的“查询统计”菜单可以打开查询统计相关功能。申报管理：提供开票信息报送后的申报报表输出打印功能，通过系统窗口的“申报管理”菜单可以打开申报报表传出打印功能。帮助：提供系统帮助信息和系统版本信息。系统管理提供系统的初始化设置、参数设置、编码管理以及重新登录和查看系统信息等功能。其中，初始化设置是进行初始状态设置，参数设置是实现系统参数的设置，是初次使用本系统时需要进行的操作。此外，当系统发生故障或数据不正确时也要使用本功能。通过点击系统主界面工具条上的“系统管理”按钮，打开“系统管理”功能菜单。通过菜单选择相应功能继续操作。2.2 系统参数设置

30、 用于设置税务机关服务器的参数设置，包括“网络开票服务器设置”和“网络申报服务器设置”，使开票子系统始终保持网络连接状态。操作步骤：【第一步】点击“系统管理/参数设置”菜单，弹出“网络设置”界面（如图2.1所示）。图2.1 网络设置界面【第二步】在“网络开票服务器设置”和“网络申报服务器设置”中界面中输入要设置的相应税局端的服务器地址和端口号。【第三步】信息输入完毕，点击“网络设置”按钮，系统便将所输入的数据记入保存，并提示设置结果。2 说明：纳税人初次安装完成开票子系统后，参数设置由软件服务单位进行维护和修改，无需纳税人自行维护。税务机关服务器地址发生变化时，需要重新设置上述参数，联系软件服务单位进行维护，纳税人不得擅自修改上述参数。若纳税人无法进行在线开票、报送以及下载票源和更新信息时，联系软件服务单位。2.3 报送管理报送管理是对开票子系统已经开具的发票进行报税操作。按照纳税人开票模式的不同，存在一户单机和一户多机的情况。若纳税人使用一户单机开票，其报送管理仅对所使用的开票机操作，功能包括：开票信息报送和注销报送两项功能；而一户多机使用多台开票机，对多台分机报送的管理是由主机实现，因此除开票信息报送与注销管理外，还增加分机报送功