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1、办公自动化期末考试复习资料1.办公自动化定义:办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。办公自动化是一门综合性科学技术，它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，计算机信息处理是核心，办公设备是重要条件，办公人员是决定因素。2.办公自动化的意义：办公自动化是科学技术发展、管理效率提高和市场竞争条件下的必然要求。办公事务实现了电子化和自动化，实现“无纸办公”、“电子办公”，减轻劳动强度，改善办公环境，节省办公费用，提高办公效率和质量，促使办公工作规范化、制度化

2、，并为决策人员提供更多的办公信息和决策方案，并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平，是对传统办公方式的一次革命。将朝着数字化、无纸化、集成化、多媒体化、信息一体化的方向发展。3.办公自动化要素科学技术：办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人际工程学等，直接利用的工程技术是计算机技术、通讯技术、网络技术、自动化技术等，它们是办公自动化的理论和方法。办公场所：是完成工作任务的场所，俗称办公室。现代的办公场所，是单位内部进行业务信息的共享、交换、组织、分类、传送和处理的一个集合空间，它既可以是具体的，也可以是一个虚拟的空间。办公业务：

3、办公业务指办公的具体工作内容，包括事务处理(如文书写作编辑、公文传阅审批、通知打印发送、文档资料管理、会议组织安排等)；信息管理(信息的收集、加工、传送、交流、存取、应用和反馈)；咨询决策(收集资料、确定目标、拟订方案、分析评价、选择决定)等，是办公自动化的内容和任务。办公设备：办公设备是办公自动化的物质条件，关系到办公的质量和效率，其中心设备是计算机，其他设备主要有以下几类：输入输出设备：扫描仪、打印机。文件复制设备：复印机。数据存储设备：磁盘、光盘等。办公通信设备：如电话机、传真机。其他辅助设备，如空调。办公人员：办公人员是办公的第一要素，是办公自动化的主体。根据担负工作职能的不同，可以分

4、为文秘档案人员、行政管理人员、职能部门的专业人员和领导干部，办公人员的素质和能力直接影响着办公自动化的水平。人机信息处理系统：办公自动化又被称为办公信息系统，包括信息采集、信息加工、信息传递，信息保存四个基本环节，办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系，信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。4.办公自动化结构层次事务型办公自动化系统（90%具体事务+10%决策分析）包括基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分。事务级OA系统称为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。辅助管理型办公自动化系统

5、是由事务型办公自动化系统支持的，以管理控制活动为主的办公自动化系统决策型办公自动化系统（10%具体事务+90%决策分析）以上述两种系统为基础，是具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统5.办公自动化类别从业务类别上划分：政府型办公自动化系统、事业型办公自动化系统、企业型办公自动化系统、专业事务型办公自动化系统、案例型办公自动化系统、控制中心型的办公自动化系统。管理规模上划分，分巨型、大型、中型、小型和微型五种。6.办公自动化技术数据处理技术：数据处理是指非科技工程方面的对任何形式的数据资料的各种计算、管理和操作，特点是数据量大，要求准确、快速且实时性强其关键在于使用什么样的软件，存储设备

6、的容量和存取速度。数据库技术是办公自动化系统进行数据处理的强有力工具，为用户提供了最方便实用的数据共享、检查和修改等数据处理功能。数据库中的数据按其组织结构一般分为层次型、网络型和关系型三种数据模型。数据库技术发展趋势会向两头发展大的越来越大，小的越来越小。文字处理技术：文字处理指用计算机完成文字工作，核心使用文字处理软件，包括文字信息的输入、编辑、排版、存储、印刷，文字处理的关键是汉字输入方法语音处理技术：语音处理就是用计算机对语音进行处理的技术，包括语音合成和语音识别两大类。语音合成是给计算机发音的能力，语音识别是给计算机以聆听和理解的能力。图形图像处理技术：计算机的图形处理是指在计算机上

7、进行图形设计与处理，按设计者的要求生成各种图形。图像处理是指利用计算机将照片等图像以数字形式输入、分析和处理。文档管理技术：指对文件这一整体形式进行的管理，主要是指对文档资料的存储、分类、归档、检索等，电子文档管理通常使用数据库技术、电子文件柜技术以及缩微技术。网络通信技术：现代通信主要是通过模拟交换网络和数字交换网络进行信息交换和传输的。在模拟交换网络传输的是模拟信号，在数字交换网络传输的是数字信号， 网络通信技术的主要应用有：1电子邮件2远程会议3IP电话4.Intranet(内联网)。7.办公自动化发展历程：在中国已20多年的发展历史，20世纪产生已逐步实现。70年代，办公自动化技术开始

8、传入我国。80年代初微型机也进入我国。1985年以前是我国发展的第一阶段，是准备期。19861995年为发展期。建立了国家级的办公自动化系统。国务院组织开发了“政务办公自动化系统”。1995年以后为逐渐成熟阶段。在近年来实施办公自动化过程中，也暴露了很多问题，归纳起来就是“重硬件，轻软件”、“重使用，轻开发”、“重技术，轻管理”。造成这些问题的主要原因有三个：一是对办公自动化的本质作用理解不深，二是忽视了办公自动化发展的基础，三是技术条件的制约也使得办公自动化建设难以达到预期的目的，8.办公自动化系统发展历程：从实现个体工作自动化，到实现工作流程自动化，从知识管理为核心走向门户管理为核心。第一

9、代办公自动化系统：实现个体工作自动化（20世纪80年代至90年代中期）是以数据处理为中心的传统M1S系统，存在许多不足：个自为政，松散偶合第二代办公自动化系统：实现工作流程自动化（20世纪90年代中期开始）工作流是指业务在点到点之间的流动和处理。办公流程采用工作流的方式来运作特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。第三代办公自动化系统：融信息处理、业务流程和知识管理于一体是以知识管理为核心的办公自动化系统。知识管理就是在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，帮助企业提高整体业务水平，避免重复错误和重复工作。知识管理的要素有实时交流、信息集

10、成和门户建设第三代办公自动化系统是以知识管理为核心新一代办公应用平台，突出特点是：实时通信、实时交流，具有三个明显的特征：1.功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能。2.充分利用各种协同工作手段 3.办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用。第四代以门户管理为核心的信息一体化系统:特点：门户整合，统一入口、统一平台、对外与对内信息合理融合和分布，企业与员工、员工与员工、企业与合作伙伴、企业与客户信息一体化。9.办公自动化系统的展望:办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展；网络通信在办公自

11、动化系统中的地位进一步加强，全球网络体系逐步完善。10.我国未来政府办公自动化系统特点：具备强大的数据信息处理功能。具备多种共享方式和强大共享能力。办公自动化系统起到“知识管理”的平台作用。集中体现在政府业务流程优化、管理和决策水平提升方面。11.办公自动化面临的安全问题：信息泄露，假冒用户，篡改信息，恶意攻击建立办公自动化系统的安全防护体系，应该采取行政、法律和技术三方面措施，从办公自动化系统各个环节着手，特别是要提高计算机网络的安全性。12.办公自动化系统的安全控制 (一)、内网安全控制：内网的安全有硬件系统安全、软件系统安全、用户合法使用资源和防计算机病毒等。网络服务器的安全：硬件安全中

12、的主要问题。对网络服务器一般要做磁盘镜像、磁盘双工、服务器镜像。软件系统安全：基本要求包括：用户身份验证、访问控制、数据完整性、审计、容错等。(1) 操作系统安全。(2) 应用软件安全。计算机病毒攻击途径:(1)通过网络共享进行攻击(2)通过电子邮件系统进行攻击(3)通过FTP下载进行攻击(4)通过3w浏览进行攻击(5)通过系统漏洞进行攻击(二)、防范外网非法入侵：设置防火墙，设置代理服务器，保密通信和加密方法。传输数据的加密保护三种方式：(1)链路加密(2)节点加密(3)端对端加密13.传真机含义：把记录在纸上的文字、图表、相片等静止的图像变成信号，经线路传输到期遥远的地方，在收信端获得与发

13、送原稿相似的记录图像的通信方式，称为传真通信。进行传真通信的设备称传真机。除文字图表，接收端还可得发放人的签名、手迹等。从发展趋势看，传真通信日趋系统化、网络化和智能化。14.传真机的功能：(1)具有液晶显示和接收、发送端识别系统(2)具有中继接收、发送能力(3)具有保密信箱发送能力(4)定时发送和多路预约(5)多功能一位触及缩位拨号(6)自动存储接收能力(7)复印功能(8)图文输送量大15.传真机的特点：(1)传递图文真迹方便(2)传真机易学易用16.传真机的技术指标：分辨率；有效记录幅面；发送时间；中间色调。17.传真机的分类：按价格可分高、中、低档三类、按采用的扫描方式可分电荷耦合扫描和

14、接触式图像扫描、按记录方式可分感热纸记录方式和普通纸记录方式18.传真机基本结构：传真机主要由主控电路（电脑的主机，控制内容主要是发送传真操作和接收传真操作）、传真图像输入机构（传真稿的扫描输入和图像数据处理）、传真图像输出机构（已接收传真稿的打印输出或将传真图像输出至计算机或打印机）、调制解调电路(MODEM，完成传真信息的调制发送、接收解调和线路切换)、操作面板及电源组成(为整机提供能源)。19.传真机工作流程：(1)扫描(2)压缩编码(3)调制(4)电话网路传送(5)电话网路接收(6)解调(7)解码扩展(8)记录打印20.传真机的基本工作原理：发送扫描、光电变换、传真信号的调制解调、记录

15、变换、接收扫描、同步。21.传真机的工作过程：将一张待发送的图像稿通过发送扫描，对原稿进行图像分解，经光电变换将图像信号变成电信号，再经调制放大后，通过传输线路送到接收端；接收端将收到的电信号转变成相应的能量，再经收信扫描将传入的能量按一定的顺序记录在记录纸上，还原成原图像稿。22.传真机的发送和接收发送：(1)装好稿件(2)选择扫描线密度(3)选择原稿列比度(4)给收方打电话：当听到对方回答并给出信号时，按下“START”键，确认传真开始，放下听筒。装上的稿件发送结束时，机器会自动恢复到待机状态。接收：接到发送方打来的电话，接收方按下开始键，开始接收。在收发双方通信过程中，可根据接收、发送情

16、况及时和对方联系，此时应按电话预约键或停止键 23.安装稿件时的注意事项对稿件的要求：墨水或糨糊未干的稿件，应干后再发送、稿件不应破损、起皱、卷起和严重折弯或太薄或太厚的稿件可复印后用复印纸发送、有涂层等经化学处理过的稿件，要用运载片发送。稿件安装注意事项：(1)自动连续发送时，一次最多只能装20页。应把同样尺寸、质地的稿件排齐安装。(2)稿件上的夹子、钉书针等会造成机器故障，安装稿件前应将它们取下。(3)规定范围之外的图形、文字不能发送。24.传真机的保养及维修：保养：1)电网电压波动较大的地区，应加装交流稳压器，以免机内电源受损。2)开机不多的单位，半年必须开机4小时以上，以免传真机的镍铬

17、电池的电压低于正常值。3)定期观察：当感热头上有黑色灰尘时，要用清洁棉球蘸无水酒精擦拭，去除灰尘，否则将影响记录效果。但不要在开机后马上清洁，以免烫伤。除酒精外，不能使用其他溶剂4)易损易耗件(橡皮分离片、自动文件输送辊、发送导板、发送文件轨道机械、荧光灯、检验印戳、记录纸轨道机械、机械部分的松动)的保养5)不要频繁地开机6)雷雨天气如不使用传真机，除关掉电源外，还应将电话线插头拔掉7)不要随意更换电源线8)不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用9)使用传真纸10)合纸舱盖的动作不宜过猛11)有装订针、大头针等硬物的图文资料应拆除后发送墨迹或胶水未干的稿件要等晾干后再发送12)不要把传真机

18、当作复印机来使用,且因为传真纸上的化学染料不稳定，所以不宜保存重要的、需要长期保存的文件，可用复印机复印后保存。维修：1）卡纸的处理：原稿卡纸，可掀开面板，将原稿抽出或将面板下自动分页器弹簧掀开，将纸取出。记录纸卡纸a.安装记录纸。b.用高质量记录纸。c.对于切纸刀引起的卡纸，打不开记录纸舱盖时，可将机器断电后再加电2）接收传真正常，复印、发传真时有竖直黑条，可用软布或棉花蘸无水酒精对扫描头清洗3）发生故障后如无把握，应请专业人员检修或送专业维修部处理。25.扫描仪定义：是一种能将印刷品、相片、文稿转换为图形，可编辑文字并且能在计算机上显示、编辑、存储及输出的输入设备。26.扫描仪的分类：产品

19、类型说，目前市场有CCD扫描仪和CIS扫描仪两种。产品构成形式说，有滚筒式扫描仪、平板式扫描仪、馈纸式扫描仪、手持式扫描仪27.扫描仪的主要技术指标：分辨率、有效扫描幅面、传输速度、色彩深度，可否进行实物扫描、底片扫描等；有没有附带图形处理软件等。28.扫描仪的使用：预览、调整（在操作面板中对预览图片进行色彩、对比度、饱和度、分辨率大小、范围、输出格式等进行设置）出图、图像处理软件修改29.扫描仪使用技巧：如何提高OCR识别率：OCR软件、原稿件质量以及扫描质量、将扫描方式设置为黑白方式、300DPI，在版面分析选择与原稿对应版面类型、适当调整明亮度、在原稿的版式较为特殊的情况下进行自动或手动

20、版面分析、做好原稿的清洁工作彩色图片的扫描：根据原稿情况调整设置。亮度、对比度、曝光设置的调整：通过调整对应滑动条上的滑块控制调整色调和饱和度的调节：使用色调工具并通过拖动饱和度滑动条滑块控制饱和度30.扫描仪的维护：在使用中要注意的是保持平板玻璃的清洁，当文件台玻璃变脏时，可用一块软干布擦拭；如果玻璃沾了油脂而软干布擦不掉，就用一点玻璃清洁剂，再用软干布将其擦净。要将所有残留液体擦掉，而且文件台玻璃上一定不能有灰尘，不然扫描的图像上将会有斑点。图片文稿在扫描过程中要尽可能地贴在玻璃上，否则会造成最终成像的污迹或感光不均现象。对彩色印刷品的扫描要注意使用去网纹的功能，避免造成最终成像质量不好。

21、31.办公设备使用注意点：一是不能不懂装懂，好心办坏事；二是不能野蛮操作，对高档办公设备要小心操作，要爱护；三是在使用前要认真阅读说明书，特别是对于新设备。32.计算机网络的概念：计算机网络是在网络协议控制下，通过通信设备和线路来实现地理位置不同且具有独立功能的多个计算机系统之间的连接，并通过网络操作系统等网络软件来实现资源共享。有通信子网和资源子网构成。33.网络的基本功能：资源共享（最主要）、信息传送（数据传输，最基本）、提高系统的可靠性和可用性、节省费用，易于扩充、易于进行分布处理34.计算机网络的构成：各类型的计算机（是网络的核心）、网络适配器（网卡，提供通信网络与计算机相连的接口）、

22、网络传输介质（双绞线、同轴电缆、光导纤维及无线通信等）、共享的外部设备、 局部网络通信设备、网络互联设备35.网络协议：指计算机之间为相互进行数据通信而事先约定的规则。TCP/IP协议：称为传输控制协议/网际协议，产生于1975年，1983年1月1日成为因特网的事实协议标准。使Internet具有了通信功能，并使得Internet上的每一台网络服务器能够彼此共享网络资源，有沟通桥梁作用。IP协议负责按地址在计算机之间传输信息，TCP则保证传输的信息是正确的。 Internet的协议体系：核心IP协议，在其上运行的是两个传输层的协议TCP和用户数据报文协议UDP。因TCP的先出现，Interne

23、t的协议便常称为TCP/IP协议集。Internet的TCP/IP协议集有应用层、传输层、网际层、网络接口层和物理层。网络分类缩写分布距离分布范围局域网LAN10m房间100m建筑物1km校园等城域网MAN10km城市广域网WAN100km以上国家互联网Intern全球洲际36.网络类型：按照分布距离的长短，37.Windows局域网的基本设置打开【开始】菜单单击“控制面板”/“网络和 Internet 连接”/“网络连接”，在“本地连接”上右击，运行“属性”命令，选中“Internet协议”，单击“属性”配置IP地址。将网卡插入计算机主板对应的插槽，启动后进入操作系统安装对应的网卡驱动程序，

24、即可完成网卡的安装。网卡安装好后，将双绞线连接口分别插入两台机器网卡对应接口，硬件安装完成。38.设置访问共享资源：在需要共享的资源上单击右键，选择共享后进行设置即可。若是使用打印机共享，在未安装打印机的计算机中添加打印机时，只需要选择网络打印机，并选择对方打印机即可。双击网上邻居或使用开始搜索中的查找计算机，输入对方IP地址或计算机名找到对方，访问对方共享的资源。39.Internet的概念：由遍布全球的网络组成的一个松散结构的全球网，目前最大的广域网，网络上的各台计算机(在Internet中被称为主机host)可交换信息。企业的内部联接的网络称作内部网，而企业与企业之间相互联网，则称作外部

25、网40.Internet的起源与发展计算机网络从20世纪60年代诞生以来，经历了计算机网络互连的初期、ARPAnet网的初期、NSFnet网的建立及Internet网在全世界的形成和发展等阶段。网络名称中文名称王管单位联网时间业务性质ChinaNet中国公用计算机互联网原邮电部1995.5商业CERNET中国教育科研网国家教育部1995.11教育科研CSTNET中国科技网中国科学院1994.4科技ChinaGBN中国金桥信息网原电子工业部1996.9商业UNTNET中国联通公用网中国联通公司商业41.Internet的基本功能：收发电子邮件、文件传输（双向传输）、远程登录、新闻组、查询服务、信

26、息资源浏览WWW、IP电话、电子商务、电子政务42.Internet结构层次：应用层、传输层、网际层、网络接口层、物理层43.Windows XP的Internet接入方式电话拨号上网：选择在五大网络中除中国教育科研网和中国科学技术网的其他三大网络在全国范围内提供ISP（因特网服务提供商）服务。局域网接入：局域网接入一般采用局域网内的代理服务器，将本局域网内的各计算机接入互联网。需有管理员分配IP地址，并有DNS配置、网关、代理服务器等有关参数。基本设置：将计算机与网络端口用网络线连接好，双击“控制面板”中的“网络连接”图标，右击打开“本地连接”选择“属性”，单击打开对话框。在“常规”标签中选

27、择“Internet协议（TCP/IP）”，单击“属性”打开对话框，配置IP地址和DNS服务器。完成后，单击“确定”按钮。44.web网页(www服务)：www是万维网的简称，www服务是一个基于超文本方式的信息查询工具。它通过服务器端的超文本标识语言(HTML)和客户端的浏览工具来实现操作方便、图文并茂的显示方式。根据HTML语言建立的文件，称为超文本文件即web网页。超文本文件中具有一些可以链接到另一个超文本文件的超级链接，这种超级链接可以链接两条不同的信息，可以把世界各地不同的Internet节点上的信息有机地组织到一起。45.网址(统一资源定位地址URL)定义：用以统一标定计算机地址的

28、位置，可以定位网上资源的地址，也可以定位文件等本地资源在本地计算机上所处的位置。URL的格式为：(协议如http、ftp、telnet)：/(服务器域名)：(端口号)文件夹名文件名(若缺省，则定位此服务器或文件夹下的主索引文件)46.IE浏览器的使用： 用鼠标在桌面左键双击IE浏览器的快捷图标，即打开IE浏览器的窗口。通过超级链接或使用工具栏中的【后退】和【前进】等按钮跳转47.搜索引擎含义：因特网信息查询工具，它使用某种软件程序逐个访问因特网上的web站点以及其他信息服务系统，收集和返回有关的URL地址及其对应的信息，然后组成数据库，并向用户提供按分类目录和关键词进行信息查询的服务。48.常

29、用的搜索方法:通过分类方式进行分类查找、通过索引方式进行关键字查询49.电子邮件：用户必须拥有Internet服务商 （ISP）提供的帐户或邮箱，才能接收Internet的邮件。根据服务器不同，可分POP3服务和SMPT服务。内容包括新建发送接收阅读和管理。作用：与世界各地的朋友、客户保持联系，实现收/发、访问等功能、通过电子邮件参与Internet上的讨论。50.电子商务的概念：组织或个人用户在以Internet为基础的计算机系统的支持下所进行的商务活动。在这个概念里包含三层内容：1）作为基础的是Internet2）为了安全可靠地实现网上商务活动，必须拥有的关键技术3）用户通过Interne

30、t进行商务活动51.现代电子商务的主要形式：“企业一企业”应用层面(B to B)。“企业一消费者”直用层面(B to C)。“企业一政府”应用层面(B to G)。“政府一政府”的应用层面(G to G)。“消费者政府”的应用层面(C to G)。52.基于Internet的电子商务活动：1）在www上建立站点，设计Web主页进行营销广告宣传2）通过互发电子邮件来传递信息在网上建立Web站点、设计Web主页作为营销活动所完成的邀约行为，单向信息；电子邮件用来收发订单及其他各种单证，所传递的是双向信息,同时，企业还可以通过电子邮件的收发在网上进行市场调查3）在网上互动式地交换信息4）进行在线交

31、易。53.电子政务的定义： 政府机构，运用现代计算机和网络技术，将其管理和服务职能转移到网络上去完成，同时实现政府组织结构和工作流程的重组优化，超越时间、空间和部门分隔的制约，向全社会提供高效优质、规范透明和全方位的管理与服务。54.电子政务的意义：电子政务是政府管理方式的革命。它不仅意味着政府信息的进一步透明化和公开化，而且意味着政府要通过网络来管理其管辖的公共管理事务。电子政务最重要的内涵是运用信息及通信技术打破行政机关的组织界限，构建一个电子化的虚拟机关，使得人们可以从不同的渠道获取政府信息及服务，告别传统层层书面审核的作业方式；政府机关之间及政府与社会各界之间也可以经由各种电子化渠道进

32、行相互沟通，提供各种不同的服务选择。55.电子政务的不足：没有统筹规划，目标不明确，标准不统一，造成了政府网站设置不规范，内容单调重复，给公众的查询和利用带来了许多不便。“条块分割”的体制常常导致各自为政，与电子政务的系统性、开放性相悖。有些政府部门满足于网上亮相，有用内容不多。许多网站仅限于把法律法规和政策条文搬到网上，缺乏动态的服务信息和经过加工的信息。信息更新不及时，网页之间的连接渠道不畅。56.电子政务不足解决方法：研究和借鉴发达国家电子政务建设的经验，从我国实际情况出发，制定出科学规划，明确工作重点，有步骤地加以实施，应是当前电子政务工作的当务之急。按照市场经济和电子政务的要求，对现行的政府管理职能、组织以及行政流程进行必要