文书工作与档案管理 全套课件.ppt

1、,上篇 文书工作,前导知识,文书工作基础,文书从事撰写文件的人员，是一种岗位名称文字材料，即以书面载体存在的文字信息 公文、文件,文书使用主体在社会 活动中，为了满足一 定的目的而制作和使 用的书面文字材料,文件社会组织和个人 在社会实践活动中形 成和使用的各种形式 的信息记录，不仅包 括纸质载体的信息，而且还包括其他多种 载体的信息,公文广义上，指公务 文书，尤其是正在发 挥效用的现行公务文 书狭义上，专指党 政公文、法定公文,文件控制,公文处理,文书工作,日常观念将三个概念等同理解,文书是档案的前身，档案是文书的转化做好档案工作，需要以文书工作为基础,文书,档案,档案与文书的关系,拟 制

2、编 制,发 文,收 文,收集整理 归档,文档生命周期体现在文书工作和档案工作 全过程之中,文件从生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容 的完整性、元数据数据结构的一致性,文档一体化,整理后的文书形成有序 的系统，符合档案管理的相 关标准，经过归档手续之后 就转化为正式档案，由档案 部门管理。整理与归档是文件向档 案转化的过度环节。,收集 整理 归档,形成来源与 过程,目的作用 不同文书：处理现实事务，领导指挥、沟通交流 等作用,档案：保存工作记录 以备查阅和考证,时效性 不同文书：特定的期限内 发挥效力，办理完毕 后就失去应用价值,档案：保存期限较长，以备将来利用查阅,管理形式 不

3、同文书：现行期内零 散的形式办理和管 理,档案：保存期限内 系统集中管理利用,文书与档案的区别,文书的作用,文书,通用文书,专业文书,纸质文件电子文件,事务文书,党政公文（15种）科技文书 法律文书,经济文书,文书分类体系,文书的类型,一系列相 互关联 衔接有序 的工作,拟制,办理,管理,起草 审核 签发,收文办理 发文办理 公文传递 整理归档,管理机构 保密管理 发文立户,文书工作（公文处理工作）主要职责与内容,党政机关公文处理工作条例（2012年7月1日实施）归档文件整理规则(2016年6月1日实施),数码照片归档与管理规范(2015年8月1日实施)企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(

4、2013年2月1日起施行)电子档案移交与接收办法(2012年8月29日印发)企业档案工作规范(2010年1月1日实施),规范 严谨,安全 高效,真实、完整、准确、安全，便于利用保密：涉及国家秘密的，密级的变更和解密，必须按照国家有关保 密法律法规办理。涉及商业秘密、个人隐私或者敏感信息的，应当 根据国家有关法律法规办理。,文档管理工作的基本要求,集中与分散管理相结合体制,专兼职岗位,分管领导,专门机构办公室、文控中心、档案室,文书档案管理工作机构和人员,下篇 档案管理工作,前导知识档案管理基础,档,案,横木框档器物上用以分格或撑 的横木条,木制盛食物的矮脚托盘 长条形桌子、茶几,前导知识档案管

5、理基础,边外文字，多书于木，往来传递者曰“牌子”，以削木片若牌故也；存贮多年者曰“档案”，曰“档子”，以积累多、贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼之谓“牌子”“档 子”矣。,（清初）杨宾柳边纪略,前导知识档案管理基础,档案，是指机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人在各项工作和活动中形成的，对国家、社会和单位、个人具有利用价 值、应当归档保存的各种形式和载体的文件、记录和数据。中华人民共和国档案法修订草案,前导知识档案管理基础,特定对象 特定活动,办理完毕,规律保存,原始记录,档案的本质特征,确定薪酬 社保标准,职称评审 出国政审,岗位聘用 履职考核,落户购房 子女入学,档案对个

6、人的重要性,员工队伍 建设,生产经营 产品研发 技术改造,基础设施 建设维护,审计审查,档案对企事业单位的重要性,国家历史,民族记忆,档案的类型,档案与文书的关系,文书是档案的前身，档案是文书的转化做好档案工作，需要以文书工作为基础,文书,档案,文件从生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容 的完整性、元数据数据结构的一致性,文档一体化,整理后的文书形成有序 的系统，符合档案管理的相 关标准，经过归档手续之后 就转化为正式档案，由档案 部门管理。整理与归档是文件向档 案转化的过度环节。,收集 整理 归档,形成来源与 过程,目的作用 不同文书：处理现实事务，领导指挥、沟通交流 等作用,

7、档案：保存工作记录 以备查阅和考证,时效性 不同文书：特定的期限内 发挥效力，办理完毕 后就失去应用价值,档案：保存期限较长，以备将来利用查阅,管理形式 不同文书：现行期内零 散的形式办理和管 理,档案：保存期限内 系统集中管理利用,文书与档案的区别,档案对单位的重要性,企业、事业单位可以根据档案数量和工作需要设立档案馆，集中保管本单位 及所属机构的档案。中华人民共和国档案法第十三条,中华人民共和国档案法第十三条,国家实行统一的档案工作规章制度和标准规范，涉及全国档案工作的规章制 度和标准规范由国家档案行政管理部门负责制定。机关、团体、企业、事业单位，应当根据国家档案工作规定，制定本单位的 业

8、务、行业、专业或者专项档案管理的实施细则，在其权限范围内实施。中华人民共和国档案法第十八条,中华人民共和国档案法第十八条,明确档案工作的分管领导设立档案管理机构，配备档案人员有关部门、单位应指定专人负责文件的收集、整理和归档工作,档案工作机构与职责,三纳入,纳入议事日程纳入责任制度 纳入年度计划,四参加,参加重要计划工作会议参加评审鉴定会 参加工程竣工验收参加重大仪器设备开箱 验收工作,四同步,下达项目任务同时提出文件归档要求；检查项目进度的同时检查文件材料；项目竣工验收的同时验收项目档案；申报评优同时出具专题归档证明,档案工作“三纳入、四参加、四同步”制度,收集整理 鉴定 保管,统计检索 利

9、用 编研,档案 管理,档案管理工作的主要内容,档案行政管理机构档案行政管理机构主要是指国家行政管理系统中专门履行档案管理职能的各级 档案局、处等机构，分级负责管理、监督和指导相应地区、部门或系统内的档案业 务工作。档案馆档案馆是国家集中保管档案材料的场馆，是国家法定的专门永久保管档案的机 构。在我国，档案馆一般是按照地区来设置，有中央级档案馆和地方档案馆。档案室档案室是各类社会机构（机关、企业、事业单位等）内部设立的集中保管本单 位档案的组织部门，一般可以作为秘书部门的组成部分。档案室可以及时将本单位 的归档文件进行保存与整理，灵活便捷地提供利用服务，同时也可以将需要永久保 存的档案材料进行整

10、理后向当地档案馆移交，是单位和档案馆之间的桥梁。,档案工作机构和人员,档案工作人员就是从事档案管理工作的人员。在不同的档案 机构中，档案工作人员的情况也有差异。在档案管理机构和档案 馆中工作的人员一般应具有档案专业学历和素质，而在各种机构 内设档案室工作的人员一般是秘书兼职。档案管理人员应具备相 应的思想素质和专业素质，主要包括：第一，忠于职守、勤奋工 作、乐于奉献的职业道德；第二，坚持原则、保守秘密的保密意 识；第三，熟悉专业、精通业务的工作能力。,档案工作机构和人员,上篇 文书工作,项目一文书拟制与办理,1,文书拟制,保华万房地产开发有限公司有6名员工获得了全国地产行业协会颁发的“2016

11、年度全国优秀地产设计工作者”称号。公司决定对获奖员工给予表 彰。假定你是集团公司办公室秘书王玲，请根据以上背景，拟制表彰文件 草稿，并请相关领导审核、签发。,任务导入,文书拟制是所有文书处理工作的起点，是文书从无到有的 过程。拟制文书是文书工作最重要的内容之一，直接决定着整 个文书工作的质量。拟制工作的主要工作内容和任务是三个方 面：起草、审核、签发。秘书应深入了解关于文书的基本知识，结合本次发文任务 的具体情况，认真考虑文件的内容、行文关系、选用、文种结 构语言等因素，起草初稿后，必须经过相关领导审核，如需修 改应当按照领导要求认真修改完善，经领导签发后方可进行后 续工作。,任务分析,通用的

12、分类方式是，将公文分为党政公文（法定公文）、通用事务文书和专业文书等三大类型,通用的分类方式,决 议 决 定 命 令 公 报 公 告 通 告 意 见 通 知 通 报 报 告 请 示 批 复 议 案 函 纪 要,党政公文（15种）,事务文书（n 种）计划总结简报 启事讲话稿调查报告,专业文书（n 种）经济文书 司法文书,党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达 贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交 流情况等的重要工具。,党政公文,表1-1-1党政公文文种,隶属关系:同一系统的机关之间，存在领导

13、与被领导的上下级关系，下级机关隶属于上级机 关。具有隶属关系的机关之间行文应当使用下行文或上行文。非隶属关系:行文机关之间不存在领导与被领导的上下级关系。一是上级主管业务部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系；二是同一系统的同级机关之间；三是，非同一系统的机关之间，无论级别高低，均为非隶属关系。第一种情况的机关之间行文应当使用下行文或上行文，后两种情况的机关之间行文应当使 用平行文。,行文关系,发文机关（本单位）,上级单位,下级单位,同级单位或无隶属关系的 其他单位,报告请示上行文,命令决定通知下行文,函 通知平行文,大多数文种行文方向明确，少数文种方向灵活上行文原则上主送一个上级机关，根

14、据需要同时 抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。,行文方式与方向,标题由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。正文公文的主体，用来表述公文的内容。附件说明公文附件的顺序号和名称。发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。,公文通用结构,成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发 的日期。印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机 关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。附注公文印发传达范围等需要说明的事项。附件公文正文的说明、补充或者参考资

15、料。,公文通用结构,稿本是指某一文件在制发的整个流程中（撰写、审核、印制等环节）根据 需要而形成的不同文稿和文本，它们在内容、形式、作用等方面均存在不同程 度的差异。,草 稿（草 案）初始稿本，是在撰制、草拟、起草过程中形成的文件，内容尚不 确定，还需要修改或讨论，经上级 审批才能确定。不可作为执行依据一，般情在内部使用，不可随意公开初稿草稿征求意见稿,定 稿经讨论、修改、审批，内容完 全成熟确定，经领导签发或会议表 决通过，是缮印和发出正式文件的 标准和依据。文件在印发时，应以 定稿为基础进行录入、校对定稿试行稿修订稿,文件的稿本,主题与内容要求符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体

16、现发文机关意 图，并同现行有关公文相衔接。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可 行。内容简洁，主题突出，观点鲜明结构与形式要求结构严谨，表述准确，文字精炼。文种正确，格式规范。其他要求深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求 相关地区或者部门意见，力求达成一致。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。,起草工作要求,起草发起部门拟写初稿、草稿部门办文人员 代上级拟稿,审核部门负责人核稿 相关部门核稿 分管领导核稿 主要领导核稿 会议审议,签发分管领导签发 主要领导签发签署意见、姓名、日期,任务实施：文件拟制基本流程,第一，领会领导意图。在接受写作任务时，秘书应和领导进行充分的交流沟通，这一步骤也称 为“交拟”，也就是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待说明撰拟任务的过 程。在这一环节，秘书务必正确领会领导的意图，在本任务中主要包括表彰 奖励的类型与方式等方面。第二，收集组织材料。在本任务中，秘书应收集的材料，包括受表彰人员的姓名、业绩与成绩 情况，在全国行业协会获奖的奖项名称等，以及本公司的相关管理制度。第