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1、淮南矿业集团系统管理员培训手册10112版本淮南矿业集团协同办公系统管理员培训手册（10.2.0版本）二一二年十一月 一、公文管理1.1 我的收文分类管理公文管理中我的收文下增加按照文件夹分类管理功能，每个用户可以自己添加收文存放的文件夹，将一些重要的文件分门别类的移动到不同的文件夹中，方便查看和管理。1.2 我的收文退文功能系统升级后新收到的文件点退文，可以将文件退回给公文分发人员，同时可结合内部邮件和短信提醒公文分发人员，由于退文是升级后新增加的字段，历史数据不能进行退文操作。如下所示：1.3 发文和收文管理增加经办文件查阅在公文的发文管理和收文管理下增加经办文件查阅，方便用户查看自己经办

2、的文件，如下所示：1.4 发文管理下增加分发文件查阅在公文管理-发文管理下增加分发文件查阅，主要应用是办公室公文分发人员查看自己分发的文件，便于管理和跟进文件的查看情况。1.5发文管理办理查阅下公文同步调整在发文管理办理查阅下将文件同步到信息栏目后，同步按钮消失，方便用户管理那些文件没有同步，那些文件已同步。1.6 已分发文件的收回功能在日常的公文处理过程中经常有漏发，多发的现象，针对此种情况在新版本中增加了已分发文件补发、收回分发件等功能，拥有发文管理办理查阅维护权限的用户可以在办理查阅下文件后面点修改，进行补发和收回分发件操作。点分发范围可以选择性的收回分发件，如下所示：1.7发文表单上增

3、加相关收文页签点击“相关收文”页签，显示同办理查阅列表点击“相关收文”。发文稿纸上不再显示原转收文，显示效果如下：如相关文件已被转收文，可以看到转收文的具体条数，在相关收文页签中点收文标签可以查看收文的具体详细信息。1.8发文跨年编号功能新系统中发文增加了跨年度编号功能，发文编号时增加下拉可选的年度，可以选择本年度和上一年度，默认选择本年度。年度后默认显示的序号由当前选择的年度决定。1.9发文活动节点加签和分发增加范围设置在发文流程活动节点设置中，调整了活动按钮加签和分发按钮范围设置，各单位管理员可以灵活设置本单位发文流程活动节点加签和分发的范围，流程发起后按照设置生效，如下所示：1.10已读

4、情况、未读情况统一风格，统一成“信息管理”中的“阅读情况”我的收文、发文办理查阅、邮件发件箱中的已读情况，未读情况统一按照“阅读情况”进行命名，点击阅读情况显示如下：黑色代表已读用户，红色代表未读用户。1.11 文件办理下增加上级查看下级待办功能在“文件办理-我的取消文件”之后新增“下属待办文件”项（上下级关系取自用户信息,在系统管理组织用户管理用户管理当前用户新增和修改界面上级领导处设置），列表界面显示同“待办文件”。1.12 文件办理下增加我退回的文件在文件办理下增加“我退回的文件”，在流程的办理环节被我主动退回的文件显示在这里，被后面的办理人退回的文件显示在“我的退回文件”中。1.13

5、文件办理下增加个人办理事项查询在文件办理下增加“个人办理事项查询”，原我的在办文件，我的办结文件，在办文件和办结文件统一在个人办理事项中查询，如下所示：1.14 金格控件的更新集团公司现在运行的协同办公系统使用iweboffice插件读取和操作word的正文数据,版本号为：系统升级后新版的iweboffice插件的版本号为：注意：如控件没有更新成功在用户访问系统需要调用控件的地方则出现提示安装界面或直接显示。控件升级操作：（1）卸载老版本的插件正常情况下点到相关模块，IE默认会提示直接安装，点确认安装即可。有些IE安全级别设置过高，需要手工卸载，手工卸载的方法为：将IE关闭，在C:Window

6、sDownloaded Program Files文件夹下删除iWebOffice2009.ocx文件。（2）安装新的插件在系统登录界面直接点击控件安装即可，可在线安装和下载到本地进行安装。如下所示：备注：系统上线后，各单位管理员一定要确保用户的word控件能顺利升级，否则使用新版本的控件保存正文后，其他使用老版本控件的用户就无法编辑查看正文了。查看控件版本的方式是打开正文后，双击最左上角的“万户名媒”查看，如下图所示。二、工作流程2.1 自定义数据表字段增加自定义数据表中增加了以下三个常用字段:单选人（本组织）多选人（本组织）登录人姓名+日期2.2 用户数据表和自定义表单增加了使用范围在新增

7、用户数据表的时候增加了使用范围设置，如下所示：拥有普通用户自定义平台权限的用户在新增表单关联数据表的时候只可以关联在使用范围内的数据表，系统管理员除外。在新增和修改工作流程的时候只可以关联在使用范围内的自定义表单。2.3 自定义表单修改新增同步到打印模版在对自定义表单的修改，可以点“同步到打印模版”同时更新打印模版，对自定义表单的修改无需在重新调整一遍打印模版。2.4 新增和修改工作流程界面变化批示意见不允许为空：在流程的审批环境过程中可以设置批示意见是否为空。在表单上保留退回意见：可以设置流程在办理环节过程中如被退回是否保留批示意见。流程办理结束时邮件提醒：流程办理结束后通过内部邮件提醒流程

8、发起人。2.5 流程图设置和流程排序老系统中流程图由集团管理员统一调整，新系统中实现了分层分级管理，每个单位的管理员可以调整自己权限范围内的流程图，如下所示：在流程图设置界面，流程的活动节点可随意的进行拖拽调整，调整之后保存即可，如下所示：在流程设置界面各单位的管理员可以自行调整权限范围内的流程排序，如下所示：2.6 活动节点设置界面调整在活动节点设置界面，修改了办理期限设置，办理期限可以选择天和小时，同时增加到期后即时通讯提醒、跳转功能（自动跳转到下一环节）。如下所示：2.7 流程退回增加RTX和短信提醒流程在办理过程中如被后面的办理人退回，默认情况下RTX提醒，也可以选择结合短信进行提醒，

9、退回的时候可以选择退回环节经办人、所有经办人。选择了不同的方式，收到提醒的人不同，如下所示：2.8 办理查阅下增加了流程强制结束功能在工作流程办理查阅，公文发文和收文的办理查阅下增加了流程的强制结束功能，拥有“办理查阅-维护”权限的人可以对非“办理完毕”的流程强制结束，强制结束后所有该流程有关人员的待办文件删除。三、门户3.1 登录前门户新系统启用了登陆前门户，替代老系统的登陆图片界面。由集团公司统一定义和管理，主要展示集团的一些企业文化、相关信息、论坛中的内容等。3.2 登陆后门户（首页）3.3 首页界面布局的变化新系统首页的布局和版面设计发生了一些变化，主要是一些快捷键的位置和图标，如下所

10、示： 3.4 自定义首页增加了一些模块 OA在线人数 知识标签将经常会查询的一些关键字作为标签添加到门户中，点击知识标签可以快速的进行全文检索，查询到相关的信息。添加的方法是：首先进入“信息管理设置标签”，将经常使用的关键字填写在“标签”中，不同的关键字之前以|分隔。 专家库（其实可做各种人物评选宣传之用）单击“专家库”即可添加到门户中，设置页面中点击“姓名”，从弹出框中选择需要添加的人员，可以添加多个。在首页中，点击专家姓名，显示全文检索页面，会将专家姓名作为关键字进行全文检索，检索出和人员相关的所有信息。 常用流程各单位的管理员可以将常用流程添加到首页，普通用户也可在个人办公个人设置常用流

11、程下添加自己的常用流程,显示到首页的常用流程中，主要方便用户常用流程的使用。效果如下： 人事到期提醒人事到期提醒里面可分为下图所示提醒，提醒内容可下拉选择，合同到期、生日到达、居住证到达，试用期提醒等，提醒的人员条数可供选择。 天气3.5 首页信息展示方式的变化 自定义首页中信息栏目展示方式的调整提供了多种信息的展示方式，比如常用的信息是否滚动、是否头条预览、图片新闻以图片/页签、图片滚动展示等。信息的头条预览由于大并发用户下使用影响整个系统的性能，现已调整为如下显示方式：图片新闻滚动效果如下：图片新闻以图片/页签方式展示，效果如下：四、信息管理4.1在栏目下可以直接新建信息在有新建权限的栏目

12、下可以直接新建信息，如下所示：4.2自己发布的信息增加删除功能我发布的信息，在我的发布下可以删除，如下所示：4.3增加信息推送功能在新建信息的时候可以在详细信息页面设置信息推送功能，将发布的信息同时通过内部邮件推送到指定的可查看人内部邮箱里，如下所示：4.4 栏目可查看人新增修改支持群组新版中栏目的可查人新增和修改时支持添加群组。五、会议通知5.1 会议通知下增加我的会议模版在会议通知下增加我的会议模版，在新建会议通知的时候可以将会议通知正文和基本信息保存成模块（点保存草稿），下次在发类似会议通知的时候，直接在我的会议模块下点“会议标题”重新发起即可，如下所示：六、个人办公6.1 信息管理、论

13、坛、工作流程待办、邮件列表显示条数设置用户的信息管理、论坛、工作流程待办、邮件列表界面等，显示条数都是系统固定每页15条，现在可以自定义设置显示条数。在“个人办公-个人设置-其他设置”中增加设置“列表中每页显示条数”，可以选择15、30、50、100，默认为15。6.2 个人联系人和公共联系人中增加批量导入功能“联系人-个人联系人”和“联系人-公共联系人”中增加批量导入功能。在导入的时候可以先下载导入模版，然后在进行导入，如下所示：6.3 个人门户设置在个人办公个人设置下新增个人门户设置，每个用户可以在个人门户下定义自己登陆后的首页，如下所示：七、公文查询7.1 文件著录下菜单显示结构变化在公

14、文查询文件著录下对待归档的文件进行了细分，如要归档相应的文件，点到对应的菜单下进行归档，如下所示：7.2 公文归档所属类目提供模糊查询在文件著录下的公文归档界面，提供所属类目模糊查询功能，如下所示：八、系统管理8.1 基础设置下菜单调整将基础设置下的组织管理、群组管理、角色管理、权限管理、用户管理、工作代理统一调整到系统管理组织用户管理下，如下所示：8.2 自定义平台下菜单调整增加“自定义流程频道”，原“自定义频道”修改为“自定义信息频道”。点击“自定义流程频道”，右侧界面显示如下：点击新增按钮，弹出页面如下：点击按钮，弹出该用户有权限查看的流程。选择分类前面的复选框，则选择该分类下的所有流程

15、，也可以单独选择某个流程。保存设置后，在“自定义流程频道”的左侧页面显示这些流程频道，显示效果同“工作流程-新建流程”。8.3 群组管理和角色管理新增分类在群组管理和角色管理下新增分类功能，各单位管理员可以自己定义本单位的群组和角色分类，定义好之后将对应的群组和角色放在对应的分类下，便于管理，系统升级后默认为默认分类。8.4 新增和修改用户页面增加角色权限页签在新增和修改用户页面，增加页签“角色权限”，将原来“基本信息”中的“角色”和“权限”移动到“角色权限”页签中。注释1：在“基本信息”页签和“角色权限”页签之间切换时，提示“您的操作需要保存吗？”，选择“是”则保存后再切换，选择“否”则不保

16、存并切换。注释2：在右侧的搜索框中输入文字，立刻按照关键字查找“角色名称”，对查找到的结果可以进行选择操作。九、手机办公 新版系统启用了手机移动办公，手机移动办公权限分配由集团管理员统一设置管理。由于移动办公的用户数有限，各部门单位用户如需要开通移动办公功能，由办公室相关人员或管理员将用户清单通过移动办公申请流程交由总经办审批后，由信息分公司集团管理员进行开通，严禁各单位管理员私自开通移动办公，一经发现将进行严厉处罚。9.1 手机版主要支持系统苹果B/S和C/S系统Andriod B/S和C/S系统IPAD B/S 系统备注：手机版启用之后，不同手机的C/S客户端会统一发到论坛下的协同专栏，a

17、ndriod C/S 手机客户端第一次登陆需要注册，注册码可随意填写汉字或字符。9.2 手机版主要功能点目前手机版主要有以下几类主要的功能点：1) 文件办理在文件办理下可以处理自己的待办文件，同时CS手机版还可查看已批过的文件的详细情况。2) 最新公文类似于我的收文箱，提供红头文件和公文附件的查看，手机版查看红头文件需要安装手机版document to go软件3) 信息支持信息的发布和信息查看功能。4) 论坛支持帖子发布和帖子查看功能5) 邮件支持邮件发送，邮件查看、邮件回复和转发等功能。6) 工作汇报支持汇报的查看和汇报填写功能。7) 联系人支持内部联系人、公共联系人、个人联系人查看功能，

18、查看范围继承OA权限。8) 会议通知支持会议通知正文查看和会议参会、不参会选择提交功能，同时支持最新会议通知的数量提醒。发送给个人的会议通知必须提交红色标题才能消失，发送给单位的会议通知打开红色标题即消失。9、个人设置 支持个人信息和个人密码修改功能。十、绩效考核新版系统在工作流程和公文管理模块的流程审批中加入了绩效考核功能，启用绩效考核的流程可以设置流程总的办理期限以及各环节的办理期限，流程总的办理期限和各环节办理期限到期时通过短信和RTX提醒流程发起人和当前办理人。 10.1绩效考核设置权限 目前绩效考核功能只针对总经办开放，如要开启流程的绩效考核功能必须拥有绩效考核设置权限。 10.2如

19、何启用流程绩效考核拥有绩效考核权限的用户可以在流程新增和修改界面开启流程的绩效考核功能，如下所示：被设置为办理期限管理员的用户，可以在发起流程的时候设置文件总的办理期限和各环节办理期限，设置界面如下：10.3文件办理期限设置被设置为流程办理期限管理员的用户，在发起流程时可以在办理期限设置页签设置流程总的办理期限以及各环节的办理期限，如下所示：10.4 设置办理期限的文件显示 文件在发起时如被设置了办理期限，发送到下一办理人处在待办文件中显示如下：打开待办文件，显示文件总的办理期限以及当前节点办理期限情况，如下所示：十一、传真管理 新版系统集成了传真管理，可以在OA系统中发送和接收电子传真，目前

20、只针对总经办开放。11.1发送的传真 在传真管理-发送的传真下发送电子传真，如下所示：发送传真界面如下：注意：传真文件支持*.TXT、*.WORD、*.PDF等格式文件。11.2接收的传真 在传真管理接收的传真下查看自己接收的电子传真，此处的传真文件来源于两部分，一部分是外单位发来的传真，还有一部分是接收传真后通过转发功能系统内部转发的传真文件。接收的传真可以实现直接转收文、内部转发功能。11.3联系人通过联系人菜单添加和维护发送传真用户。十二、常见问题处理请各单位系统管理员在遇到自己无法处理的问题时，首先通过协同办公系统的办公系统使用问题反馈流程请求集团公司系统管理员帮助解决。12.1 拟稿

21、纸打印页的设置 在打印拟稿纸的时候常常会出现页眉和页脚都有一串代码的情况，只要在IE浏览器的打印设置里面将页眉和页脚的打印设置为“空”即可，实际操作如下图：选择“打印页面设置”，IE8.0版本的浏览器如下：将“页眉”和“页脚”全部选择为空；12.2 痕迹修改 很多同事在批示完意见以后又觉得不妥，想修改已经批示的内容，首先确定如果是拟稿人第一步发出去是没办法修改的只有直接退回重新起草，其余的情况都可以修改。分两种情况讨论：情况一：下一节点的同事还未办理，那么在右上角“文件办理”在“在办文件”里面选择刚刚发出去的文件 然后选择“撤办”刚才批示的痕迹消失，可以重新批示。情况二：如果下一节点的同事已经

22、办理完毕，在“在办文件”里面就不会出现“撤办”的按钮，如果需要修改自己的批示意见操作如下：1) 要当前办理人执行“退回”或者“发送”（尽量选择“发送”）给自己；2) 这个时候还是只能够添加新的批示，随便批示一点内容后“发送”到下一办理人；3) 在下一办理人还没办理之前，点击在右上角“文件办理”；4) 选择“在办文件”里面选择刚刚发出去的文件 ；5) 然后选择“撤办”所有的批示痕迹都消失，然后重新批示。12.3 退回操作 “退回”做为否定意见的操作，点击后选择需要退回的环节，输入退回的意见或者原因，点击确定即可；注意，文件退回后已经批复的痕迹将不能修改，当前人只能填写新的意见或者执行新的操作。1

23、2.4 拟稿纸上非法字符操作引起的错误 在拟稿纸上填写相关字段，“”、“#”、“￥”、“&”等字符都不能够书写，系统默认为是错误字符，新系统具有提醒功能，如下图所示。12.5 工作流多行文字复制到单行文本引起的错误 直接从word文档中将两行或多行的文字复制在工作流表单某个字段上，如果该字段定义的是单行文本，则该流程流转到下一个活动环节则可能不能签署意见。12.6 工作流程，出现相关人员正在办理问题正常情况下，如果某人正在办理文件，别人打开会提示某某人正在办理，但如果确认该人员已经退出并关闭该流程，分析原因，可能是浏览器故障导致非正常退出（经测试，使用360浏览器、搜狗浏览器肯定会出现该问题），解决办法换一台机器使用IE浏览器重新登录，打开该流程再关闭退出即可，如果不行，联系集团管理员进行处理。12.7 文号自动编号跳号问题故障现象，当前文件的编号是35号，突然自动变成了276号。出现这种想象的原因可能有两种，一种是用户误操作把文号设置成了275号，下次编号就会从276号开始；另一种原因可能是指定的文号有好几种形态存在系统中。例如煤财函，有跨年自动编号，有手动编号，来年编去年的号就容易跳号。处理办法是避免使用这种多种形式的编号策略。