浅析活用EXCEL进行教学管理创新.docx

1、浅析活用EXCEL进行教学管理创新浅析活用Excel软件进行教学管理创新摘要：学校教育管理不仅要有先进的教育管理理念，而且需要采用现代教育管理技术。科学地运用现代教育管理技术，提高教育管理水平，因应新时代的挑战，因应教育管理创新的需要。很好地掌握和运用Excel软件，可以极大程度提高工作效率，减轻工作量。本文就如何活用Excel进行教学管理与创新谈一点应用体会。关键词：Excel软件 教育管理创新 应用体会 当今时代，信息技术、知识经济迅猛发展，传统教育模式正受到日益严峻的挑战。从基础教育到高等教育正在发生一场历史性变革，这场变革将使教育模式迅速步入信息时代。新时代呼唤教育创新，同样也呼唤教育

2、管理创新。“进行教育创新,必须充分利用现代科学技术手段,大力提高教育的现代化水平”1。因此,要适应时代的要求和社会发展的需要,就必须努力运用现代教育管理技术,进行教育管理创新。现代教育管理技术是指运用现代教育管理理论和现代信息技术，通过对教育管理的过程和教育管理的资源的设计、开发、使用、评价和管理，以促进教育管理的优化的理论与实践。由于电脑速度快，储存量大，稳定性好，正确性高，交互功能强的特点使它迅速成为学校管理的最具有效的工具，学校各部门利用电脑处理内部信息，例如课程表编排、成绩处理、学生资料库存、教职工工资处理、公文文件处理、总务财务管理，人事档案管理、图书管理等。同时自动对信息资料及数据

3、进行分类、整理、设计、加工，形成各种有序记录，建立各种所需的信息数据库。Excel软件具有强大的电子表格处理功能。它既可以单独运行，也可以与Office的其他软件相互传送数据，直接进行数据共享；既具有一般表格处理软件能够处理各种二维表格的功能，也可以进行多表格或多工作薄处理，同时具有图表功能和数据库管理功能，有很强的实用性。具体体现在：(1)强大的表格处理功能。Excel具有简便和灵活的制表功能,表格、工作表甚至工作簿之间数据一旦建好链接关系,就会自动刷新。(2)强大的绘图和图形处理功能。Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合,有利于管理人员进行决策。(3)丰富的函数。E

4、xcel提供了大量的函数,包括财务函数和统计函数,可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等,数据处理能力非常强大。(4)支持数学模型,提供多样的分析工具和决策功能。(5)使用外部数据功能。Excel可以读取和输出多种格式的数据文件,可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据,节省获取基础数据的时间,提高效率和减少错误。笔者主要利用Excel电子表格软件中的功能，积极探索和应用，努力提高教育管理水平和效率，力求教学管理创新。一、学校总课表的编排、自动查询和打印学校课表操作系统在教学管理中，编排学校教师的授课总表，是一项很繁琐、费时、紧迫的事务，还要分班级课表、教师课表逐一打印出来，使用Exce

5、l软件就可以比较容易实现这个要求。具体做法如下：1、 编排初始表（信息表）（1）建立学校课程代码表（称为课码表）在信息表中适当位置建立一个表格，如表一（截取的部分表格，下同）所示（课程代码可根据习惯自由编排）。（2）班号自动生成与转换表只要在“班级数”下相应的年级后面点击选择（利用“表格-数据有效性”来设定，凡可用点击选择的都可如此设置，下同）班级数，则在此表中自动生成学校的各个年级、班级名称（如果同年级班级数超过9个则班代码应设为三位数，如701，711等）。（3）在“教师课程设置表”中根据学校各授课老师的课程分配输入其授课班级及代码（班级代码+课程代码）。（4）年度和学期由下拉菜单中点击选

6、择即可。以上三步完成了预备操作（信息表）设置（表一 -信息表）2、编排总课表（操作表）（1）如表二，建立编排课程的操作表。其中：A5=IF(ROW(C12)-4MAX(信息!$C$48:$C$77),ROW(C12)-4)，B5=IF(A5=,VLOOKUP(A5,信息表!$A$48:$B$77,2,FALSE)，C5=VLOOKUP(A5,信息表!$C$48:$E$77,3,FALSE)，以上均向下拖动设置公式即可；以后利用本表作为模板时，均可由信息表中设置而自动生成。BT5=COUNTIF(F5:M5,=1)+COUNTIF(Q5:X5,=1)+COUNTIF(AB5:AI5,=1)+CO

7、UNTIF(AM5:AT5,=1)+COUNTIF(AX5:BE5,=1)+COUNTIF(BI5:BP5,=1)，其余类推设置。表中星期一等各天的课程均用信息表中的课程码输入，非常方便快捷，也便于修改和统计。（表二 -操作表）为获取教师的课表，还要建立教师课表预备表（一般在操作表的下方比较方便）（表三）其中：A99=教师课表!M6；B99=IF(VLOOKUP($A99,信息表!$L$2:$Y$71,B$283,FALSE)=,VLOOKUP($A99,信息表!$L$2:$Y$71,B$283,FALSE)；两单元格与后面教师课表相关；A102=IF(C102=,VALUE(C102)，B1

8、02=IF(D102=,VALUE(D102)，C102=MID(E101,1,2)，D102=MID(E101,3,2)，以上四列向下拖动复制；E100=E102&E103&E104&E105&E106&E107&E108&E109&E110&E111&E112&E113，E101=IF(VLOOKUP($A99,信息表!$L$2:$Y$71,C$283,FALSE)=,VLOOKUP($A99,信息表!$L$2:$Y$71,C$283,FALSE)，此两行向右拖动复制（283行为A列开始1到60连续的数字，表示公式中选取的列序数，便于拖动设置）；E102=IF($A102=,IF(VLOO

9、KUP($A102,$B$5:$BQ$23,C$283,FALSE)=$B102,VLOOKUP($B102,信息表!$C$8:$D$37,2,FALSE)&$A102,)，此单元格向下及右拖动复制。3、建立课程转换表（总课表）把操作表中的课程利用课码表进行转换，而其样式与操作表中间部分完全一样，可以用自动复制完成。 (本文中操作表正表范围为C5:BQ25),总课表中：A5=IF(ROW(B5)-4MAX(信息表!$C$48:$C$77),ROW(B5)-4)，B5=VLOOKUP(A5,信息表!$C$48:$E$77,3,FALSE)，课程转换应用公式为：C5=IF(操作表!D5=,VLOO

10、KUP(操作表!D5,信息表!$C$8:$D$37,2,FALSE)，用拖放复制可方便完成整个总课表。（表四-课程总表）4、班级课表的自动选取（班级课表）根据“总课表”可实现班级课表的自动选取（只要在班级代码框内输入一个班级代码即可得到相应的班级课程表，一次可设置三个班级的课程表，一次打印）。其中B7=IF($AK$6=,VLOOKUP($AK$6,总课表!$A$5:$BP$24,总课表!C116,FALSE)，（AK6=IF(M6=,VLOOKUP(M6,信息表!$B$48:$C$77,2,FALSE)，公式中C116=3，其所在行为A列开始1到71连续的数字，表示公式中选取的列序数，便于拖

11、动设置），至L12均可拖动复制得到。（表五-班级课表）对于作息时间，可在右面的相应单元格内输入上学时间，可自动得到各节课的起始时间（当然还要在右面设置一个辅助表，这里暂不表）。5、教师授课表的自动选取（教师课表）同班级课表类似，但有所不同。（1）授课表样式两者基本一致；（）只要在教师代码下面输入该教师在信息表中的代码（序号）即可得到该教师的课程表。（）表中“课程”公式设置：B7=操作表!E100，C7=操作表!F100，此单元格向下、右拖动复制至L12；B8=IF(LEN(操作表!P$100)4,MID(操作表!P$100,1,2),操作表!P$100)，向下至B12。（）该表中还设置自动统计

12、其周授课节次。在编排时，还可由此检验该教师是否有课重堂（节次小于应设定的节次）；通过此项功能还可以检查各教师的课程安排是否合理，如最后一堂课多少；教师课程有特殊节次要求时均可即查、即阅、即调。（作息时间同前表设置，自动显示）。（表六-教师课表）通过以上设置，基本上完成了一个从编排到总课表、班级课表、教师课表的自动生成打印，非常方便，比专门的软件更具人性化。特别是中途局部调整时，可以即调即用。可根据本校的实际情况，如班级数、课程设置、每天课程节次的设置等，按照以上思想制定一个表系，作为模板保存，以后只要对课程模板局部调整，各类课表均可自动生成使用，极大了方便了操作。如有时我校在开学前一两天才确定

13、各教师的授课分配，但也可在上课前把各类课表发下去，其快捷、准确与以前的人工操作不可同日而语。二、考试的组织管理与成绩的统计分析考试管理与统计系统 学校进行教学管理的一项重要工作是各种考试的考前组织管理和考后成绩统计分析、教学评价。为了提高工作效率，编制符合实际需要的操作表很有必要。在多年的管理工作中，摸索了一些经验，现在能够在考试之前就可以对成绩统计和教学评价的“结果”予以设定，只要成绩输入完毕，就可以打印出所需的各种统计表和评价表。1、建立考试用信息表（表七 -信息表）表中B5直接输入，E5、H5、J5、B6、E6、B8：K10、C11、E11、G11、I11、K11各单元格均点击选取；B1

14、3：K13、B23：K23均自动生成。2、建立考试管理、统计用操作表（母表）（表八 - 母表）表中：A3=IF(P3=,P3)，O3=IF(SUM(E3:N3)=0,E3*信息表!$B$10+F3*信息表!$C$10+G3*信息表!$D$10+H3*信息表!$E$10+I3*信息表!$F$10+J3*信息表!$G$10+K3*信息表!$H$10+L3*信息表!$I$10+M3*信息表!$J$10+N3*信息表!$K$10+(E3+F3)/100000+G3/10000000)，（公式中的有关设置一是有的学科在计算总分时折合，二为避免排名时并列）；P3=IF(O3=,RANK(O3,$O$3:$

15、O$565)。准考号由学生座次表来确定，班号为从1开始连续的整数（班级代码+序号如7101，不能有断号）。姓名起始年级第一次导入，以后无需导入，稍作增删即可。2、 建立考试组织管理用学生座次表（表九-座次表）在母表中先按班号（升序）、再按学生总分排序（降序）后，利用Q列根据考场人数、班级学生考场分布要求来设置编排学生座位，再根据全年级总排序后，即可进行学生座次表操作，编排座次：B4=母表!C3，C4=母表!D3，向下拖动复制到B11：C11（B12：C12），再转到E4：F4依次操作下去即可。此操作可实现不同班级学生编排到不同考场、不相邻座位。无论年级学生数多少，都可以做到如正规考试一样来安排

16、座位，可以在很短时间内完成，极大提高工作效率，使不可能变为可能。4、建立年级总分名次表（表十 - 年级学生成绩总分名次表）表中表头均自动生成（皆同），A3=1，A4=2，向下类推；B3=IF(ROW($A3)-2MAX(母表!$P$3:$P$672),IF(VLOOKUP($A3,母表!$A$3:$P$642,A$800,FALSE)=,VLOOKUP($A3,母表!$A$3:$P$642,A$800,FALSE)（800行为自动选取时的列序数， A800：R800=3：20），此单元格向下、右拖动复制即可得到整个表格。5、建立班级成绩统计分析表（1）建立辅助表（表十一）表中A3= IF(P3

17、=,P3)，B3= IF(ROW(A3)-2信息表!$B$18,ROW(B3)+信息表!$O$23)，P3=IF(N3=,RANK(N3,$N$3:$N$103)，此三列向下拖动复制；C3= IF($B3=,IF(VLOOKUP($B3,母表!$C$3:$P$638,A$801,FALSE)=,VLOOKUP($B3,母表!$C$3:$P$638,A$801,FALSE)，此列向下、右拖动复制到O100。（2）建立班级学生成绩名次表（表十二 -班级学生成绩名次表）表中Q3= IF(ROW(A3)-2信息表!$B$18,ROW(A3)-2)，R3= IF($Q3=,IF(VLOOKUP($Q3,

18、$A$3:$P$100,A$801,FALSE)=,VLOOKUP($Q3,$A$3:$P$100,A$801,FALSE)，此单元格向下、右拖动复制至AF100即可。（A801：AM801=2：40为自动选取时的列序数）（表需打印时空白列、行可隐藏起来，余同）。（3）建立动态成绩统计辅助表（表十三）表中：AJ3=IF(T3=,IF(T3=信息表!O$29,1,IF(T3=信息表!O$30,2,IF(T3=信息表!O$32,3,IF(T3=信息表!O$31,4,5)，类似设置AK3至AT3后，一同向下拖动复制；（这其中涉及到信息表中的一个辅助表-等级分转换表：（表十四）其中的设置由信息中的数据

19、自动生成。其中公式不再赘述。）AJ101=COUNTIF(AJ3:AJ100,=1)，AJ102=COUNTIF(AJ3:AJ100,=2)，AJ103=COUNTIF(AJ3:AJ100,=3)，AJ104=COUNTIF(AJ3:AJ100,=4)，四列向右拖动复制。以上完成了一个班级表的设置，利用工作表自动复制功能可得到若干个班级表，改变一下工作表名称依次为C1，C2，即可。6、建立学科成绩统计分析评价表 （表十五 -学科成绩统计分析表）本表制好，同样利用工作表自动复制得到其余学科的统计分析评价表（部分设置稍作变动）。本表中数据信息在母表输入成绩后即可自动生成，其公式不再赘述。7、建立教

20、师学科成绩统计表考试结束后，学校要对教师所授学科成绩进行统计分析，并排出名次，作为奖惩依据。根据学校的奖惩制度来设置考核成绩表，可以在成绩输入好后，自动生成此表中的各项数据，无须作任何变动，特别是有的学生成绩统计有误时，随你在母表中如何修改，本表可自动因之而变，此优越性之最大处。（表十六 -学科成绩考核统计表）8、建立班级成绩考核统计表学校在考试中还要对班级总分成绩进行统计分析和评价，对班主任进行奖惩，依据学校奖惩制度事先制好此表，待母表成绩输入后，此表即可生成。（表十七 -班级成绩考核统计表）7、8两项工作也涉及到诸到公式和辅助表格，由于篇幅有限，此不再赘述。以上基本完成了考试的组织管理（编

21、排考场）、成绩统计分析与评价工作，使得大量繁重的工作可以轻松完成。三、其它方面的应用从两个具体事例的操作，探讨了利用Excel应用软件中的函数功能，以及在进行教学管理方面的一些偿试。在不断的使用过程中，我已逐渐摸索到Excel应用软件中的函数功能的一些应用方法，并积极应用到教学管理当中，大大提高了管理的效率、管理的准确性，提高了管理的效能：1、 绩效工作考核这是一项十分繁琐的工作，我根据学校制定的考核办法，设置了教师授课课时统计表（输入课时授课代码后，自动汇总）、教师工作量统计表、平时监考阅卷工作量统计表（从用Excel制作的考试安排中自动提取、计算、汇总）、教师教学成绩等次统计表（其数据从表

22、十六的表格中提取复制粘贴后，自动生成）等，最终汇总到一张表中。2、田径运动会表格设计与管理在我校的田径运动会（18个班，750多名运动员）中，设计了一整套的操作程序，从运动员的编码、分组、比赛成绩的统计，复赛、决赛运动员的选拔、确定，各单项比赛名次的确定，各班成绩的汇总到班级总成绩名次的排定等，都实现了操作自动化。在所有比赛结束不到5分钟，即可打印出全校比赛成绩统计总表（55个单项的前6名名单、名次、得分 ，班级的总得分、名次等）。3、汉字编码自动检索系统每年中考报名,填涂报名卡,都要查找没字编码表,我设计了汉字编码自动检索系统可以轻松解决，并介绍给很多同仁使用，深受欢迎。导入姓名、住址，自动

23、生成代码。（表十八 -汉字编码自动检索系统）4、学生综合素质评价这也是一项十分繁琐的工作，工作量很大，有的学校由各个班主任分别来完成，但难免保证准确、公正性。我利用Excel制作的表格，设置公式可以较方便解决这个问题，我校每年都是我一个完成这项工作。综合素质评价每个学生有五个维度，每个维度又由教师、学生、考查三个子项组成，且各个维度有一定的比例和分值设定和限制，考查还要参考不同实证数据来确定，因此非常麻烦，这就要利用Excel来帮忙了（下表是操作表之一，不再一一介绍）。（表十九 -综合素质评价操作系统）5、其它工作如财务方面（财务报表、调资表的打印、工资表单的打印）、教务方面（学生信息数据库的

24、建立、留守儿童档案的建立、学生奖状的打印）、管理方面（值周操作表-自动评分系统）等等，凡能用Excel进行管理与评价分析的，都设法去探索、实践。但是，Excel应用软件在如何应用到自己所需要的管理当中，我还没有看到有现成的使用方法，只有通过刻苦的钻研，不断的摸索，反复的实践、总结，不断的改进和优化，才能实现自己所需要的管理功能。Excel应用软件虽然没有现成的使用模式，但与一些编程应用软件比较起来，还是具有比较大的优越性，对于初学现代教育技术的人来说，是比较容易入门的，操作简单，使用方便，易学易用。Excel应用软件的最大优点在于对数据管理的“预设生成”；另一大优点是可以根据自己学校的实际“量

25、体裁衣”、“量身订做”。可以在事前完成所要的各种表格样式，待到输入参考数据后即可自动生成结果来，真正体现快捷、高效，而且设置的处理系统可以保存为“模板”（需要注意：1、制作的表一般要作保护，公式、点击选择单元格需保护，信息输入的单元格不保护；2、表内数据可用粘贴导入，不可拖动、剪切输入。为的是防止由于误操作损坏设置。），稍作变动，反复使用，事一功十。我校组织的考试经常是星期五、六考试、星期日阅卷，星期一即可公布各项成绩及分析评价结果。在运用现代教育管理技术进行教学管理的过程中，我深深体会到，应用现代教育技术要善于思索，积极实践，勇于创新；深深体会到，现代教育技术功能的强大性，使用的优越性：深深体会到，现代教育技术在现代教育管理的重要性、必要性。参考文献：1、江泽民:在庆祝北京师范大学建校一百周年大会上的讲话人民教育2002年第10期P4；2、蓝卫军：浅谈Excel在日常工作中的应用黑龙江科技信息 2010年30期； 3、王国琴：Excel在日常教务管理中的应用职教通讯2004-12。 二一一年五月三十日另附：本人应用Excel制作的几个应用软件：1、汉字编码自动检索系统2、考试管理与统计系统3、学校课表操作系统