公文写作技巧与提高1doc.docx

1、公文写作技巧与提高1doc公文写作技巧与提高 为快速提高公司公文质量和单位、部门协同办公的效率，办公室特将收集到的公文写作理论知识，有针对性地进行了归纳、整理。希望各单位综合业务人员、公文审核把关人员，紧密结合工作实践，达到共同学习，共同提高，共同进步的效果。公文标题规范拟制与病误矫正技法公文标题很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。公文标题不规范，往往会影响一个单位乃至整个系统的形象。要实现公文规范化，必须重视公文标题的规范化，运用多种技法规范拟制公文标题和对标题病误进行综合矫正。一、文种使用技法（一）公文标题不可张冠李戴公文标题“张冠李戴”主要指对法定公文和非法定公文分辨不清，把“规范

2、”、“计划”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、“讲话”等一般常用公文以及“办法”、“细则”等法规规章混同于法定公文，冠上法定公文版头，直接编排文号上报或下发。（二）公文标题不可乱抬身价“乱抬身价”主要指司空见惯的“两告一通”的滥用，即应该用某些社会事务性文书（如广告、启事、声明等）而不用却滥发公告、通告和通知。（三）公文标题不可文种并用“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于请示报告”外，还有“关于请示函”、“关于决定（批复）的通知（通报、决议）”等。矫正一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”

3、。（四）公文标题不可文种错用“文种错用”专指法定公文不同文种的混淆错用。1. “呈发”不分而错用。主要有两种情况：一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”“决定”等下行文主送给了上级机关，结果闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话；二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位，结果闹出了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。2. “函呈”不分而错用。主要表现在四个方面：一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”；二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报

4、告”；三是答复上级机关的询问不用报告而误用“函”；四是向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。3. “函发”不分而错用。主要表现在通知和函不分而错用上：一是某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成“通知”；二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成“函”。另外，也有的该用“函”却错用成了“通报”。如市财政局关于情况的通报（主送各区、县人民政府），用“通报”行文违反行文关系，可修改为市财政局关于通报情况的函。（“函”为文种，“通报”为事由中的动词，和“文种并用”之病误不同。）4. 报告请示不分而错用。主要指该用请示的却用了报告，该用报告的却用了请示。如中国人民银行市支行关

5、于申请拨给灾区贷款专项指标的报告，可修改为关于申报专项救灾贷款指标的请示；全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”（此种“呈转性报告”也不能用“意见”取代）。5. 公告通告不分而错用。主要是将“通告”错用成“公告”，如市供电局关于某一区域暂时停电的公告、关于禁行公告、房屋拆迁公告等，均不属于向国内外宣布重要事项和法定事项，“公告”改为“通告”为宜。6. 通告通知不分而错用。多将通告印发或播发成通知，如关于注意交通安全的通知、关于使用文明礼貌语言的通知、关于节约用电的通知、起坟通知等，面向社会公民或有关方面，“通知”改为“通告”

6、为宜。7. 通报通知不分而错用。主要有四种情况：一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地让通知取代通报；二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或情况时也用通知行文；三是将指示性通知错用通报行文；四是将批转性通知错用通报行文。对文种功用理解错误或对事由“已然”和“未然”的时态认识不清，表述不当，则往往会把通知错成通报。如关于对参与嫖娼活动者必须严肃惩处的通报、部关于加强打击走私倒卖黄金犯罪活动的通报，可视公文内容将文种改为“通知”或分别删掉“必须”和“加强”。10. 通报决定不分而错用。主要指用于奖励时两文种错用的情况。如关于授予等同志标兵称号的通报，“通报”宜改为“决定”

7、；关于表彰同志见义勇为行为的决定，“决定”宜改为“通报”。二、要素去留技法（一）公文标题不可随意省略行文单位“行文单位”即公文处理法规所称的发文机关。从写作实践来看，下行文错误省略行文单位的情况比较普遍。这样做不仅不庄重，也不利于今后的使用，有时还会造成歧义和误解。如中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令，很容易让人误以为是中国人民解放军驻澳门部队发的命令，可修改为中华人民共和国中央军事委员会关于中国人民解放军驻澳门部队进驻澳门特别行政区的命令。（二）公文标题不可随意省略事由“事由”即公文主要内容。某些公告和通告，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但只能作适当的省略

8、。如市人民政府决定，应补上事由，修改为市人民政府关于的决定；中华人民共和国最高人民法院函，根据公文内容，可修改为最高人民法院办公厅关于搞好最高人民法院公报征订工作的函。（三）公文标题一般不可只有文种公文标题即使省略，也不宜将“三要素”省略两项。在一般情况下，只有文种的公文标题是不规范的。如通知（政发19140号）、通报（办1936号），则不适当地省略了行文单位和事由，均应补上。（四）公文标题绝对不可无文种作为确切表示公文这一事物名称的文种来说，无论在什么情况下都不能省略。无文种的公文标题大体有三种类型：1. 一般常用公文被误作法定公文，致使标题无文种。2. 批转、转发、印发性通知文种被无故舍弃

9、，致使标题无文种。主要误区有三：一是错将被批转、转发、印发的某公文文种视为本公文的文种；二是错将无“通知”文种的批转、转发、印发类公文视为省略；三是错将“批转”、“转发”等视为新文种。3. 连一般常用公文文种也没有而随意乱造或采用非公文式题目，致使标题无文种。三、事由概括技法（一）公文标题不可繁杂冗赘繁杂冗赘的公文标题往往含混不清，让人难以理解。避免此病误的关键是善于概括和精练词语，这需要语法修辞技巧。如国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止钢铁电解铝水泥行业盲目投资若干意见的通知（国办发2003103号），不仅对联合发文的诸多部门用“等部门”形式进行了概括，而且对转发的三份公文主要内容也进

10、行了高度概括，标题拟制得简洁、规范。另外，层层转发公文时，应避免把公文标题拟成“关于转发关于转发的通知的通知的通知”，可采取“自拟摘要”、“适当修辞”等方法解决，而不以牺牲公文规范化为代价。（二）公文标题不可简而不明简而不明的公文标题，往往似是而非，让人不知所云。矫正须根据公文内容恰当地提炼出事由。如航运管理所航行通告，可修改为航运管理所关于确保施工和航行安全的通告；关于假冒商标案件两个问题的批复（法（研）复198873号），可修改为最高人民法院关于假冒商标案件确认犯罪主体和适用法律问题的批复。（三）公文标题不可出现语病各种语病类型在公文标题中大都有所反映，主要有：搭配不当，语序不当，成份残缺

11、，成份多余，句式杂揉等，应运用语法、修辞、逻辑等多学科知识加以矫正。（四）公文标题不可层次不清有些公文标题不见得有语病，但由于语气停顿较难把握，或缺少必要虚词或虚词使用不当，或语句安排不尽合理等，往往造成层次不清而影响表达。如最高人民法院关于第一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行人民检察院提出抗诉的二审人民法院可否直接改判死刑立即执行的答复（法发199639号），可修改为最高人民法院关于二审人民法院可否将人民检察院对一审人民法院判处被告人死刑缓期二年执行提出抗诉的案件直接改判死刑立即执行的批复。（五）公文标题不可题文不符题文不符指公文标题事由和正文内容不相符或不完全相符。如省人民政府教育厅关

12、于大学开设新闻专业的批复，正文是“鉴于校舍和经费开支有一定困难，暂缓进行”，故标题“开设”前应加上限制动态的词语“暂缓”。（六）公文标题不可“两转”印发错用“两转”指“批转”、“转发”，加上“印发”可统称为“转发性通知”。其错用主要表现：一是批转下级机关公文错用转发；二是转发上级机关、不相隶属机关公文错用印发；三是印发本机关形成的公文错用批转或转发；四是错用批转（或转发）形式下发本机关下属单位或部门的通知；五是错用印发形式下发本机关的通知；六是错用转发形式发布法规或规章。四、其他技法（一）公文标题不可随意不用或错用介词“关于”介词“关于”在标题中不可滥用，也不可随意不用，而且位置必须正确。此种

13、病误主要是：1. 缺少介词“关于”。一是既无“关于”也无其他介词；二是用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”。如省局四十五岁以下干部培训规划（党（19）35号），发文机关和事由直接发生联系，会使人误以为是局机关的规划而不是整个系统的，可修改为省局党委关于印发45岁以下干部培训规划的通知；最高人民法院对执行的解释有关问题的通知（法2001129号），“对”明显不妥，应改为“关于”。2. 介词“关于”错用。一是放错位置；二是过度使用。如关于省财经学校向大学联系临时住房问题的函，“关于”应移至“财经学校”后。“关于”过度使用问题主要表现在层层转发的公文标题上，前面所说的“自拟摘要法”和“适当修辞法

14、”可有效解决这一问题。需要指出，关于转发关于的通知前面的“关于”可省略，因发文机关是“转发”这一动作的施事者而不会产生歧义；但在两个“关于”相距较远的情况下，则不省略为好。（二）公文标题不可随意不用或错用结构助词“的”公文标题文种前面的结构助词“的”不可随意不用，也不能错用。此病误主要表现：1. 文种前不用“的”的一般形式。如工作安排通知、关于一九年工作安排报告，“通知”和“报告”前均应加“的”。2. “的”不在文种前而在事由某中心词前。如关于的情况报告，宜改为关于情况的报告；关于同志的考察报告，存在“的考察报告”之歧义，而不是“对考察”，可修改为关于考察同志情况的报告或关于对同志考察情况的报

15、告。（三）公文标题不可画蛇添足公文标题画蛇添足之病误主要指文种前赘加修饰限制词，而将事由后的结构助词“的”和文种不适当地隔离开来。如关于情况的答复报告，关于的重要通知，关于的联合通知，关于的书面报告等，文种前面的“答复”、“重要”、“联合”、“书面”等均应删掉。（四）公文标题不可赘加或错用标点符号公文标题中赘加或错用标点符号的问题比较常见。主要表现：一是批转、转发、发布法规、规章，不用书名号而错用引号；二是批转、转发或批复非法规性公文（如通知、报告、意见、请示等），滥用书名号；三是不必使用其他标点符号而随意使用；四是标点符号标错位置。其中，滥用书名号的情况尤为突出。如：省人民政府批转省林业局关

16、于加强护林防火工作的报告，赘加了两个书名号，而且把事由中的动词“批转”也置于了书名号内则更加错误，可修改为省人民政府批转省林业局关于加强护林防火工作报告的通知。关于印发关于区域电力市场建设的指导意见的通知（电监市场200321号），应去掉书名号，同时可一并删去第二个“关于”，尚可避免两个相近的“关于”连用拗口之病，修改为国家电力监管委员会关于印发区域电力市场建设指导意见的通知（也可直接用“意见”行文）。（五）公文标题不可滥用简称和随意精简此病误主要表现：一是发文机关使用普遍概念，二是指代不明确，三是时间不确切等。如中共省委员会关于的通知，发文机关可改为“中共省委员会”或“省党委”。关于年终清查

17、财产情况的报告，此类行文一般在年末，有的公文运行到受文机关已是下年度，用“年终”尤为不妥。（六）公文标题不可不讲究文字排列许多公文标题在文字排列上很不讲究，主要病误是未能尽量保持词或词组的完整性以及字数搭配上的匀称。有的将一个合成词拆开排成两行，有的行与行字数相差太悬殊，有的因排列不当影响语言表达。（七）公文标题不可滥用报请词语许多“报告”和“请示”的标题事由中用了“上报”、“呈报”、“呈送”、“呈请”、“转报”、“申请”、“报请”、“要求”、“审批”、“请批准”、“报请审批”等所谓有特定意义的词语。对此，应区别对待视情而定。遵循的原则是尽量避免事由中的动词同文种在文字和词义上重复；同时应注意

18、词语的正确搭配，避免出现语病。滥用报请词语之病误，在省级和国家级机关公文中也经常出现，如关于审批长沙市城市总体规划（20012020）的请示（湘政200137号，选自国函2003117号），“审批”不仅多余，而且造成了湖南省人民政府向国务院请示“对这个规划可不可以审批”之歧义。另外，错用书名号，应和“审批”一并删掉。省人民政府关于请求帮助解决半岛严重干旱缺水问题的请示，此例不能简单去掉“请求”了事，否则发文机关和“帮助解决”发生联系，又产生了“省人民政府向国务院请示可不可以帮助解决半岛严重干旱缺水问题”之歧义。可修改为省人民政府关于国家帮助解决半岛严重干旱缺水问题的请示。拟制好公文标题和搞好公

19、文标题评改，是公文写作和公文病误矫正中最精彩之笔，也可谓重中之重。若想成为公文写作之高手，若想提高本单位、本系统公文规范化水平，就必须认真研究公文标题，努力掌握其规范的拟制技法和病误矫正技法。公文审核中的常见问题一、结构层次序数使用不当一般而言，结构层次序数分“一、” “（一）” “1.”、“（1）”4个层次。只有2个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。其中，数字序号后用下角圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是”或“首先、其次、第三”等。二、标点符号运用不当除法规、规章名称加书名号外，

20、标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。三、国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一如kV（常错误写成KV、Kv）和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。四、人名、地名、日期、单位名称使用不规范年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2011年不能略为99年、11年。单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称。五、文件引用不规范引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。发文字

21、号中标注年份应采用六角括号 ，而非中括号 或【 】。六、附件引用不规范公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.”。七、联系人等附注标识不规范公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处（成文时间下一行居左空2字加括号标识）注明联系人的姓名和电话。 八、关于附件的格式问题一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”（有序号时标识序号），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体（有时第一层标题

22、可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距31磅。附件的页码，应与正文标注相同（4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线），单页码居右空1字，双页码居左空1字。实行电子公文后，由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入（默认）页码的方式，格式为“3”（小五号字）。九、发文日期不能用阿拉伯数字和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“”。公文中数字使用常犯的错误分析数字是公文不可缺少的一部分，使用非常频繁。但由于写作人员大多对数据的

23、敏感度不高，对数字不够认真，常出现一些小错误。根据国务院2000年颁布的公文写作规范规定：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”但实际公文写作中不规范书写还是不少，比较突出的有：一、随意简写如“2009年”简写成“09年”或“0九年”、“2001年2009年”写成“2001一09年”。后者犯了3个错误：一是“2001年”中的“年”不能省；二是“”不能以“”代替，表示数值范围时，必须使用“”，并且前后都加单位，如“36米45米”；三是“2009年”不能写成“09年”。二、概数、约数表述不当如

24、“工程投资约300万元左右”、“至少需要资金50万元以上”、“三、五天”、“20几人”等，前两项出现重复，第3项多加了“、”，第4项带“几”时必须使用汉字，如“二十几人”。三、日期书写不规范如行政公文成文日期写成“2009年2月2日”、“二零零九年二月二日”或“二00九年二月二日”等。按照有关规定，行政公文成文日期要用汉字，党政公文用阿拉伯数字，且“二00九年”、“二零零九年”应为“二九年”。又如“腊月23日”应为“腊月二十三”，干支纪年、夏历月日和中国清代及清代以前的历史纪年，各民族的非公历纪年、星期几要求使用汉字等。四、表述不科学这一类问题，虽然没违反规定，也不会造成较大的影响，但如加以注

25、意，对提高公文的简洁、准确、规范性有帮助。主要表现有：（一）非精确要求的较大数值直述，较难读取。如一些汇报材料中出现的“工程概算约234567521.46元”、“估计一季度财政收入3635542172.25元”等，这些数据，本身就约数，在我们材料中多为介绍性、告知性数据，为便于阅读，可表述为“工程概算约2.35亿元”、“一季度财政收入约36.35亿元”，但其中“2.35万元”不能写成“2亿3千5百万元”。（二）非严格专业单位的直用，增大理解难度。如某项工程有分东西2个车库，引用相关专业表述为“1#车库”和“2#车库”，让人费解，对这种非严格意义的专业表述，可以适当简化，便于阅读，如改成“1号车

26、库”、“2号车库”更好。（三）使用不统一。如同一文中，前面为“3万平方米”，后面为“3万”；前面为“2.6千米”，后面为“3.8km”；前面为“三分之二”，后面为3/4等，都值得我们注意。公文语言中的误区由于公文具有法定的权威性、行政的制约性、明确的时效性，在语言运用上有自己的特点和要求，就是庄重而不随便，准确而不含糊，平实而不华丽，简明而不冗赘，条理清楚而不紊乱，表达显豁而不艰深。有些作者没有认真掌握公文语言的特点和要求，在写作中陷入了误区。误区之一，口语化。口语化，其表现是，大量使用俗语和新词新语。书面是公文的唯一形式，书面语系统、规整、精密，含义明确，文理通顺，口语就显得零乱、驳杂、粗疏

27、，含义模糊，甚至有的文理不通。误区之二，误用文言。公文中经常使用一些文言词语（包括实词、虚词）、文言句式，这不仅是继承公文传统的结果，也是形成公文语言庄重、凝练、简洁、明确的重要原因之一。但是，使用文言一定要适当，要用那引起至今仍有生命力、常常在书面语中出现的文言，过于陈旧、早已被现代汉语书面语所淘汰的文言不能再用。例如：遵照多用于上行文，“准予”多用于下行文，“特此通告”、“一体周知”仅用于通告、公告、布告，“此令”令用于“命令”，“近查”、“顷据”、“兹有”等等用于公文开头部分，“据此”、“故此”、“为此”等等用于表示承转，“似应”、“拟”、“核准”用于表示态度，“特予”、“此令”、等等用

28、于公文结尾部分。但是误用的情况也不少见。误区之三，滥用简称在公文中恰当地使用简称，能够节省文字，缩小篇幅，这也符合现代汉语词汇双音节化的趋势，还有助于文气顺畅，好读好记。但是用得不规范，不准确，那就不能正确地标记客观事物，表达文意。学写公文的五个途径对于因工作需要而必须学习公文写作的人来说，掌握学习公文写作的基本途径和办法，可以起到事半功倍的效果。第一个途径：从公文中学习公文。最简单最便捷的途径就是阅读、学习、模仿可以搜集到的各类公文。从现成公文中，初学者可以了解公文基本格式、语言特点、构成要求、版式字体等许多方面的基本常识。当然，从公文中学习公文存在一定的局限性，其效果取决于所搜集到的公文质

29、量与水平。从实际情况看，应该尽可能以国家行政机关部委以上单位的规范公文为蓝本。第二个途径：向笔杆子学习公文。笔杆子多是本单位公文写作高手甚至是专家，有丰富的实际写作经验。从笔杆子那里，可以快速掌握公文起草程序、公文格式规范、公文处理过程、公文写作要领、公文写作要求等许多细节性技巧性的实践经验，既可以了解公文的基本知识，又可以从理论与实际相结合的角度加深对公文理论的理解，达到听其一席话、胜读十本书的效果。第三个途径：从书本中学习公文。选择几种不同版本的公文写作书籍对比着学习，可以系统地掌握公文写作知识，从整体上提高公文写作水平，特别是可以快速提高公文理论水平。但是，行业、部门不同，公文格式一般有

30、些差别，不能盲目照抄照套书本内容。在学习中不可盲目地将一个系统的公文规定套用到另一个系统的公文当中，否则也会出错。第四个途径：从工作中学习公文。公文是在公务活动中产生的文书，涉及工作的思路、部署、程序、规定、时间、人员、资金、物资、方法等许多方面的内容。公文实际上是将工作的内容、程序、要求用文字表达出来或记载下来。公文写作的关键不在于文字表达能力，而在于掌握政策程度、工作熟练程度、把握全局能力、逻辑思维能力。 第五个途径：从研究中学习公文。通过公文写作方面的研究，可以全面掌握公文理论知识和快速提高实际写作能力，实现公文写作从“匠”到“家”的转变。在公文格式方面，只能以最新规定为准，而不能以公文

31、写作教材为准，更不能以单位原有公文为准，要研究国家级机关规范性公文，要关注各类杂志中刊登的研究公文写作中各类具体问题和探讨各种公文写作技巧等方面的文章，力求使自己在实际写作中遇到的各种具体问题及时得到解决，公文写作实际能力不断达到新的水平。公文常用文种如何写好请示请示适用于向上级单位、部门请求指示、批准的事项。结构模式1.标题。通常由发文机关、事由、文种三要素组成，拟写请示标题，必须着力写好“事由”，要明确、简括地表述出请示的中心意向，一边上级机关准确了解和把握。2.正文。一是请示缘由。简明扼要的语言将请示的原因和背景情况或者请示问题的依据、出发点及思想基础交代清楚。二是请示事项。即请示的具体内容，要将请求上级机关给予的指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出，请求上级机关机关答复。3.尾部请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法：“妥否，请批示”或者“以上如认为可行，请批