证券股份有限公司客户投诉管理办法.docx

1、东亚前海*证券有限责任公司客户投诉管理办法第一章 总 则第一条 为确保客户投诉得到及时有效的处理，建立健全东亚前海*证券有限责任公司（以下称“公司”公司）投诉处理机制，明确投诉处理过程中各部门的职责分工，切实改善和提升公司服务水平，公司依据证券法、证券公司监督管理条例和国务院办公厅关于进一步加强资本市场中小投资者合法权益保护工作的意见（国办发2013110号）等相关法规和公司制度，特制定本办法。第二条投诉渠道本办法适用于从公司各渠道受理的客户投诉以及监管机构或其它政府部门转办的投诉，投诉内容涉及公司客户服务、产品业务和信息披露等各个方面，公司投诉受理渠道包括全国统一客服热线、全国统一客服邮箱、

2、官方网站、即时通讯和现场。第三条 公司处理客户投诉应当遵循以下原则：（一）按“首问负责制”的原则进行客户投诉的受理工作；（二）对投诉处理工作进行归口管理、分工负责； （三）切实承担客户投诉处理的首要责任，本着实事求是和公平公正的原则，积极维护客户的合法权益；（四）本着及时化解矛盾、高效处理的原则，对于能够当场解决的投诉应立即解决，对于一时难以解决的问题，受理人员应向投诉者说明原因，并力争尽早解决。第四条 本办法适用于公司总部各部门以及各分支机构。第二章 投诉处理机制与职责分工第五条 运营管理部和各分支机构按“首问负责制”的原则负责客户投诉的受理工作，包括客户直接发起的投诉以及监管机构或其它政府

3、部门转办的投诉。对于运营管理部受理的投诉，应由运营管理部先行处理；确实无法自行处理的投诉，由运营管理部分配至相关部门处理；处理完毕后，由运营管理部负责客户回访。对于各分支机构受理的投诉，分支机构负责人是投诉处理的第一责任人分支机构负责人是第一责任人，投诉事项由分支机构负责处理和回访；分支机构确实无法自行处理的投诉，应当上报至运营管理部。第六条 运营管理部无法自行处理的投诉由运营管理部分析具体投诉事项后，根据业务归口按“谁主管谁负责”的原则分配给相关部门处理。分配情形包括但不限于：（一）客户对账户管理类、适当性管理类、佣金管理类及业务操作类的投诉由运营管理部负责处理；（二）客户对产品、服务的投诉

4、由产品、服务的提供部门或产品参数运维部门负责处理；（三）客户对系统缺陷或运维问题的投诉由金融科技部负责处理。第七条 设专门处理部门运营管理部是公司客户投诉的归口管理部门，负责指导、协调和直接处理客户投诉事项等投诉相关工作，包括客户投诉管理机制的制定、客户投诉的处置协调与报告、就投诉事项与监管机构沟通对接及报备等。第八条设处理专员，投诉专员是具体负责人 公司总部什么部门安排专业能力强、处理投诉经验丰富的员工担任投诉专员。投诉专员是投诉处理的具体责任人。投诉专员具体负责投诉处理工作以及对接监管机构和投诉处理部门。投诉专员如有变更的，需于变更之日起10个工作日内书面向当地证监局报备。第九条 不太懂，

5、投诉专员处理程序总部投诉处理部门须在接到客户投诉后，即时指定专人承办，承办人投诉专员应及时与客户开户分支机构或所在地分支机构充分沟通，协同分支机构制定适当的处理方案，并推动分支机构实施。如监管机构明令要求承办部门相关人员与客户直接沟通的，由承办部门负责落实。第十条合规部门职责 监管部门批转的、涉及索赔诉讼的以及群体性客户投诉，由合规法务部为投诉处理部门提供法务支持与监管指导，并审核公司对外出具的投诉报告以及对投诉问责出具合规意见。第十一条重大投诉事件应急处理 如发生客户到监管部门群体上访投诉或涉及10名以上客户就同一事件在相同和相近的时间集体投诉的事件，或影响严重的恶性上访投诉事件，除了履行常

6、规投诉处理流程外，必要时还可启动公司安全应急小组，协助处理相关事项。第十二条处理时限 投诉处理部门应在接到客户投诉后3个工作日内办结投诉并向运营管理部报备，在3个工作日内未办结需延长办结时限的，须向运营管理部申请，办结时限原则上不得超过20个工作日。第十三条投诉汇总情况报告 运营管理部须定期汇总公司的客户投诉情况，总结分析后，向相关业务主管部门、风险管理部及公司领导报告。第十四条向投资者公示 公司须在官方网站、宣传手册、营业场所显著位置、投资者教育园地或公示栏处公示客户投诉电话、邮箱等投诉渠道和投诉流程，并确保电话、邮箱等投诉渠道的通畅和有效性。第三章 投诉处理流程第十五条 客户投诉处理的流程

7、一般包括：（一）投诉受理与登记不论客户通过何种渠道发起投诉，如电话、邮件或现场面谈等，受理人员在接待过程中均需认真做好电话录音或谈话笔录，录音或笔录内容需与投诉人核对确认，必要时可要求客户提供书面投诉材料，以便处理人员清楚掌握情况。 （二）投诉调查与核实 投诉调查工作由投诉处理部门按投诉内容进行调查核实，调查过程中需收集详尽的资料，分清投诉责任主体。需要其他部门协助配合的，须及时向协查部门提出需求。协查部门接到需求后，协助处理部门查明原因，并及时回复处理部门。（三）投诉处理投诉处理部门根据调查结果作出适当的处理决定并上报分管领导和运营管理部。对于投诉处理部门无法解决的投诉，应及时将登记、调查等

8、资料及时报至运营管理部统一协调处理。（四）回复客户投诉调查和处理结果确定后，投诉处理部门须谁通过电话、书面或当面回复等方式及时主动地与投诉者联系，将处理结果回复投诉者并详细说明原因。对于投诉者提出的不合理要求，需予以耐心解释，化解矛盾，尽量避免争议产生。无法协商的，需合理引导客户通过法律途径解决。（五）报告及归档 投诉处理完毕后，处理部门须及时撰写客户投诉处理报告，报告内容包括但不限于投诉的受理登记、调查核实、处理和回复，并将投诉报告及相关材料进行整理归档，报至运营管理部。如发生重大的投诉或纠纷事件，涉及影响社会稳定和资本市场运行重大隐患的情况，须及时向当地监管部门报备。（六）回访投诉事项办理

9、完结后，投诉处理部门须对投诉人进行回访，回访人不得是投诉经办人员和涉及投诉事项的有关人员，投诉处理部门须将回访结果反馈至运营管理部。第四章 投诉处理的风险控制第十六条 公司总部和各分支机构须加强相关人员培训，配置必要设备，提供经费支持，提高投诉处理工作人员业务水平，确保投诉处理机制有效运转。第十七条 应急预案运营管理部及各分支机构应根据当地证监局投诉工作情况，结合投诉处理经验，深入排查和化解投诉风险隐患，制定重大突发事件的应急预案，在出现重大事项时，做到及时应对、妥善处置。第五章 投诉档案管理与报备第十八条 运营管理部及各分支机构应当完整记录客户投诉受理、调查和处理的过程，并形成书面、录音和电

10、子档案，档案保存期限不少于20年。第十九条 公司各部门及分支机构需要调阅投诉档案的，须经档案保管部门负责人审批；如需向监管机构提交投诉档案的，还需向合规法务部报备。第二十条 运营管理部须根据监管要求做好客户投诉数据及相关材料的报备；各分支机构视所在地监管要求自行报备客户投诉数据或自查报告，其内容须经运营管理部和合规法务部审批。第二十一条 运营管理部应当在每年4月30日之前，汇总上一年度证券经纪业务投诉及处理情况，分别向证券公司住所地及证券营业部所在地证监局报备。第六章 投诉处理的考核问责机制第二十二条 各投诉处理部门或人员在投诉处理过程中不得有以下行为：（一）无正当理由未按规定期限办结投诉事项

11、；（二）未按程序办理投诉事项，或在投诉办理过程中存在推诿、敷衍、拖延和蓄意隐瞒等情况；（三）将应由本部门解决的投诉上交，未尽投诉处理责任；（四）未按规定向监管部门报送投诉情况报告；（五）监管部门规定的其他情形。第二十三条 公司对客户投诉管理建立考核问责机制，设置绩效考核分值，实施全程考核。第二十四条 运营管理部于每年年终将客户投诉处理的考核情况汇总，并根据公司绩效考核管理相关规定将投诉处理考核情况纳入年度绩效考核中。第二十五条 若各部门、分支机构及人员出现以下情况：（一）违反法律法规或公司制度而引发客户投诉；（二）对客户投诉处理不当而导致公司或分支机构被监管部门采取监管施，或面临被提起诉讼、仲裁及重大经济损失风险。将按照公司合规风控及稽核问责的相关规定进行问责处理。第七章 附 则第二十六条 本办法由运营管理部负责制定与解释。 第二十七条 本办法自下发之日起实施。