文书与档案管理章节重点.docx

1、文书与档案管理章节重点实用文书与档案管理学下 篇课后习题及答案 .8上 篇第一章 绪论第一节 文书工作的意义和作用1文书的定义：是指一种记录信息、表达意图的文字材料。2.文书工作的定义：指机关单位内文书工作人员所承担的文件的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。3.文书工作的重要性：文书工作是传播上级机关和本机关领导意图的喉舌；文书工作实施机关职能的手段；文书工作是协调本单位、本机构内外各部门工作的网络。4.运用文书实施机关职能的优点：能够正式代表单位的职权成为办事的可靠凭证；能够记录下本单位工作的过程，形成本单位历史的文书档案。5.文书工作与相关工作的关系：与秘书工作的关系。文书工作是秘

2、书工作的重要组成部分；也具有相对独立性；与行政工作的关系。是行政工作的一个组成部分；把行政工作的目标表达出来；与档案工作的关系。是档案工作的基础；档案工作是对文书的收集保管。6.文书工作的作用：助手作用；纽带作用；“门户”作用；查考作用。第二节 文书工作的任务和责任1.文书工作的任务：文书的制作；文书的处理；文书的管理。2.文书工作的特点：政治性；机密性；规范性；时间性；事务性。3.文书工作的原则：及时；准确；安全。第三节 文书工作的组织机构1.文书工作的机构：收发室、打印室、秘书科、机要科、办公室、信访科、信息科、档案室。2.文书工作人员有：文书写作人员；文书处理人员；文书运转人员；文书工作

3、辅助人员；文书保管人员。3.文书工作的组织形式：文书工作的形式一般分集中和分散两种。还有集中和分散两种兼顾的混合形式。4.形式选择的总原则：根据特点，结合实际，满足需要，便于工作。第四节 文书工作人员的素质要求1.素质：是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能方面，经过平时的锻炼、修养，达到一定的水平。2.文书人员应该具备的素质：要有较高的政治素质。与党中央保持一致；较高的政治理论修养和政治水平；要有良好的工作作风；要有较强的业务水平。第二章 文书工作的基础第一节 我国文书的产生和发展简况1.文书：指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。公文：国家机关、社会团体、企事业单位的行政机关

4、在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的书面文字材料。私文：就是指个人或家庭、家族在自己的活动中活动中或私人之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。2.古代文书的特点：文书成了统治阶级管理政务，率民治事的工具；随着社会的前进而不断发展；文书工作也在不断完善。第二节 公文的分类1.公文分类的意义：提高公文质量的需要；确保公文规范化的需要；是文书学研究的需要。2.公文的分类：按行文关系分。分为：上行文；平行文；下行文；按阅读范围和机密程度分。分为：公布文件；绝密文件；机密文件；普通文件；按办文时限分。分为：特急件；急件；平件；按公文来源分。分为：外发

5、文件；手来文件；内部文件；按使用范围分。分为：通用文件；准也文件；机关常用文件；按作者性质分。分为：法规文件；行政文件；党的文件。第三节 公文的稿本1.公文的稿本：草稿；定稿；正本；副本；存本；试行本和暂行本；修订本；各种文字文本。第四节 公文的种类1.公文的种类：建国以来，我国行政公文种类的演变；现行行政公文的种类：命令；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要；常用事务文书的种类。第五节 行政公文的格式1.公文格式：是由公文的组成要素及其在公文中的位置、文字规范、书写方式等构成的法定体式。2.行政公文的要素：眉首：公文分数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；

6、发文机关标识；发文字号；主体：公文标题；主送机关；公文正文；附件；成文时间；公文生效标识；版记：主题词；抄送；印发机关和时间；版记中的反线。第三章 文书处理第一节 文书处理概述1公文办理的程序：文件拟稿是办理的基础；文件运转是办理的中心；文件归档或销毁是办理的结束。2.文件的传递渠道：普通文件由邮局作挂号件或平件传递；机密文件由机要部门传递；有些文件可由文书人员直接送达或取回。3.文件办理效率提高：提高办文的时效；提高办文的质量。减少发文总数和行文范围；减少参与人员数目；要把“催办”贯彻都每一环节中。第二节 收文处理程序1.公文处理程序：撰制对内、外文件和处理收来文件的一系列环节。2.收文处理

7、的主要程序：传递；签收；登记；审核；分发；拟办；批办；承办；催办；查办；立卷；归档；销毁。3.登记的作用：便于管理和保护文件，防止积压和丢失；便于检查公文的运转，随时掌握文件运转情况；便于统计文件好做好催办工作，有助于发现问题，总结经验，研究改进的措施；便于作为核对与交接文件的凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责任明确。4.公文登记的形式：簿式登记；联单式登记；卡片式登记。5.卡片式登记的优点：文件数量较多时，可以几个人同时一起登记；可按照管理的需要灵活进行排列；文件登记卡片加上归档卷号，可作检索工具。缺点：如果分类不好，就不易查找文件，甚至还可能将文件登记卡片抽乱或丢失。6.登记时应注意：

8、分类登记；分清缓急；防止漏登；正确编号。7.分发的原则和注意事项：按已有明确业务分工的主管业务范围分发；按既往的办理常规分发；按本机关原来发文的承办部门或主管人分发；按办公厅或秘书部门负责人的批办意见分发；按前例分发；按规定严格履行传递手续。8.需要拟办的文件：上级机关发来的命令、决议、指示、批复和其他需要转达、贯彻执行的文件；下级机关报送的重要请求或报告；其他单位送来需要答复和办理的重要文件；需要本单位领导人参考或知道的文件、材料等。9.催办的要求：明确催办的重点；任务落实到人。10.催办的方法：一般采用“催单办”；对紧急文件，可随时打电话或到承办部门询问承办情况；可建立“文件催办登记薄”逐

9、个办理；可以使用催办卡片，事毕登记；使用催办笔记。第三节 发文处理程序1.发文处理程序：是指本机关制发对外文件和内部文件的一系列处理工作。2.发文处理程序有：草拟；审核；签发；缮印；核对；用印；登记；分发；立卷；归档；销毁。3.公文草拟的要求：要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；拟写的文稿要情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨；文稿中的基本信息要准确；涉及计量单位以国家法定的为准；拟稿用词要准确，用字要规范。4.拟稿的注意事项：明确主旨，酝酿构思；谋篇布局，拟写提纲；精选材料，组织成文；反复修改，仔细推敲。5.审核的重点：查有无矛盾抵触之处；查政策界限是否明确；查措施是否落实；查程序和

10、手续是否合适；查文字表达是否准确；查文件体式是否得当。第四节 文书的特殊处理1.文书的特殊处理指：急件、机要文书、人民来信来访的处理。2.急件办理的原则：准确；及时。3.对机要的管理：提高保密意识；尊重保密部门的意见；加强对机要工作的环境、设备与用具的管理；控制密件的发行和阅读范围；采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。4.处理人民来信的基本程序：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。5.接待人民来访的一般程序为：一登记；二分口接谈；三处理；四立案；五回访。第四章 文书立卷第一节 文书立卷的基本原则和工作组织1.文书立卷的意义：可保证文件的完整与安全；可形成文件的检索系统；可保持

11、公文材料之间的内在联系。2.文书立卷的基本原则：保持文件之间的内在联系和完整性；要正确反映机关工作的历史面貌；要便于管理、查找和利用。3.文书立卷的组织工作：正确选择立卷环节；明确立卷人员；文书立卷的分工。第二节 文书立卷的方法和步骤1.文书立卷的方法：根据文件的特征组卷：按作者、问题、时间、名称通讯者、地区特征的组卷；结合运用“六个特征”灵活地组卷；适当照顾文件的不同保存价值分别组卷。2.文书立卷的步骤：编制立卷类目；平时归卷。收集；鉴别；归卷；年终调整定卷。第三节 卷内文件的整理与装订归档1.卷内文件整理：卷内文件的系统化排列与编号；填写“卷内文件目录”和卷末“备考表”；填写案卷封皮；拟写

12、案卷标题。2.拟写案卷标题的要求：标明文件的作者；标明文件的问题；标明文件的文种名称；标明文件针对的时间；标明文件通讯者；表明文件涉及的地区。3.案卷的装订要求：整齐、牢固、便于翻阅。4.归档制度：归档范围；归档时间；归档要求。5.归档要求：应归档的文件材料要齐全、完整；文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷；归档的文件材料，要保持它们的历史联系。下篇 第一章 档案概述第一节 档案的起源与沿革1.档案的演变：甲骨档案；金石档案；简牍档案；布帛档案；贝叶档案；纸质档案。第二节 档案的定义1.国外档案定义的三个构成要素：档案的来源和形成者；档案具有查考价值；档案的形式和载体是多样性的。2.档案的

13、定义：是国家机关、社会组织和个人在各种社会活动中直接形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图标、声像及其他各种形式和载体的记录材料。3.这一定义的涵义：档案来源于机关、社会组织和个人，石器、是其自身在社会活动中形成的；档案是保存起来的有查考价值的文字材料；档案的形式和载体是丰富多样的；档案是人们社会活动的原始记录。第三节 档案的作用1.档案的基本价值：历史凭证价值；参考价值。2.档案的基本作用：机关工作的查考凭据；社会实践和生产活动的参考依据；科学研究的可靠资料；宣传教育的生动素材。第四节 国家档案全宗1.国家档案全宗：又称“国家全部档案”，是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经

14、济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。第五节 档案的种类1.档案的种类：根据档案载体材料的不同可将档案分为：甲骨档案、布帛档案、金属档案、石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子档案八大类；根据档案记录的信息媒介的不同可将档案分为：文字档案、图标档案、声像档案三大类；根据档案记录内容以及用途的不同可将分为各种专用档案。例如：人事档案、科技档案等等。2.会计档案比其他种类的档案的特点：广泛性；严密性；稳定性。第二章 档案工作概述第一节 档案工作内容1.档案业务工作内容：收集；整理；鉴定；保管；统计；提供利用等工作。2.档案事业的工作内容：机关档案室工作；档案馆的工作；档案教育工作；档案

15、理论和管理技术的研究工作；档案宣传、出版工作。第二节 档案工作系统1.档案工作系统：档案实体管理层、档案信息开发层、档案工作反馈信息处理层。2.档案工作的特点：目的性；整体性；相关性；有序性。第三节 档案工作的性质1.档案工作的性质：管理性；科学性；服务性；政治性；机要性。第四节 档案工作的基本原则档案工作基本原则包括：（1）统一领导，分级管理。（2）维护档案的完整与安全。（3）便于档案的利用。第五节 档案工作的组织机构1.档案事业管理机构：属于行政管理机构。档案管理事业机构：属于事业性管理机构。2.我国档案管理机构：档案室和档案馆。 3.档案室：机关档案室；科技档案室；声像档案室；人事档案室

16、；综合档案室；档案资料信息中心；联合档案室。 4.档案的宣传出版工作：利用大众传媒；制作相关资料片；举办展览和陈列会；通过各种档案专刊；通过专业出版社。第三章 档案的收集工作第一节 档案收集工作的意义、内容和要求1.档案收集工作的要求：加强档案馆外的调查和指导工作；积极推行入馆档案的标准化；保证入馆档案的完整齐全；维护全宗和全宗群的相对完整性。2.档案收集工作的特点：预见性和计划性；针对性和及时性；系统性和完整性。第二节 档案室的归档工作1.推行由文书部门立卷和归档的制度的优点：有利于加强对文件的形成、积累、整理的控制，便于机关的领导人、业务人员、秘书人员及其他人员在近期内就近使用，便于全面、

17、系统地研究和处理问题；可以充分发挥文件的承办和处理者熟悉业务的优势，从而更有效地保证归档案卷的质量，为档案管理打下良好基础；避免了年终整理积压文件所带来的负担；为档案室的功能工作的全面开展，为档案发挥积极作用创造了条件。2.档案室的作用：在形成文件和归档工作中的作用；在归档工作中的指导和监督作用；加强对归档质量的检查；做好临时性文件的收集工作；要科学地管理的档案并积极地宣传归档制度。第三节 档案馆的接收与征集工作1.档案接收与征集档案的范围与要求：综合性国家档案馆的接受与征集范围。分为建国前后两大方面；各级各类专门性档案馆接受与征集档案的范围。要求：进馆档案应按全宗整理和保管，以保持全宗的完整

18、性；进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案；与立档单位有关的资料，也应一起移交档案馆；清点核对。2.档案馆征集历史档案的方法：发动群众提供线索；调查研究，摸清情况；广泛宣传，传播有关信息。第四节 丰富和优化档案馆馆藏1.优化档案馆馆藏的意义：是完善馆藏建设的重要方面；是解决工作中存在的问题的重要措施；是提高案卷质量的一种必要手段；可以调整馆藏结构，全面而有层次地反映社会生活各个方面。2.优化档案馆馆藏的主要原则：完整性原则；系统性原则；利用性原则；价值性原则；特色性原则。3.处理好丰富和优化档案馆藏中的各种关系：档案室与档案馆的业务衔接与互利关系；馆藏建设的特色与综合的关系；馆藏档案

19、与资料的关系；管藏档案的广度与深度的关系。第四章 档案的整理工作第一节 档案整理工作概述1.档案整理工作的原则：应该充分利用原有的整理基础；要遵循档案的自然形成规律和特点；档案的整理必须保持文件之间的历史联系；保持文件在形式方面的联系。第二节 档案的全宗及其分类1.全宗的补充形式和全总群：联合全宗；全宗汇集；档案汇集。2.全宗群：具有某些历史联系的若干个全宗群体。3.全宗内档案的分类意义：揭示文件之间的内在联系，为利用档案提供方便条件；对整个档案整理工作意义很大；对日常管理有直接影响。4.分类的要求：客观性；逻辑性；实用性；思想性。5.常用的分类方法：常用的有年度分析法；组织机构分类法；问题分

20、类法三种。第三节 案卷的整理1.案卷目录的作用：固定和反映档案的整理和排架顺序；可作为保管档案和统计案卷数量的主要依据是室内照理当单位整理体系查询档案的基本检索工具。案卷目录的组成部分：封面和扉页；目次；序言或说明；简称表；案卷目录表；备考表案卷质量要求：归档的文件材料种类、分数以及每份文件的页数均应齐全完整；应将每份文件的正见与附件、印件与定稿等分别立在一起，不得分开。不同年份的文件不放在一起立卷应区别不同情况进行排列；卷内文件材料应按排列顺序；永久、长期和短期案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录；声像材料应标出具体信息；有关卷内文件说明都应写在备考表里；案卷封皮应按规定填写清楚；卷内文件材

21、料要去掉金属物。案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号格式应按照文书档案案卷格式执行。第四节 档案整理工作的组织1.零散文件的整理程序：区分全宗；全宗内档案的分类；立卷、拟写案卷标题草稿；调整案卷，修改标题，系统排列卷内文件；初步划分保管期限；案卷的加工整理；案卷的排列和编号；案卷目录的编制。系统整理有。2.档案系统、技术性整理工作的方法：由少数人包干整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时进行；组织所有参加整理的人员对全宗逐个进行整理。技术性整理：一般采用流水作业法较为合适。3.档号的编制原则：专职性原则；合理性原则；稳定性原则；发展性原则；简明性原则。第五章 档案价值的鉴定第一节 档案鉴

22、定工作概述1.档案鉴定工作的主要内容有：制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；具体分析档案价值，划分和确定不同保存价值的档案和保管期限；拣出无保存价值的档案予以销毁。2.档案保管期限的确定：鉴别、核查归档材料的完整性与准确性鉴定文件的保存价值；确定归档文件保存的期限。3.档案鉴定工作的任务：通过划分档案保管期限，确定本单位档案室或档案室的馆藏成分，优化档案的质量；挑选出永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。4.档案鉴定工作的意义：鉴定工作开展的好，便于档案资料的查找利用；可以节约档案保管成本，提高工作效率；一旦遇到天灾人祸，可以及时有效地保护和抢救主要的重点档案。第二

23、节 档案价值鉴定的标准档案鉴定工作的指导思想：全面的；历史的；发展的观点来判断。1.鉴定档案价值的标准：分析文件的内容；分析文件的来源和时间；分析文件的名称、稿本和外形特征；文件的完整性和有效性。第三节 档案保管期限表1.档案保管期限表类型：标准档案保管期限表；专门档案保管期限表；同系统档案保管期限表；同类型机关档案保管期限表；机关档案保管期限表。档案保管期限表的结构：顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分构成。3.我国档案保管期限的种类：永久；长期；短期。4.编制保管期限的基本步骤：调查研究；拟定初稿；征求意见，修改定稿。5.档案保管期限划分中应注意的问题：研究档案利用规律、预测未来

24、档案利用的需要；研究档案保存的效益；切忌机械第对档案保管期限规定比例；在档案保管期限确定时要有所“弹性”；档案保管期限的科学处理。第四节 档案价值鉴定的方法1.档案鉴定工作的制度包括：制定档案鉴定标准；档案鉴定工作的组织领导；销毁档案的批准和监销制度。2.机关鉴定工作步骤：由机关档案室会同文书部门和业务部门制定机关档案保管期限表；在机关立卷归档时，文书、业务部门应根据档案保管期限和不归档文书材料的规定；确定保管期限，并由档案室进行审查；到一年后进行复审。3.档案销毁的环节：编制档案销毁清册；撰写立档单位和全宗简要说明；销毁档案的监督执行和缓期执行。第六章 档案的保管工作第一节 档案保管工作概述

25、1.档案保管工作的涵义：档案的库房管理；档案在流动过程中的保护；保护档案的专门措施。2.档案保管工作的具体内容：对档案实施日常管理；对一切可能会产生损毁档案的因素采取预防措施。3.档案保管工作的任务包括：防止档案的损坏延长档案的寿命；维护档案的安全。4.档案损毁的原因：人为因素。政治斗争；工作人员麻痹大意；利用中的磨损老化；自然因素；档案本身材料；温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火等因素。5.档案保管工作的任务：档案的库房管理；档案在流动过程中的保护；保护档案的专门措施。第二节 档案的库房管理1.档案的库房管理内容：档案柜的摆放与编号；档案的存放和全宗排列；档案存放位置索引编制；档案代理卡和全宗

26、卷的管理；库房的日常管理等；档案库房的编号。2.库房中档案柜的摆放的要求：排列一致，横竖成行；避免直射，注意通风；空间利用，疏密有序；统一编号，迅速存取。3.全宗卷的主要材料有：档案收集；档案整理；档案鉴定；档案保管；档案统计；档案利用；档案管理新技术的应用。第三节 档案库房的日常管理1.库房管理主要做好：安全制度；档案进出库房登记制度；定期检查；设备管理；清洁卫生制度。2.档案在流动中的保护：搬运时轻拿轻放；存放方式要利于存取；复制档案时，应安全；必须遵守借阅制度；展出的档案一般用复印件。第七章 档案的检索工作第一节 档案检索工作概述1.档案检索的重要性：检索是提供利用的先期工作；是提高档案

27、管理水平的重要手段；成了一个独立的重要环节。2.档案检索工作的内容：存储；查找。3.档案信息存储阶段的主要内容：著录标引；编制检索工具。第二节 档案著录1.档案著录：在档案馆编制档案目录等检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。2.并列题名：以第二种语言文字书写的与整体名对照并列的题名。第三节 档案标引档案标引：对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转化成规范化检索语文的过程。档案分类标引：给予每份文件或每个案卷一个分类号，作为排列条目、组织档案分类目录和索引的依据。档案主题标引：通过对文件或案卷内容的主题分析，从主题词表中找出相关的主题词作为其主题标识，作为档案检索的依据

28、。1.主题因素分为：主体因素；通用因素；位置因素；时间因素；文件类型因素。第四节 档案检索工具检索工具的基本职能：存储；查找。2.检索工具的作用：桥梁作用；交流作用；管理作用。3.案卷目录：以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具。4.全宗指南的内容：包括“立档单位和全宗的历史概况”和“全宗内档案内容和成分的介绍”两个部分。第八章 档案的利用工作第一节 档案利用工作概述1.档案利用工作：可以区分为“提供档案利用”和“利用档案”。是指开发和直接提供档案,为社会各项事业服务的工作。2.档案工作的重要意义：档案提供利用是档案的根本目的和中心

29、任务；档案利用工作对整个档案工作的发展有决定性的影响。3.档案利用工作的注意事项：明确服务方向，端正服务态度；熟悉档案，了解需要；正确处理利用和保密的关系；正确处理利用工作与基础工作的关系。第二节 开展档案利用工作的方式和途径1.开展档案利用的方式和途径有：开设阅览室，直接提供档案元件或复制件阅读；档案外借；制发档案复制本；举办2.档案展览；出具档案证明；提供咨询服务；印发目录。第三节 开放历史档案1.开放历史档案的意义：是强化“开发利用档案信息资源，服务四化建设”的新方针，有利于政治民主化和繁荣科学文化；是一项重大改革，对于档案馆事业的发展具有深远的影响。2.开放历史档案的要求：档案的开放与

30、保密；做好基础工作，为开放档案创造必要条件；建立相关规章制度；通过多种形式加强开放档案的利用服务工作。第九章 档案的编研工作第一节 档案的编研工作的内容和意义1.编研工作的主要内容：熟悉和研究档案内容，编写档案参考资料；汇编现行机关的档案文集和编撰档案史料；以馆藏为基础，参加历史研究。2.编写工作的意义：积极提高利用服务的有效方式；提高工作水平的重要途径；有利于档案元件的保管和流传。第二节 档案编研的形式、方法1.大事记：就是按照时间顺序，简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考材料。2.组织机构沿革：使系统记载一个单位、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。3.

31、统计数字汇集：反映某一地区、单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。4.会议简介：简明扼要地记述回忆基本情况的一种文字材料。5.科技成果简介：对获得成果的科研设计项目的档案资料，而要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。6.企业年鉴：记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基建、科研等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料第十章 档案工作的现代化第一节 档案工作现代的意义1.谈谈档案工作现代化的意义：档案工作现代化将加速档案工作适应社会发展的要求；档案工作现代化将促进档案工作为社会主义建设做出更大贡献；档案工作现代化将推动档案事业的发展。第二节 档案工作现代化的内容与条件1.档案工作现代化内容主要有哪些：运用电子计算机技术，实现档案管理的自动化；运用现代通信技术，实现档案信息传递网络化；运用现代光学技术，实现档案缩微化；档案保护技术水平的提高。第三节 现代技术在档案管理工作中的运用1.现代技术是如何在档案管理工作中运用的：电子计算机检索系统的建立和运用；计算机硬盘等设备中的档案管理和保护；声像档案的建立和运用；国内外档案工作现代化的简况第十一章 档案