编号细则.doc

1、编号细则（一）文件资料、记录编号规则1 目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。2 范围适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。3 文件的编号与格式 / 编制年份（发文年）顺序号分类号企业代号4 质量体系文件编号格式说明4.1 质量体系文件编号规则4.1.1 企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：WNO机动车检测有限公司4.1.2 文件分类号标识：QM质量手册 QP程序文件QR质量记录 QJ检测作业指导书QL管理制度 QS设备操作规程QZ仪器设备自校规范 QH仪器设备期间

2、核查规程 QT其它4.1.3 顺序标识： 此文件在系列文件中的顺序号。4.1.4 年份号标识：发布此文件的年份编号。4.1.5 版次编号：对文件进行给修改时需要对修改的次数编号，修改次数的编号以阿拉伯字标识，但需要换版时，以大写英文字母标识，修改和换版的规定见文件控制程序。4.1.6 例如：质量管理体系质量手册编号：WNO/QM 012013表示该文件是：公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。4.2 外来文件编号4.2.1 外来文件的接收，应先经办公室接收，经办公室识别是否属于受控文件。外来非受控文件以行政文件方式接收，按行政文件编号方式编号，受控文件

3、按4.2.24.2.4方式编号。4.2.2 企业代号标识同4.1.1。4.2.3 文件分类号标识：FG法律法规 BZ国际国家标准JS技术资料QT顾客和供方等相关方文件4.2.3 顺序标识： 按收集先后顺序编号4.2.4 年份号标识：按收集时间的年份编号。 4.3 行政性文件收发编号行政性文件编号如下：XXX XXXX 第X号 发文顺序号 发文年份 公司代号公司代号一般以“温瓯检收”或者“温瓯检发”标识。4.4 文件的发放4.4.1 对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号，以加盖“受控文件” 章方式手动填写，“受控文件” 章应包含一下内容：受 控 文 件分发号持有人发文时间4.4.

4、2 受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别，其编制年号由发文年月来代替，按部门分类应有唯一性代码予以区别。4.4.3 文件分类号标识：JZ机构认证GL管理层（总经理、质量负责人、技术负责人）CD档案室存档XZ办公室SL受理大厅AJ安检车间HJ环保监测车间4.4.4 顺序标识： 按各部门编制人员顺序编号，应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档。顺序号以01开始编号。4.4.5 年份号标识：按发放时间的年份编号。4.4.6 文件层次标识：可省略。4.4.7 发文时间：按持有人签收的时间编写。机构认证需要的文件可以不用填写。4.4.8 例如：受 控 文 件分发号WNO/SL02-2013持有人

5、Xxx发文时间2013年10月21日表示该文件为：机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有，分发时间为2013年10月21日，WNO-SL-02-2013即为该员工所有受控文件的唯一标识。4.4.9 非受控文件的发放以行政行文形式分发。4.5 文件的存档存档文件的编号按档案管理程序执行。5 相关文件文件控制程序。档案管理程序（二）体系文件编号细则1. 目的为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调，以利于文件管理,确保质量体系的有效运行。2. 范围本导则适用于本企业体系文件的编制。3. 职责质量部负责本导则的编制和管理，各相关部门负责本导则的实施

6、。4. 管理内容4.1 质量体系文件4.1.1 质量手册(代号:QM)4.1.2 程序文件(代号:P)4.1.3 作业文件(代号:W)4.1.4 质量记录(代号:QR)4.2 质量体系文件编写的标识和结构4.2.1 质量手册4.2.1.1标识 OY - QM - XX 顺序号(以数字表示) 质量手册代号 公司名称代号4.2.1.2 结构1） 封面2） 目录3） 修改控制4） 总经理声明5） 概述6） 手册简介7） 公司概况8） 范围与应用9） 组织结构10） 质量方针与质量目标11） 术语和定义12） 质量管理体系描述13） 质量管理体系14） 管理职责15） 资源管理16） 产品实现17）

7、测量、分析和改进18） 程序文件和部门关系矩阵图19） 体系条文和部门关系矩阵图20） 过程关系定位图4.2.2 质量体系文件4.2.2.1 标识 HBAL - P XXX 顺序号（以数字表示） 程序文件代号 公司名称代号4.2.2.2 结构a. 封面b. 正文1. 目的2. 范围3. 定义4. 职责5. 工作程序6. 相关文件7. 使用记录4.2.3 作业文件作业文件是指图纸、作业标准、作业指导书、工艺规程、检验规范、设备操作规程等。其结构格式原则上不求统一，但同一性质的作业文件结构上要一致。4.2.3.1 标识 OY-W X X X 顺序号（以数字表示） 部门文件编号（以字母表示） 作业文

8、件代号公司名称代号部门代号：总经理GM 品技部-TD、销售部-SD、生产部-PD、管理部-GD、财务部-FD发放编码：总经理01 品技部-02、销售部-03、生产部-04、管理部-05、财务部064.2.3.2作业文件格式要求作业文件除了图纸和工艺文件外，其他指导性作业标准应该按照下述格式进行编制，如图例：文件编号：HDXL-W-GD-01文件版次：第A版 第0次修改体系文件编写规则文件页码：第1页 共4页生效日期：2009/01/011.目的：为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调，以利于文件管理，确保质量体系的有效运行。2.适用范围：本导则适用于本企

9、业体系文件的编制3.定义：无4.职责：质量部负责本导则的编制和管理，各相关部门负责本导则的实施5.内容：5.1质量体系文件5.1.1质量手册(代号:QM)5.1.2程序文件(代号:QP)5.1.3作业文件(代号:WI)5.1.4质量记录(代号:QR)。6.使用记录 无编 制审 核批 准4.2.3.2.1“”处填写公司名称；4.2.3.2.2“”处填写文件编号，一般是JL/WI后面加流水号，文件编号不可重复，所以须到公司文控中心申请文件编号，以便统一管理；4.2.3.2.3“”处填写该文件版次，初始版本是“第A版 第0修改”，即表示该文件为第A版本第0次修改状态；4.2.3.2.4“”；处填写该

10、文件名称，一般作业指导书类文件后缀为“作业指导书”、“作业标准书”及“准则”、“导则”等；4.2.3.2.5“” 处填写文件页码，填写方法为第几页，共几页；4.2.3.2.6“”处填写文件的生效日期，格式为YYYY/MM/DD；4.2.3.2.7“”处为描述该作业文件的编制目的；4.2.3.2.8“”处描述该文件适用于什么范围，即哪些工作要遵循该份文件规定；4.2.3.2.9“”处描述该文件一些名词的解释和定义，若没有特别的名词解释可写“无”；4.2.3.2.10“”处描述该作业文件内容的执行部门分工，即各部门职责；4.2.3.2.11“”处描述该文件的具体规定，这些描述不限于文字描述，有时候

11、可用表格和数据进行描述，但阐述应有层次感；4.2.3.2.12 “”处描述该文件要求的相关记录；4.2.3.2.13“”；处为编制该份文件的人员签名，签名时需附上日期；4.2.3.2.13“”处为审核该份文件的人员签名，签名时需附上日期，审核人员在审核文件时不应只草草签字了事，应该对文件要求的合理性和文件结构进行严谨的审查；4.2.3.2.13“”处为文件批准人的签字，签名时需注明日期，文件批准人只需对文件结构作审查，详细内容可以不考虑。4.2.4 质量记录4.2.4.1 标识 HDXL-QR XX-XX 顺序号（以数字表示） 对应程序文件顺序号 记录代号 公司名称代号4.2.4.2 结构按企业实际需要确定,内容必须包括:a. 名称b. 标识c. 栏目d. 填写人e. 填写日期确认人