程序文件.docx

1、程序文件分发号： 受控状态：program file程序文件编写： 审核： 批准： 2015-6-20发布 2015-7-1实施 佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-0116版本/次：A / 0共 63页版 本 修 订 记 录版本号修改状态修改日期修订原因修订人审核/批准 佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-0116版本/次：A / 0共 63页目 录序号 文件名称 页码 1 文件控制程序 4 2 记录控制程序 9 3 管理评审控制程序 12 4 人力资源管理控制程序 18 5 设备管理控制程序 22 6 产品要求的确定与评审控制程序 28 7 采购控制

2、程序序 328 供应商评价与选择控制程序 349 生产过程控制程序 36 10 产品防护和交付控制程序 40 11 监视和测量设备控制程序 4412 顾客满意度评价程序 47 13 内部管理体系审核程序 50 14 不合格品控制程序 54 15 纠正措施控制程序 5816 预防措施控制程序 61佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-01标题：文件控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第1页 共5页1目的对文件和资料进行控制，确保各有关场所及时得到和使用有效版本的文件。2 适用范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。3 职责3.1 总经理负责手册和程序文件的批准、发布。3.2

3、 管理者代表负责手册和程序文件的审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。3.3行政部负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿文件的保存。3.4 各部门负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的批准。4 工作程序4.1 新文件的编号4.1.1 管理者代表根据文件编号、版本变更、部门代号、文件分发编号管理规定对手册、程序文件进行编号。4.1.2 其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件编号（文件取号参照文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定）。4.1.3 取号时，应填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。4.2 文件的编写4.2.1 手册和程序文件由管理者代表组

4、织编写。4.2.2 技术部负责编制设计文件，包括技术标准、采购规范、图纸、工艺文件等。4.2.3 其他管理文件、作业指导书由相关部门组织编写。4.2.4 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。4.3 文件的审批4.3.1 手册、程序文件由管理者代表审核、总经理批准。4.3.2 设计文件由技术部审核，技术部主管批准。4.3.3 检验规程由品质部主管负责审核,管理者代表批准。4.3.4 其他部门级管理文件、作业指导书由相关部门负责人负责审核、批准。4.3.5 公司级管理文件由行政部负责编制，管理者代表审核，总经理批准。佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-Q

5、P-01标题：文件控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第2页 共5页4.3.6 文件在送审的同时需填写“文件分发清单”以确定分发部门，并由此文件的审批人负责审批“文件分发清单”。4.4 文件的发放4.4.1 受控文件原稿在提交给行政部前，送交人应对文件进行以下确认：a）是否进行有效的批准；b）标题、文件号、版本号、页数是否完整；如有不完整的情况时，请退回编写人进行修正。4.4.2 将文件连同“文件分发清单”提交行政部，行政部将收到的文件原稿作好编目登记，填写“文件归档编目清单”。4.4.3行政部文件管理员根据“文件分发清单”复印相应的份数，加盖红色“受控文件”印章后分发给有关部门。分发时，

6、应在分发的文件上注明分发号，并要求文件领用人在“文件分发回收记录”上签收。4.4.4 受控文件的原稿存放在行政部指定位置。4.4.5 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及管理者代表批准后，到行政部办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现，由行政部收回，并追究其责任。4.4.6 当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发。行政部在补发文件时应给予新的分发号，并在“文件分发回收记录”上注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。4.5 文件的以旧换新4.

7、5.1 对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到行政部换取新文件。4.5.2 以旧换新的文件，新文件的分发号和旧文件的分发号相同。在发放新文件的同时，应将旧文件销毁。4.6 文件的更改4.6.1 文件需更改时，应填写“文件更改通知单”说明更改原因。佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-01标题：文件控制程序版号/修次：A / 1页 码： 第3页 共5页4.6.2 “文件更改通知单”及更改后文件的审批应由原审批部门进行。4.6.3 文件更改批准后，由相关部门负责人实施更改。更改后的文件连同“文件分发通知单”交行政部。行政部文件管理员按“文件分发回收记录”的名单发

8、放修改后的文件及“文件更改通知单”，同时回收作废的旧文件。文件更改完成之前，可先发“文件更改通知单”。4.7 文件的换版文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。4.8 文件的作废作废的文件由行政部文件管理员按“文件分发回收记录” 收回并记录。作废文件原稿加盖红色“作废文件”印章后保存于行政部，其他与其相应的作废文件由行政部统一销毁。4.9 文件的管理4.9.1 文件应有序的存放以便存取和查阅。4.9.2 不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。4.9.3 公司运作方式以及外部法律、法规及标准变更时，应及时更改相应文件。4.9.4 借阅文件时

9、，应经文件所在部门负责人批准。借阅者应在指定日期归还文件。公司编制的原版文件一律不外借。4.9.5 行政部负责在每次内部综合管理体系审核前全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。4.10 外来文件4.10.1 作为设计、采购、生产、检验、核准等依据的各类外来文件，由相关部门主管进行审查。审查批准后交由行政部登记、编号、发放。发放时，加盖“外来文件”印章。4.10.2 行政部保存外来文件原稿，借阅时需填写“文件借阅登记表”。4.10.3相关部门定期或不定期在网上收集外来文件的最新版本，以确保文件的有效性。4.11 外发外来文件的控制4.11.1 外发外来文件必须由管理者代表批准后方可发外

10、。佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-01标题：文件控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第4页 共5页4.11.2 提供给供应商和认证机构的受控文件，提供部门应做好发放登记及更改、作废的控制。4.11.3 提供给客户的文件，不加盖受控印章，不做更改（换）控制，但需做好发放记录。4.12 文件的评审每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行评审，必要时予以修改。5 支持性文件5.1文件编写、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定6 记录6.1文件分发清单6.2文件归档编目清单6.3文件分发回收记录6.4文件领用申请表6.5文件更改通知单6.6文件借阅登记表佛山市枫源

11、机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-01标题：文件控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第5页 共5页外来文件确认章文件编号确认日期确认签名佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-02标题：记录控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第1页 共3页1 目的 规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量管理体系的有效运行，为活动的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。2 适用范围 本程序文件适用于与质量管理体系有关的所有记录。3 职责3.1 公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。3.2 各部门负责相关记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处

12、理。3.3 管理者代表负责监督、审查记录控制的实施情况。3.4 记录的填写人员，对所记录的每一个数据文字负责。4 工作程序4.1 记录的范围和形式4.1.1 记录是记载所实施的质量活动或取得成果的客观证据，记录既包括了本单位产生的内部记录，也包括接收的外部记录。4.1.2 记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。4.2 记录样式的编制和审批4.2.1 各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案。编制时，应按文件编写、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定给记录样式唯一的编码。4.2.2 新编制的记录样式，需经部门负责人/公司主管领导审批。4.3 记录样式的发放与更改4.3.1

13、按文件控制程序的规定做好记录样式的发放与管理。4.3.2 行政部应编制在用记录样式目录“记录汇总表”，分发各部门，以便各部门使用。4.3.3 记录样式的更改，需经部门负责人/公司主管领导批准。记录样式更改时，应给予新版号。更改后的记录样式按文件控制程序的要求发放，同时收回旧样式。4.4 记录的管理佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-02标题：记录控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第2页 共3页4.4.1 填写要求记录的字迹应清晰、真实，并按要求正确填写，且不应随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正，并签名，必要时注明日期。4.4.2 收集、归档 活动的开展均伴随有

14、记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理成文交予相关部门。各部门由专人负责收集记录。 各部门专门负责记录管理的人员，根据需要复制规定份数分发至有关部门，分发时应要求收件人在原件背后签名。原件则进行分类、装订后归档。4.4.3 查阅、借阅 已归档的记录，借出时应填写“文件借阅登记表”。 经相关部门负责人同意，可查阅其记录。 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/个人。4.4.4 记录的标识、贮存和保存 记录按类别装订成册，做好名称、部门、时间标识、保存在适当的档案柜中便于查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止记录的损坏、变质和丢失。 采用其他媒介的记录，也应有相应的贮存

15、条件，如软盘，应注意防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失，必要时，可复制备份。4.5 外来记录的控制4.5.1 相关方投诉、建议，由对应部门向品质部移交，由品质部予以管理。4.5.2 供应商提供的物资，其有关质量记录，由采购部向品质部移交，由品质部予以管理。4.5.3 顾客的质量投诉，由业务部移交品质部，由品质部进行管理。4.5.4 其他相关方的记录由对应部门保存。4.6 记录的保存期记录的保存期按记录汇总表中各记录的保存期之规定执行，没有特别规定的，保存期限为一年。佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-02标题：记录控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第3页 共3页4.7

16、 记录的处理4.7.1 已超过保管期限或无查考价值的记录，可删除处理。4.7.2 记录的处理方式为销毁，销毁方式包括：焚烧、粉碎，对于不涉及公司生产经营机密的表格记录可作废纸变卖处理。4.7.3 需销毁的记录，由其管理员填写“文件销毁申请表”，经部门负责人审批后，文件管理员负责销毁。5 支持性文件5.1文件控制程序5.2文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定5.3记录目录及其保存期6 记录6.1 记录汇总表6.2 文件借阅登记表6.3文件销毁申请表佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-03标题：管理评审控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第1页 共6页1 目的

17、 确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。2 适用范围 本程序适用于总经理组织公司的最高管理层对质量管理体系进行的评审。3 职责3.1 公司总经理负责主持管理评审会议，批准管理评审计划和管理评审报告。3.2 管理者副代表负责编制管理评审的计划，编制管理评审报告，提供全面提供全面的质量管理体系运行情况的报告（包括方针和目标的实施情况）；对管理评审报告中提出的各项纠正和预防措施的实施情况，组织有关人员进行跟踪和验证。3.3 公司各部门主管领导负责准备并提供本部门主管的各项质量活动的实施情况报告，制定并实施管理评审中与本部门有关的各项纠正和预防措施。4 工作程序4.1 评审频次4.1.1 一般

18、情况下，公司于每年至少进行一次管理评审。4.1.2 在下列情况下，由公司总经理提出，适时进行管理评审：当公司的组织结构、产品结构发生重大调整、市场战略及社会要求发生重大变化时；当公司发生重大质量事故、重大安全事故或相关方有重大投诉时；当总经理认为必要时。4.2 评审人员4.2.1 管理评审由公司总经理负责主持，管理者代表协助，由管理者代表作好管理评审有关的各项准备工作。4.2.2 参加管理评审的人员通常有：各职能部门经理、主管。4.2.3 必要时，由总经理决定是否需要增加参与管理评审的人员。4.2.4 每次管理评审的参加人员，在管理评审计划中做出具体规定。4.3 管理评审计划4.3.1一般情况

19、下，在每年的11月初编制管理评审计划。如发生4.1.2之情况，则适时佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-03标题：管理评审控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第2页 共6页编制管理评审计划。管理评审计划由管理者代表编制。管理评审计划的内容包括：评审目的、评审内容、评审人员、时间安排、评审方法、评审输入的准备等。管理评审计划报总经理批准。4.3.2 管理者副代表负责将总经理批准后的管理评审计划下发给参加管理评审的有关人员。4.3.3 管理评审计划的审批原件由管理者副代表归档保存。4.4 管理评审的输入4.4.1 评审输入的准备参加管理评审的人员在收到管理评审计划后，依据评

20、审目的和内容，通过调查和研究、分析有关的质量记录，在二周内，准备好需提交的资料。通常情况下，各职能部门/人员应按以下分工，准备管理评审所需的各类总结性报告和资料（这些报告和资料可以汇总在一份报告里）： 品质部纠正和预防措施实施情况。监视和测量报告。相关方的投诉、建议及其要求报告。改进建议。 技术部生产过程测量和监控情况报告。工艺纪律检查情况报告。改进建议，本部门目标实施情况报告。产品开发、改进情况报告。改进产品结构，提高作业效率。新产品开发中新材料、新技术的运用情况。生产部生产计划执行情况报告。生产成本、物料耗损情况报告。佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-03标题：管理评

21、审控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第3页 共6页生产现场质量控制情况报告。生产中噪声、废气、污水、废弃物、有毒化学品的控制情况报告。物料消耗分析报告。改进建议，本部门目标实施情况报告。财务部仓库管理、产品贮存状况报告。仓库安全管理情况（防火、化学品、油品的管理）。改进建议，本部门目标实施情况报告。采购部供应商业绩情况报告。对生产物资供应商评价与选择报告。改进建议，本部门目标实施情况报告。行政部组织机构宜性、人力资源的总体报告。人员培训情况报告。消防演习总结报告。劳动纪律检查总结报告。改进建议，本部门目标实施情况报告。业务部服务情况报告。本年度销售及市场分析报告。对运输公司施加影响的报告

22、。客户使用产品过程中产生的环境问题。改进建议，本部门目标实施情况报告。 生产车间生产计划完成情况报告。生产过程质量控制情况报告。佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-03标题：管理评审控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第4页 共6页生产现场安全控制情况报告。生产中噪声、废气、污水、废弃物、有毒化学品的控制情况报告。改进建议，本部门目标实施情况报告。 管理者副代表管理者副代表对各部门提交的报告进行分析，并在此基础上编写“质量管理体系运行情况报告”。方针、目标实施情况。前次管理评审跟踪措施的落实情况和效果报告。内、外部审核的结果。质量管理体系文件的变动、组织结构的变动以及其

23、他内外部环境的变化。质量管理体系适宜性、充分性、有效性的初步总体评价。改进建议。必要时，总经理就企业质量战略提交报告。4.4.2 评审输入资料的提交 各职能部门应准备的各类报告应于管理评审实施前一周提交给管理者副代表，管理者副代表在此基础上，准备好全面的质量管理体系运行情况报告。 各职能部门/人员应按管理评审计划确定所参加本次管理评审的人数，准备相应数量的报告和资料，提交管理评审，并另外准备一份交管理者代表归档保存。4.5 召开管理评审会4.5.1 本公司所进行的管理评审通常以会议的形式进行，管理评审会由总经理主持，管理者副代表负责会议的准备工作，作好会议签到和会议记录并予以保存。4.5.2

24、管理评审的内容参加管理评审会的人员应按管理评审计划的安排，对所提交的报告/资料进行逐项的分析并就以下内容进行评审：方针是否适宜，方针实现程度如何，是否需要更新目标。过程控制情况如何。佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-03标题：管理评审控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第5页 共6页纠正和预防措施实施情况。顾客的满意度、与顾客沟通的情况、顾客投诉处理的情况以及顾客反馈的其他信息。相关方的投诉、建议及其要求。资源配置是否得当，能否满足实现方针和目标的要求。组织结构、管理职能是否合适和协调，活动及其相应文件是否需要修正。自前次管理评审以来所进行的内部审核和外部审核的结果及

25、其有效性。需要改进和加强的领域是什么。4.5.3 管理评审中应对确定的改进项目进行原因分析，并提出改进的建议，落实责任部门。4.5.4 评审结论（评审输出）总经理在以上评审的基础上作出评审结论并对评审后的改进活动提出明确要求。 管理体系的适宜性、充分性和有效性。 组织机构是否需要调整。 管理体系文件是否需要修改。 资源配备是否充足， 是否需要调整增加。 方针、目标、管理方案是否适宜，是否需求修改。 制定下一年度质量目标、指标的建议。 需要修改的管理体系要素、过程和产品。4.6 管理评审报告4.6.1 管理评审结束后三日内，由管理者代表编制出“管理评审报告”。内容包括：评审目的、评审日期、评审时

26、间、组织人、参加人、管理评审结论。4.6.2 管理评审报告经总经理审批后，由管理者代表负责在管理评审结束七个工作日内，分发级参加管理评审会的有并部门/人员。4.7 改进、纠正和预防措施的实施与验证4.7.1 对管理评审中确定的突破性改进项目，按持续改进控制程序的要求实施与验证。佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-03标题：管理评审控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第6页 共6页4.7.2 对管理评审中确定的维持性改进项目，由品质环境部填写“纠正和预防措施要求表”，经管理者代表批准后，下发给相应责任部门。纠正和预防措施的实施与跟踪验证执行纠正措施控制程序和预防措施控制程

27、序。4.8 管理者副代表负责按记录控制程序的有关规定，保存与管理评审有关的记录。4.9 由管理评审所引起的文件更改执行文件控制程序。5 支持性文件5.1文件控制程序5.2记录控制程序5.3纠正和预防措施控制程序6 记录6.1 管理评审计划6.2 管理评审报告6.3 纠正和预防措施要求表佛山市枫源机械有限公司程序文件文件编号：FSFY-QP-04标题：人力资源控制程序版号/修次：A / 0页 码： 第1页 共5页1 目的 建立人力资源管理系统，明确对各岗位人员录用、培训和考核的控制要求，以确保给各岗位委派合适的人员。2 适用范围 适用于与质量管理体系有关的所有人员。3 职责3.1 行政部负责编制岗位说明书，负责人员的招聘，负责编制培训计划并监督实施，负责基础培训，负责组织对培训效果进行评估。3.2 各部门负责人负责本部门的岗位基础培训。3.3 管理者代表负责审核岗位说明书，总经理负责批准岗位说明书。3.4 各位员工应积极参加各种培训学习。4 工作程序4.1 人力资源配备4.1.1 岗位入职条件规定 行政部负责编制岗位说明书，明确对各部门从业人员工的学历、培训、工作经历、资格的具体要求。岗位说明书交管理者代表审核，总经理批准。 批准后的岗位说明书应作为人