程序文件.doc

1、文件编号QP-B01受控状态发放编号程序文件标 题：文件和资料控制程序 编制人/日期： 审核人/日期： 批准人/日期： 程 序 文 件文件编号：QP-B01版本/换页：A/0页 码： 共4页 第1页 标 题：文件和资料控制程序1. 目的 对服务于本公司生产经营活动、具有保存和利用价值的文件和资料的编制、审批、移交、分类、存档、借阅、复制、管理、发放等工作加以规定，以利于文件的保密、规范，防止丢失和损坏。2. 适用范围 适用于本公司文件和资料的控制。3. 职责3.1 管理者代表负责授权文件编写小组对质量手册和程序文件的编制，总经理负责批准。3.2 各相关部门负责C 级文件的编制，总经理负责审批。

2、3.3 人事行政部门负责本公司质量体系文件的管理。4. 程序4.1 程序简图归档管理修 改移 交审 批文件编制发放实施 4.2 程序描述4.2.1 文件和资料的编制 4.2.1.1企业的文件资料是指在生产经营过程中形成的产品图样、标准、作业指导书、电脑软件、体系文件、生产计划、合同、协议书、人事和外来文件（国家标准、客户技术要求）等。 4.2.1.2质量体系文件的分类及编号 a. 本公司质量体系文件分成四大类：A级文件为： 质量手册B级文件为： 程序文件C级文件为： 产品标准、工艺规程、管理制度等质量文件D级文件为： 质量记录修改记录修改标记处 数修改人/日期批准人/日期程 序 文 件文件编号

3、：QP-B01版本/换页：A/0页 码： 共4页 第2页 标 题：文件和资料控制程序 b. 文件的编号 A级文件编号方法如下： QM - A 文件的顺序号 指质量手册分类 “质量手册”的简写 B级文件编号方法如下QP - B 文件的顺序号 文件级别 “程序文件”的简写C级文件编号方法如下QW C 文件的顺序号 C级文件分类 “三级文件”的简写C1职务说明书；C2操作规程；C3检验规程；C4管理制度 质量记录的编号如下： D - 记录顺序号 01-99 文件顺序号 表示D级文件 4.2.2 文件的审批4.2.2.1 质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。4.2.2.2 技术文件由技质部

4、编制，部门负责人审核，总经理批准。4.2.2.3 其他文件，如厂规、各部门规章、主管职责等，由相关部门负责编制、审核，总经理批准。4.2.2.4 经审批的原文由文件发放部门作原始依据归档，不盖“受控”章，以供备份发放之用。 4.2.3 文件和资料的移交 4.2.3.1正式批准的质量体系文件用磁盘备份，在资料室保存。 4.2.3.2质量体系文件经审核批准为正式生效的电子文件备份保存。 4.2.3.3在生产经营活动中形成的其它文字材料，由各部门主管负责收集、积累、整理、立卷后，方可移交。 修改记录修改标记处 数修改人/日期批准人/日期程 序 文 件文件编号：QP-B01版本/换页：A/0页 码：

5、共4页 第3页 标 题：文件和资料控制程序 4.2.4 文件资料的归档管理4.2.4.1 凡生产定型的产品的设计文件、标准及其作业指导书都应有独立的编号，同一文件由数页组成，每页都应填写与首页相同的编号。4.2.4.2 归档的文件资料必须是完整、正确，准确反映生产、开发、经营、管理各项活动的真实内容和历史过程。4.2.4.3 归档的文件资料必须做到书写用的材料质地优良，字迹工整，图样清晰，能够长期保存。4.2.4.4 归档的文件资料必须经部门主管审查是否齐全，签署完整后，方可移交。4.2.4.5 文件资料接收后，文件资料室资料员应统一对文件进行归档编号，并登记文件资料归档登记表。4.2.4.6

6、 登记和分类的文件资料应分别存放于相应文件橱中，在文件盒或档案袋内设卷内目录。存入软盘的文件和资料也由资料员进行归档登记，为防止文件的丢失，写入软盘的文件尽量要有备份，并进行标识。4.2.4.7 文件资料的管理应保持帐、物、卡的一致。4.2.4.8 体系文件的复印应经管理者代表的审批。4.2.4.9 文件和资料的借阅应经文件资料管理员的同意。4.2.5 文件的发放 4.2.5.1 登记后的文件和资料由文件资料员根据实际的使用需要进行复制，按文件的发放范围进行发放。 4.2.5.2 文件的修改，通过书面申请方可修改。复制后的C级文件应盖“受控”红色印章，盖章后的文件才能发放，存档应存放原稿，签章

7、的样式与规格如下：作 废受控文件 45mm 45mm20mm mm 文件资料室对A、B、C级文件编上发放编号，文件领用人在文件发放（回收）表上签名领取注有发放编号和加盖“受控”红色印章的文件，质量手册、程序文件由文件资料员在发放编号栏内写上发放顺序号，便于追溯，需在文件发放（回收）表的“发放编号”栏注明。修改记录修改标记处 数修改人/日期批准人/日期程 序 文 件文件编号：QP-B01版本/换页：A/0页 码： 共4页 第4页 标 题：文件和资料控制程序4.2.5.3 公司内不得使用盖有“受控”章的复印件或未盖有受控状态印章的质量体系文件，一经发现由文件资料员负责收回销毁。4.2.6 文件的更

8、改4.2.6.1 文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写文件更改通知单说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。文件更改的审核批准应由原审批人进行，当审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。需其他岗位人员审批时，应取得文件审批所需依据的有关背景资料。 4.2.6.2 文件更改批准后，由文件资料员持批准后的文件更改通知单进行更改，并应告知文件使用人。 4.2.6.3文件更改的方法更改可采用换页的方式进行，更换下的页由文件资料员带回统一销毁。4.2.6.4文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版文件作废，换发新版本。4.2.6.5作废的文件由文件资料员

9、按文件发放（回收）表收回并记录，作废文件加盖红色“作废”印章（印章的格式见上页），文件资料员填写文件和资料处理审批单，经管理者代表批准后由资料员统一销毁。4.2.6.6 回收的旧文件和盖有红色“作废”章的文件资料，由资料员定期进行一次销毁，销毁的办法采用剪碎或烧毁，销毁的文件需在卷内目录上注明。4.2.6.7 所换页或换版的原始版本应保留一份在文件资料室。4.3 外来文件的管理 国家法律法规等文件，登记其原有编号（GB标准化、法规颁布号），有文控中心统一登记盖“受控文件”印章后，发放到使用部门，并做好“文件发放清单”记录。外来文件应及时更新，如新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件，如新版文

10、件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放一起使用。 5 质量记录5.1 D01 01 受控文件总目录5.2 D01 02 文件更改通知单5.3 D01 03 文件发放（回收）表5.4 D01 04 文件和资料处理审批单5.5 D01 05 借阅档案登记簿修改记录修改标记处 数修改人/日期批准人/日期 受控文件总目录表 号：D01 01版本/修订：A/0记录编号：01序号文件编号文件名称页数归档日期送交人接收人备 注1QM-A01质量手册2011-4-12QP-B01文件和资料控制程序2011-4-13QP-B02质量记录控制程序2011-4-14QP-B03管理评审程序2011-4-15QP-B04培训控制程序2011-4-16QP-B05合同评审及顾客满总度控制程序2011-4-17QP-B06供应商评审程序2011-4-18QP-B07生产过程控制程序2011-4-19QP-B08品质管理控制程序2011-4-110QP-B09内部质量审核程序2011-4-111QP-B10不合格品控制程序2011-4-112QP-B11纠正和预防措施控制程序2011-4-1