1、某某公司公文管理制度为提高公文工作质量,强化公文收发的程序化管理,促进公文处理工作规范化、制度化、科学化,特制定本管理制度。一、通用公文的制发程序通用公文指通知、通报、决定、报告、请示、传真电报、工作联系单、函、会议纪要、意见等。(一)草拟草拟就是拟写公文草稿。对草拟公文的主要要求是:1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。2、情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。3、人名、地名、数字、引文准确。4、结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。5、应使用国家法定计量单位。6、文内使用简称,应当先
2、用全称,并注明简称。7、公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。(二)审核审核就是对公文文稿进行审查核定。公文送负责人签发之前,由起草人进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合规定。(三)签发签发是负责人对已审核的文稿予以审定、签字,准予印发。(四)复核复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。公文正式印制前,由综合办负责对文稿的复核。复核的重点是:审核、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。完成了以上工作,文件就可以进行缮印、用印
3、、登记、分发了。二、通用公文的格式(一)公文用纸和印装规格1、公文用纸采用国际标准A4型纸,其幅面尺寸为210mm297mm。2、公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm1mm;公文用纸订口(左白边)为28mm1mm;版心尺寸为156mm225mm(不含页码)。3、文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行,每行排28个字。4、公文左侧骑马订或平订,不掉页;后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差4mm。5、页码用4号白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居
4、左空1字。(二)公文中各要素标识规则通用公文的格式要素可分为眉首、主体、版记3部分。红色反线以上的各要素统称眉首;红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;主题词以下的各要素统称版记。1、眉首(1)发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。使用小标宋体字,用红色标识。(2)发文字号:由发文机关代字、年份和序号组成。用3号仿宋体字标识,年份标全称,用六角括号“ ”括入,序号不编虚位,不加“第”字。(3)红色反线。标识在发文字号之下的4mm处,其长度与版心等宽,即156mm。2、主体(1)公文标题:位于红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分为1行或多行居中排布。
5、回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。标题中除法规、规章名称加书名号以外,一般不使用标点符号。(2)主送机关:使用全称或规范化简称、统称,在标题下空1行并用3号仿宋体字标识,左侧顶格,回行时仍然顶格。(3)正文:位于主送机关下1行,采用3号仿宋体字,每自然段左空2字,回行顶格,正文中数字和年份数目字不能回行。(4)附件:公文如有附件,应在正文下空1行,左空2字,用3号仿宋体字标识“附件”,其后标全角冒号和附后件名称。如附件不止一份,则用阿拉伯数字编列序号,上下排布;附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后另起一页与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识
6、序号(如“附件1”)。(5)成文日期:用汉字标全年、月、日,“零”写作“”,成文日期右空4字。(6)印章:通用公文除“会议纪要”外均应加盖印章。盖章应上距正文1行以内,端正、居中,下压成文日期。印文要清晰,一律用红色。3、版记(1)主题词:一份文件最多不超过5个。“主题词”3字用3号黑体字居左顶格标识,其后标全角冒号;词目用3号小标宋体字,词目之间空1字,不可用逗号取代空格。(2)印发机关和印发日期:位于主题词之下,同占1行,印发机关左空1字,印发日期右空1字。(3)反线:主题词、印发机关和印发日期之下均加一条黑色间隔横线,即反线,其宽度同版心。三、其它常用公文格式常用公文指调查报告、工作计划
7、、工作总结、简报、经济分析报告等。1、纸张采用A4纸张,页边距一律采取:上25mm,下22mm,左25mm,右22mm。2、标题主标题,采用3号小标宋体字,居中排布。如有副标题,应另起一行,对着主标题后,先用破折号,再写副标题,副标题采用4号小标宋体字。3、正文(1)正文内容,一律用4号宋体字。(2)结构层次序数。第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。(3)每自然段首行缩进2字符,行间距设为固定值25磅,字符间距为默认值(缩放100%,间距:标准)。(4)标点符号正确使用,忌误用、混用标点符号,用全角标注。4、统计表格或图表文中出现统计表格或图表,填写文字均采用宋体5号字。5、页码页码使用5号字,数码左右各放一条5号一字线,居右空1字。- 4 -
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