技术和文件管理程序.docx

1、技术和文件管理程序青岛大炼油工程项目管理手册文件编号：MA-PM0-PM-PM-0001 第十一部分技术和文件管理程序项目经理部2005年1月版本日期说 明编制审核批准 目 录1 目的 32 适用范围 33 相关文件和资料 34 技术管理 34.1组织体系 34.2 项目管理体系职责分工 44.2 项目管理体系职责分工 54.3 统一设计和施工验收规范标准 84.4 统一单位工程的划分 94.5 施工措施和技术方案的审批 94.6 交工资料的管理 104.7 技术专题会议 105 文件管理 115.1 文件管理的一般规定 115.2 文件所含范围 115.3 文件分类管理 115.4 文件的接

2、收、发放及处理 125.5 重要文件资料管理 146 文件编码管理 157 文件传送管理 15附件1：技术管理规定 17附件2：工程建设交工技术文件编制规定 21附件3：特种设备竣工资料的要求 25附件3-1：压力容器要求提供的竣工资料 26附件3-2：组装锅炉要求提供的竣工资料 28附件3-3：压力管道要求提供的竣工资料 30附件4：项目经理部各职能部门信息清单 31附件4-1：控制部信息清单 31附件4-2：装置项目部信息清单 38附件4-3：质量管理部信息清单 45附件4-4：HSE管理部信息清单 52附件4-5：采购管理部信息清单 53附件4-6：项目财务部信息清单 54附件4-7：综

3、合管理部信息清单 55附件4-8：项目资源部信息清单 57附件4-9：生产准备部信息清单 59附件4-10：规划设计部信息清单 63附件5：文件类型代码 70附件6：单位/装置代码 71附件7：制文部门代码 72附件8：专业代码 73附件9：青岛大炼油工程项目信息（文件和资料）传送矩阵表 75青岛大炼油工程技术和文件管理程序1 目的为规范青岛大炼油工程项目技术管理，明确项目经理部各级管理人员的职责和权利范围以及技术管理工作流程，提高项目管理水平， 保证工程建设任务顺利完成；为了工程资料文件的合理利用，提高工作效率，统一编码管理，实现项目管理的科学有效性；为了对信息工作中需要上报、审查确认、批准

4、、接收、执行的一系列程序接口和工作内容予以明确，使信息传送工作在有序、可控状态下顺利进行，特编制本程序。2 适用范围本程序适用于青岛大炼油工程的技术管理和文件管理工作。3 相关文件和资料与青岛大炼油工程相关的技术规范、标准、文件和资料（包括电子版资料和音像制品）。4 技术管理4.1组织体系工程项目的技术管理工作组织体系见图-1。青岛大炼油工程项目经理部、监理单位、各EC+P服务承包商及其分承包商都设 有技术管理职能部门。它们之间既有各自的分工，又有密切的业务联系，按照一定的管理制度和程序，使现场的技术管理工作有效地、协调地运转。 4.2 项目管理体系职责分工4.2.1 青岛大炼油工程项目经理部

5、的技术管理（1）负责提供建设项目的技术要求和现场自然情况的基础资料；（2）负责基础设计和详细设计审查；（3）负责总体统筹控制计划的编制，报工程部审查。根据中国石化2000建炼字093号文件的要求，青岛大炼油工程应按 中国石油化工集团公司建设项目总体统筹控制计划编制提纲的要求认真编制总体统筹控制计划，报请集团公司工程建设管理部组织审查。1）总体统筹控制计划的编制青岛大炼油工程总体统筹控制计划由项目经理部和监理公司共同 编制。2）总体统筹控制计划的编制内容及具体分工分八章进行编制，主要章节和内容如下：第一章 总论引言（规划设计部编制）第一节 项目建设依据（规划设计部编制）第二节 项目基本情况（规划

6、设计部编制）第三节 厂址条件及内外协作关系（规划设计部编制）第四节 前期工作情况（规划设计编制）第五节 引进项目情况（规划设计部编制）第二章 建设总部署第一节 项目建设的指导思想（监理公司、控制部编制）第二节 项目建设的管理模式（监理公司、控制部编制）第三节 建设总目标（监理公司、控制部编制）第四节 生产装置建设进度安排（EC+P服务承包商提供，监理公司、控制部编制）第五节 主要辅助及公用工程建设进度安排（EC+P服务承包商提供，监理公司、控制部编制）第三章 建设工作安排第一节 投资及建设资金安排（项目财务部编制）第二节 设计工作安排（EC+P服务承包商提供，监理公司、控制部编制）第三节 物资

7、采购工作安排（EC+P服务承包商提供，监理公司、采购管理部编制）第四节 工程施工工作安排（EC+P服务承包商提供，监理公司、控制部编制）第五节 外事工作安排（EC+P服务承包商提供，综合管理部编制）第四章 五大控制第一节 HSE控制（EC+P服务承包商提供，监理公司、HSE管理部编制）第二节 质量控制（EC+P服务承包商提供，监理公司、质量管理部编制）第三节 进度控制（EC+P服务承包商提供，监理公司、生产管理部、控制部编制）第四节 投资控制（EC+P服务承包商提供，监理公司、控制部、项目财务部编制）第五节 合同控制（EC+P服务承包商提供，监理公司、综合管理部、控制部编制）第五章 生产准备安

8、排第一节 组织准备（生产准备部编制）第二节 人员准备（生产准备部编制）第三节 物资准备（生产准备部编制）第四节 技术准备（生产准备部编制）第五节 资金安排（生产准备部、项目财务部编制）第六节 营销准备（生产准备部、项目财务部编制）第七节 外部条件准备（生产准备部编制）第六章 竣工验收工作安排（控制部编制）第七章 工程审计及项目执法第一节 工程审计（综合管理部编制）第二节 项目执法（综合管理部编制）第八章 存在问题及对策（EC+P服务承包商提供，监理公司、控制部编制）第一节 项目的特点和难点（EC+P服务承包商提供，监理公司、控制部编制）第二节 存在问题和对策（EC+P服务承包商提供，监理公司、

9、控制部编制）3）EC+P服务承包商应编制承包范围内的总体统筹控制计划，提供炼化项目总体统筹控制计划的编制内容，在此基础上项目经理部、监理公司编制总体统筹控制计划。4）总体统筹控制计划的审查、报批青岛大炼油工程的总体统筹控制计划编制完成后，集团公司工程部组织专家组对总体统筹控制计划进行审查，项目经理部按审查会的精神进行修改，行文上报工程部批准。（4）组织审批总体院提交的项目工程设计和验收规范汇编，审批各EC+P服务承包商提交的单位工程划分方案及技术文件的归档管理；（5）负责重大设计变更的审批；（6）参与单位工程的验收和质量评定；（7）工程完工后，负责接管工程的竣工资料。4.2.2 监理公司的技术

10、管理部门（1）编制监理大纲、监理规划、监理细则，并报青岛大炼油工程项目经理部批准；（2）编制项目各阶段的技术管理要求和管理制度，统一项目技术管理程序；（3）组织接收和审查EC+P服务承包商提交的设计图纸和各种技术文件、资料等，参加设计交底。（4）审核、批准EC+P服务承包商单位提交的项目实施计划、施工组织设计和重大施工技术方案；（5）负责EC+P服务承包商单位的设计变更的管理；重大设计变更报青岛大炼油工程项目经理部批准；（6）督促、检查各EC+P服务承包商交工资料的整理、完善和提交。参加单位质量工程评定； 4.2.3 各EC+P服务承包商项目部的技术管理部门（1）负责本单位设计图纸资料管理和收

11、集，完善各类技术标准、规范、规定，保证施工需要；（2）严格按图纸和技术规范的要求进行工程施工技术管理，组织设计交底；（3）编制并提交项目实施计划；（4）负责整理和提交工程竣工图和交工资料；（5）负责组织对分项、分部和单位工程进行质量评定，审核施工单位的施工组织设计和重大施工技术方案。4.2.4 施工单位技术管理部门 （1）组织编制项目实施阶段的技术管理要求和管理制度，统一项目技术管理程序；（2）负责审核、统一项目适用的技术标准、规范，并组织作业层认真贯彻执行；（3）划分单位工程；（4）编制施工组织设计和重大施工技术方案，报EC+P服务承包商批准；（5）管理项目图纸、资料和标准、规范的使用；（6

12、）编制项目工程交竣工资料；（7）编写项目技术管理工作总结；（8）编制项目竣工技术管理资料；4.3 统一设计和施工验收规范标准4.3.1 项目工程适用的设计和施工验收规范标准包括国内部分、国外引进部分和没有规范、标准可遵循的工艺技术部分。国内的工艺技术，应执行国内颁发的规范标准；国外随工艺和设备引进的部分，应执行外商提供的标准和有关技术规定；对没有规范、标准可遵循的工艺技术，应通过试验测试数据，该数据由EC+P服务承包商、监理、青岛大炼油工程项目经理部共同确认后，作为施工依据和交工凭证。4.3.2 工程开工前，各EC+P服务承包商编制各单项工程的设计和施工规范，并由设计总体院进行统一审核、编制后

13、提交监理公司及青岛大炼油工程项目经理部审批；青岛大炼油工程项目经理部将批准后的适用标准规范以通知单的形式下发监理单位监督各EC+P服务承包商执行。4.3.3 对工程开工前尚不能确定的国外随工艺和设备引进的部分标准规范，青岛大炼油工程项目经理部要敦促EC+P服务承包商及时提交，及时增补，并按4.3.2程序完成审批后执行。4.3.4 对没有规范、标准可遵循的工艺技术，青岛大炼油工程项目经理部应敦促EC+P服务承包商提交必要的试验测试数据或论证资料，按4.3.2程序完成审批后执行。4.3.5 青岛大炼油工程项目经理部应备齐有关的标准规范；对4.3.3和4.3.4中的标准规范和资料，要求各EC+P服务

14、承包商免费提供原件或复印件。4.4 统一单位工程的划分4.4.1 工程开工前，各EC+P服务承包商编制提交单位工程划分的方案报监理公司审查、青岛大炼油工程项目经理部审批；4.4.2 青岛大炼油工程项目经理部应将审批后的单位工程划分的方案连同执行意见，以通知单的形式下发监理单位和各EC+P服务承包商.4.4.3 青岛大炼油工程项目经理部检查监督监理单位和各EC+P服务承包商按这些单位工程组织进行质量评定、技术资料的归档编制和工程中间交接工作。4.5 施工措施和技术方案的审批4.5.1 单项或单位工程开工前，EC+P服务承包商技术部门应及时编制、下发关于图纸会审、设计交底和施工技术方案编制与报审的

15、管理制度，并检查、监督各施工单位执行。4.5.2 施工单位填写“施工组织设计/施工方案报审表”提交施工组织设计或施工措施和技术方案后，EC+P服务承包商及监理单位技术部门应及时组织专业工程师或报请总工程师组织审核、批准。4.5.3 一般的施工措施和技术方案，由有关专业工程师在5日内批复；施工组织设计由项目经理部组织项目有关人员，在10日内审查、批复；对重大技术方案，项目经理部要组织有关专业工程师和EC+P服务承包商专业工程师进行讨论，必要时邀请有关专家和IPMT有关人员参与审定，在10日内批复。4.5.4 监理单位批准后的施工组织设计或施工措施和技术方案报青岛大炼油工程项目经理部备案； 4.5

16、.5 青岛大炼油工程项目经理部应督促监理单位检查、监督EC+P服务承包商对施工措施和技术方案的执行；对重大技术方案，应督促EC+P服务承包商逐级进行技术交底，使所有参与施工的人员都清楚技术要求、质量标准以及达到这些技术要求、质量标准所应采取的技术和管理措施。4.6 交工资料的管理4.6.1 单项/单位工程开工前，青岛大炼油工程项目经理部参照工程项目适用的有关规范(SH350393)工程建设交工资料文件规定编制工程交工资料管理规定，提交青岛大炼油工程项目经理部技术负责人审查批准后，以青岛大炼油工程项目经理部工程交工资料管理规定形式下发各EC+P服务承包商及监理单位。4.6.2工程交工资料管理规定

17、应明确交工资料采用的规范、标准、格式以及审查程序、移交时间和方式等；对工程中涉及适用的规范标准中没有的内容，应根据实际情况做出明确的补充规定，作为各EC+P服务承包商填写、整编交工资料的依据；对涉及外商工作的技术表格，本着简化、实用、便于质量控制的原则，同外商进行协调（可以采用外商部分表格，以弥补中方表格的不足），最终成为中外双方都认可的中英文对照的技术管理表格。4.6.3 施工过程中，青岛大炼油工程项目经理部专业工程师应及时确认各项检查记录，不定期的抽查交工资料的完善和整理情况，做到交工资料与工程同步。4.6.4 工程完工后，青岛大炼油工程项目经理部专业工程师和监理单位技术部门应督促各EC+

18、P服务承包商按规定的时间向青岛大炼油工程项目经理部交付交工资料，并审查交工资料对有关规定的符合性；对青岛大炼油工程项目经理部提出的意见，监理单位要及时督促各EC+P服务承包商整改完成。4.6.5 交工资料交付青岛大炼油工程项目经理部并检查合格后，监理单位技术部应将青岛大炼油工程项目经理部签收单一式三份，分别交青岛大炼油工程项目经理部、EC+P服务承包商和本部门存档。4.7 技术专题会议4.7.1青岛大炼油工程项目经理部技术专题会议由技术负责人主持；应就工程设 计变更、重大技术方案审查、多专业之间技术问题的协调、技术管理制度或规定的贯彻等重要议题，由青岛大炼油工程项目经理部技术负责人请示IPMT

19、要求召开技术专题会议。4.7.2 技术专题会议由会议发起人或技术负责人确定内容、议程和参加人员范围，并做好必要的准备；技术负责人提前1日通知。4.7.3 技术负责人安排会议记录并整理会议纪要，及时发放有关单位。4.7.4 技术会议纪要的要存档备查。5 文件管理5.1 文件管理的一般规定 建立文件编码体系，对项目管理过程的所有文件进行统一编号，并全部用计算机进行管理。 所有文件均处于受控状态，保持文件的可追溯性。 通过现场局域网实现现场内部文件资源共享，尽可能实现无纸化办公。 对各方面提供的产品（包括文件、图纸、资料、软件、管理方法等）进行必要的验证，以保证文件的有效性和合法性。 建立现场大事记

20、制度，全面记录建设过程中的主要事件。 所有监理人员要填写监理日志，记录下监理工作过程中的原始资料。 利用Notes文档管理系统，建立项目管理信息（协同工作）平台，开通参与项目各方的Email，用电子邮件形式传递项目信息，以强化沟通与信息交流的时效性。5.2 文件所含范围工程资料文件包括所有设计和施工标准规范、设计图纸资料、设计变更通知、施工组织设计、施工方案、工程检验报告、材料（设备）验收资料、EC+P服务承包商和分包单位资质材料、交工资料、合同协议、各种控制计划、文件通知、电传信函、会议纪要、通知单、联系单、备忘录、大事记。5.3 文件分类管理5.3.1 项目资源部资料室负责统一收集保存和发

21、放项目执行过程中所发生的所有文件和资料。文件和资料统一由项目资源部资料管理工程师负责进行收发保管，避免项目文件和资料散落和遗失。项目资源部资料管理工程师在收到各种工程资料文件后，首先要对资料文件进行登记，建立项目资料文件的完整记录。资料文件记录一般包括文件名称、主要内容、收发单位、签收人、收发日期等，并在登记的同时将资料文件按其工程项目进行分类，建立工程信息档案库。5.3.2 工程管理文件由工程秘书处理后转交项目资源部资料管理工程师发放有关人员并及时跟踪；工程实施文件由控制部设计管理工程师在最短的时间内处理并确定施工文件的发放单位和部门，然后发相关单位资料管理工程师并及时跟踪。5.3.3 正在

22、施工的项目的后续资料仍按原发放原则发放，新开项目根据招投标确定的承包商、监理单位来发放施工文件，青岛大炼油工程项目经理部的各职能部门在接到施工文件后，根据控制部批准的计划进行施工管理和采购管理。5.3.4 为便于登录、归类，并利用计算机管理，资料管理工程师需对信息进行统一编号。工程信息应随工程进度及时整理，所需表格须认真填写，做到字迹清楚、项目齐全、准确、真实、无漏项。按编号进行分类、整理后将工程文件和资料进行上架排列、存放，对零散的文件按编号存放文件夹或资料夹内，并表明资料类别编号与内容，依次排序上架。5.4 文件的接收、发放及处理为做好项目施工档案资料的管理工作，充分发挥档案资料在项目管理

23、的作用，项目资源部资料管理工程师负责将文件和资料归档，即编辑工程文档、文卷、装订成册，经过科学的编排，使其成为系统、完整的文档。可按时间和单位顺序一般划分文档：总体设计阶段；基础设计阶段；详细设计阶段和施工前期阶段；施工准备阶段和施工阶段；单机试车、中间交接阶段；投料、验收阶段。工程管理文件由工程秘书在最短的时间内交有关人员或请领导处理，一般文件在两天内必须有处理意见，凡急件必须由工程秘书在文件上加盖标记并在一天内处理完毕，资料管理工程师在得到处理意见后将有关文件送有关人员，并及时跟踪。编号登记5.4.1 工程管理文件处理流程:来文送 批项目资源部资料管理工程师工程秘书分送办理催办归档编号登记

24、5.4.2 工程实施文件处理程序:来图审查，协助整理设计管理工程师确定发放单位和计划控制部项目资源部资料管理工程师发放并登记归档5.4.3文件发送流程:5.5 重要文件资料管理5.5.1一般文件借阅管理：借阅者查到自己所需的文件（资料）后认真填写借阅卡，使用完后迅速归还项目资源部，不得转借。使用过程中必须注意保存（涉密文件还有保密责任），不得损坏、遗失。对一般专业通用文档资料，借阅时间最多为一周，需要是可办理续借手续。5.5.2 图纸文档：按类别可分为收到图纸、发出图纸、存档图纸。图纸登记整理后，由项目资源部图纸管理员按专业及时发送到有关方面并通知有关专业工程师，各种图纸至少留两份存档。5.5

25、.3标准规范手册：借阅、归还必须进行登记（项目资源部资料管理工程师负责）。5.5.4项目大事记管理：将项目管理过程中现场发生的有关工程进度、质量、费用、HSE、设备材料到货检验、合同管理等方面重大事情以及与工程有关的重大事件记录。工程秘书负责根据各人的日志整理项目大事记。大事记应记录下事件的名称、时间、地点、主要人员和主要经过。5.5.5历史记录：由项目资源部资料管理工程师负责记录包括天气记录情况，登记计划完成情况、会议记录、巡视记录。5.5.6月报：内容包括当月工程简述（概况）、主要工程形象进度、下月主要施工控制点计划、存在问题及建议、本月完成统计报表及累计完成统计报表。其中统计报表包括计划

26、、费用、质量、材料、HSE、合同、项目协调管理（月）报表。月报由工程秘书在每月的28日前汇总专业工程师提交的报表的有关内容汇总、编制成稿，并上报IPMT及上级部。6 文件编码管理工程项目的所有受控的文件，编号由字母与数字组成，其组成方式如下： MAPM0-QM-QU-0001流水号 专业代码 单位/装置代码 文件类型代码 文件类型代码由2个字母组成，指明文件的种类。如：MA 表示手册类文件（见附5）。单位/装置代码由3个字母或数字组成，指该文件应用的范围。如：PM0 表示文件应用于整个青岛大炼油工程项目范围（见附 6)。制文部门由2个字母组成，代表责任部门和文件制文部门。如：代码QM表示质量管

27、理部制文（见附7）。专业代码专业代码由两个字母表示，代表文件所属的专业类型（见附8）。流水号文件在签发时都必须有一个序列号，表示本部门发文的顺序，流水号从0001开始。7 文件传送管理 本规定的主要目的是对信息工作中需要上报、审查确认、批准、接收、执行的一系列程序接口和工作内容予以明确，使信息传送工作在有序、可控状态下顺利进行。 各单位和部门应对信息统一归口收发和管理，建立并保持收发记录，避免文件和资料散落和遗失。为便于查阅、整理、归类，应对信息进行统一编号管理。 编写单位编写文件必须做到字迹清楚，内容齐全、真实，无漏项。 审查单位和部门，要按照国家或行业的技术标准、规范和制度，并结合青岛炼化

28、公司和项目实际，组织相关单位和部门就审查内容专门召开会议，安排专人记录并就审查结果出版会议纪要。一般事项要求3日内审查完，重大事项5日内审查完。 审批部门（不含报批类信息）对于收到的信息要及时处理。若需交有关人员处理时，应注明由谁办理，办理结果，并在发放登记本上由办理人签名。 接收单位要对信息及时存档，及时下发执行单位并监督检查其执行。 执行单位对于收到的信息要严格执行，并把执行结果及时上报。 报批类信息委托第三方编写时，要对第三方资质认真审查，并把本方意见准确转达。交工资料类信息，含设计总结、物资供应总结、交工资料、竣工图等按石化建设项目竣工验收规定（中石化1998建字268号）执行。附件1

29、：技术管理规定1. 总则1.1为了加强青岛大炼油工程项目的技术管理，确保建设工程质量，制定本规定。1.2 本规定适用于青岛大炼油工程项目施工阶段的技术管理。2. 设计交底和图纸会审2.1图纸会审的主要内容2.1.1设计是否符合国家相关技术规范、行业标准和有关规定是否优化、合理；2.1.2 设计是否符合施工技术装备条件，如需要采取特殊技术措施时，技术上有无困难，能否保证安全施工；2.1.3 施工时结构强度、刚度和稳定性能否满足施工过程中要求；2.1.4 采用新技术、新工艺、新材料等工程项目，是否具有相关业绩，质量是否可靠，土建工程与安装工程在施工配合方面有无技术问题。2.1.5 图纸及说明是否齐

30、全、清楚、明确和详细，尺寸、构造、材料有无错误，以及对施工图有什么合理建议和其它有关问题。2.1.6 青岛大炼油工程项目经理部提出的建议是否有考虑，是否对设计方案进行优化。2.2设计交底的主要内容2.2.1由设计单位主项负责人介绍工程概况，内容有：（1）贯彻执行基础设计批复意见；（2）设计范围、设计文件的组成和查找办法。（3）该主项原料、产品及生产技术特点。（4）主要建安工作量。（5）与界区外工程的关系和衔接技术。（6）生产准备的要求。（7）其它应说明的问题。2.2.2 由各专业设计负责人（或代表）进行各专业设计交底，内容有：（1）本专业设计范围、设计文件组成，查找办法、图例、符号和工程意义。（2）专业技术特点及对工程提出的特殊要求。（3）专业建安工作量。（4）施工验收应采用的规范、标准和技术规定。（5）与其它专业的交叉与衔接。（6）对青岛大炼油工程项目经理部、监理公司、EC+P服务承包商单位及施工单位在施工图会审中提出问题的处理意见。（7）对新结构、新材料和新的施工工艺、方法做详细交底。（8）对设计遗留问题或留待现场处理问题的说明。2.2.3 图纸会审由青岛大炼油工程项目经理部组织进行，监理公司、EC+P服务承包商有关人员