SA供应商管理程序.docx

1、SA供应商管理程序供应商管理程序1目的公司为创建符合SA8000标准的供应链，调查供应商实施社会责任的能力，督促供 应商逐步接近或达到本标准的要求，特制定本程序。2范围本程序适用于为本公司提供货物或服务的供应商，公司依据 SA8000标准及适用法律法规对供应商实施能力进行评估。3职责3.1品控部负责对供应商进行社会责任能力的调查评估及管理工作。3.2品控部、生产部负责对供应商进行社会责任能力的调查评估及管理工作。3.3办公室负责对品控部、生产部上述工作的监督和提供管理技术支持；组织对供应商 的审核工作。3.4采购部负责对供应商进行审核的接洽和提供相关信息。4程序内容4.1供应商的概念供应商是为

2、本公司提供原、辅料、服务的公司实体，它所提供的货物或服务构成了本公司生产的货物或服务的一部分；供应商在与公司的合作中扮演着重要角色。4.2供应商的分类为公司提供货物或服务的供应商主要是原辅料等。4.3供应商的初始调查4.3.1采购部在初始合作时，分别向供应商索要营业执照复印件，以证明其为合法经营单位 4.3.2品控部、各生产部依据SA8000标准及公司体系实践编制“供应商评估调查表”， 该表包括SA8000标准各要素实际操作所关注的事项，其中童工问题作为最重要的事 项。4.3.3采购部、各生产部分别向供应商社会责任工作相关部门宣传 SA8000标准的内容，并要求供应商出具“供应商承诺”。4.4

3、供应商的实地评估4.4.1品控部、各生产部分别对供应商进行实地评估，评估的频次每年不少于 1次，参加实地评估的人员应接受SA8000标准及公司体系手册的培训。4.4.2实地评估以4.3.2条所述“供应商评估调查表”为记录载体，以 SA8000标准 及适用法律法规为判别依据，必要时与办公室沟通，办公室予以法律技术支持。4.4.3实地评估既要观察工资、考勤等方面的文件和记录，也要对生产现场的健康与安全现状进行观测，结果填制在“供应商评估调查表”中，在评估结论中指出供应商的不 符合事项，并规定整改期限，按照 4.6条的规定进行整改验证。4.4.4当品控部、各生产部未按体系要求对供应商进行评估管理或评

4、估管理实施与体系要求不符合时，则重复上述 4.4.14.4.3的内容。4.5 客户对公司的供应商进行审核4.5.1当客户提出对供应商进行审核的要求时，办公室与客户进行接洽，并记录客户的 审核要求及行程等具体事项。4.5.2办公室负责组织品控部、各生产部人员陪同客户进行审核。4.5.3审核过程中发现的不符合项，本公司与该供应商对口的业务部门陪同人员负责记录，并将内容以书面形式传递给该供应商，并要求其制定整改计划，按照 4.6条的规定 进行整改验证。4.6对供应商的整改验证4.6.1上述4.34.5条均届第二方审核。4.6.2公司根据供应商不符合项的严重程度给予不同的整改期限， 一般最长3个月；客

5、户对供应商审核时发现的不符合项，其整改期限由客户确定。4.6.3对出现童工问题不符合项的供应商，公司将暂停与其开展业务合作，并要求其按 照公司童工核查补救措施控制程序的纠正、补偿措施进行整改。4.6.4当约定的整改期限满限时，品控部或各生产部门对供应商进行整改效果的验证。4.6.5无论上述哪种审核，当第1次整改效果仍不符合要求时，公司可以延长期限并要求供应商继续整改，时间最长为2个月；整改期限再次满限时按照4.6.4规定执行，第 2次整改效果验证仍不符合要求的公司将取消其供应商资格。4.6.6对于被验证为合格的供应商，采购部将其列入公司 合格供应商名单中。4.7对供应商实施SA8000的支持4

6、.7.1公司按照沟通控制程序的要求向供应商宣传公司实施 SA8000标准所取得的绩效，并鼓励他们实施此标准。4.7.2帮助支持供应商实施SA8000过程中积累的经验，公司将根据实际需要纳入到 体系中来，为创建守法经营、观念一致、合作稳固的供应链创造条件。5相关文件5.1童工核查补救措施控制程序5.2沟通控制程序6记录6.1供应商评估调查表6.2供应商承诺书6.3合格供应商名单内部审核程序1目的为了审查公司体系运行与标准要求的符合性、有效性，确定纠正、补偿措施，特 制定本程序。2范围本程序适用于公司体系运行事项的评审，涉及标准涵盖的所有内容。3职责3.1管理者代表负责主持首次会议、审批内部审核报

7、告及不符合项报告、并对不符合项 组织跟踪验证。3.2品控部是本程序的主控部门，负责内部审核各记录的制作，3.3审核组长负责内部审核实施过程中的组织、协调和评判工作。3.3审核员负责内部审核工作的实施。3.5各职能部门负责配合做好内部审核工作的实施，并负责纠正措施计划的制定和实施。4.程序内容4.1内部审核计划安排4.1.1公司规定的内部审核每年进行2次，上半年和下半年各1次，两次内部审核之间 的时间跨度为半年。4.1.2品控部负责制定“内部审核计划”及“内部审核检查表”。4.1.3内部审核计划安排在每次内审前下发给各职能部门。4.2审核人员4.2.1审核组长由总经理担任，审核公司各项社会责任活

8、动的表现；审核组各成员应审 核与其无直接责任关系的部门。4.2.2审核组成员必须熟知 SA8000社会责任体系的内容；了解审核目的、范围和依 据，；掌握审核技巧、审核过程中应坚持原则。4.2.3特殊情况下审核组长或审核员可以外聘。4.3材料准备4.3.1“内部审核检查表”及其检查事项由品控部依据 SA8000的要求，结合公司体 系运行状况设计和制定。4.3.2设定“内部审核检查表”中的问题时应覆盖标准的各要素、职能部门较突出的社 会责任工作、侧重于法规的符合度等方面。4.3.3审核前应准备标准、手册及程序文件、规章制度、法律法规等资料。品控部应提 前将审核安排通知各部门。4.4内部审核实施4.

9、4.1首次会议由总经理主持，参加人员在“培训/会议签到表”签到。4.4.2审核员按照“内部审核检查表”所列问题对各职能部门进行审核，各部门负责人要积极配合审核工作的开展，主动按要求出示记录。4.4.3当审核员发现不符合项时，审核组进行分析、对于现场管理类问题，要求将问题 拍摄照片，并要求被审核部门确认。4.4.5末次会议前，审核组会针对被确认的不合格项，要求该被审核部门确定整改期限， 整改期限最长不超过3个月；对于现场管理不符合项，整改后的情况进行记录。4.4.6末次会议的主持者及参加人员与首次会议人员相同；会议主要内容是对此次内部 审核的评述和总结，出具“内部审核报告”，开具“不符合报告”，

10、被开具不符合报告的 部门签字接收不符合报告。4.5纠正或补偿措施的制定和验证4.5.1出现不符合项的部门应对不符合的形成原因进行调查分析，按照纠正、补偿控制程序的要求及时制定纠正、补偿措施，填写“不符合项报告”中纠正、补偿措施一栏，安排部门人员进行整改并填写实施结果。4.5.2审核组长安排审核员按照整改期限对不符合项进行跟踪验证， 验证结果填在内部审核“不符合项报告”验证结果栏中。如果验证结果表明整改到位，则按照下述 4.5.3条执行；如果验证结果表明整改不到位，尚不能进行关闭，则重新按照 4.5.1-4.5.2条执行。4.5.3内部审核所有的记录均按照记录管理控制程序进行管理，根据管理评审控

11、制程序的要求，内部审核实施情况作为管理评审的输入材料之一。5.相关文件5.1纠正、补偿控制程序5.2记录管理控制程序5.3管理评审控制程序6 记录6.1内部审核计划6.2内部审核检查表6.3培训/会议签到表6.4内部审核报告6.5不符合报告文件控制程序1目的为了对体系文件的编制、审批、发放、修改、保管进行有效控制，使文件内容符合标准及法律法规的要求，使体系运行使用当前有效版本，特制定本程序。2范围适用于本公司SA8000覆盖的所有职能部门。3职责3.1最高管理者负责审批公司方针政策；管理者代表负责审批 SA8000中除健康和安全之外的程序文件和部分规章制度；健康与安全代表负责健康与安全方面的程

12、序文件、 规章制度的审批。3.2品控部负责SA8000手册、部分程序文件、部分规章制度的编制，全公司涉及SA8000的所有文件和资料的发放、保管、修改。3.3品控部、生广部负责供应冏评估管理涉及的文件和资料的编写。3.4生产部负责操作规范及健康与安全类文件的编制。3.5办公室、生产部、财务部共同负责薪资管理制度方面的文件编写。4程序内容4.1文件和资料的分类4.1.1SA8000 体系工作手册4.1.2SA8000 程序文件及涉及的公司规章制度4.1.3法律法规文本及国家主管部门的批复等外来文件4.1.4公司存档保管的其他文件和资料4.1.5文件和资料分为受控文件和非受控文件，受控文件需加盖“

13、受控”印章作为识别标识。4.2文件的编号4.2.1体系工作手册的编号形式为 LY-SA-SC/CX-X-A/Y ; LY表示联益，SA为社会责任，SC表小手册，CX表小程序文件，X表小顺序代号,A表小第A版，Y表小修 改次数。4.2.2体系涉及的规章制度编号形式为 LY-SA-ZD-X-A/Y ，其中ZD表示制度文件。4.3文件的编写4.3.1社会责任体系文件的编写依据有 SA8000标准、国家和地方相关法律法规、公司合法的管理实践经验。4.3.2品控部负责编写工作手册和部分程序文件及规章制度。4.3.3生产部门、设备部编写各工种生产安全操作规范。4.3.4采购部、生产部编写供应商评估管理程序

14、。4.3.5办公室、生产部、财务部共同编制薪资管理制度。4.4文件的审批4.4.1工作手册及方针政策由管理者代表审核，最高管理者批准 4.4.2涉及健康与安全的程序文件、规章制度由健康与安全代表负责审批。有效版本按照4.6条规定在管理部备案归档。4.4.3公司存档的其他文件根据其具体业务流程决定审批人。4.5文件的发放4.5.1体系文件经授权审批人审批后提交品控部，由品控部档案专员进行发放，规定高层管理人员、各部门负责人、工会、工人代表为文件持有者，并给定受控号。品控部档案专员发放文件时，文件持有者在“文件发 /回收登记表”上签收。4.5.3当文件持有者的文件因破损需要更换时，在品控部办理更换

15、手续，仍沿用原受控号，品控部档案专员在“文件发/回收登记表”上登记此事项，持有者签字确认，原破 损文件由档案专员按4.6.6条予以销毁。4.5.4当持有者因丢失需要补领新文件时，应填写“文件领用 /借阅申请单”交品控部， 品控部沿用原受控号补发新文件，注明丢失补发字样，原文件持有者签字确认。4.5.5经修改并获原审批人批准的文件，由品控部按照原“文件发 /回收登记表”的持有者名单发放，发放的同时收回作废文件，由品控部档案专员按 4.6.6条予以销毁。4.5.6当上述4.5.34.5.5所届情况只是更换文件的某一贞，品控部要在“文件发 /回收登记表”上注明更换的贞次。4.6文件的修改4.6.1体

16、系文件不限于以下原因需要进行修改标准版本的更新、法律法规颁布新规定、管理评审和内部审核提出修改文件的纠正措施、公司管理体制和方针政策发生变化、其他需要修改的因素出现。实施修改的部门 应填写“文件修改申请”，注明修改原因和修改内容，报品控部。4.6.2体系文件的修改由品控部组织原编写部门根据修改原因、 修改依据确定修改内容，并进行修改，经品控部报送审批人审批后，由管理部按 4.5.5条进行发放。4.6.3若文件修改未获得批准或经纠正后表明仍需进一步修改的，重复 4.6.2步骤。4.6.4当法律法规等外来文件内容或规定发生更新时，品控部应同步对手册附件 法律法规摘要,进行更新，必要时按照培训与发展

17、管理制度增加临时培训。4.6.5对于破损更换或文件修改时收回的旧文件，由品控部档案专员统一予以销毁。4.7文件的借阅和归档4.7.1除了必须由各部门负责保存的文件以外，所有文件原件均由品控部档案专员负责 保管，并列在“文件归档活单”上。4.7.2品控部保存的文件按照项目归届进行管理，有电子文件的应保留相应的磁盘，并 每年将新文件整理后刻制成光盘，光盘上要根据文件的项目归届设立不同的文件夹，文 件按照归届存于文件夹当中，以保持活晰的检索路径。4.7.3各部门收到的外来文件统一将原件交品控部存档保管。4.7.4涉及公司机密的重要文件应该设定阅取权限（一般为高层管理人员可阅） ，具备权限的人员借阅时

18、，品控部档案专员提供文件副本。4.7.5 SA8000体系文件不设定阅取权限，公司内部人员或利益相关方需要借阅时，可在管理部、工会、工人代表处阅取副本，并在“文件阅览、借阅登记薄”上签字登记。4.7.6借阅文件的均应在“文件阅览、借阅登记薄”上登记，并确定归还日期，逾期未 还时，借阅部门有权向借阅人索要。5.相关文件5.1供应商/分包商评估管理程序5.2记录管理控制程序5.3薪资管理制度5.4生产安全操作规范6 记录6.1文件发/回收登记表6.2文件活单记录控制程序1目的为了验证公司按照标准要求实施各项社会责任活动，特制定本程序。2范围本程序适用于公司SA8000社会责任体系所覆盖的公司所有职

19、能部门。3职责各职能部门在体系记录上的职责，分条描述。4程序内容4.1记录编号和形式4.1.1各部门对体系涉及的记录进行编号，记录的编号规则为： SA-MM-X,SA 表示社会责任；MM表示部门两位字母缩写；X表示顺序号。4.1.2记录形式有但不限于：公司按照标准和法律法规要求自主确定的记录、国家主管部门规定的社会责任实施记录或证明材料、现场管理的记录（包括照片等） 。4.2记录的填报各职能部门填制的记录要求为：国家主管部门有固定格式的按照该格式要求执行，无固 定格式的，按照公司 SA8000社会责任体系规定的格式执行，要求填写时字迹工整、 填报及时，记录的内容要保持真实性。4.3记录的收集、

20、装订、保管、销毁4.3.1各部门按照手册、程序文件、规章制度的归口管理要求实行归口管理，由记录的填报者按月整理收集并装订填报的记录 （填报周期超过1个月的，按照实际生成的周期 执行）。4.3.2各部门整理收集并装订的记录由该部门保管，存留期限按照“记录活单”上规定 的保存期限执行；超过期限的记录予以销毁，销毁方式可锅炉房火烧、或是碎纸机粉碎 等，销毁时一般应有2人同时执行，在“记录活单”中销毁栏中进行销毁记录并签名。4.4记录的验证4.4.1记录的验证方式不限于管理评审、内部审核的方式进行。4.4.2当管理评审或内部审核中发现的不符合，按照纠正、补偿措施控制程序中4.3.9条执行。4.4.3日

21、常发现的其他的不符合，由发现部门填制“不符合报告” ，并提交管理部，由 管理部组织出现不符合的部门按照纠正和/或补偿措施控制程序中4.2条规定制定 纠正、补偿措施并进行验证。5相关文件5.1纠正、补偿措施控制程序6记录6.1记录活单纠正、补偿措施控制程序1目的为了对违反标准或体系文件规定的事项采取有效的纠正或补偿措施，更好地进行 持续改进，使体系保持与标准的符合性、有效性，特制定本程序。2范围适用于本公司SA8000社会责任体系覆盖的所有职能部门。3职责 3.1管理者代表、办公室、品控部分别通过管理评审、内部审核的手段组织各部门制定 纠正、补偿措施，并组织整改效果验证。3.2工会、办公室就员工

22、反映或公司发现的违反标准的问题，采取调查处理的手段制定 纠正、补偿措施，并监督该措施的实施。3.3各部门在管理者代表、办公室、品控部、工会组织下制定纠正补偿措施、 ，并予以实施。4程序内容4.1制定措施的需求来源：处理员工疑虑、员工反映、内部审核、管理评审、外部审核。4.2制定措施的操作步骤4.2.1弄活楚事项的关键内容，分析出问题产生的主要原因。4.2.2查找标准及体系中相关法律法规的要求，确定采取纠正、补偿措施后应达到的目 标。4.2.3责任部门在涉及此类问题的范围进行排查，将相同或类似的情况全部甄别出来。4.2.4根据排查检索反映出来的现状与应该达到的目标之间的距离， 组织责任部门制定纠

23、正和/或补偿措施，并确定所需的整改期限，需要予以补偿的，要确定补偿方式及合法的补偿额度。4.2.5纠正、补偿措施的实施结果以记录的形式体现“不符合项报告”的实施结果栏中， 整改期满时，由管理者代表组织相关职能部门巡查验证。4.2.6采取的任何纠正、补偿措施应考虑法律法规、问题的严重程度、实施客观条件三个方面。4.3各要素纠正、补偿措施4.3.1 当发现公司存在童工现象时，按童工核查补救措施控制程序的4.3.34.3.4 条规定执行4.3.2当发现或员工反映公司存在强迫劳动现象时,管理者代表要求管理部协同工会进行调查处理，制止该行为，并对责任人按照员工手册要求对责任人进行行政处罚， 在全公司通告

24、，以避免该现象再发生。4.3.3对有妨碍员工正常的结社和参加工会的行为，由工会主席与责任部门或责任人 进行交涉，确保员工的结社自由。4.3.4歧视：如公司发现员工在工作过程中，如标准所述各项存在差别待遇时，员工 可以向工会或管理部投诉，工会和管理部应协同调查并予以纠正，相关责任人就此行为 向受歧视员工道歉，必要时公司就此差别向该员工实施补偿。4.3.5健康与安全4.3.5.1当出现工伤或在工伤处理上出现不符合时，按照防止工伤和工伤处理控制程 序的规定执行。4.3.5.2环保、消防、职业健康等事项上出现不符合时，要与国家主管部门进行协调， 制定纠正措施、实施整改、验收，公司予以必要的投入（如兴建

25、设施等） ，因这些原因给员工身体造成伤害的，公司按照4.3.5.1条及相应法律法规予以必要的补偿。4.3.5.3职工生活管理出现不符合的，届于员工个人问题的，由所在部门安排人员监督 整改，届于公司问题的，办公室组织人员予以必要的设施改造，品控部进行验证。4.3.6性侵犯：公司对发生的性侵犯行为，视行为性质严重程度和当事人个人意愿，由公司出面调 解或交到公安司法部门解决。4.3.7当公司在工作时间、薪资待遇、社会保险（包括健康与安全涉及的工伤、医疗 保险）等问题出现不符合时，管理部依据适用的国家、吴江市法律法规，组织责任部门 制定纠正和/或补偿措施；一般工作时间问题，以补休或发放足额加班费形式予

26、以补偿； 薪资核算、社会保险一般采取补发工资、补缴社会保险等补偿措施。4.3.8当公司采购部门、生产部门在对供应商评估管理上出现不符合时，由品控部监 督这些部门，按照供应商评估管理程序中 4.4.4条重新进行评估；对于供应商违反 标准的事项时，采购部、生产部可以按照 4.2条的步骤制定纠正措施，并按照供应商 评估管理程序进行整改和验证。4.3.9管理评审、内部审核中发现的不符合，均按照本程序 4.2条规定制定纠正和/或 补偿措施；并分别按照管理评审控制程序、内部审核控制程序进行纠正、补偿措 施验证。4.4所有违反标准、手册、法律法规的事项，均以“不符合报告”的形式体现，该表中 主要包括：不符合

27、事实描述、不符合点依据、产生原因分析、采取的措施、纠正、补偿 措施验证几个部分，该表及所有纠正、补偿材料作为记录，由品控部保存。4.5因采取纠正、补偿措施而引起文件修改的，由品控部组织责任部门按照文件和 资料管理控制程序的规定进行修改。4.6针对上述不符合项，办公室、品控部适当增加培训或以张贴宣传材料的方式进行 宣传，以防止同类不符合各项再次出现。5相关文件5.1童工核查补救措施控制程序5.2供应商评估管理程序5.3防止工伤及工伤处理程序5.4管理评审控制程序5.5内部审核控制程序5.6文件控制程序5.7员工手册 6记录6.1不符合报告沟通控制程序1目的为了使公司与所有利益相关方就 SA800

28、0社会责任体系实施绩效进行有效的宣 传，展示符合社会责任要求的公司形象，表明公司自愿接受利益相关方监督的态度，促 进整个供应链符合或接近SA8000社会责任标准的要求，特制订本程序。2范围本程序适用公司SA8000社会责任体系所覆盖的所有职能部门。3职责3.1 管理层、各职能部门、基层人员均应自觉学习体系和法规的要求，建立各自与利 益相关方的沟通渠道。3.2管理层主要就公司方针政策及体系实施后提高管理水平的效果与利益相关方进行沟通。 3.3各职能部门主要就体系运行效果、体系实施经验、纠正、补偿措施的实施效果与利 益相关方进行沟通，其中在提高对外沟通效果上，办公室还应帮助责任部门就沟通方式、 沟

29、通内容提出改进措施。3.4工会主要就维护职工权益、工会及职代会工作的经验与利益相关方对等部门进行 沟通。3.5基层人员主要就体系实施后职工权益相关问题的解决效果、 解决经验等方面，随工会或自行联系的渠道，与利益相关方基层人员或主管人员进行沟通。4程序内容4.1对外沟通的方式及沟通对象4.1.1对外沟通一般按照高层、职能部门、基层三个层面进行，每个层面一般与利益相 关方对等部门或人员进行沟通，利益相关方主要包括：客户、供应商、国家主管部门、 新闻媒体、社会公众等方面，沟通的方式灵活多样，有但不限于：正式场合的会晤、治 谈、电话、传真、快递、电子邮件等。4.1.2高级管理层主要与利益相关方对等人员

30、进行社会责任实施绩效沟通； 各职能部门中：采购部主要面向客户反馈公司社会责任管理的实施情况；采购部、生产部、品控部 主要面向供应链上的供应商；工会、办公室主要面向上级主管部门、新闻媒体，必要时 办公室与供应商对等部门进行沟通；基层人员主要面向日常接触的公众群体、新闻媒体 或供应商的同阶层员工。4.2公司对外沟通的内容有但不限于4.2.1就方针政策及贯彻方针政策后公司的社会责任管理水平提高的情况。4.2.2公司社会责任体系运行与标准的符合度及纠正和补偿措施的实施效果。4.2.3公司的社会责任目标及实施效果（包括管理评审作出的绩效评价及成功范例） 。4.2.4公司社会责任体系运行过程中在改善生产环

31、境、保障员工合法权益等诸事项上的 具体实践。4.2.5明确了合理的成本线后，在确定管理目标、形成实施办法上有哪些促进。4.2.6各种新闻载体上关于社会责任问题有价值的信息。4.3获取信息无论公司哪个层面，都不限于以接受培训的途径，自觉学习标准、体系及法律法规 的要求，始终关注社会责任体系运行的效果，不断获取公司实施社会责任体系所取得的 绩效，这些绩效可以用文字、数据或图表等多种形式展现。4.3.1 建立渠道4.3.1.1无论公司哪个层面，都应在日常工作过程中，按 4.1条所述的沟通对象，与所 接触的利益相关方建立沟通渠道；包括利益相关方的联系方式、联系人、职位、工作范 围等内容，列成“沟通通讯录”。4.3.1.2管理层主要通过与利益相关方的业务洽谈或其他社交活动建立沟通