行政部管理制度及工作流程.docx

1、行政部管理制度及工作流程规范名称：行政部管理制度及工作流程文件编号： 版 本 号： 1.0 编制部门： 行政部 编制日期： 2013.5 编制审核批准文件修改记录序号页码内容修改原因修改人审核批准日期行政管理制度及工作流程一、总则为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本规定。二、适用范围本制度适用于公司全体员工，部分流程适用于行政部人员。三、部门职责 1 负责公司内部各项行政、人事管理制度的起草和推行公司制度的执行。2. 掌握试行管理制度的执行情况，及时反馈意见，对出现问题进行研究论证并修改完善。3. 对全体员工进行管理制度的宣传及解释。

2、4. 负责制定年度工作计划、进行年度工作总结。5. 完成人力资源管理下的招聘、培训、薪酬、绩效、人员规划、员工关系及社会保险等事务性的工作。并对工作内容及流程进行优化，使公司运营更加流畅。6. 对公司固定资产、办公用品进行量化管理，降低办公耗材及固定资产成本的消耗，节约公司成本。7. 公司租房合同管理、钥匙管理、水电管理等事务性的工作。8. 来访人员的接待、司机出车安排及年检等工作。9. 公司信息的上传下达及所有表单的管理工作。10. 加强本部门管理，进行内部培训，提高本部门员工素质。11. 正确处理员工合同、社会保险及明确薪资，有效规避劳动纠纷。12. 完成公司工作程序规定的其他工作，完成领

3、导布置的其他任务。四、行政部组织架构五、岗位职责1、行政部经理编制人数：1人直接汇报对象：副总经理 岗位职责：在总经理的领导下，全面负责部门的管理工作，掌握业务范围，拟定工作计划，负责执行或督导工作；负责行政工作，建立文件适用管理办法，负责草拟、审查和修改公司重要文件，对文件中设立的 重要事项进行跟踪检查和督导，发现问题及时解决和汇报；负责公司人力资源的规划和规章制度的建立工作；负责组织有关部门和人员进行公司管理策划， 及时制定有关管理制度和方案，推进公司的管理；负责行政档案和人事档案的管理工作；使之能更好地为行政人事工作发挥作用；按时参加公司组织的会议，重大事项及时向总经理汇报；负责人力资源

4、的招聘、培训、社保、绩效、劳务纠纷、员工档案、入离职手续、控制人工成本等 工作，确保各部门精简、高效、正常运作，在保证合理编制的情况下，控制工资总额；了解社会劳动人力资源，与各职业介绍单位建立业务关系，确保能按用工标准备用合适人才，为各部门招聘合适人才，推荐给需求部门；制定员工薪资，劳动保护和福利保险管理制度并督导执行，负责工资、劳保福利、加班费等审核 和报批工作，审核或批准各类休假；负责员工的培训、考核和奖惩工作，协助有关任免和调配工作；负责企业文化策划和组织实施；定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高人事行政管理水平，保证各项任务能按时并高效完成

5、。2、人事专员编制人数：1人直接汇报对象：行政部主管岗位职责： 负责公司人员的招聘，包括发布招聘信息、筛选面试简历、安排人员面试、跟踪面试人员情况 负责办理入职、调动、离职等手续办理，新入职员工合同的拟定、合同续签相关手续的办理； 负责建立企业人才储备库，做好简历管理与信息保密工作； 跟踪和搜集同行业人才动态，吸引优秀人才加盟公司； 拟定公司内部培训需求计划，会同直属上级共同确认需求； 进行新员工入职培训计划，跟踪培训结果,对问题进行处理和反馈； 负责员工社保相关事宜的办理； 负责收集参保人员资料，办理人员增减、审核社保月报； 负责各项保险待遇的申领及报销工作以及医保存折及医保卡的申领； 负责

6、员工档案的管理,并做好保密工作； 负责每月员工绩效考核表的收集与绩效考核数据的汇总，并上报财务部； 负责每月员工考勤指纹的录入及考勤数据统计汇总，并上报财务部； 负责员工信息总表的更新、员工通讯录的更新等； 每月各类人事报表的提交； 组织策划员工的各类活动，促进公司员工之间的沟通交流；进行定期的市场薪酬调查,以便了解同行业和同岗位的薪酬水平,给公司作参考；结合绩效考核，协助设定合理的薪资福利调整计划； 完成上级安排的其他工作。3、行政专员编制人数：1人直接汇报对象：行政部经理 岗位职责：在行政总监的领导下,负责公司的行政后勤工作,安全保卫和消防管理工作,创造舒适、优美、整洁的工作生活环境；负责

7、公司的环境卫生管理、绿化管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工；负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费；负责公司水、电的管理,确保公司水、电能得以衔接；负责公司各项规章制度的推行，执行与追综，维护公司各项规章制度的权威；负责公司车辆的管理和司机的管理工作，包括车辆调度、使用、维护保养，确保车辆及人身的安全； 负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅；负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；负责做好各种自然灾害的预防和处理工作，确保安全； 负责公司各部门的办公秩序和纪律状况，确保工作正常有序无违纪

8、现象；配合工务课进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；完成上级交办行政主管的各项工作。4、办事处行政助理编制人数：3人直接汇报对象：行政部经理 岗位职责：负责接听电话，转接电话，收发传真，记录留言，接待来访者；负责办事处快递、信件、包裹的收发工作；负责办事处办公用品和固定资产的管理；负责每月办事处员工考勤管理，考勤资料存档；负责办事处人员周报的统计和月度绩效考核数据汇总；负责办事处会议的安排及会议记录的整理、存档；负责办事处办公区内务和安全管理；负责办事处各项保密措施的实施；完成上级交办的其他工作。六、行政制度办公用品管理制度1.1原则及目的为加强本公司办公用品的有效使用和妥善保管，

9、本着勤俭节约和有利于工作的原则，在规范流程的基础上，达到明确责任，提高效率，倡导健康优质、绿色环保的现代办公方式，特制定本制度。1.2分类定义1.2.1 固定资产类办公用品，如：电脑、传真机、复印机、打印机、信息安全设备等。1.2.2 非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。1.2.3 消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。1.3具体流程1.3.1办公用品的购买1)固定资产类及非消耗性办公用品的购买现由商务部统一购买

10、后出库给行政部，行政部需要对入库的办公用品进行数量的盘点及验收，确保入库用品的完整性，并填写办公用品入库登记表及固定资产异动表，并由行政经理签字。信息安全类设备的入库由质量部进行验收；2)消耗性办公用品由行政部负责并直接询价购买。为降低办公费用，行政部将实行三方寻价原则，以求保证为公司采购性价比高的办公用品。行政部将会每月末由行政专员做好消耗性办公用品的盘点，并填写办公用品采购申请表及办公用品库存异动表，报行政经理批示后可购买；3)如各部门有额外特殊需求的也须在每月25日前提交办公用品额外采购申请单，以便至行政部做好本月购买计划，为公司各部门及时的提供必要的办公用品支持。采购的办公用品数量要有

11、预见性，减少不必要的购买次数，提高工作效率。1.3.2 办公用品的领用1)固定资产类的领用以责任到人为单位发放的原则，行政填写固定资产使用登记表，由保管人签字，并由质量部对资产现有情况做好核对及登记，由行政部做好备案；2)非消耗性办公用品一般以部门为单位进行领用，同一部门内共同使用，个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位领取；3)消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位领用。领用时间为周三的上午。领用人填写办公用品领用登记表并签字。新员工到职或临时急用品可根据实际及时购买，人事行政部每月可适时备用部分用品。1.3.3 使用中的固定资产的报废申请，由使用人填写固定资产报废表， 并由质量部、

12、行政部及总经理共同核实确认报废后，才可办理报废手续。1.4用品的管理 1.4.1 固定资产类办公用品1)行政部进行固定资产编号及统计，每月月末最后一个工作日，以邮件形式交由财务部，便其计算折旧值。（统一编号）2)日常的管理由使用部门或使用者进行；公司公用物品由行政部进行统一管理。3)出现损坏或故障根据实际情况由质量部确认后由商务部进行统一安排退换、保修、维修、配件等事宜。1.4.2 非消耗和消耗性办公用品1)由各使用部门或使用者管理。2)非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由保管部门或个人赔偿或自购。3)员工离职前应如数交回或转交回所领用的非消耗性办公用品，由行政部确认。1.4.

13、3 月度办公用品使用定额由上月25日至下月25日为一个周期，超出常规购买范围的需向总经理批示。1.5惩罚规定1.5.1 公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。1.5.2 公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将在当月绩效考核中扣5分。1.5.3 员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理实用而损坏应照价赔付。 公司会议管理制度1.6原则及目的为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预期考核目标，并保证公司各项管理工作规范、

14、高效、有序，特制定本制度。 1.7分类定义 2.2.1 公司内部会议：公司中高层会议、公司周月例会、各部门会议、年会等2.2.2 公司外部会议：产品推介会、新品发布会、行业展会等1.8具体流程2.3.1公司内部会议准备：2.3.1.1 会议的准备：1)公司中高层会议由总经理秘书撰写会议议题大纲，并于会前分发给参会领导，便于参会领导提前了解会议内容，并作出相应的汇报内容。一般参会人员每人一份；2)公司周月例会、晨会，行政部在会前准备好相应的会议用品：笔记本、投影仪、百板笔、板擦、纸笔、茶水等，确保会议的顺利召开；3)为了避免会议室使用的冲突，行政部将在每周一将会议室预约表张贴在公司公告栏处，需要

15、使用会议室的部门，在对应的时间段内填上会议名称及预约人，以便其它部门查看及之后会议的统计；4)年会由行政部和商务部共同负责，包括会址联系、会场的布置、需要设备、用餐预订及住宿安排等事务。2.3.1.2 会议资料和备案：1)总经理秘书负责公司中高层会议的记录及会议文件的处理、行政专员负责月周例会的会议纪要，部门会议由部门自行安排，由相关人员做好会议纪要。所有会议纪要按保密的不同程度，分为绝密、保密、一般等，每次会议的第二个工作日由记录人向行政部递交备案。2)会议的备案以时间段及种类备案，分类为：会议通知、会议纪要、文字和宣传资料、影像录音资料及图片等；2.3.2公司外部会议准备：产品推介会、新品

16、发布会、展会及洽谈会、圆桌会议等，行政部负责公司资源的调配及支持工作。1.9会议的时间2.4.1公司中高层会议1) 召开时间：暂无固定时间，由行政人事部通知。2) 会议地点：北京总部；3) 与会人员：公司总经理、副总、各部门经理及相关人员；4) 会议记录：总经理秘书负责会议记录。2.4.2公司月例会： 1) 召开时间：每月第一个工作日9：30日前，具体时间由行政人事部通知；2) 会议地点：北京总部；3) 与会人员：公司总经理、副总、各部门经理及相关人员；4) 会议记录：行政专员负责会议记录。2.4.3 公司周例会：1) 召开时间：每周一上午9：30前；具体时间由行政人事部通知2) 与会人员：公

17、司总经理、副总、各部门高管（或其他人员）；3) 会议记录：行政专员负责会议记录。2.4.3 部门会议：1) 召开时间：由召集部门安排时间；2) 与会人员：由召集部门确定需参会人员；3) 会议记录：由召集部门安排专人进行会议记录。2.4.4 年会1) 召开时间：每年年初八，具体时间由行政人事部通知；2) 与会人员：公司全体；3) 会议内容：公司本年的工作总结与下年的计划，以及各种任命及尽享的颁发。4) 主持人员：从公司选拔人才。 1.10会议纪律和要求 2.5.1 不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。 2.5.1会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会

18、场外接听。 2.5.2会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。 2.5.3会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在120分钟内。各级会议主持人应主动接受监督。 2.5.4会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。 2.5.5做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。2.5.6任何会议请自觉维护会议室卫生及桌椅摆放归位，会议结束后借用设备及时归还。行政档案管理制度1.11原则及目的 为加强公司行政档案管理，避免公司重要文件及信息的遗失，发挥档案为各部门工作服务的作用，使公司对各类档案管理更加

19、标准化、规范化、科学化。依据中华人民共和国档案法的规定，并结合华宏信达公司的实际情况，特制定本行政档案管理制度。1.12分类定义3.2.1 行政档案：员工档案、公司日常会议、培训记录、相关证书等；3.2.2 技术档案：质量体系文件、认证资料、设备说明书、光盘、照片等； 3.2.3 合同档案：采购合同、项目合同等；3.2.4 会计档案：会计凭证、会计账簿、财务会计报告等。1.13管理职责 3.3.1 由行政部负责公司行政档案的保管、定期检查和管理工作，并负责借阅档案的审批，保证公司行政档案的准确、安全、完整。 3.3.2 行政部按照公司行政档案的整理要求，负责定期整理各种档案资料，装订成册,统一

20、编号。 3.3.3 行政人员应对一些常用文件进行扫描，做为电子档保存，并严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。 3.3.4 行政部有行政档案的保管权及销毁权及所有类型档案的执行监督及检查权。1.14归档及存放3.4.1 归档范围：凡是华宏信达公司在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件。3.4.2 归档权限:1)行政档案：由人事部门立卷保管。 2)技术档案：由质量部门立卷保管3)合同档案：由商务部门立卷保管4)会计档案：由财务部门立卷保管3.4.3 公司行政档案的存放应做到：防火

21、、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不允许随便堆放，保证公司行政档案完整无损。1.15归档要求3.5.1 归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动的真实情况，便于保管和利用。3.5.2 归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。3.5.3 凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。3.5.4 各部门将文件材料和

22、案卷向档案室移交时，应编制行政档案移交登记表一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以便备查。3.5.5 行政专员应根据本制度，及时对相关文件进行存档，建立立卷号，并保证立卷号的唯一性，填写行政档案存档登记表。1.16档案的借阅3.6.1 本公司内部人员借阅公司行政档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供相关文件资料。3.6.2外单位人员因公需要查阅本公司行政档案时，应持有查阅人身份证件，经相关部门负责人批准，报总经办批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。3.6.3公司行政档案一般不得带出室外

23、。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的行政档案，必须填写行政档案借用申请表，经相关部门负责人、分管副总批准，同时在行政档案借阅登记表（附录4）上进行登记，注明借阅用途、归还时间。3.6.4需要带出档案室借阅的行政档案文件复印件，由行政档案管理员复印，加盖查询章，并由借阅人填写行政档案借阅登记表。3.6.5查阅或借阅公司行政档案的人员不得对档案文件进行涂画、抽换、污染和损坏，如需拆封档案，需要由档案管理员进行拆封。图书借阅管理制度1.17原则及目的为加强对公司图书的管理，提高图书利用率，鼓励员工多读书、读好书，保持积极向上的学习态度特制定本制度。1.18书籍分类专业技能、企业行政管理、市

24、场营销、人力资源、安全管理、 精益管理、修养礼仪、生活休闲图书、各类杂志等。1.19借阅规定4.3.1借书时间每周二、四下午14：00-17：00，其他时间概不受理；4.3.2每人每次借阅图书不可超过三本，借阅 期限15 天（逢休息或假日顺延至下一上班日）。到期应归还，未读完需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。若逾期未归还 暂停其借阅资格一月。（从书本还清日开始计算）；4.3.3.借书借阅先填写图书借阅登记表并签字后，行政专员取书将图书交予借书人后并妥善保管登记表；4.3.4员工还书时应将所借图书交予管理员验收，行政专员核实并确保借阅的数量及质量时后，由借阅人签归还时间及人名，才可将

25、图书放回书柜内；4.3.5读者要爱护图书，妥善保管，不得遗失、撕毁、 污损涂写等，违者照章赔偿。4.3.6员工所借图书，如遇公司清点或公务上需参考时，应随时通知收回，借书人不得拒绝。4.3.7试用期新员工借阅必須当日归还。1.20相关赔偿借阅之资料若遗失或严重损毁时，借阅者得依下列方式于一周内办妥赔偿手续：赔偿金额为书款的两倍赔偿。4.4.1 借阅者自行购买原版数据或其更新版，不得以翻版数据或影印本抵偿； 4.4.2 以购回相同书籍赔偿，若因套书无法单本购买，则买同等价钱之书籍赔偿； 4.4.3 外界赠送之书刊、 绝版书等专案签办； 4.4.4 损坏轻微，可以修护复原者，其修护费由借阅者负担。

26、 卫生管理制度1.21原则及目的为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化，树立公司形象，经研究制定办公室卫生管理制度。公司实行员工内部加外部保洁机制，本制度规定了办公室卫生管理的工作内容分工和要求及检查与考核办法1.22分区定义5.2.1.公共区域：包括办公室、卫生间、每天由保洁人员进行清扫，行政专员负责监督； 5.2.2个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各员工每天自行清扫。1.23制度内容对于办公区公共卫生由行政部负责，周一、周三为主要打扫时间，行政人员需按时到达公司； 负责公共区域卫生维护，个人办公区域由员工本人负责.5.3.1公共区域

27、环境卫生应做到以下几点：1)保持公共区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角，2)保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。3)保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。4)保持陈列柜摆件、证件及其他装饰品表面干净整洁。5)保持卫生间、洗手池内无污垢，地上无头发丝、经常保持清洁，抹布放在固定（或隐蔽）的地方。6)保持卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。7)保持垃圾篓摆放在靠里的位置，并及时清理，无溢满现象。8)保持定期给植物浇水、打虫、施肥，保证植物茁壮成长。 5.3.2 办公用品的卫生管理应做到以下几点：1)办公桌面只能摆放办公必需物品，其它物品应放在由个人收藏，不用的物品要及时清理掉；2)

28、办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌左上角上。3)办公小用品如笔、尺、橡皮檫、订书机、启丁器等，应放在办公桌一侧，要从哪取使用完后放到原位。4)饮食水机、灯具、打印机、传真机、文具柜等摆放要整齐，保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。5)新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应由行政部及时予以清除或按规定的地点存放。5.3.3个人卫生应注意以下几点：1)不随地吐痰，不随地乱扔垃圾；2)下班后要整理办公桌上的用品，摆放整齐。3)禁止在办公区域抽烟。4)下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好，将一切电源切断后即可

29、离开。5)办公室门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶。5.3.4日常卫生清扫工作安排1)每天上班后，员工按值日表要求及时间清扫各自负责的卫生区，并保持卫生清洁。2)每逢国家法定节假日，应提前一天由行政专员组织全体员工大扫除。3)总经理办公室的卫生由行政部负责打扫及各项卫生指标的达标。1.24评选及奖励办法 5.4.1 每周不定期由公司领导对公共区域进行抽查，如有不符合以上要求的，一次卫生负责人20元。5.4.2 每周不定期由行政部对员工个人区域的环境进行检查，如有发现不符合以上要求，一次罚款20元，请大家自律。对于环境保持优美良好的员工，一次奖励20元。对于上述的惩罚和奖励，均由行政部每周进

30、行书面公告并于月底核算工资时一并扣除和奖励。企业员工形象管理1.25原则及目的： 加强公司管理，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围，维护公司良好形象，特制定本规范。1.26制度内容：6.2.1着装要求：1)着装应大方得体，在有重大活动和接待外来客户时，男士要求身着正装和领带，女士应衣着得体；2)员工在办公区须保持着装的整洁。6.2.2 工牌管理：1)员工入司需提供1寸蓝底免冠照片2张，根据实际情况，由行政部发放工牌；2)工牌须全日佩戴，公司不定期抽查，一经发现未带者，扣除20元/次；3)工牌要妥善保管，如有遗失，需及时到行政部申请补领，补领时需交纳工本费20元。6.3.3 仪容仪表：1)男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得递光头；2)女员工头发应梳理整齐，不做怪异发型、不漂染怪异颜色；3)女员工不得浓妆艳抹，并避免使用味浓的化妆品；4)保持口腔清洁，上班前不吃异味食物；5)违反上述规定，