中国石化零售管理信息系统项目润滑油业务标准.docx

1、中国石化零售管理信息系统项目润滑油业务标准中国石化零售管理信息系统项目润滑油业务标准中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准（第20版）编制单位：中国石化股份有限公司油品销售事业部石化盈科信息技术有限责任公司2008年1月 审 定 签 字 页中国石化零售管理系统项目加油站润滑油业务标准V2.0经省市专家审定， 基本覆盖当前加油站日常经营业务，符合当前加油站润滑油日常管理需要，作为中国石化零售管理系统项目一期电子账表册系统设计的依据，随零售业务的发展深入，可在此基础上进行调整。审定专家签字： 专家姓名 单位 签字确认栏 51前言 51.1 编写目的 51.2 标准化意义 51.3 标准化过程 51

2、.4 最终文档 52 加油站账表说明 52.1 加油站账表内容 62.2 加油站账表人员 62.3 加油站账表流程 62.3.1加油站基础业务流程 82.3.2 站级特殊业务处理流程 103 账表模版的标准化 103.1加油站基础账表 103.1.1润滑油进货申请表 123.1.2润滑油进货验收单 133.1.3 加油站润滑油交接班表 153.1.4 加油站润滑油销售日报表 173.1.5 加油站润滑油库存商品明细分类台账 183.1.6加油站润滑油盘点月报 203.1.7 加油站润滑油附属品业务进销存台账 224 账表管理的标准化 224.1 班交接 234.2 日结 254.3 月盘点 2

3、74.4 冲销 284.5 审核 285 数据采集的标准化 285.1数据采集的内容 295.2 数据采集的时点 295.3 数据采集的精度 295.4 数据采集的方式 306 润滑油管理报表的标准化 306.1站级管理报表 306.1.1 加油站润滑油班报 1前言编写目的中石化成品油零售管理系统润滑油业务标准根据前期需求调查情况及内容编写，其目的主要包括：统一中石化加油站润滑油业务流程。规范加油站账表册填写规范及运算逻辑，制定特殊业务的账表处理标准。梳理加油站润滑油管理流程，明确及规范岗位责任及职能规范加油站润滑油业务数据采集内容及方式。标准化意义为满足中石化在营加油站账表册电子化管理的需要

4、，建立统一的电子账表册管理信息系统，实现加油站数据统一采集、汇总与分析，我们对部分账表格式进行了修改，对加油站润滑油业务流程进行了规范，形成了中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准。中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准是零售管理系统项目的重要依据，也是零售业务管理规范化和信息化的基础保证；零售管理系统项目的建设可减轻加油站人员工作强度，提高加油站管理水平，提升中石化零售的整体竞争力。标准化过程最终文档文档名称： 中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准版本号： Version 2.02 加油站账表说明2.1 加油站账表内容通过对各省零售业务模式和账务处理的差异性分析，标准化后的加油站账表册内容

5、如下所示：润滑油进货申请表：每月请求补货时填写，发生临时补货申请时也需要填写，填写加油站的润滑油进货需求。润滑油进货验收单：记录加油站进货验收情况，发生进货时填写。加油站润滑油交接班表：记录加油站润滑油班交接情况，发生班结交时填写。加油站润滑油销售日报表：记录加油站润滑油每日销售情况，日结完成后填写。加油站润滑油库存商品明细分类账：记录加油站的润滑油商品库存情况，每日日结完成后填写。加油站润滑油盘点月报表：记录加油站润滑油的月盘点情况，每月月结完成后填写。加油站润滑油附属品业务进销存台账：记录加油站润滑油附属品业务的进货、销售、库存等情况，发生附属品业务时填写。2.2 加油站账表人员加油站按实

6、际情况可设置:站长、记账员、领班、安全员（设备管理员）、油料管理员（计量员）、开票员（收银员）、加油员、便利店售货员（兼润滑油管理员）等8个岗位。与加油站账表相关的工作人员有：站长、记账员、领班、计量员、开票员（收银员），其主要职责如下所示：站长： 审核加油站账表册数据的准确性，监督管理加油站的日常运营。记账员：现金、票证的结算工作做到日清月结，及时填报各种报表，及时解交现金；正确反映商品流转情况，做到账账相符、账实相符；及时如实填制有关账、表、单。领班：负责本班台账管理工作，带领本班员工，做好交接班。油料管理员（计量员）：收油前，查验油品数量、牌号、质量，核对进油凭证；按计量操作规程进行测量

7、、计算，做好数据记录，及时如实填制相关账、表、单；按规定每日对站内油品进行计量，每月进行实物盘点，并对非正常盈亏要做出原因分析。开票员（收银员）：做好本班加油员上交的现金、票证及其他加油凭证的核对、汇总工作，核对其他商品的销售额，填制本班交接班记录。2.3 加油站账表流程2.3.1加油站基础业务流程 2.3.1.1要货（1）描述：加油站根据实际业务需要向管理部门提出要货申请，上级管理部门审核后安排发货。（2）流程：1、提出要货申请。2、零售管理部门审核批准。3、润滑油部门审核批准。4、润滑油部门安排发货。5、出于某种原因，不能完全按加油站需求安排发货时，上级管理部门可在审批时通知加油站调整要货

8、申请，或只部分批准要货申请，也可在审批时直接追加审批发货数（追加数量或追加品种）。6、审批结束后，上级管理部门通知加油站做好接卸准备或者告知申请不批准。（3）特殊说明：要货申请分两种，月度进货申请和临时补货申请。月度进货申请在固定时间段内每月申报一次。临时补货申请是除月度进货申请外的进货需求。上级管理部门可根据管理需要分别就月度进货申请及临时补货申请限定或不限定申报频次、批量及商品送达期限等。2.3.1.2 进货验收（1）描述：货物进站时，加油站对送达商品进行现场验收，验收完成后填写加油站润滑油进货验收单。（2）流程： （3）特殊说明：零售管理系统按原发数量记账。2.3.1.3 油品销售（1）

9、描述：加油站按照客户需求付油、收款并记录销售数据。（2）流程：（3）特殊说明：非站内零售指提货提点不在加油站的润滑油零售业务。2.3.1.4 月末盘点（1）描述：加油站每月末对本站库存进行盘点。（2）流程： （3）特殊说明：润滑油月末盘点表需要打印留存，所有参盘人员及站长必须签字。2.3.2 站级特殊业务处理流程 2.3.2.1 整装散卖（1）说明：整装油，由于实际业务需要，开桶零售。有整装散卖情况的油品零售价格按KG维护，销售按KG入账。（2）账表处理过程：加油站润滑油销售日报表：整装油销售按KG入账。2.3.2.2 润滑油附属品业务（1）说明：润滑油附属品指ERP系统内没有库存账但与润滑油

10、业务密切相关的物料。润滑油附属品可作为润滑油促销品赠送客户也可作为商品销售。管理层可根据实际业务需要确定哪些物料须作为润滑油附属品线上管理。（2）账表处理过程：单独建立此类物料的进销存管理台账，台账每日一张。润滑油附属品若作为润滑油促销品赠送客户，须详细记录赠送原因，管理层可方便的查询到；若作为商品销售，销售方式必须为现金或银行卡，在加油站润滑油交接班表、加油站润滑油销售日报表中单独体现。所有润滑油附属品的销售数据均不在SAP导入模板中体现。2.3.2.3 站间调拨（1）说明：指在加油站之间对油品进行调入调出操作，实现油品在站间的物料转移。站间移库，由上级部门统一安排，加油站接到内部移库的指令

11、后，移出站和移入站按照公司相关规定进行移库操作。（2）账表处理过程： 润滑油进货验收单调入站：正常填写“润滑油进货验收单”。加油站润滑油库存商品分类明细账、加油站润滑油班报、加油站润滑油月盘点表：调出站：在调出栏体现；调入站：在调入栏体现。2.3.2.4 站库回调（1）说明：由于实际业务需要，油站油品回调入库。站库回调，由上级部门统一安排，加油站接到内部移库的指令后，移出站及油库按照公司相关规定进行移库操作。（2）账表处理过程：加油站润滑油库存商品分类明细账、加油站润滑油班报、加油站润滑油月盘点表：调出站在调出栏体现。2.3.2.5油品调节（1）说明：在散油罐底尚有少量存油的情况下向罐内注入新

12、油，注入后罐内所有油品作为新油销售。此时需要将原油品的剩余账面库存调整为新油品库存。（2）账表处理过程：上级管理部门在油品调节发生时需求时在ERP和零管系统上维护相应的油品调节数据。交接班表、盘点月报表、加油站润滑油库存商品分类明细账：调节数自动采集。2.3.2.6盘点损溢处理（1）说明：润滑油盘点出现损溢后，需要核销。（2）账表处理过程：加油站润滑油盘点后生成加油站润滑油盘点月报表。加油站润滑油盘点月报表经上级主管部门审核后由主管部门在零管系统里进行核销损溢操作，完成后再将损溢情况导入ERP系统。加油站润滑油交接班报表、加油站润滑油库存商品明细分类账、加油站润滑油盘点月报表：损溢核销自动取数

13、。2.3.2.7 价格报批（1）说明：本流程用于处理低于规定零售价格的商品的销售价格，由润滑油管理部门批准后执行销售录入的流程（2）账表处理过程：当加油站根据实际业务需要，要以低于规定零售价格销售时，由加油站提出价格许可申请，列明客户、品种、数量、单价，并说明原因。由润滑油管理部门核准后，加油站可以在规定期限内对申报油品按核准数量一次性录入特价销售。2.3.2.8非站内零售（1）说明：非站内零售指提货提点不在加油站的润滑油零售业务。（2）账表处理过程：非站内零售业务发生时，加油站需单独上报要货申请。管理部门审核批准后安排油库发货。加油站在零售管理系统里做验收操作时，根据收货类型判断非站内零售。

14、非站内零售验收数自动原发数，无需手工输入。验收的同时生成销售数据，要求填入销售方式，及确定是否计入当班销售。该笔销售业务若由当班人员负责并收款，则计入当班销售，在交接班报表中体现；若该笔业务不是由当班人员负责，则不计入当班销售，交接班报表中不体现，只在销售日报表中体现该笔销售。3 账表模版的标准化3.1加油站基础账表润滑油进货申请表说明单据用途：填写说明填写人员：站长进货申请类型：月度进货申请、临时补货申请加油站名称：提报申请的加油站名称申请时间：申请提报的时间需求时间：需要进货的时间油品编码：需要进货的油品编码油品名称：需要进货的油品名称单位：需要进货的油品计量单位数量：需要进货的油品的数量

15、现有库存：加油站在提报进货申请时的系统账面库存送货方式：客户自提、送达到站、送达客户客户名称：送达客户名称客户地址：送达客户地址联络人：送达客户联络人联络电话：送达客户的联络电话备注： 要货申请的备注信息核准数量：上级管理部门审核同意的数量备注：上级管理部门审核审核备注信息填报环节月度补货时填写临时补货时填写数据来源 数据项 来源 备注 进货申请类型 选择录入 月度进货申请或临时补货申请 加油站名称 系统中取数 根据系统用户名判断 申请时间 取数 当前系统时间 需求日期 选择录入 不早于申请时间 油品名称 选择录入 选择系统中维护过价格的油品 油品编码 选择录入 选择系统中维护过价格的油品 计

16、量单位 系统中取数 与所选油品价格维护单位一致 数量 录入 现有库存 系统中取数 在选择了油品后自动生成 送货方式 选择录入 客户自提、送达到站、送达客户 客户名称 录入 在送货方式为送达客户时填写 收货单位地址 录入 在送货方式为送达客户时填写 联络人 录入 在送货方式为送达客户时填写 联络电话 录入 在送货方式为送达客户时填写 备注 录入 核准数量 录入 上级管理部门核准的发货数 备注 录入 润滑油进货验收单说明单据用途：填写说明填写人员：站长/计量员站名：加油站名称到站日期： 到站时间： 进货方式：油库发油站、油库发客户、炼厂发油站、炼厂发客户、站间调拨提货单号：出库单号（ERP物料移动

17、凭证号）验收数量：实际验收收入的数量损溢（+/-）：与原发数量的差异数商品质量外观情况：填写外观质量问题损溢分析：损溢产生的原因填报环节：油站收货数据来源 表名 数据项 来源 备注 加油站进货验收单 进货方式 选择录入 对应的进货方式 提货单号 录入 提货地点 取数 R/3 承运单位 取数 R/3 承运车号 取数 R/3 物料编码 取数 R/3 油品名称 取数 R/3 计量单位 取数 R/3 原发数量 取数 R/3 验收数量 录入 损溢（/） 计算 原发数量- 验收数量 商品外观质量检验情况 录入 损耗分析 录入 数据流转流程加油站进货验收时，系统自动连接ERP系统获取需要验收的品种、站名、原

18、发数量、提货地点、承运单位、承运车号，显示在进油验收单中。由加油站收货人员，在系统内填写实收数量，质量外观情况，损耗分析情况。3.1.3 加油站润滑油交接班表说明单据用途：3.1.3.1填写说明填写人员：此表由交班班长填写，接班班长进行复核站名：加油站名称班次：当班班次日期：接班日期，用阿拉伯数字填写交接栏的填写规范：物料编码：SAP中的油品代码油品名称：SAP中油品的简称。单位：销售单位（如KG、桶、听、袋等）合计销售数量：本班中该油品的销售数量合计现金销售数量：本班中该油品的现金销售数量合计银行卡销售数量：本班中该油品的银行卡销售数量合计预付货款销售数量：本班中该油品的预付货款销售数量合计

19、应收货款销售数量：本班中该油品的应收货款销售数量合计实存数量：为本班次中的最后盘点实物数量备注：签字栏填写规范：交班班长、接班班长、收银员：必须是本人签字，本交接班表方有效3.1.3.2填报环节加油站交班时填写，需要交接班的情况：正常班次交接盘点清罐油品调节价格调整3.1.3.3数据来源 数据项 方式 备注 物料编码 系统内取数 油品名称 系统内取数 单位 系统内取数 与价格单位相同 合计 系统内取数 现金银行卡预付货款应收货款 现金 系统内取数 银行卡 系统内取数 预付货款 系统内取数 应收货款 系统内取数 实存数量 录入 实际盘点数量 备注 录入 油品若为附属品备注自动填入附属品3.1.4

20、 加油站润滑油销售日报表说明单据用途：3.1.4.1填写说明填写人员：此表由交班班长填写，接班班长进行复核台头填写规范：站名：加油站名称年月日：加油站销售的日期内容填写规范：物料编码：润滑油物料编码（与SAP物料编码一致）油品名称：润滑油品名单位：润滑油的销售单位销售方式：润滑油的销售形式（如现金、银行卡等）销售数量：以销售单位为标准的销售数量 （听、桶等）重量：以销售单位为标准的销售重量（KG）单价：润滑油零售价格，同种油品价格不一致时分行填写金额：保留两位小数，即保留到“分” 收入明细汇总填写规范：1)销售收入现金销售金额小计：当日现金销售量*单价的金额 银行卡销售金额小计：当日银行卡销售

21、量单价的金额预收货款销售金额：当日预收货款方式的销售金额，为当日实际发生量应收账款金额：当日赊销形成的应收账款小计合计：合计=现金销售金额小计+银行卡销售金额小计+预收货款销售金额+应收账款金额。2)现金收入现金销售金额小计：当日现金方式的销售收入收到预收款小计：当日收到的预收货款收到应收款小计：当日应收账款回笼数合计：当日加油站所有现金收入 签字栏填写规范：制表人：由制表人签字复核人：由复核人签字站长：由站长签字3.1.4.2 填报环节加油站日结时填写。3.1.4.3数据来源物料编码、油品名称、单位、销售方式、销售数量、重量、单价、金额取自销售单据录入中每种油品的相同付油类型、单价的汇总数。

22、 销售情况 数据项 方式 备注 物料编码 系统内取数 从系统内取数 油品名称 系统内取数 从系统内取数 单位 系统内取数 从系统内取数 销售方式 系统内取数 销售数量 取数/录入 重量 计算 单价 系统内取数 金额 系统内取数 备注 录入 若有附属品销售则在对应油品的备注中自动填入附属品 收入情况 销售收入 现金销售金额小计 系统内取数 交接班表的金额汇总 银行卡销售金额小计 系统内取数 本表银行卡销售部分金额合计 预收货款加油金额 系统内取数 交接班表的金额汇总 应收货款加油金额 系统内取数 交接班表的金额汇总 现金收入 现金销售金额小计 系统内取数 交接班表的金额汇总，记入现金栏 收到预收

23、款小计 系统内取数 取加油站定点客户台账金额 收到应收款小计 系统内取数 取加油站定点客户台账金额3.1.5 加油站润滑油库存商品明细分类台账说明单据用途：本台账用于记录加油站润滑油库存商品的具体情况，反映各加油站每个品种的数量增减、流向和损溢等动态情况，是加油站管理实物库存的依据。3.1.5.1填写说明填写人员：计量员台头填写规范：油站名称：发生业务的加油站名称油品编码：对应油品种的编码。油品名称：本账目所记录的油品名称。单位：该油品的计量单位。表格项目填写规范：关于建账和初始化：每年新建一次账套，期初数根据上年度的年终盘点数确定，在表格的第一栏记录。日期：根据业务发生的时间填写日期。摘要：

24、填写业务发生的类型的说明期初：账务初始化时填写进销付存：本日发生进油、当日付油及库存计量汇总填写，每日一笔核销损耗：发生核销损耗业务时填写站间移库：发生站间调拨业务时填写油品调节：发生油品调节业务时填写本月合计：每月月底月结汇总本月数据后填写本年累计：每月月底月结后汇总本月数据到本年累计时填写调入，记录油品验收入库的数量。调出：记录库存油品发出的数量。销售：记录油品销售的数量，根据油品的四种销售方式：现金、银行卡、应收货款、预付货款对应填写，小计为上述各种销售方式的销售合计数。核销损溢：记录油品核销损溢的数量。结存：结算当日油品的库存数量。合计：合计该油品本会计期间各项的累计数量。签字栏填写规

25、范：制表人：记账人员签字3.1.5.2填报环节加油站日结时填写。3.1.5.3数据来源 数据项 方式 备 注 项目 子栏 油品名称 系统内取数 从系统加油站配置信息取到站名信息 油品编码 系统内取数 建账时输入 油品名称 系统内取数 建账时输入 日期 系统内取数 业务发生日期 调入 系统内取数 加油站润滑油进货验收原发数量 调出 系统内取数 当日发生的润滑油站间调拨业务数量 销售 现金 系统内取数 交接班表的现金销量汇总 销售 银行卡 系统内取数 交接班表的银行卡销量汇总 销售 应收货款 系统内取数 交接班表的应收货款销量汇总 销售 预收货款 系统内取数 交接班表的预收货款销量汇总 销售 小计 计算 现金+预收货款+应收货款+预收货款 调节 系统内取数 核销损溢（+/-） 系统内取数 结存 计算 上日结存+调入-调出-销售核销损溢-调节 合计 计算 列求和计算 制表人 手工输入 账务的负责人员输入3.1.6加油站润滑油盘点月报说明单据用途：3.1.6.1填写说明填写人员：记账员（核算员）台头填写规范：站名：加油站名称日期：加油站盘点时间段（一般为一个工作月）账面数量栏填写规范：物料编码：填写润滑油物料编码，因润滑油名称过于接近，必须填写。油品名称：油品名称，可写简称。计量单位：润滑油油品常用的计量单位。上期结存：上月加油站商品盘点月报表中的“本期结存”本期调入：本月各