合同及印章管理制度.docx

1、合同及印章管理制度合同及印章管理制度合同及印章管理制度（通用5篇）合同及印章管理制度1第一章总则第一条为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。第二条凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。第三条订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第四条本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。第五条除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。第六条国家规定采用标准合同

2、文本的则必须采用标准文本。第七条公司由法律顾问根据总经理的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。第二章合同的订立第八条与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。第九条订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。第十条除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。第十一条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。第十二条授权委托事宜由公司法律顾问

3、专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。第十三条符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：1、单笔业务金额达一万元的；2、有保证、抵押或定金等担保的；3、我方先予以履行合同的；4、有封样要求的；5、合同对方为外地单位的。第十四条经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。第十五条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。第十六

4、条合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立。第十七条每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。第十八条合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。第十九条公司经理对合同的订立具有最终决定权。第二十条流程中各审核意见签署于合同流转单据及

5、一份合同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。第二十一条对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。第二十二条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第二十三条合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。第二十四条合同文本原则上我方应持单份，至少应持二份，合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中元件由财务部门和办公室留存。第二十五条非书面合同代用单也视作书面合同，统一

6、予以编号。第三章合同的履行第二十六条合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。第二十七条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。第二十八条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。第二十九条财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：1、应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的；2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的。第三十条付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。第三十一条在合同履行过程中，合同对

7、方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。第三十二条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。第四章合同的变更和解除第三十三条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。第三十四条我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。第三十五条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问。第三十六条变更或解除合同的通知和回复

8、应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。第三十七条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。第三十八条合同变更后，合同编号不予改变。第五章其他第三十九条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。第四十条业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。第四十一条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合

9、同流转单等）按合同编号整理，由法律顾问确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。第四十二条公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。第六章责任第四十三条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。第四十四条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。第七章附则第四十五条本办法适用于伟凡公司本部和各部门。第四十六条本办法解释权归公司总经理。第四十七条本办法自下发之日起生效实施。合同及印章管理制度2在公司的经济活动

10、中，为保证合同法律、法规的正确适用，保证合同全面履行，公司根据自身特点，制定合同管理制度。一、合同管理的协作责任制度（一）岗位责任制度公司合同管理工作由经营部负责，负责人肖建水，并设5名专职合同管理人员，在宣传、贯彻合同法，签订和履行合同中要分工明确，各司其职，各负其责。（二）会签制度在合同订立之前，要由招标部、经营部工作人员参加，共同研究，并出具能否订立合同的意见，以保证合同的合法性、可行性，各职能部门之间要相互衔接和协调。由经营部负责制作签订合同申请表。此表包括两部分，一是有关合同本身的内容，二是会签的程序安排。（三）协作制度合同签订后，各有关业务科室和工作人员，根据自己的职责，共同协商，

11、及时采取措施，解决履行合同中出现的问题，以保证合同的兑现。（四）奖惩制度对合同管理人员的工作情况给予奖惩，并与公司岗位目标责任施实办法挂钩。工作尽职尽责、成绩显著的，或是为公司免受重大损失，为企业多创效益的，给予表扬和奖励，包括授予荣誉称号、发给奖金、记功、升级、升职等。工作差的，给公司带来损失，或有重大失误的，给予批评教育、并按其情节轻重分别给予不同的纪律处分、行政处分或经济处罚。二、公司合同管理的监督检查和制度（一）汇报登记制度公司业务人员代表本公司签订合同后，应按规定向公司有关职能部门或公司有关负责人汇报，合同管理员则将合同的有关内容登记到相关的台帐簿上，以便监督检查。（二）法人代表授权

12、委托制度由于公司的法定代表人不可能直接参予每一份合同的签订，而常常是由业务员、或其他人员代理总经理去签订合同。实行法人代表授权委托制度，使签订合同人员取得合法资格，既可以取得对方的信任，顺利签订合同，又能促使和制约代理人认真签订合同。法人授权委托制度的内容主要包括：（1）公司有关业务人员要认真学习合同法，在参加工商部门组织的法规考试合格后，方可接受经理签发的签订合同“授权委托证明书”。未经法定代表人授权或超越授权范围签订的合同一律无效，由此产生的责任由本人承担。（2）领用长期、临时“授权委托证明书”应向经营部办理登记手续，公司向工商行政管理部门领取统一制定的签订合同授权委托证明书，如代理事项变

13、更，应及时办理变更手续。对发放盖章空白授权委托书，要由总经理审批。（三）审查审批制度经营部负责对合同对方当事人的资格、资金、信誉等情况进行审查。公司签订合同要经总经理签署意见后方可加盖公章，合同才能正式成立。（四）合同专用章管理制度1、合同专用章公司统一刻制、编号、保管、使用，并到工商行政管理部门备案；2、合同专用章由经营部设专人负责保管、使用只限本企业对外签订合同使用，原则上不得携带外出；3、合同专用章应在正式合同文本上使用，并有法定代表人签署，或者有法定代表人签发的“授权委托证明书”，方可使用；4、合同专用章、或盖有合同专用章的空白合同方遗失与被盗时，要及时通知有关部门进行处理，同时登报声

14、明挂失作废，给公司造成经济损失的，要追究当事人责任。（五）检查履行制度公司总经理、副总经理及经营部负责人要定期或不定期对合同的签订履行情况进行检查，以防止发生问题，酿成纠纷。规定的制定和落实，对及时解决履行中困难和矛盾很有作用。特别是对标的金额较大或履行期限较长的合同，一般都应作出中途检查的规定。（六）索赔制度在对方违约时，由经营部负责，依法及时向对方提出索赔要求，追究对方违约责任，以挽回因对方违约行为给公司造成的经济损失。三、公司合同管理的统计考核制度（一）统计报表制度根据上级业务部门或合同管理机关的要求，对合同的签订、履行、变更、解除及发生纠纷的处理等项数字和情况，进行统计汇总，按规定的日

15、期和要求上报。（二）合同考核制度通过引进激励机制，将合同管理纳入公司经济责任制考核范围，以调动合同管理人员的积极性。考核内容一般包括合同签约率、履约率指标，合同送审时间，签订合同内容的合法性及条款的完备性，合同管理台帐、报表、档案的管理情况等；考核办法一般是实行竞赛评比活动，采用百分制，公开考核，并同奖金挂钩。四、公司合同管理的合同档案制度合同依法签订后，当事人各方将合同正本交由各自单位合同管理员保管，合同副本留合同承办人员备用，必要时抄送、抄报有关单位。合同管理员对已经生效的合同要编号登记，逐个建立档案。合同档案的内容包括合同文本及附件、合同签订申请表、签约洽谈纪要、合同变更解除的往来文书、

16、合同履行情况记载等。合同档案管理实行平时立卷，年终一次归档，专人保管的制度。合同档案是企业合同管理的重要资料，一旦履行中发生纠纷，完整的合同档案资料有助于纠纷的顺利解决。合同及印章管理制度31、合同类型。涉及学校办学行为的合同主要包括基建维修合同、采购或服务合同、聘任合同、合作办学合同、租赁合同、外事合同等。总务处为基建、采购、租赁等经济合同管理部门，办公室为聘任合同管理部门，教务处为合作办学合同管理部门，外事处为外事合同管理部门。为规避办学风险，学校拒绝与任何单位或个人签订担保、借贷合同，慎重签订投资、租赁、合作办学合同。2、签订合同必须满足下列条件：有项目报告并经学校办公会（校务会议）研究

17、通过。有明确的政策法律授权或经过上级主管部门批准。有经过授权的本校正式职工担任项目负责人。有具体有效的管理措施。有专家或专业机构的论证报告和风险评估报告。3、学校针对具体项目成立论证或审定专家小组，具体负责合同的评估论证工作。学校办公会研究合同前必须通过专家组评估论证。专家组一般由57人组成，其构成为：学校相关部门业务负责人或专业教师。专职财务或审计人员。法律顾问（大型项目选用）。社会专业机构专家（大型项目选用，必须确保与本项目决策无关）。本校或上级纪检人员。4、合同管理部门负责按照合同法和相关政策履行合同管理职责，加强保密工作，处理合同纠纷。凡涉及合同管理中的问题，合同管理部门都应及时向学校

18、提交报告，依法及时处理。5、学校每年对合同进行一次评估和清理。所有合同必须及时归档。合同归档时，除文本外，须附加会议记录、审批材料、论证（评估）报告、执行日志等材料。对有问题的合同、到期的合同必须及时处理。合同及印章管理制度4第一章总则第一条目的为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。公司各部门及下属企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。第三条公司总经理负责公司销售、采购

19、合同及其他经济合同的审批。第四条公司法律顾问室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：（一）负责除销售、采购合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同；（二）负责制定销售、采购合同统一文本；（三）负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；（四）负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性审查；（五）负责经济合同纠纷的处理；（六）负责经济合同的档案管理；（七）负责本制度的监督执行。第二章合同的签订第五条合同的主体（一）订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同。（二）订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得

20、与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。（三）公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。第六条合同的形式订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济业务外，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。第三章合同的内容规定第七条当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。第八条合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定

21、规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求。对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。第九条数量条款：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。第十条质量条款：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。第十一条价款或报酬条款：（一）价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；（二）价款的支付方式如转帐支票、

22、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；（三）价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。第十二条履行期限、地点和方式（一）履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；（二）合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；（三）买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。第十三条合同的担保条款合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应经总经理批准、法律顾问室审核后结合具体情况根据担保法的要求办理相

23、关手续。第十四条合同的解释条款合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。第十五条保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。第十六条合同联系制度履行期限1年以上的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。第十七条违约责任根据合同法作适当约定，注意合同的公平性。第十八条解决争议的方式解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。签订经济合同，除合同履行地在公司所在地外，签约时应力争合同纠纷由公司所在地人民

24、法院管辖。第四章签订合同的工作程序第十九条签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度第五条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及其他行政许可证明留存。第二十条销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律顾问室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。第二十一条除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由法律顾问室加盖合同专用章。第二十二条法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立

25、后由法律顾问室依法及时办理。第二十三条合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司法律顾问室一份备案。第五章合同的变更、解除第二十四条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。第二十五条存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；（四）对方迟延履行债务或其他违约

26、行为致使不能实现合同目的；（五）法律规定的其他情形。第二十六条变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；第二十七条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；第六章合同的履行第二十八条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。第二十九条在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。履行采购合同付款时应由对方

27、当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。第三十条在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司法律顾问室处理，并报总经理。（一）经营状况严重恶化；（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（三）丧失商业信誉；（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。第三十一条债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认。（一）在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；（二）在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发

28、生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。第七章经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼第三十二条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。第三十三条合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司法律顾问室和总经理。第三十四条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司法律顾问室。第八章合同的日常管理第三十五条本

29、公司实行二级合同管理，公司法律顾问室全面负责公司的合同管理；销售、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。第三十六条公司的合同专用章专人管理，公司财务部负责保管。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。第三十七条已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司法律顾问室随合同保管。第三十八条合同经办人员与本公司终止劳动

30、关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司法律顾问室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司法律顾问室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。第九章合同审批管理第三十九条下属公司、企业对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。第四十条下列合同由总经理或其授权人审批：（一）标的超过100万元的；（二）预付定金或预付货款超过10万元的；（三）联营、合资、合作合同；（四）重大涉外合同。第四十一条下列合同由董事长审批：（一）标的超过500万元的；（二）投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。第

31、四十二条合同标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。第四十三条法律顾问室负责对下列合同进行审查：（一）董事会、总经理委托审查的合同；（二）内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。第四十四条法律顾问室主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。经济合同审查的要点是：（一）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。（二）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。（三）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。（四）根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。第四十五条经济合同的审批程序如下：（一）申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济合同签约申报表”（一式二份），报本