客户对账管理办法.docx

1、客户对账管理办法文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-1-页共7页编制部门 编制人部门负责人审查 审查日期文件改正一览表版本 改正内容 更他日期 改正人试运转稽市保障系统人生技系统财核场供资生品研工务小中行中产质发程中应评组政中中中心部心中心中部心心心门心心审会栏签总经理或受权代表审查赞同文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-2-页共7页1.0 目的1.1 为了增强应收账款的管理，规范赊销业务对账工作，规范账务监控，躲避和实时发现账务问题隐患，防备经营风险，保证对账工作完好、正确，提升数据的正确性，缩短应收账款占压

2、时间，加速资本周转，有效控制财务风险，特拟订本制 度。2.0 范围2.1 本制度合用于* 有限公司财务应收账款对账所波及到的所有部门。3.0 职责3.1 营销部：负责客户资料信息的成立与保护，按规范流程操作 ERP销售系统，办理客户异样业务事项，追踪客户回款，追踪送货单回签，对未回款的客户进行跟 催。3.2 市场部：负责客户的开发、信息采集与保护、市场调研、客户信誉评估、催收货款及异样业务的办理，解决因数目差别、价钱改正、退货、对账单署名盖印回传等方面的财务问题。3.3 财务部：负责销售数据的审查，与客户对账、开票、入账、催收货款、报表编制、信息反应等应收账款管理及监控。4.0 内容4.1 客

3、户资料信息建档保护4.1.1 所有客户信息资料都一定在 SAP系统中成立保护，包含客户的名称和简称、经阵营点、联系电话、传真、对账方式、对账联系人电话、发票寄件地点电话联系人、结算（月结）方式及本公司对应的业务员。客户基本资料（客户名称、税号）一旦成立不可以任意改正，如需改正，一定有客户公文通知和政府职能机关的文件证明，经营销经理审查署名提交财务赞同后才能进行更新或增补，客户更新或增补的信息要实时见告有关应收会计人员。文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-3-页共7页4.1.2 新客户信息资料，SAP系统中一定新建，不行利用原老客户交易代码。SAP所有信

4、息一旦改正，历史数据都为新改正后的信息记录，不方便从前客户交易记录的查问，同时外面门查账时存在账表不符合，存在风险，这决不赞同存在的。4.1.3 客户信息改正保护，客户交易中改正公司名称，一定有客户供应的改正名称申请表和公司改正证明且说明改正前的所有债务由改正后的公司担当。营销员收到客户改正资料经营销经理署名后提交应收会计人员确认，征得会计人员赞同后方可在系统里面直接改正，改正后实时见告有关应收会计人员。4.1.4 客户信息保护更新须实时，保护好后同时见告有关应收会计人员；开票资料改正的，须客户提交清楚完好且加盖公章注明启用日期的“新开票资料”并实时提交应收会计人员。4.1.5 不论交易次数订

5、单量多少，只假如新客户，都须新建客户资料，不赞同在从前不常常交易的客户号上下其余家客户的订单发货，免得致使客户对账不符和财务销账错误。4.2 产品销售数据创立改正4.2.1 销售数据创立一定真切、正确、完好，严格依照与客户谈好签署的销售合同及订单对应的产品料号、名称、规格型号、数目、单价、金额、客户 PO和料号来下单。部分客户对账有特别要求（客户的订单 PO号、料号等），营销员在下单时须保护好；若预先没法获得客户的订单 PO号，后续获得时营销员须实时供应给应收会计人员做备注，以便做对账单时前端工作量大不可以实时供应，耽误客户接收对账单，影响对账。4.2.2 销售下单、发货、对账、开票和客户付款

6、，其对应的送货单名称、开票名称和付款名称一定保持一致，除工商改正外，财务不接收任何拜托第三方名称开票；若客户拜托第三方付款，须由客户出具加盖两方公章的委交托款证明。 销售数据一旦创立过账不赞同任意改正，如须改正需提交有关申请单，详文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-4-页共7页细说明改正原由。 改正单价：一、营销员操作失误造成，须由营销员填写 SAP操作失误申请单，交营销经理审查署名，提交财务；二、客户价风格整顿价：须由营销员填写客户调价申请单经营销经理、业务员、市场经理或市场总监审查署名提交财务审查，无误后解锁通知营销员改正单价营销员改正完单价后半个

7、工作日内通知有关应收会计人员封闭订单。免费 补 制 * ： 从 2018年 2 月起系统不再有免费补制标三颗星的状况，SAP销售系统不再赞同免费补制销售数据的出现和正常交易改补制三颗星的状况。4.2.3.3 正常交易改样品：跨月不赞同由正常交易改样品，如因营销员操作失误造成，须由营销员填写SAP操作失误申请单，交营销经理审查署名，提交应收会计人员；经得应收会计人员赞同后方可改正。4.2.4 退货管理：客户因交期、质量等原由提出退货、换货或补制的，营销员或业务员一定与客户进行充分的交流磋商，明确责任，如确属本公司原由，市场中心须按本公司退货、换货、补制流程操作。退货一定拥有客户出具署名确认的退货

8、说明函或客户退货单，税务部门只认同客户出具的资料，内部退货单不过本公司内部表单，只好起到支撑的作用。4.2.4.1 退货单据提交财务：退货过账后，解决方案中心须实时将本公司退货单、内部退货申请单、客户的退货单和查验单依序粘贴好按业务员客户分类并提交电子清单明细（SAP送货单号）给到应收会计人员（起码一周提交一次）。 退货后补制： SAP系统创立的退货数据和补制数据一定与原发货数据一一对应，不赞同存在料号、数目、单价、金额等不切合项。4.2.4.3 退货过账：所有退货产生确认后，一定实时的在系统中创立并过账，对账中发现未过账退货，财务不予减账，由此造成客户延缓对账，财务第一时间反应业务部门辅助办

9、理。4.2.4.5 财 务。文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-5-页共7页4.2.4.4 营销员操作失误造成下单错误，需退货重修销单，当月不须写申请直接库房操作，跨月须由营销员填写SAP操作失误申请单，交营销经理审查署名，提交财务经理.客户交易名字改正，需退货重修销单，须提交客户信息改正证明资料给 销售折扣由业务员倡始申请，填制货款折扣申请单，经市场经理、总监审批，公司总经理最后赞同后，原件提交财务。4.2.5.1 未开票销售折扣，财务依据接收的货款折扣申请单，在对账开票时直接折扣办理，折扣部分不予开票。4.2.5.2 已开票销售折扣，除提交本公司内

10、部的货款折扣申请单外，还需供应与客户商谈由客户署名确认销售折让证明单或折扣付款协议，原件提交财务，不然税务部门不予税前扣除。4.3 送货单回签营销部门负责送货单回签追踪、回收、署名检查、送货单与快递单的整理、粘贴，单据提交财务等各方面的工作。4.3.1 署名要求：除代收货款、预支款外的所有送货单一定有客户署名，且署名一定完好、笔迹工整，如不清楚，须要求客户重签，市场中心须跟客户做好交流。 4.3.2 单据整理黏贴规则：每笔送货单与快递单一定一一对应，用胶水粘贴一同，按财务要求（业务员客户）分类整理好并提交电子清单明细给财务，不行任意张贴或直接用订书机加订一同，一经发现财务退回重整。4.3.3

11、回签时间：每个月 15 号一定保证上月所有发货对应需签回单送货单所有已签回，并将需签回单和不需签回送货单提交财务。 送货单提交财务：营销部门按周提交，财务在接受后的 3 个工作日内审查文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-6-页共7页完成，每个月中旬 18 号提交上月未提交的送货单清单给营销经理、市场总监。（当前回签不规范且很不实时，严重影响到财务会计凭据整理装订归档，部分还影响客户对账开票货款回收）。4.4 客户开票资料4.4.1 所有客户交易名称（合同、订单、发货、对账、开票、付款）一定一致，非特别状况不赞同任何第三方的存在，也不赞同任何债权债务转移

12、。 新客户：营销员要实时向客户讨取开票资料并实时提交应收会计人员。4.4.3 长时间未交易客户：营销员和应收会计人员同时注意客户新联系方式、联系人、开票资料的更新（结款方式除月结外，确立客户下单后由营销员、业务员追踪获得并供应给财务更新；月结对账客户须从头见告应收会计人员新的对账联系人、联系方式，开票资料可由财务向客户追踪）4.4.4 客户改正开票资料：客户提交给营销员的，营销员须实时提交财务；若客户不主动供应，由财务向客户讨取，若经财务多次向客户询要，客户仍向来不供应给财务的，应收会计人员见告业务员、跟单员，由市场中心配合解决，不然没法实时开具发票。4.5 资助款所有客户资助款，不论支付方式

13、怎样（现金付、货款扣），一定获得客户加盖公章或财务章的资助函和加盖财务章的收款收条，其余盖印税务一律不认同，不赞同税前扣除，公司将不担当此笔款项支出。5.0 对账作业5.1 对账单格式及版面要求5.1.1 无对账要求客户：一致使用本公司拟订的“应收账款对账单”格式，应收对账人员不行自行改正或使用其余格式的对账单。特别客户有对账单格式要求：在不违反数据真切性的前提下采纳客户“应收账款对账”格式。文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-7-页共7页5.1.2 对账内容：一定全方向的，详细包含产品名称、规格型号、数目、单价、金额、订单号，公司与客户两方的联系方式

14、以及客户特别要求对账单上此外反应的内容。5.1.3 若当月发生业务过多，一页对账单不够列示，可分红多页列示，但每页上一定有表头及页眉页脚。5.1.4 “应收账款对账单”项 目文字及数字须完好、清楚可辩且不可以手工书写或涂改，文字、数字模糊的对账不赞同发客户。5.1.5 客户在“应收账款对账单”上确认的盖印一定是公章、财务专用章或法定代表人署名加手印为准。5.1.6 发给客户的“应收账款对账单”上须加盖本公司的财务专用章，不得以应收会计人员的个人署名代替。5.2 时间要求5.2.1 应收会计人员一定在规定的对账时间内编制“应收账款对账单”，经过传真、邮箱、邮寄等各样门路和方式将对账单送到客户；对

15、账工作波及到的公司内部人员应该踊跃配合辅助应收会计人员有效地达成对账工作。5.2.2 客户应将本公司送到的对账单上签章确认并回传，若客户未能实时回传，会计人员要会同业务人员追踪客户。（注明：因当前 95%以上客户都不署名盖印回传，有署名盖印也不规范，有的 QQ、微信答复账查对好可开票或摄影发 QQ答复对账单，此项工作还须市场中心与客户洽商解决，财务要求客户按正规要求来做，大多客户不予搭理）。5.2.3 关于已回收经客户确认的“应收账款对账单”，财务须存档保存好，供后续检 查。5.2.4 不论客户交易金额大小，只需存在赊销业务，一定按月对账，应收会计人员在对账期内一定逐家确认，免得漏对账。5.3

16、.2 处 理。文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-8-页共7页5.2.5 应收会计人员将对账单传给客户后应随后电话联系客户对账人员并提示其自收到本公司对账单之日起力争在 7个工作日内跟进回传，遇法定节假日顺延。 5.2.6 除月结货款外，其余结款方式一般不做对账单，财务不进行对账。预支款客户一定严格依照先收款后发货原则进行交易，如不是预支款，需月结对账，市场中心必定要做好系统数据的更新并实时见告财务；货到付款、代收货款市场中心必定要实时货款回收状况，财务发现异样时也会提出。5.3 对账单答复检查5.3.1 应收会计人员，每个月电子表格统计对账客户的家数

17、，实质答复对账单的家数，应付账而未对账的客户及原由；答复对账单客户，能否签章确认，对账单项目内容能否清楚、合规、有效。客户不配合对账或不按要求答复或滞后答复、确认，需提交市场中心辅助5.4 对账要求：各应收会计人员一定仔细地查对各项内容保证对账结果正确、真实 。5.4.1 营销员建销单须按客户订单信息创立，保证送货单所记录的物料数据、数目与订单调致，应收会计人员创立对账单时必定要严格依照 SAP 系统的销售数据来编制，不行手工调整销售数据。5.4.2 营销建单单价必定要依据订单所表示的单价进行查对，若订单单价是不含税的，在系统保护时必定要换算含税金额，若客户有特别要求的必定要见告财务。 5.4

18、.3 有特别要求的客户必定要针对特别要求进行谨慎地查对（对账单的特别要求，不直接与财务对账的）。5.4.4 对账时，客户反响货物物料、数目、单价、金额等不同样的状况时，应收会计人员应跟客户查对交流详细不一致在哪里，财务如遇不清楚的不可以解决的，必需时把问题详尽反应给营销员、业务员，并追踪其办理进度，直到问题最后解文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-9-页共7页决。对账存在差别与客户没有确认清楚的不可以开具发票。6.0 发票开具寄送6.1 应收会计人员一定依据税法等有关规定，按与客户确认回传的对账金额和物料信息进行开票；所有开票品名一定按本公司规定进行开

19、具，不赞同擅自按客户特别要求开；发票清单一定与送货单、对账清单调致所有由系统开具，非客户特别要求同料号同规格可汇总，但应收会计人员做汇总时要保证数据的正确，防止归并错误造成不用要的损失。6.2 发票上的客户名称，要依据客户的“开票资料信息”全称为准，不得有错别字，不得写单位简称；客户为自然人的，要照实填写姓名。6.3 发票随货走，营销员通知应收会计人员开票明细及金额，应收会计人员开具发票提交前台（因存在当日发货未过账，财务提取不到数据，防止少开票的状况）。 6.4 发票前台寄送：应收会计人员开具好发票，打印发票签回收执单，查对无误后提交营销前台，由前台负责寄送（前台收到发票最迟次日寄出，除个别

20、有要求的除外，不行积压）。6.5 发票开具前台交前台寄出后，应收会计人员应通知客户对账人员发票已开且安排寄出，并提示其 3个工作日内若未收到发票请实时反应。6.6 客户发票收件人多个时，不同收件人，营销员要见告应收会计人员对应收件人、电话、收票地点。6.7 前台寄送发票，打印快递单时，必定要仔细仔细，防止发票寄错寄丢。6.8 除非现款交易，营销前台必定要在发票发出后追踪发票签回收执单能否所有签回存档。7.0 货款催收7.1 业务员对其客户的款项全程负责，并对客户的经营状况、催付能力进行追踪剖析，保证应收账款的回收。文件编号版本/ 版次A/0公布日期文件名称客户对账管理方法奏效日期文件页次第-1

21、0- 页共7页7.2 营销员、应收会计人员也应主动负责对自己经手的客户货款与客户交流催收。8.0 回款核销8.1 国内、外国所有客户回款到账信息，由出纳员每日实时反应在“到账群”，若出纳出门做事，没能实时反应的，回到公司后实时反应在“到账群”。8.2 回款明确对应发货时间、发货清单、对账金额的，正常销账，有手续费产生的，手续费对应销；不明确没法对应的一定跟业务员确认，防止错销。8.3 应收会计人员核销后台账要与各明细表分类查对，保证金额一致，防止漏销、错 销。8.4 核销时间： 银行收款：依照银行到账回单进行核销；8.4.2 快递代收：依照快递公司与营销部门查对后清单月尾一致销账（营销部门要月

22、尾与快递公司人员确立不再付款后实时主动供应明细到财务，以便整理销账 ）；8.4.3 其余方式：业务员、营销员收款以到公司账上日期为准；私账收款以到账金额、日期、付款记录为准，财务发出的到账信息要注意认账，以便核销；现金收款从前台交账日期为准；汇票以财务收到单据日期为准；支票以进账日期为准。 9.0 对账工作虽是财务在经手，但波及其余部门，关乎公司的利益，应收会计人员主动供应资料给客户严格依照要求与对账确认，应主动、踊跃、热忱的与内部门、外客户单位或个人友善配合和交流，对账过程中，存在对账问题（无货、退货、数目、单价、署名送货单、样品、免费补制等），详尽仔细的把问题反应给市场中心，须由市场中心辅助配合解决。因内部人员操作失误造成的错误，将追查有关人员责任。10.0 本制度从 3月 16 日起履行。内容总结（1）编制部门 编制人部门负责人审查 审查日期文件改正一览表版本 改正内容 更他日期 改正人试运转