酒店管理系统需求分析文档.docx

1、酒店管理系统需求分析文档酒店管理系统需求分析及规格说明系统概述一、系统介绍酒店管理系统是一套功能强大而又简便实用的管理管理软件，其实现的功能包括客房预定系统、前台接待系统、前台收银系统、帐务系统、管家系统、电话系统、经理系统、帐务报表、帮助信息等九大功能模块，实现了餐饮住宿娱乐企业日常营运的全面自动管理，是餐饮住宿娱乐企业进行电脑信息化管理的理想选择。二、系统目标酒店管理系统将先进的电脑技术与现代酒店服务管理完美地结合起来，实现了住宿、餐饮、娱乐全新概念的服务和管理方式。本管理系统参照了大量的同类软件，旨在用计算机系统来完成所有能完成的工作，并保持很高的灵活性和易操作性，并使该软件具备以下优点

2、：1.电脑收银，打印帐单：快速准确，减少宾客等待时间，并可杜绝收银过程中的舞弊现象。2.高效的客房管理：能有效的提高房率，增加营业收入。3.提高决策依据：管理者可以随时了解经营情况，以制定相应的经营方针。4.减轻员工的工作负担：从而使员工把更多的精力放在提高为宾客服务的质量上。5.简单、方便地保存和查询历史资料。6.树立良好的酒店形象。三、系统功能1客房预定系统散客预定团体预定客房预定预定未到处理预售查询预定系统可随时查询30天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预定情况。对常客可使用系统的客历资料预定及陪房，可大大减少资料的输入2前台接待系统散客入住登记合约入住登记团体自动入

3、住和手动入住补填客单修改客人信息、转房、调房、设置房态、客人留言预定客房查询可售客房查询客人一旦入住酒店，将允许客人先消费（签单），后付帐（使用一卡通）。系统还设计了限制消费的功能。团体入住后除了每个团员有自己的帐外，系统还自动产生该团的主帐号，操作员每一个消费记入成员帐还是记入团体帐，该团成员的房租将自动记入团主帐。3前台收银系统记帐（包括客人在酒店各营业场点的消费）埋单限制客人消费退房押金加入查帐（可查总客帐、总收入帐、总消费帐）转帐设置跑单客用保险箱管理团体埋单及退房每一个客人从预定房间起系统（一卡通系统）内已自动产生了该客人的帐号，住店的客人享受酒店的短期贷款，可以在酒店绝大部分签单，

4、这将刺激客人的消费心理，增加酒店的收入，记帐功能主要加入酒店暂无连网的那些消费场所和诸如赔偿、日租、特别消费等。酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。前台收银系统的埋单又与其他营业场所不同，前台的埋单允许客人一帐多单，分期埋单，分类别埋单，退房时能自动检测：客人的帐务余额为零；客人帐号的帐项为空；保险箱钥匙以归还，否则系统拒绝退房。转帐功能也具有万能分帐的功能，既不但可以把几个帐号的消费转入另一帐号，也可把某一帐号特定时期特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。团体埋单与其他埋单相同，而团体退房则采用全自动方式，不必一一输入房号。如果系统检测

5、到某团的成员全部已退房，团主单也随即自动退出。4帐务系统除具有收银系统的功能外，还具有纠错、报表输出等功能，能将损失降至最低5管家系统设置净房、脏房、坏房、及取消坏房设置SKIP房、SLEEP房查询净房表、脏房表、坏房表房间状态新入住查询6电话系统自动计费夜审系统夜间稽核应该是控制酒店经营的一个核心部分,每天的经营情况都必须经由夜间审核.本系统提供的功能有:过房租.每天一次地将在住客的帐目加上当天的房租费用日营业报表.将当天的收入分类统计.产生客人余额表.客人明细帐查询.便于夜审人员核对明细帐.客人信息查询动态房态查询房间明细帐查询收银员报表当日入住客人报表7客历系统客人资料手工、自动输入客人

6、资料查询与修改黑名单入住客人自动查询客历入住客人自动归入客历客历合并8合约系统可将酒店签约的单位或个人的资料输入电脑，并可随时查询、修改和删除。凡合约单位或个人入住，均可自动填单。系统还可自动打印与合约单位或个人来往的信函信封等。9经理系统修改客房定价增加、删除、修改各级密码修改特别客单设置系统参数内部银行系统（即IC卡功能）数据整理自我诊断数据备份10总经理系统住店客单查询查询客房状态查询可售情况客房占用统计帐务查询万能查询报表输出11密码管理系统12报表系统(1).客房占用表(2).转房改租表(3).预定未到表(4).客房取消表(5).房租分析表(6).经营统计表(7).可售情况表(8).

7、房间状况表(9).坏房报告表(10).日租统计表(11).合约销售表13帐务报表(1).收入报表（前台收入明细表、现付收入明细表）(2).消费报表(3).顾客帐务（住客帐务、离店客人帐务和跑单帐务）(4).交班报表(5).信用卡报表(6).街帐报表(7).应收报表(8).催帐报表(9).转帐报表(10).借贷总表(11).联网消费(12).酒店总表四、数据流图设计及分析1.系统各模块分析、DFD图和数据字典总流程图客人登记酒店管理离店凭据客人系统图2.系统总流程图表1：系统总流程数据字典数据流名： 登记组 成： 客户信息+房间信息+押金+时间数据项： 客户信息备 注： 个人或团队组 成： 身份

8、证号+姓名+性别+年龄+民族+出生日期+家庭住址+VIP+人数+单位+单位地址+电话+手机+BP机号码+E-MAIL地址+照片组 织： 身份证号数据项： 客房信息组 成： 房号+类型+单价+状态组 织： 房号数据项： 状态取值： 空房可用空房待修预订占用正在占用数据项： 押金组 成： 预订金+入住押金+入住租金取 值： 现金信用卡转帐支票挂帐免费数据项： 时间组 成： 预订时间+入住时间+预计离店时间+住宿时间数据流名： 离店凭据备 注： 指客人办理手续后，所持有的酒店开出的票据组 成： 住店发票+停车场收据+其它票据.2第二层流程图前台数据库1数据库2后台客人停车场数据库3图3.第二层流程图

9、表2：流程图数据字典数据处理名：前台加工简 述：在酒店中直接与客人发生关系的活动，为客人提供的一切服务，包 括客人进入酒店前的预订，预订后的入住，消费，以及离店前的手续办理。组 成：预订+接待+取消预订+离店数据处理名：后台加工简 述：在酒店中不直接与客人发生关系的活动，包括间接为客人提供的服务，以及酒店的内部管理体系，主要是库房管理，IC卡管理，总理查询等。组 成：数据备份+经理查询数据处理名：停车场加工简 述：为酒店内外客人提供停车的系统。数据库1：所有在前台与客人有关的信息库。组 成：历史客人信息表+房间占用信息表+IC卡管理表数据库2：组 成：酒店日常消耗品库存管理表+日现金帐目表数据

10、库3：说 明：停车场建立的有关车辆进出停车场的时间及费用信息表。3前台子系统：预订取消预订图4.前台系统示意图客人接待离店备注 按照客人从住店、离店的过程将系统划分为预订、接待、取消预订和离店四个处理过程。客人通过预订，也可直接到酒店登记住宿。客人预订后，也可能取消预订。客人分为个人与团体两类。个人预订客房预订信息表1客人黑名单挂帐个人表客有无指定房间房间查询预订登记表客人人信息已预订完是黑客预订金入帐表查客客房预订信息表2收银人客人预订信息表预订证明订房表图5.个人预订DFD图订金收据表3：个人预订数据字典数据处理名：房间查询简 述：根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房输

11、入：客户信息，来源：外部实体“客人”输 出：1无客房，去处：外部实体“客人”2有客房，预订登记表，去处：“客人信息”数据流名称：预订登记表简 述：在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息组 成：身份证号+姓名+性别+年龄+民族+国籍+家庭住址+VIP+电话数据处理名：订房简 述：根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，是否确定具体房间。输 入：订金收据，来源：收银输 出：预订证明表，去处：外部实体“客人”数据流名称：预订证明表简 述：在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明组 成：身份证号+姓名+性别+家庭住址+电话+押金+房间数量、类别+时间客人来店预订，服务员

12、查询“客房预订信息表”，无空房则返回客人。有客房则登记，并核对“客人黑名单”（进行消费而未付帐的客人名单）及“挂帐表”，无误后收取预订押金并记入“预订金入帐表”。进行订房，将预订信息记入“客人预订信息表”，修改“客房预订信息表”的客房状态，给客人预订证明表。预订完成。（2）团队预订客房预订信息表1客人黑名单挂帐单位表客人有无空房间已预订完房间查询预订登记表是黑客客人信息查询预订金入帐交款表客客房预订信息表2团体预订信息表订金收据收银人预订证明图6.团队预订DFD图订房表表4：团队预订数据字典数据处理名：房间查询简 述：根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房输 入：客户信息，来源

13、：外部实体“客人”输 出：1无客房，去处：外部实体“客人”2有客房，预订登记表，去处：“客人信息”数据流名称：预订登记表简 述：在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息组 成：团队ID号+团队名称+领队人+领队手机+团队开户行+帐号+地址+联系电话+人数+人员名单+房间数量数据处理名：订房简 述：根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，是否确定具体房间。输 入：订金收据，来源：收银输 出：预订证明表，去处：外部实体“客人”数据流名称：预订证明表简 述：在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明组 成：团队ID号+团队名称+地址+联系电话+人数+进店日期+离店日期+房

14、间数量+押金。团体预订与个人预订基本一样，只是将团队预订信息记入“团体预订信息表”。（3）取消预订客预订登记客人预订信息表1人表预订查询客房预订信息表预订金入帐表预订收据团体或个人预订信息表退款记录表客人现金图7.取消预订DFD图退款表5：取消预订数据字典数据处理名：预订查询简 述：核对客人的“预订证明表”。输 入：预订证明表，来源：外部实体“客人”输 出：预订收据，去处：退款处理客人要取消预订，只需将“预订证明表”和“预订收据”交给服务员，经核对后退款并修改“客房预订信息表”及“团队或个人预订信息表”。客人黑名单（4）接待团体（未预订的客人）历史客人信息客人目前房间占用信息表1有无空房住房登

15、记查询表空房无空房是黑客表1客人查询挂帐单位挂帐单位表押金入帐表客人卡2客房占用信息表2交款历史客人信息表理表押金收据收银IC卡锁图8.接待团体DFD图表6：接待团体数据字典数据处理名：空房查询简 述：根据客人的住房要求，查询“目前房间占用信息表”，确定是否有空房输 入：客户信息，来源：外部实体“客人”输 出：1无客房，去处：外部实体“客人”2有客房，住房登记表，去处：“客人查询”数据流名称：住房登记表简 述：在房间查询有空房时所填的表，用于记载客人信息组 成：身份证号+姓名+性别+年龄+民族+国籍+家庭住址+电话+单位数据处理名：客人查询简 述：根据客人的住房登记表，从“客人黑名单”、“挂帐

16、单位”等多个表中查询核对。输 入：住房登记表，来源：查询空房输 出：交款，去处：收银处理数据流名称：押金收据简 述：在收银后所开出的证明，用于记载客人住房时交的押金组 成：身份证号+姓名+押金金额+房间数量、类别+入住时间+离开时间（5）接待个人（未预订的客人）团体预订信息表客房预订信息表3挂帐单位客人预订证明表查询验证预订登记表查询客房表住房押金入帐表交款预订金入帐表收银客房占用信息表IC卡管理住店客人信息表押金收据IC卡锁客人有客人ID的IC卡写IC卡图9.接待个人DFD图接待的客人是个人时，过程基本与接待团队相同，首先通过“目前房间占用信息表”查询目前有无空房，有则填“住房登记表”，根据

17、客人的信息核对“客人黑名单”、“挂帐个人”等多个表，确认后收取住房押金，将客人的有关信息记入“历史客人信息表”并用写卡机将客人的ID写入IC卡。（6）接待团体（已预订）图10.接待预订团体DFD图表7：接待预订团体数据字典数据处理名：查询验证预订表简 述：核对客人的预订表是否与数据库中的相符输 入：预订证明表，来源：外部实体“客人”输 出：登记表，去处：查询客房接待团队（已预定）的过程与接待未预订的相似，只是开始要验证“预订表”，同时不必进行客人查询而可直接入住。将预订金转为住房押金。（7）接待个人（已预订）个人预订信息表客房预订信息挂帐个人客有无空房查询验证预表3登记表查询客房人订表住房押金

18、入帐表交款预订金入帐表客房占用信息表IC卡管理收银IC卡锁客人住店客人信息表有客人ID的IC卡押金收据写IC卡图11.接待预订个人DFD图接待个人（已预定）的过程与接待未预订的相似，只是开始要验证“预订表”，同时不必进行客人查询而可直接入住。将预订金转为住房押金。客房占用信息表客人有客人ID的IC卡退房历史客人信息表IC卡管理住房押金入帐表IC卡锁退房凭据酒店实际现金收入表客人（8）离店离店发票及多余押金收银图12. 离店收银DFD图表8：离店收银数据字典数据处理名：退房简 述：在客人离店的时候，核实房间的物件等，同时更改“客房占用信息表”输 入：有客人ID的IC卡，来源：外部实体“客人”输

19、出：1有问题，去处：外部实体“客人”2无问题，退房凭证，去处：收银数据流名称：退房凭证简 述：在房间核实无误后开给客人的允许结帐凭证组 成：身份证号+姓名+性别+IC卡ID号+客房核实结果数据处理名：收银简 述：根据客人的消费进行收取费用、退还押金。调用IC卡管理子模块使该卡号作废。将客人信息记入数据库备查。输 入：退房凭证，来源：退房输 出：离店发票，去处：外部实体“客人”客人可保留IC卡，以后如再到该酒店，经修改IC卡仍可使用。4后台子系统：各种客人现金入帐表前台信息库存物资表服务员数据备份经理财务查询图13.后台系统DFD图后台不与客人发生直接的接触，主要支持经理查询、库房管理、数据的备份以及财务上的管理。5数据备份客人预订信息表 客房预订信息表客人信息表客房占用信息表IC卡管理IC卡锁前台各种信息数据备份查询前台日现金入帐表图14.数据备份DFD图五、用户需求分析随着人民生活水平的提高，餐饮，住宿，娱乐业在服务行业中占有越来越重要的地位。要使在当前酒店行业日趋激烈的竞争中脱颖而出，必须努力发展自己的特色。在管理方面也要有自己的管理特色，避免传统管理方法的失误，使得酒店的信誉以及各个管理方面都能够出现零失误，以及能够给管理者和普通的营业员带来操作上的方便，对整个酒店各个方面的业务带来快捷，方便，高效的服务，使用户能够对这个软件感到满意，那么才是管理软件的成功之处。