办公表格软件excel.docx

1、办公表格软件excel2007 办公表格软件 excel篇一： excel 表格工具】excel 是制作表格最好的工具了，微软主要就是凭借 word 和 excel 在办公领域内独占鳌头，在 excel 2007 beta2 中又一次增强了它的 功能，包括更多的易用的模版、数据处理功能和公式功能等。1.提供更多的模版中提供了更多的模版，而且可以在线下载新的模版来使excel 2007 用，这样我们创建各种表格时，只需简单修改和添加数据即可，更 方便轻松。点击“新建 ”菜单，在弹出的窗口中有很多模版可供大家选择，比如考勤卡等，选择好后，下载相应的模版即可。图 122.excel 2007 中强大

2、专业的数据处理 增强了表格功能，增强的排序和过滤功能就是通过表来实现。同时表的样式也有许多可以选择，使的表更美观。打开一个表格，选中单元格区域，然后依次点击 “数据格式 ”下的 “数据条 ”，在其中任意选择一种颜色样式，这时你会发现单元格区 域的颜色发生了变化，而且是数值越大，相应的颜色填充就越满。 很显然，这就是这些数据的最直观的显示，这样看起来比普通的表 格可读性强多了。图 13提示：如果你修改相应的数据，填充色的颜色和长度都会实时发生 改变。此处，你还可以自定义条将格式，具体操作是：点击 “条件格式 ”下 的“管理规则 ”，在弹出的窗口中，你可以新建规则、编辑规则等， 也可以点击 “删除

3、规则 ”来清除以前的样式。图 143.数据导入支持更多格式在数据导入方面，除了普通使用的 access 、web 和文本以外， excel 2007 支持 sql server 、 xml 以及通过 oledb 和 odbc 连接各 种数据库，并能保持数据的连接，保证数据更新。图 15 tips 1 ：更直观地比较文档内容在进行文档的修订时，很难区分修订前的内容和修订后的内容， office word 2007 增强的 “比较 ”文档功能，可以更加直观的浏览文 档修订前、后的不同。首先，单击功能区中的 “审阅 ”标签，然后单击 “比较”选项组中的 “比较”按钮，并在其下拉菜单中执行 “比较”命

4、令，打开 “比较文档 ” 对话框。选择所要比较的 “原文档 ”和 “修订的文档 ”。excel2007 表格的 35 招必学秘技】excel 表格的 35 招必学秘技含 excel2007 秘笈中完成过上百张财务报表，也许你已利用excel 也不过如此，也许你已经在 excelexcel 函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为 甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只 不过是 excel 全部技巧的百分之一。本专题从 excel 中的一些鲜为人 知的技巧入手，领略一下关于 excel 的别样风情。、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总

5、额以 红色”显示， 大于等于 1500 元的工资总额以 蓝色 ”显示，低于 1000 元的工资总 额以 棕色 ”显示，其它以 黑色”显示，我们可以这样设置。为 红色 ”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件 （大于等于 1500，字体设置为 “蓝色 ”；小于 1000 ，字体设置为 “棕色”。）3.设置完成后，按下 “确定 ”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示 出来了。二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，中，将企业名称按类别 （如 工业企业 ”、 商业企业 ”、利用 “数据有效性 ”功能建了一个分类下

6、拉列表填充项。1.在 sheet2个体企业 ”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中a列（工业企业”名称所在列），在 名称”栏内，输入 工业企 业”字符后，按 “回车 ”键进行确认。仿照上面的操作，将 b、c? 列分别命名为 “商业企业 ”、“个体企 业”?3.中，选中需要输入 企业类别 ”的列 （如 c 列），执行切换到 sheet1中 序列 ”选项，在下面的 来源 ”方数据f有效性”命令，打开 数据有效性”对话框。在 设置”标签中， 单击 允许 ”右侧的下拉按钮，选框中，输入 “工业企业 ”，“商业企业 ”，“个体企业 ”?序列 （各元素之 间用英文逗号隔开 ），确定退出。

7、序列”选项后，在 “来源 ”方框中输入公式： =indirect（c1） ，再选中需要输入企业名称的列 （如 d 列），再打开 “数据有效性 ”对话 框，选中 确定退出。4.选中 c 列任意单元格 （如 c4） ，单击右侧下拉按钮，选择相应的 业类别 ”填入单元格 单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业 名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印 “企业类别 ”列，可以选 中该列，右击鼠标，选 “隐藏 ”选项，将该列隐藏起来即可。三、建立 “常用文档 ”新菜单在菜单栏上新建一个 “常用文档 ”菜单，将常用的工作簿文档添加到 其中，方便随时调用。1.自定义”选

8、项，打开 “自定义”对话 类别”下的“新菜单”项，再将 “命令”下在工具栏空白处右击鼠标，选 框。在 “命令 ”标签中，选中 面的 “新菜单 ”拖到菜单栏。按 “更改所选内容 ”按钮，在弹出菜单的 “命名”框中输入一个名称 （如“常用文档 ”。）2.再在“类别”下面任选一项 （如“插入”选项），在右边 “命令”下面任选 一项 （如“超链接”选项），将它拖到新菜单 （常用文档 ）中，并仿照上面的操作对它 进行命名 （如“工资表 ”等），建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档 ”菜单中某个菜单项 （如“工资表 ”等），右击鼠标，在 弹出的快捷菜单中

9、，选 分配超链接f打开”选项，打开 分配超链接” 对话框。通过按 “查找范围 ”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资 .xls ”等）文件夹，并选中该工作簿文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4. 以后需要打开 “常用文档 ”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开 “常用文档 ”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将 “超链接 ”选项拖到了 “常用文档 ”菜单中，但并不 影响“插入”菜单中 “超链接 ”菜单项和 “常用”工具栏上的 “插入超链接 按钮的功能。四、制作 “专业符号 ”工具栏 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，

10、我们可以制作一个属于自己的 “专业符号 ”工具栏。1.，然后 “确定 ”开执行 工具f宏f录制新宏”命令，打开 录制新宏”对话框，输入 宏名？如“fuhaol ”并将宏保存在 个人宏工作簿”中 始录制。选中 “录制宏 ”工具栏上的 “相对引用 ”按钮，然后将需要的 特殊符号输入到某个单元格中，再单击 “录制宏 ”工具栏上的 “停止” 按钮，完成宏的录制。2.打开“自定义 ”对话框，在 “工具栏 ”标签中，单击 “新建”按钮，弹 出“新建工具栏 ”对话框，输入名称 “专业符号 ”，确定后，即在 工作区中出现一个工具条。定义按钮 ”项拖到 “专业符号 ” 钮）。切换到 “命令”标签中，选中 “类别

11、”下面的 “宏”，将“命令”下面的 “自（有多少个特殊符号就拖多少个按3.选中其中一个 “自定义按钮 ”，仿照第 2个秘技的第 1 点对它们进 行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选 “指定宏 ” 选项，打开 “指定宏 ”对话框，选中相应的宏 （如 fuhao1 等 ），确定退 出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.业符号关闭“自定义 ”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用 “专 ”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用 “视面管理器 ”保存多个打印页面1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行 选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选

12、将不需要打印的行 （或列 ）隐藏起来。2.执行 视图f视面管理器”命令，打开 视面管理器”对话框，单击“添加 ”按钮，弹出 “添加视面 ”对话框，输入一个名称 （如 “上报表 ”后）， 单击 “确定 ”按钮。3.将隐藏的行 （或列 ）显示出来，并重复上述操作， “添加 ”好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开 “视面管理器 ”，选中需要打印的 表格名称，单击 “显示 ”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示 出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的 “打印 ”按钮，一切就ok 了。六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关 信息不是按拼音顺序，也

13、不是按笔画顺序，怎么办 ?可采用自定义序 列来排序。1.执行 格式f选项”命令，打开 选项”对话框，进入 自定义序列”标签中，在 “输入序列 ”下面的方框中输入部门排序的序列 （如“机关 , 车队,一车间 ,二车间 ,三车间 ”等）， 单击“添加”和“确定 ”按钮退出。2.确定选中 部门”列中任意一个单元格，执行 数据f排序”命令，打开 排序”对话框，单击 选项 ”按钮，弹出 排序选项 ”对话框，按其中 的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次 ”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来1 .选中需要隐藏内容的单元格 （区域），执行 开 单元格格式 ”对话框，在 数字 ”标

14、签的 分类 ”下面选中 选项，然后在右边 类型”下面的方框中输入 ； ”三（个英文状态 下的分号 ）。2.再切换到 “保护”标签下，选中其中的 “隐藏 ”选项，按 “确定”按钮 退出。3.执行 工具f保护f保护工作表”命令，打开 保护工作表”对话框， 设置好密码后， “确定 ”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 excel 的透明功能也不能让其现形。提示：在 保护”标签下，请不要清除 锁定”前面复选框中的 V”号， 这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中 文，反复切换输入法

15、实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化 地调整呢 ？打开 ”选项后， “确定 ”退出。选中需要输入中文的单元格区域，执行 数据f有效性”命令，打开 “数据有效性 ”对话框，切换到 “输入法模式 ”标签下，按 “模式”右侧 的下拉按钮，选中 以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文 输入法（输入法列表中的第 1 个中文输入法 ）自动打开，当选中其它单 元格时，中文输入法自动关闭。九、让 “自动更正 ”输入统一的文本 你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报而烦恼呢 ？那就 往下看吧。1.执行 工具f自动更正”命令，打开 自动更正”对话框。2.在 替换”下面的方框中输入“pe

16、w”也可以是其他字符，“pew”用 小写），在“替换为”下面的方框中输入 “电脑报 ”，再单击 “添加” 和“确定”按钮。3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入 “ pew”字符？此时可以不考虑“peW”勺大小写？，然后确认一下就成了。excel 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自 定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一 个计算梯形面积的函数：1.执行 工具f宏f visual basic 编辑器”菜单命令（或按“ alt+f11快捷键 ），打开 visual basic 编辑窗口。2.在窗口中，执行 插入f模块”菜单命令，插入一个新的模块 模块 1 。

17、3.在右边的 “代码窗口 ”中输入以下代码：function v(a,b,h)v = h*(a+b)/2end function4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。一、表头下面衬张图片 为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表 头下面呢 ?1.执行 格式f工作表f背景”命令，打开 工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下 “插入 ”按钮，将图片衬于整个工作表面。2. 在按住 ctrl 键的同时， 拉，同时选中这些单元格填充颜色 ”右侧的下拉按钮，在随后出现的 白色 ”。经过

18、这样的设置以后，留下的单元格下用鼠标在不需要衬图片的单元格 （区域 ）中拖 （区域）。3.按“格式 ”工具栏上的“调色板 ”中，选中 面衬上了图片，而上述选中的单元格 （区域 ）下面就没有衬图片了 （其 实，是图片被 “白色”遮盖了 ）。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符 “”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，小的连字符 “”就能将它搞定（e、 f 列），然后在 d1 单元格中输入公式：1. 在 d 列后面插入两个空列 =b1c1d1 。填充柄 ”将上述公式复制到 d 列下面的单 d 列的内容即被合并到 e 列对应的单元格中。3.选粘贴 ”命令

19、，打开 “选择性粘贴 ”对话框，选中其中的 “数值”选项，按 下 确定”按钮，e列的内容（不是公式）即被复制到f列中。提示：完成第 1、2 步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除b、c、d 列，公式会出现错误。故须进行第 3 步操作，将公式转换 为不变的 “值”。 生成绩条常有朋友问 “如何打印成绩条 ”这样的问题，有不少人采取录制宏或在 sheet1 工作表的 a1 至 g64 单元格区域中，其中第 第 2 行为学科名称。vba 的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑， 我在这里给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存1 行为标题，中 a1 至 g1 单元格区域

20、，用b1 至 g1 单填充柄 ”将上2. 再次选中 a1 单元格，用 “填充柄 ”将上述公式复制到 元格中；然后，再同时选 述公式复制到 a2 至 g185 单元格中。至此，成绩条基本成型，下面 简单修饰一下。a1 至 g3 单元格区域，点击 “常用”工具栏上的 “格式刷 ” a4 拖拉至 g186 单元格区域，为所有按“打印 ”按钮，即可将成绩条打印出来。十四、 excel 帮你选函数excel在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。 的“搜索函数 ”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行 插入f函数”命令，打开 插入函数”对话框，在 搜索函数”下 面的方框中输入要求 (如

21、“计数”，)然后单击 “转到”按钮，系统即刻将 与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在 “选择函数 ”下面的列表框 中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表 (sheet1) 时，需要查看其它工作表中(sheet2 、 sheet3?)某个单元格的内容，可以利用 excel 的“监视窗口 ”功能来实现。执行视图f工具栏f监视窗口 ”命令，打开 监视窗口 ”，单击其中 的“添加监视 ”按钮，展开 “添加监视点 ”对话框，用鼠标选中需要查 看的单元格后，再单击 “添加”按钮。重复前述操作，添加其它 “监视 点”。以

22、后，无论在哪个工作表中，只要打开 “监视窗口 ”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在 excel 2002 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻 烦， excel 2002 对此功能进行了全新的拓展。栏上 “边框 ”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列单击“格式”工具表中，选 绘图边框”选项，或者执行 视图f工具栏f边框”命令， 展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添 加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边 框。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的 擦除边框”按钮，然后在错误的边框

23、上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。 如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的 线条颜色 ” 按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或 者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候， excel 就能自动 判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊 ! 要实现这一功能，对 excel 来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记 “年份”的单元格中，为了输入的统 一和计算的方便，我们希望 “年份”都用一个四位数来表示。所以， 我们可以单击 “数

24、据”菜单的 “有效性”选项。在 “设置”卡片“有效性条 件”的“允许”下拉菜单中选择 “文本长度 ”。然后在 “数据”下拉菜单中 选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到 “出错警告 ”卡片中， 将“输入无效数据时显示的出错警告 ”设为“停止”，并在 “标题”和“错 误信息 ”栏中分别填入 “输入文本非法 !”和“请输入四位数年份。 ”字样。excel很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时， 就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧 ?其实，在 excel 的“数据有 效性 ”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，

25、比如 “文本类型 ” 啊， “序列大小 ”啊， “时间远近 ”啊，如你有兴趣，何不自作主张， 自己设计一种检测标准，让你的 excel 展示出与众不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开 excel ，软件总是默认打开多张工作表。由此就 可看出 excel 除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张 相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输 入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格 中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢 ? 首先我们单击第一个工作表的标签名“sheetl ”，然后按住shift键，单击最后一张表格的标签名

26、“ sheet3 ”如（果我们想关联的表格不在一起，可以按住 ctrl 键进行点选）。此时，我们看到 excel 的标题栏上的名称出现了 “工作组 ”字样， 我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格 内容的单元格中随便写点什么，我们发现， 同一位置都显示出相应内容了。工作组 ”中所有表格的我们需要将多张表格中 ?首先，我们得改变第一张 填但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如， 相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢 表格的数据格式，再单击 “编辑 ”菜单的第一章 excel 2007 基本操作第一节 初识 excel、 microsoft office excel 2007 的

27、十大优点office excel 2007 是一种功能强大、应用广泛的工具，它可以帮助用户分析信息，在信息充分的情况下进行决策。使用 office excel2007 和 excel services ，可以获得独到的见解，更有信心地分享和 管理商务信息。以下是十项 office excel 2007 可以帮助用户以更有 效率的方式分析、分享及管理信息的优点。（ 1） office excel 2007 采用新的用户界面，让用户在需要时可以 轻松地找到功能强大的工具。无论是建立表格还是撰写公式， office excel 2007 都会根据用户需要完成工作，在新的用户界面上呈现适 合的指令。2

28、）使用高度扩充的电子表格汇入、组织和搜寻大量的数据集。中处理大量的数据时，最多可支持大小为 100在 office excel 2007万行及 1.6 万列的表格。在分析大量数据时，用户不再需要使用多个 电子表格，或在其他应用程序中进行工作。（ 3）完全重新设计的 office excel 2007 图表引擎，帮助用户以专 业外观的图表分享分析结果。在新的用户界面中，只要使用较少的步骤就可以快速地建立专业外 观的图表。用户可以在图表中加入丰富的视觉效果，例如立体图形、 淡化阴影及透明化等。无论使用哪一种 office 的应用程序，都可以 用相同的方式建立图表并和图表互动，因为 office e

29、xcel 2007 图表 引擎在 microsoft office word 2007 和 microsoft office中的运行方式是相同的。powerpoint4）处理表格时，具有增强且强大的支持。office excel 2007 已经大幅增进对表格的支持，因此用户可以在公 式中建立、格式化、展开以及参考表格。分析大型表格中的数据时， 在卷动页面的时候， office excel 2007 会保留标题。5）轻松建立并使用数据透视表查看。数据透视表查看可以让用户快速地重新导向数据，以解答多个问题。 office excel 2007 可以协助用户更轻松地建立并使用数据透视表， 从而更快速

30、地找到所需要的解答。6）发现资料中的重要趋势并找出例外。用户现在可以更轻松地将设定格式化的条件套用至数据资料，利用 丰富的可视化配置，例如渐层、阈值和效能指针图标，找出数据中 的模式并标示趋势。（7） office excel 2007 和 excel services 以更安全的方式共享电 子表格。excel services 可以动态产生 html 格式的电子表格，让其他人在 任何网页浏览器中excel 2007 excel 2007 在统计分析中的应用选、输入参数以及和数据透视表查看互动。 存取储存在 microsoft office sharepoint server 2007 上的电

31、子表格。因为 office excel 2007 客户端拥有高保真度，因此 excel services 的使用者可以在网 页浏览器中浏览、排序、筛8）确保用户掌握最新的商务信息。使用 office excel 2007 ，并将重要的商务电子表格发布至 office sharepoint server 2007 ，可以避免重复或过期的电子表格在组织中 散布。还可权限控制存取的方式，控制可以查看和修改服务器上的 电子表格的用户。9）减少电子表格的大小，并增进损毁文件的撤销能力。新的压缩式 microsoft office excel xml 格式大幅缩小了文件的大 小，它的结构同时也增进了损毁文件的数据撤销能力。新的格式大 幅缩减了对于储存空间和带宽的需求，也减少了 it 人员的工作量。利用 office excel 2007 理（ olap ） 2007 中的（10 ）office excel 2007 提供对 microsoft sql server 2005 analysis services 的完整支持，延伸了用户的商务智慧投资。的弹性和新的 cube 功能，可以在线分析处 数据库并建立自定义报告。也可以使用 office