行政办公管理制度.docx

1、行政办公管理制度第二章 行政办公管理制度第一节 办公环境管理准则良好的办公环境既体现了集团的形象，又能给员工营造一种像家一样的安心舒适的归属感。优雅整洁的环境，能使人心情舒畅，从而提高工作效率。集团为员工提供了一个宽敞、明亮的工作环境的同时，也要求所有员工遵守以下规定：一、办公用品的摆放要求整齐有序，方便实用，尽量留有较大空间；不得乱放杂物，确实需要放置的物品，要注意整洁，并尽快处理。二、员工有义务清洁、整理本人用过的设施。三、离开座位时要将座椅摆放整齐，茶杯等与工作无关的物品尽量放在不显眼的位置。四、未经许可，不得随意搬移办公桌椅等；不得随意更换座位，增加设施。五、在办公室用餐后及时清理食物

2、残渣，饭盒、汤盒等有异味的用餐工具应立即清理，坚决不允许留放在办公室, 以避免异味吸引蟑螂。六、员工应及时清理个人废纸、垃圾，每天必须更换垃圾袋，保持办公室空气清新。第二节 员工行为规范为使集团的管理规范化，创造一个良好的办公环境和纪律严明的工作秩序，做到文明办公，以提高工作效率，员工应遵守本公司的一切规章制度，自觉自律。 一、尽忠职守，服从上级安排，不得有阳奉阴违或敷衍塞职的行为。二、不得经营与本集团类似及职务上有关联的业务，或兼任其他同行业的职务。三、尊重上级领导，服从工作安排，尽职尽责完成任务。四、不断学习进取，提高业务素质，力争快节奏、高效率、高质量完成本职工作，树立集团的良好形象。五

3、、遵纪守法，廉洁奉公，不谋私利，不得以任何形式接受贿赂或向客户索取不正当财物；勤俭办事，提倡艰苦创业的精神。六、上班时间内，禁止处理私事，接待非公务外来人员不得超过15分钟，禁止浏览跟工作无关的网页、私人聊天。公司电脑为工作所需配置，禁止使用公司电脑在工作时间进行与工作无关的活动。七、上班期间应坚守岗位，自觉主动地完成本职工作，不得擅自离岗、串岗、阅读与业务无关的报刊或做与工作无关的事,不得大声喧哗、吵闹，影响他人工作。八、下班前，应检查自己所用电脑等设备的电源是否关闭，切断用电设备的电源，关好门窗，最后离开公司的员工必须检查公司所有设备电源及门窗是否关闭，自觉做好防火、防盗、防事故工作。九、

4、保持办公环境安全和整洁，不得私配公司钥匙或私自加装别锁，下班时要注意将所有商业文件安全保管好，将抽屉及文件柜锁好；下班后，办公桌上不能有任何可能对集团造成利益损害的资料。不得在墙上乱钉、乱贴、乱涂，不损坏公物和花木。十、节约水电和办公消耗用品，爱护办公设备，严格按相关使用程序操作。电脑不用时要及时关机，人走电脑一定要关闭。对于外勤或下班后吃饭后再来公司加班的，凡离开时间需30分钟的，离开时必须关闭电脑，节约用电。十一、热爱公司，遵守集团的各项规章制度，自觉维护公司的声誉，禁止以集团名义进行与业务无关的活动及做有损集团利益的事。十二、讲礼貌。同事间要做到团结友爱，工作中互相支持，不得制造谣言或恶

5、意中伤其他同事；对外来联系洽谈工作或致电的客人，要以礼相待，服务热情周到。十三、讲文明、讲卫生。仪容整洁、举止大方，不随地吐痰、不乱丢纸屑杂物、办公室内禁止吸烟。十四、树立集团专业化形象，员工需统一穿着制服。对不合规范的穿着，公司将责令返回换装，期间按事假处理。第三节 考勤管理一、工作时间： （一）星期一至五，每天9：00-12：00，14：00- 17：30。（集团子公司根据实际工作请款酌情而定） （二）员工进入办公室须佩戴工牌，如不佩戴处予50元/次的罚款。 （三）行政部将对考勤情况进行不定期抽查。二、考勤管理 （一）行政部负责员工的工作纪律管理，并通报每月考勤情况； （二）请假程序：请假

6、须填写请假申请表，经领导批准后有效。如因重病或急事不能事先请假时，应委托他人代为请假或办理补假手续。员工病假或工伤假3天以上，需持有关正规医院证明。三、请假流程： （一）员工请假3天（含）以下的由个人申请部门负责人审批行政部备案； （二）员工请假3天以上的由个人申请部门负责人审核行政部复核总经理审批； （三）部门一级负责人请假，个人申请总经理审批行政部备案。四、请假处理： （一）请假：请假冲减年假，不够冲减时，在工资计发时给予适当处理。 （二）申请调休流程：个人提出部门负责人审批行政部备案。五、年假申请流程： （一）员工申请年假（在不影响工作的前提下）一次性3天（含）以下的：个人申请部门负责人

7、审批行政部备案； （二）员工申请年假（在不影响工作的前提下）一次性3天以上的：个人申请行政部复核总经理审批； （三）集团高层及各分公司总经理：个人申请董事长审批集团行政部备案。 （四）凡属下列情况之一者，按旷工处理：未经请假或请假未获批准而擅自离开工作岗位的；请假期限已满，不续假或续假未获批准而逾期不归的；不服从集团（包括各公司）调动和工作分配，不按时到工作岗位工作的；利用病假、事假在外兼职的。六、迟到 （一） 员工超过上班时间10分钟但不超过1小时到达公司为迟到。 （二）无充分理由一个月内每迟到三次扣一日工资。七、旷工 （一）员工超过上班时间1小时到达公司或提前1小时离开公司且未及时请假为旷

8、工。 （二）旷工半天者扣除当天工资，旷工一天者扣除其当月工资的20%，旷工两天者扣除其当月工资的40%，旷工三天以上者，扣除当月工资总额，并通报全公司。第四节 办公用品管理行政部负责办公用品采购及发放，各部门于每月15日将办公用品需求申请表提交至行政部，行政部统一采购后进行发放。领用人在领用办公用品时必须进行登记并签名确认。办公用品的分类：办公用品分为低值易耗品和大额固定资产类两种。类 别目 录低值易耗品笔、笔记本、打印纸、信笺纸、凭证、清洁用品、电脑耗材、订书针、回形针、名片、名片夹、文件夹、笔桶、文件夹、白板、水杯、扫把、拖把、垃圾筒、灯具、小五金工具类等大额固定资产类订书机、打孔机、饮水

9、机、计算器、电脑、电脑桌、办公桌、办公椅、文件柜、音响、茶几茶具等低值易耗品：除业务使用之需要，各品种每月每人领用一支/本/个为限，笔、笔记本等文具从第二次领用开始，执行以旧换新的原则。大额固定类资产管理办法行政部是公司大额固定类资产的归口管理部门，负责大额固定类资产的购置申请及报批；采购与维护；台帐的建立与维护；负责入库单、出库单及有关合同、票据复印件的归档保管；闲置资产的回收和处理。财务部负责大额固定类资产的帐务处理；组织对大额固定类资产进行定期和不定期的清查、盘点及参与大额固定类资产供应商的选择和定价。行政部负责建立的台帐应详细反映每项资产的名称、规格型号、使用部门、使用人、采购及开始使

10、用时间、供应商、资产价值等情况。大额固定类资产的申购必须填写大额固定类资产申购审批表，申购流程：申购人（部门）提交申请行政部审核总经理审批；大额固定类资产的申购在填写大额固定类资产申购审批表的基础上需另附申请报告详细说明原因。大额固定类资产如需跨部门调拨，须书面通知行政部，填写大额固定类资产移交单，更新设备台帐，并将调拨信息及时通知财务进行帐务处理。对发生丢失或人为故意损坏的，则视下列几种情况对当事人和部门负责人进行罚款处理：偷盗或丢失的，使用人应按设备重置折旧价赔偿。人为故意损坏的，当事人应按采购价进行赔偿。维修管理1报修人员先将报修信息（须修理机器名称、型号、损坏后状态等）报告给行政部；2

11、经行政部检查后，由行政负责申请维修，报总经理批准后将设备开具交接手续后收回，并及时联系维修。3维修期间，由行政部通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；4机器设备维修完毕，行政部登记备案后，发还给报修者使用；第五节 名片印制管理为合理使用名片、塑造集团统一形象，所有员工的名片由行政部集中印制和管理。新员工入职之日，则应办理该员工名片事宜。每月1-5日将名片印刷申请表提交到行政部，如逾期则顺延至下一月再予办理。行政部将于当月15日前发放所申报印制的名片。公务、客户名片须在公司内作为共享资源。申请流程：申请人填妥申请表部门负责人审核行政部复核并统一办理。第六节 用车管理各部门根据实际需

12、要用车时，须按流程填写用车申请单，由行政部进行统一调配。流程：填写用车申请单（申请人）复核（部门负责人）审批（行政部）第七节 前台接待管理来访接待：礼貌待客，起身微笑服务。“您好，这里是*，请问您找哪位？您有预约吗？”如有预约（或没有预约但电话确认对方同意接待时）应及时电话确认并做好来访人员的登记，在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。如果要找的人正在忙，可请其稍等，请其入座倒茶，如果等了很长时间，应向其说明情况，不能扔在哪里不管。如没有预约或者不同意接待时，就委婉送客：“对不起！您所找的人现在不在办公室，等他回来后我会及时地通知他的。”接听来电：电话振铃三声之内必须及时接听，电

13、话机旁须备好纸、笔，随时准备记录客人提出的的要求和帮助解决的事项。尤其是客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项，并及时转达有关部门和责任人。接电话时必须口齿清晰，声音甜美温和：“您好，这里是*，请问你是哪里？您找哪位？”并及时记录对方信息及来电时间。如所找人员确认不在办公室，应及时回应：“您好，*现在不在办公室，请问可否联系其他工作人员。”如对方不同意联系其他工作人员，应回应：“请问您有急事吗？可否留下您的联系方式，我会及时帮您通知。”不得随意透露公司人员的联系方式。其他：应主动跟进出公司的领导问好；主动沟通和协调，及时汇报；管理好前台的设备，保证完好正常使用；注意形象，搞好前台卫生。第

14、八节 办公电话使用管理为促使各部门加强内务管理，降低营运成本，节约电话费用，对电话管理要求：使用长途电话沟通做到有的放矢，不打无效电话。考虑到员工的实际情况，公司不反对员工在确有需要的情况下因私使用电话，但应遵循尽量少打、长话短说的原则。反对无节制、长时间地拨打私话的现象。第九节 信（邮）件、传真收发1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时签字领取，行政内勤人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记簿等。原则上不允许将个人的私人物品邮寄至公司。3、对投递错误的邮

15、件，应及时退回或设法转移。4、行政部须建立收发传真台帐，公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。5、收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。第十节 文档资料管理合同管理：一、签订合同（一）对外签订合同，由部门根据实际情况拟定，并由主管部门负责人审核，形成合同审批表进行会签。对外重大经济合同，由法律顾问拟写；经合同审批表进行会签。（二）签订合同注意事项： 1. 须审查对方的主体资格、资质等级，包括单位名称、地址、营业执照、经营范围和经营方式等，必须核查对方的履约能力、信誉和是否具备履约条件，如资金、设备、技术、产品、质量

16、等对合同履约可能产生影响的相关情况。 2. 核实对方签约代表人或代理人的合法身份证明，法定代表人证明书或法人委托及其代理权限的有效性。 3. 凡重要的、投资额度较大的合同谈判，董事长、总经理、财务总监应该参加谈判，并咨询法律顾问的意见。 4. 合同一律采用书面形式，凡政府管理部门已有统一监制合同文本的，如需增加条款必须签订补充合同，没有统一合同文本的，按合同法相关规定和公司特别要求拟订合同。对合同各方当事人的权利、义务以及违约责任的条款应阐述精确，语句规范，内容详实；同时要求合同争执诉讼为公司所在辖区属地的人民法院。 5. 合同会签程序：经办人拟合同草稿，部门负责人确认，相关专业人员审核，财务

17、部审核，经办人合同修改定稿送总经理审核，由总经理送董事长签字或董事长受权总经理签字。 6. 合同会签审核意见表达应明确，禁止使用“原则同意”，“基本可行”等模糊语言，一旦使用，等于是对合同草案的否定。 7. 合同拟稿经办人应按照合同会签审核意见和本部门建议对合同进行修改，若意见与建议不一致时，可提交工作例会讨论统一。 8. 合同签字盖章后（二页以上合同必须加盖骑缝章）。 9. 凡合同金额在人民币50万元以上，应由经办部门提请召开专题会议或例会上审议，由总经理或董事长最终裁定。 10. 法律顾问根据法律法规或实际需要，决定合同是否报有关部门鉴证或请公证机关公证。二、合同的履行 （一）合同签约生效

18、之前不得发生提前事实履行合同,如有特殊情况无法签订合同或合同未生效必须先履行的,部门总经理应事先书面向公司总经理申请,呈董事长批准后方可履行。 （二）合同一经签章生效，相关部门及其人员都必须遵守合同条款，承担相应的责任，确保合同的全面履行；履行合同实行经办人负责制，合同履行中出现问题，应第一时间向部门负责人和总经理汇报并提请解决，严禁隐瞒不报，凡私自变更履约条款及违规操作，将追究其渎职和法律责任。 （三）在履行合同中由于合同经办人工作调动，应及时办理合同执行移交手续；合同履行过程中各部门应加强协作配合，出现问题时不得推诿、扯皮；责任不明确的先由合同主办部门协调处理，部门总经理协调无效的，报请公

19、司总经理和董事长协调。 （四）合同经办部门应随时了解掌握合同履行情况，及时将履行过程中的各类资料收集归档，除特殊原因，经办人配合财务部向对方收取相应的税务发票，履行合同中收、付款项的管理、催办、查核工作。三、合同的存档总经办、财务部、签订部门各一份。公文管理一、分 类（一）须登记的内部文件,要结合总经办档案管理规定的要求。 （二）外来文件：公文（命令、条例、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、电子文档、会议纪要、电报、传真等）二、收 文 （一）本公司与外部往来的文件，由总经办统一登记、收文、编号、转呈各有关部门，并跟踪进展情况，由行政文员将最终结果总结归纳并审核存档。 （二）内部制

20、发的文件，由各部门自行登记，收文、立卷、存档。三、发 文：以公司名义撰写的文件，由有关各部门拟稿（或受公司委托）撰写人应签字，经部门负责人审核，报公司总经理、董事长审定，统一由总经办登记签发。四、文件分发处理：外来文件统一由总经办收文登记分类后报总经理、董事长，由总经理、董事长批送各部门处理，内部文件直接送至收文部门登记签收。（一）会签：需多部门或多人会签处理的文件应附上公文会签单，各部门收到需参与会签的文件时，必须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。（二）绝密及重要文件的审核、执行：1. 审核：涉及总体协调的，应先由总经办传阅审核的文件，由总经办汇总签办意见，再送董事长或董事长授权总经理

21、做最终的审核、批示。（绝密文件直接交总经理和董事长）2. 执行：经董事长或授权总经理批示后，由总经办归档并将文件复印后送执行部门处理并督促执行。书籍管理规定所指图书是指集团订阅、购买的各类报刊、书籍。如需借阅书籍，需向行政部办理借阅手续。书籍的借阅时间为一个月，到期应立即归还，如有特殊事由需续借的，须向行政部办理续借手续。所借阅书籍均不得有批改、圈点、画线、折角、涂写等损坏行为，违者每次处以50元罚款。如有遗失，须照原价双倍赔偿。各部门购买的工具书，必须交行政部登记保管。借阅办公书籍必须登记，并在一个月内归还。在借阅期间丢失或损坏书籍的，必须照价赔偿。第九节 保密制度一、保密范围。集团全体员工

22、都有保守公司秘密的义务,在对外合作、业务、商务活动中社交交谈中，严禁泄漏、出卖公司秘密。所有员工入职时需签订保密协议，包括公司所有经营的内容。保密事项： （一）尚在计划、策划、酝酿、运行中的投资项目和事项。 （二）人事决策、调整、任免、招聘辞退、奖罚员工个人薪酬的事项。 （三）集团内部掌控的合同、协议、意向书、可行性报告、财务报表、统计报表、分配方案、会议记录、技术资料、专利技术资料，重要的人事组织档案。 （四）业务来往间的信息及相关重要事项。 （五）集团领导研究尚未实施事项及公司非向公众公开的财务状况，银行帐户、帐号以公司确定应保密的事项。 （六）属于保密范围的文件、资料由专人打印、传递、复

23、印、销毁；保密文件、资料由总经办妥善保管。 （七）保密措施：1. 密级文件、资料外出确实需要携带的，必须指定专人负责，并采取安全措施。 2. 员工发现集团商业秘密已经泄露或者可能被泄露时，应立即报告董 事长和总经理采取补救措施。 3. 员工不得过问、干预集团高管的工作日程、行程。 （八）责任及处罚：员工泄露公司秘密，使公司造成损失的，按损失程度给予相应处理，如经济赔偿、行政处分或开除。第十节 会务管理制度 1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部，便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等，便于行政部配合工作。会前

24、由行政部派人做好会场布置及设备调试。3、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。4、会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。5、专业会议：投资项目根据项目实际情况随机安排。6、例会制度：周例会（每周一）、月度会（每月26-30日）、季度、半年、年度。例会内容：会议由总经理主持，总经办做好会议记录，整理成文发交各部门和相关人员贯彻落实执行。 1. 各部门负责人、二级公司负责人汇报贯彻落实执行本月工作情况和下月工作计划，说明存在的问题，对存在问题提出解决办法、建议。2. 总经理对各部门工作效率、方式方法、轻重缓急、解决要点，上月工作总结和重点进行指导，工作例会进行评

25、审，决定事项，布置安排下月工作计划。3. 会议纪录：总经办做好会议记录并整理成文，呈总经理批阅发至到会的人员，便于贯彻执行。4. 会议文件：例会文件属公司保密文件，任何人不得擅自外转。第十一节 服装管理规定一、目的：为树立良好的企业形象，展现各位员工良好的精神风貌，提高团队意识和凝聚力，加强公司各类员工工作服的有效管理，规范员工着装行为，制定本办法。二、适用范围：适用公司全体员工，包含服装管理、着装标准、收发放管理。三、职 责 （一）行政部负责服装定制验收、出台服装管理制度、同时监管、汇报、落实部门对员工的监督情况。 （二）各部门负责所需工作服数量提报，监督日常员工穿戴的整洁和标准，对破损、丢

26、失情况进行更换和说明。四、 发放标准服装类型人均数量分配人员类型西装（男装）上衣2件、裤子2条、衬衣2件西装（女装）上衣2件、裤子2条、衬衣2件五、工作服配发 （一）新聘任员工应着西装上岗。各子公司、下属企业新员工办理好入职手续后，行政部负责量身，并将尺寸上报至集团行政部统一订制。 （二）服装由总公司统一定做，定制完成后下发到各子公司、下属公司，由各子公司、下属公司自行承担费用。六、工作服管理 （一）工作服每两年统一更换一次 （二）在工作服使用期间内如出现衣服破损、脱色等现象，及时与公司行政部负责人联系，进行更换。如个人原因导致，费用由员工自理。 （三）员工离职时，工作服不作收回。员工在集团内

27、工作满1年后离职的，工作服归员工个人所有，公司不收取任何费用。若获配发工作服的员工在集团内工作时间不满1年离职的，则按：工作服制做成本工作时间（月）（工作服制做成本12）收取费用。七、着装范围与标准1、所有配发有工作服的人员在办公室工作期间必须穿着工作服；2、所有配发有工作服的人员在重要会议、上级领导来公司检查指导工作、团体参观等特定时间和场合必须穿着工作服；3、其他要求应统一穿着工作服的场合和时间；4 、新员工入职须按公司要求穿与工作服相似服装，试用期内不配发工作服，试用期结束转正后配发工作服；员工在外着公司工作服时，不得有损公司形象和声誉的行为。第十二节 员工出差管理规定为了规范集团内部的

28、各项补贴费用管理，明确员工交通、通讯、差旅费等的标准，根据集团组织架构的调整、部门设置、岗位设置，结合当地社会消费水平，特修订本规定。本规定适用于集团全体编制内员工。一、出差审批：区内出差的：1、员工因工作需要出差时，须先填写出差出差申请表，部门主管审批后报行政部备案。2、经理级（含）以上人员因工作需要出差时，须先填写出差申请表，交总经理审批后报行政部备案。3、副总（含）和总经理因公司需要出差时须先填写出差申请表，交董事长审批后报行政部备案。区外出差的：1、员工因工作需要出差时，须先填写出差出差申请表，部门主管审核，主管副总审批后报行政部备案。2、经理级（含）以上人员因工作需要出差时，须先填写

29、出差申请表，主管副总审核，总经理审批后报行政部备案。3、副总（含）和总经理因公司需要出差时须先填写出差申请表，交董事长审批后报行政部备案。二、差旅管理规定：1、员工出差过程中不得随意变更行程路线，不得借故提前结束或拖延出差时间，不得借机办理与工作无关事项；2、员工出差过程中必须每天向主管领导电话汇报工作进展情况及人身安全状况。3、员工出差过程中必须严格遵守国家法律法规，不得住宿无证经营的小旅馆，严禁酗酒、打架斗殴、嫖娼、吸毒。4、员工驾车出差的，必须严格遵守交通法规，不得违章驾驶，不得疲劳驾驶。5、员工出差返回后必须到行政部登记考勤。6、二、差旅补贴管理规定（一）因公出差人员出差补贴包括：食宿

30、、交通等。接待方负责承担食宿费和交通费的不再享受任何费用补助。集团派车出差的不报销交通费。（二）驻地员工（家庭住址为驻地所在地）在驻地工作的不算出差，补贴参考同级别市内人员标准；驻地员工在南宁工作时间超过驻地工作时间的，在南宁不视为出差，补贴参考市内同级别人员标准。（三）出差往返路费凭票实报实销。1. 总经理、副总经理到广西区外出差可乘坐飞机，总经理级别享受头等仓待遇，副总经理级别享受经济仓待遇；分公司总经理级或总监级广西区外出差如需乘坐飞机（经济仓）的需报执行副总经理审批；2. 经理级（含）以上人员到广西区外出差的，按火车软卧标准报销，特殊情况需乘座飞机（经济仓）的需报执行副总经理特批；3.

31、 经理级以下级别人员到广西区外出差的，按火车硬卧标准报销，特殊 情况需乘坐软卧或飞机的需报执总副总经理特批；4. 所有员工同性别人员一同出差的，原则上应同住标间，报销标准取较高原则（按两人中职务高的标准）。同住人员均属经理级以下级别人员者，规定如下：（1）同性别的两人在地级市住宿时，住宿标准在本规定的基础上增加20元；（2）同性别的两人在县级市及以下地区住宿时，住宿标准在本规定的基础上增加40元；（3）同性别的三人在地级市或县级市及以下地区住宿时，如住三人间，住宿标准在上述两条补充规定的基础上对应增加20元； 5. 员工自带汽车出差的报销标准：出差必经线路的油费、过路过桥费，住宿时或因工作需要发生的停车费凭票全额报销； 其他员工与自带车辆员工一并出差，方向一致的，应随车前往，不再另行报销交通费。 6. 出差当天12点后出发的、返回当天12点前到达的，出差补贴以半天计算，出差当天12点前出发的、返回当天12点后到达的出差补贴以全天计算。 7. 差旅费标准：岗位级别