ERP采购流程实例.docx

1、ERP采购流程实例用友U8采购业务流程描述流程编号CG-001流程名称ERP采购业务流程文档修改记录版本版本描述编写人最后修改日期第一稿采购流程标准说明书丁云鹏第二稿终 稿文档签署职责姓名签署日期关键用户孙霞关键用户流程负责人孙霞流程负责人项目经理*1. 流程简介正文：宋体，小四，段前0行，段后0磅，行间距1.5倍。1)流程内容采购业务流程及说明2)运作原则：流程和职责明确严谨，正常业务和特殊业务均涵盖，可以有效处理现在即将来可能遇到的业务情况。3)流程的起止点起点：采购业务的订货阶段止点：采购到货完毕并支付完毕后，及必要的售后事宜终结。4)术语解释I/P:该环节的职责人向系统内输入信息的行为

2、和内容O/P:在该环节系统输出的行为和内容系统内：指在UFIDA系统内流程系统外：指非UFIDA流程5) 2. 流程涉及的部门及职责1) 流程主管部门及职责采购部：负责整个采购业务的实施、设计本部门内向系统输入相关信息，对负责的信息和业务进行审核和传递，向相关参与部门提供相应的协助和合作2) 流程参与部门及职责使用部门：向采购提报采购申请，并提供必要的信息财务部：对流程中所负责的业务进行审核、记账、支付等支持质检部、设计中心：负责对采购流程中的品质符合性进行检验和监督3. 流程依据的管理制度、工作标准及体系文件表流程依据的制度、标准及体系编号制度、标准及体系名称:CG-01采购业务总流程*公司

3、家纺采购体系4. 业务流程图4.1 采购总流程图 图1 4.2 采购总流程说明表1流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01使用部门采购申报员采购申请单申报采购计划（I/P：申购物资信息（须参照仓库物资现存量）按需系统内02各审核主管审核采购单核实是否应该请购及时(系统外)（采购申请单到03)03采购计划员采购申请汇总（根据使用部门传过来的采购申请单）将不同的物资选择不同的供应商进行采购及时系统外04采购业务员报价单询价议价(系统外)（报价单作为合同附件）05采购业务员是否签订合同判断是否签订合同(系统外)06采购部业务员拟定采购合同拟定采购合同系统外07相关领导合同审批合同

4、审批流程(系统外)通过08，不通过0608指定采购员采购订单填写采购订单(系统内) (I/P。O/P采购订单输出给供应商)(订单变更流程)09仓库管理员报检单(需要的进行,不需要直接填写采购入库单)报检或自检(系统外)(O/P:质检部、设计中心)10仓库保管员审核审核是否合格（系统外）合格填写采购入库单，不合格走退货处理流程11仓库保管员采购入库单填写采购入库单(系统内)O/P采购入库单输出给财务部(如果异常退货流程，正常走入库流程)12供应商采购发票开具发票供应商开票16采购会计采购发票填写采购发票(系统内)采购发票O/P给财务部17采购会计采购结算单采购结算(系统内)采购结算单O/P给财务

5、部4.3 普通采购申请审批流程图2 4.4 普通采购申请审批流程说明表2流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01申报部门主管审核申报部门主管审核采购申请单按需系统外02采购主管审核采购主管审核的采购申请单系统外03总经理审核总经理审核的采购申请单系统外4.5采购订单变更流程图3 4.6采购订单变更流程说明表3流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01采购员提出变更申请提出变更申请进行订单变更按需系统外02采购员变更后的采购订单变更后的采购订单系统内03采购主管审核审核变更后的采购订单(系统外)不通过则返回02，通过则将（系统内）变更后的采购订单传给供应商4

6、.7 采购退货流程图4 4.8 采购退货流程说明表4流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01采购业务员采购退货单提出退货申请填写采购退货单按需系统内02采购业务员采购退货单打印采购退货单系统内03采购主管审核审核审核打印的采购退货单系统外04仓库管理员红字入库单审核通过仓库管理员参照采购退货单生成红字入库单(系统内)O/P红字入库单同时给供应商和财务课05供应商红字发票开具红字发票(系统外)红字入库单输出给供应商判断是否已开票。否，流程结束。是06。06采购会计I/P采购红字发票填写采购红字发票系统内07财务部系统外系统外进入付款流程4.9采购开票流程图5 4.10采购开票

7、流程说明表5流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01采购员采购开票通知下达开票通知系统外03财务部审核审核是否可以开票系统外,不通过返回01）04供应商采购增值税发票/采购普通发票/ 运输发票供应商开具采购发票系统外05采购员审核核对发票开具正否正确(系统外)(不通过返回04，审核通过06)06采购主管复核复核采购发票（系统外）（审核不通过返回05，审核通过07）07采购会计I/P 采购增值税发票/采购普通发票/ 运输发票采购发票录入系统内08财务部往来会计采购发票挂账(系统内)(通过09，不通过07)10财务部付款应付账款(付款流程)4.11 正常采购结算流程图6 4.1

8、2 正常采购结算流程说明表6流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01供应商采购发票/运输发票开具发票系统外02采购会计系统采购发票、运输发票系统内开局发票系统内03仓库保管员采购入库单办理入库系统内04采购会计采购结算单采购结算系统内4.13 采购退货结算流程-结算前全额退货处理流程图7 4.14 采购退货结算流程-结算前全额退货处理流程说明表7流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01采购业务员采购退货单填写采购退货单系统内（O/P供应商）02仓库保管员红字采购入库单填写红字采购入库单系统内03仓库保管员蓝字采购入库单正常采购入库业务系统内04采购会计采

9、购结算单采购结算系统内4.15 采购退货结算流程-结算前部分退货处理流程图8 4.16 采购退货结算流程-结算前部分退货处理流程说明表8流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01采购业务员采购退货单填写采购退货单系统内（O/P采购退货单给供应商）02仓库保管员红字采购入库单填写红字采购入库单(系统内)03仓库保管员蓝字采购入库单正常采购入库业务(系统内)04供应商采购发票/运输发票开具发票系统外05采购会计系统采购发票、运输发票系统内开具发票系统内06采购会计采购结算单采购结算系统内4.17采购退货结算流程-结算后退货图9 4.18 采购退货结算流程-结算后退货流程说明表9流

10、程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01采购业务员采购退货单填写采购退货单系统内（O/P采购退货单给供应商）02仓库保管员红字采购入库单填写红字采购入库单系统内03供应商采购发票/运输发票开局发票系统外04采购会计系统采购发票、运输发票系统内开具发票系统内05采购会计采购结算单采购结算系统内4.19、采购付款业务图104.20 采购付款业务流程说明表9流程说明序号部门及岗位步骤步骤说明时间（及时或按需）备注01采购业务员付款申请单填写付款申请单系统外02采购业务员采购发票打印系统内采购发票系统内03采购主管审核审核付款申请单系统外（通过则04，不通过则02）04总经理审核审核付款申请单系统外（通过则05，不通过则03）05财务付款付款付款并做账系统内（填制付款凭证）