内部审核控制程序.docx

1、内部审核控制程序内部审核控制程序（ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018）1目的策划和实施内部审核，验证质量、环境、职业健康安全活动和有关结果是否符合规定要求和目标。使管理体系满足质量标准或其他约定文件（如合同）的要求；作为一种重要的管理手段，内部审核（以下简称内审）能及时发现质量、环境管理中的问题，以便组织力量加以纠正或预防；作为一种自我改造的机制，使管理体系持续地保持其有效性，并能不断的改进，不断的完善。2范围适用于本公司开展内部管理体系审核。3职责3.1管理者代表的责任：a)具体领导内部管理体系审核工作；b)制订年度内部管理体系审核计划、配置所需的资源，包括建立内审

2、组织和程序；任命审核组长、成立审核组，并规定其职责；c)实施内部管理体系审核、审批审核报告；d)当审核组与被审核方发生争执时，由他或通过他报请总经理来进行仲裁；e)作为本公司各部门和职工就质量、环境、职业健康安全问题，向总经理反映各种意见的重要渠道。3.2审核组长的责任：a)审核阶段的工作由组长全权负责，有权对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定；报告审核中发现的问题及不符合项；b)协助选择审核组其他成员；c)制定审核活动计划；d)代表审核组同受审方的负责人接触；e)组织召开审核会议（首次、末次）；f)提交审核报告。3.3审核员的责任：a)按本程序准备、实施及报告审核工作，收集并分析与被审核

3、的管理体系有关的、足以对其下结论的证据；编制不符合项报告。b)评审、同意所建议的纠正措施并使之形成文件；c)受管理者代表委派时，对以前审核时的纠正措施的完成情况进行验证；d)保持客观性，始终遵守道德规范。3.4受审核部门负责人的责任：a)将审核的目的和范围通知有关人员；b)指定陪同人员；c)向审核组提供所需资料；d)根据审核报告，确定并着手实施纠正措施。3.5其他有关人员应对内部质量审核工作进行全面的合作。4工作程序4.1内审的策划4.1.1编写年度审核计划每年年底，管理者代表编制下年度的“年度内部质量审核计划”，经总经理批准后实施；计划按部门进行审核，应覆盖所有部门、区域和质量活动，每年至少

4、一次。4.1.2内审的时机和频次内审一般分为例行的常规审核和特殊情况下的追加审核两类。4.1.2.1常规审核按预先编制的年度计划进行，质量、环境、职业健康安全管理体系建立并试运行或管理体系进行了重大修改时，内审频次要多一些，以便及时发现问题，使体系运行正常化。待体系运行基本正常后，频次可减少到正常所需水平。审核频次还应根据审核中发现问题的大小、多寡来决定，较重要的或问题较多的部门审核频次可适当增加，且可进行调整。4.1.2.2特殊情况下，管理者代表可提出追加内审频次，报总经理批准后实施。特殊情况是指：a)新体系试运行；b)发生了严重的质量、环境、职业健康安全问题或用户有重大投诉；c)领导层、隶

5、属关系、机构设置、产品、方针和目标、生产技术及装备以及生产场所等有较大改变；d)接受第二、三方审核或法规规定的审核前；4.1.3人员配置审核工作应由经内审培训合格、管代正式任命、与被审部门无直接责任关系的审核员进行。内审员应具有较高的素质，因此在选派人员培训时，要选择一批熟悉本公司业务、了解质量、环境、职业健康安全管理的基本知识、有一定学历和工作经验人员参加。内审员应保持一定的数量，足以完成例行和特殊的审核任务，还要派往供方作第二方审核；人员的分布要适当分散，不能集中在个别部门。4.1.4内部质量、环境、职业安全健康管理审核的依据包括：a)ISO9001：2000、IS014001：2004、

6、OHSAS18001：2007标准；b)质量、环境、职业健康安全管理体系文件；c)合同；d)国家有关的法律、法规、行业标准。4.2内审准备4.2.1组成审核组审核前管理者代表应任命审核组长及审核员组成审核组。如果审核组只需要一名审核员，则审核由审核组长单独进行。选择审核员应考虑，审核员与被审部门无直接责任关系，但对审核部门的业务要有一定了解。选择审核组长应考虑，审核组长有更丰富的审核经验，并有组织管理整个审核工作的能力。4.2.2收集并审阅有关文件在审阅程序文件时，不仅要检查该部门自身中心工作的程序文件，还要检查与其他部门程序文件的接口是否明确，内容是否协调；对外来标准的有效性也要进行检查。受

7、审核部门重要的质量记录也要预先审阅。如最近几次外部和内部审核报告及其附件（不符合报告）以及上几次纠正措施实施记录等。其他记录数量较大，可在现场随机抽样。4.2.3编写具体的审核计划除年度计划外，每次审核都应编制“审核日程计划”。审核活动计划由组长编写，管理者代表批准。审核活动计划在实施审核前至少三天通知受审方。4.2.4编写检查表“检查表”由审核员编写，审核组长查阅。4.2.5约定审核时间虽然在年度内审计划中已规定了审核时间和进度，但审核组长仍应在审核前与受审部门，约定具体审核时间。4.3内审实施 审核组完成准备工作后，就可以按预先约定的时间到受审部门实施审核。实施审核的步骤主要有以下几项内容

8、：4.3.1召开首次会议首次会议由审核组长主持召开，组长向受审核部门介绍审核的程序和方法，这些内容在最初几次审核时需详细介绍，经过几次审核大家都熟悉后，可以只简单提一下。首次会议可适当简化但不可取消。首次会议的形式包括：宣布正式开始审核，审核组长发言，如有问题加以澄清，做好记录，出席首次会议人员介绍情况、回答问题，则发言人的谈话与部门领导的讲话一样，可当作客观证据之一来对待。4.3.2现场审核首次会议后转入现场审核。现场审核是审核员寻找客观证据的过程，是整个审核工作中最重要的环节。现场审核的情况记录于“审核检查表”中。4.3.2.1审核组长要控制审核的全过程审核组长要掌握审核的主动权，控制审核

9、进度、气氛；保持客观性。判断不符合项时，应对调查所获证据的客观性反复研究，力求结论的客观公正。组长应经常提醒组员努力保持客观态度，不能把主观估计、猜测和推理来代替客观证据。在对审核作结论以前，审核组长应组织全组对准备作出结论的客观性、公正性和适宜性作出反复讨论，避免作出错误或不恰当的结论。4.3.2.2选择样本要有代表性，应由审核员随机抽样检查表中虽决定要对某一类质量活动抽多少个样本，但具体抽样应在现场随机抽取；审核员随机抽样应取得受审方领导的同意，但不能由其指定样本。4.3.2.3依靠检查表，若要偏离必须小心谨慎检查表是一种自用工作文件，既不用对方同意也没有展示的必要，更不能预先提供给受审方

10、准备。审核员可以根据实际情况临时调整或修改检查表，但要小心谨慎，以免偏离过多影响整个审核工作和进度。如果发现重大的可能导致不符合的线索，即便检查表没有列出也应予以记录并进行调查。4.3.2.4当发生不符合时，要调查研究到必要的深度审核中如发现问题将导致不符合时，应增加调查研究的深度。对不符合的问题调查研究到必要的深度主要为了获取更全面、更确凿的客观证据。4.3.2.5现场审核应有记录，对照检查表条款，真实的记录审核过程中获得的客观证据。4.3.2.6与被审部门负责人共同确认事实 当发现不符合时，审核员应尽可能取得部门负责人对事实的确认，并同意采取纠正措施。如果受审方不同意审核员的观点，认为客观

11、证据不正确或不充分，而不肯在不符合报告上签字时，审核员应耐心说明调查所得的客观证据的真实性和完整性，除非受审方确能证明其行动是合格的，审核员才应撤回不符合报告。如双方各执已见，不能取得一致意见，报请管理者代表或总经理仲裁。4.4不符合项的确定和不符合报告的编写 不符合是指没有满足某个规定的要求。规定的要求是指：有关的法律、法规、质量管理体系文件、合同等必须遵循的文件。没有满足某个规定的要求即构成不符合。4.4.1不符合的分类： a)严重不符合（A类）；b)一般性不符合（B类）；4.4.2不符合报告的内容“不符合报告”应有如下内容：a)受审核部门及负责人姓名； b)审核依据；c)不符合事实的描述

12、,不符合类型；d)建议采取的纠正措施计划及完成日期；e)纠正措施完成情况及验证。不符合事实的描述力求具体，用简短的文字说明不符合问题的性质。违反标准或质量手册的条款应力求判断准确。4.5召开末次会议 召开末次会议末次会议由审核组长主持，参加者应签到。末次会议应有记录并保持归档。在末次会议上，组长应说明不符合的数量和分类分布情况，并按重要程度依次宣读这些不符合并要求部门负责人认可事实（在不符合报告上签名），提出纠正措施计划的要求。为避免在末次会议上与受审部门对不符合报告发生争执，应在会前及时沟通。如双方各执已见，则报请管理者代表解决。末次会议上，组长还应澄清或回答受审部门提出的问题，并告诉受审部

13、门审核报告的发送日期。4.6编写“审核报告”审核报告由组长亲自编写或在审核组长的指导下编写。审核报告经管理者代表批准后分发有关领导和部门。审核报告的项目应包括（但不限于）：a)审核类别；b)审核目的、审核范围、审核依据、审核日期；c)审核组构成；d)审核实施情况；e)不符合项分布情况及严重程度；f)审核结论及建议；g)报告分发范围；h)编制、审批情况等。4.7纠正措施内审的目的在于发现质量管理体系存在的问题，并加以纠正，使质量管理体系得到不断改进。因此内审在现场审核以及审核报告发布后，审核组和管理者代表仍要花许多精力促进纠正措施计划的有效实施。4.7.1纠正措施要求的提出审核组在现场审核中发现

14、不符合时，除要求受审部门负责人确认不符合事实外，还要求他们调查分析造成不符合的原因，有的放矢地提出纠正措施的要求，其中包括完成纠正措施的期限。内审员可以提出建议供受审部门负责人参考，但不能替受审部门具体制订纠正措施，更不能承担纠正措施实施后果不良的责任。4.7.2纠正措施建议的认可与批准受审部门负责人提出的纠正措施的建议首先要经过审核组的认可，认可目的主要在于审查该建议是否针对不符合的原因采取了措施以及纠正措施的可靠性及有效性。经过审核员认可的纠正措施还要经过管理者代表的批准。经批准后的措施计划正式成立，即纠正措施建议变为正式的纠正措施计划。4.7.3纠正措施建议的实施纠正措施分为短期纠正措施

15、是指发现不符合后，针对直接原因，立即采取措施：长期纠正措施则常常针对潜在原因采取预防措施，防止发生可能发现的不符合，这往往需要较长的时间。短期的纠正措施计划应在期内完成。在不符合报告的纠正措施计划中，可能包括短期和长期纠正计划，实施次序应是先完成短期纠正措施计划，后完成长期计划。纠正措施的实施一般是指短期计划的实施，但在下次内审时，会重新审查措施的有效性，这样会涉及较长的纠正措施计划中是否已经实施。纠正措施实施如发生问题，不能按期完成须由受审部门向管理者代表说明原因，请求延期。管理者代表批准后通知修改纠正措施计划。如在实施中发生困难，或几个部门之间对实施问题有争执，难以解决，则应向管理者代表提

16、出，由其协调或请总经理仲裁。纠正措施实施中，应保存有关记录以备验证。4.7.4纠正措施的跟踪和验证 审核组应对纠正措施实施情况跟踪，即关心和经常过问纠正措施完成的情况，如有问题及时向管理者代表反映。纠正措施完成后，审核员应对纠正措施完成情况进行验证。验证的内容包括：a)计划是否按规定日期完成；b)计划中的各项措施是否都已完成；c)完成后的效果如何；d)实施情况是否有记录可查，记录是否按规定编号并妥善保存；e)如引起程序修改，是否通知行政部按文件控制程序办理了修改批准和发放手续并加以记录，该程序是否已坚持执行。审核员验证并认为措施计划确已完成后，在不符合报告验证栏中签字。如果某些效果更长时间才能

17、体现，可安排跟踪审核，跟踪审核完成后应填写“跟踪审核报告”也可留作问题待下一次例行审核时再检查。4.8年度审核报告年度审核计划完成后，管理者代表应对本公司整个质量管理体系的情况进行一次总的分析，写出一份年度审核报告。这份审核报告是最高领导层定期进行管理评审的依据或输入之一。其内容包括：a)内部质量审核年度计划完成情况（年度审核计划表）；b)审核的目的和范围、审核依据的文件；c)每次审核的审核组长及审核员，可列表说明；d)不符合项的总数量及种类不符合的数量(不符合项分布)；e)纠正措施完成情况(纠正措施完成情况统计表)；f)对整个质量管理体系的总评价（包括优缺点），主要不符合项的说明；薄弱环节分

18、析及对质量管理体系改进的意见；g)审核报告编号、批准人及分发范围等；h)附件，如各项审核报告、各种统计汇总表格和不符合报告清单等。4.8.1对各部门、各要素审核结果的汇总分析为了对整个质量管理体系的情况作出正确评价，需对各部门、所有条款的审核结果作一次汇总分析，汇总分析可采用下列方法：a)编制不符合项分布表；b)把各部门、各条款的审核结果编制一张不符合项分布表，从中可以直观看出哪个部门、哪个条款的不符合数最多，得出一些量的概念，以便引起领导及有关部门注意；c)按问题的性质将不符合项分类。将A、B二种不符合类型分类。各类中不符合性质比较严重即便数量不多也需引起注意。a)汇总分析纠正措施计划完成的

19、情况b)内审结果应体现在问题的纠正上，对纠正措施完成情况的统计分析从中可以看出各部门、最高领导层对纠正措施的态度。统计表中应对完不成计划及拖后计划的原因应以分析和说明。c)动态比较与上一年内审结果比较，可以判断质量管理体系改进或进步的情况以及是否达到了预期的质量目标。5相关文件5.1文件控制程序5.2纠正、预防措施控制程序5.3质量记录控制程序6质量记录6.1“年度内部质量审核计划”6.2“审核日程计划”6.3“审核检查表”6.4“不符合报告单”6.5“内部审核报告”6.6“纠正措施计划完成情况统计表”内部审核工作流程活动名称 记录或证据-内部审核控制程序-内部审核年度计划-内部审核年度计划-内部审核组人员名单-审核日程计划、审核检查表-会议记录、签到表-现场审核记录表-内部审核报告-会议记录、签到表-不符合报告及处理记录-不符合报告及因果图-不符合报告-不符合报告及实施记录-不符合报告及实施记录-文件和资料归档登记表