文秘工作手册.docx

1、文秘工作手册文秘工作是一项重要的工作（一）一、什么是文秘？文秘工作的范围有哪些？文秘工作说到底是一种管理工作，是带有辅助性质的管理（辅助领导进行管理）。它具有政治性（重要性）、综合性和应用性的特点。文秘工作的范围：一是文书和秘书工作。包括公文的收、发、传、查办；印章的管理；领导指示的传达；信息和调研等。二是文书档案的收集、整理、归档、立卷、保管、查阅利用。三是接待和行政事务、会议的准备。四是高层次的工作内容，如对领导指示落实的查办、对各项管理制度执行的检查、对文件要求完成的事项进行跟踪查办、对上级批复或通知内容的落实等。下属公司的文秘岗位，还兼带诸如人事、统计、行政后勤等工作。二、文秘岗位职责

2、和文秘人员职业道德主要职责：一是参谋助手。围绕着企业中心任务，开展信息与调研工作，准确、及时、全面地整理编写信息，向领导提供各种真实新鲜的信息，以供领导决策。在文件起草、校核把关、会议预案的准备中提出预案或意见。通过办文、办事的经常性的基础工作发挥办事效能，提供参谋服务，又提供事务性服务，成为领导的直接助手。二是综合协调。这是文秘的一个主要职能。三是督促检查。这是文秘岗位的重要职责。文秘岗位的重要性，要求文秘人员必须具备较高的综合素质。职业道德：素质是成事之基，立身之要。在当今现代企业制度框架之下的企业，对文秘岗位的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面提出了更新更高

3、的要求。忠于职守：热爱本职岗位，忠诚事业，认真钻研业务。甘于奉献：牺牲休息、随时候命、召之急来，来之能战、战之能胜。服从领导：就是要有严格的工作纪律。实事求是：任何场合必须公正不掺加个人观点；端正文风，恰如其分，不夸大或缩小。谦虚文明：窗口和门面形象的要求，也是个人素质的综合展现。保密守纪：保密观念和习惯是必备的素养。除上述外，还要有能胜任岗位的写作能力；为领导出谋划策的助手能力；有协调左右、沟通上下的处事能力；有善于调查研究、为领导提供信息的统筹能力；以及热情大方、有礼有节的交际能力。三、文秘工作实务及要求（一）公文处理-指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作

4、。公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。我们爱华集团现在主要使用的公文种类有：决定、通告、通知、报告、请示、批复、函等13项。公文处理的基本要求是：迅速及时、准确周密、安全保密、规范统一。收文。第一步是签收，第二步是登记，第三步是审核，第四步工作是拟办，第五步是催办和督查，第六是公文归档。发文发文的原则是确有必要，注重效用；部门内设机构除办公室外，不得对外正式发文；向下级的重要行文，应当抄送集团总公司；请示文件应当一事一请；发文程序包括草拟、审核、签发、复印、缮印、用印、登记、分发等。主题词主题词是一些概念为基础的，规范化的，具有组配

5、性能，并可显示词间语义关系的词和词组。主题词为公文的主题意思、中心内容和文种的集中体现，反映了文件的全部实质和形式的内容。（二）用印管理-是文秘工作最常见也是最主要的工作。不管什么单位，对用印的管理是十分严的。印章实际是一个法人对所盖章的内容表示全部真实或充分表达真实意思的承诺。用印管理基本原则是：严格程序、必经审批、用印登记、外出定人、保管保险。严格程序：用印必须经过批准、登记，财务部门也要建立财务章用印审批和登记制度。必经审批：审批是用印的前提。用印登记：登记表不可太粗，尽可能将用印的文件尤其是合同的主要内容登记下来，特别是要注明时间、份数。外出定人：因特殊情况公章须带离办公场所的，必须在

6、审批后，由专用人陪同。保管保险：平时入保险箱保管，切忌在文秘人员个人办公桌里保管。用印位置在成文日期上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。（三）信息调研-文秘人员能动性工作，也是考核一个文秘人员综合素质最重要的一个依据。信息传递，上情下达，沟通左右，这是文秘人员最基本也是最基础性的工作。一是要有这项工作的心。有心才能有思，有思才能有为，有为才能有果。二是要学会思考。每个信息、每个调研专题都要认真地思考，去伪存真，由表及里，由此及彼。三是要口勤、手勤、脑勤、脚勤。四是要乐于奉献。牺牲休息时间，比其他人多一些工作时间，而且信息工作无偿的。企业常用公文的写作及要求（二）公文顾名思义就是公用的文章（公务

7、文书），是一种已经被使用者所认可、形成固定模式和要求的文章，是具有法定效力和规范性体式的书面材料，是政府机关、企事业单位内部往来和外部交换信息的传递形式。公文的格式公文的格式包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文时间。标题是由发文机关名称、事由和文种组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送机关即公文的主要行为对象或主要受理单位，顶格写，写作称或规范化简称或同类机关统称。正文是公文主体或核心内容部分，表述公文内容和制文意图，由开头、主体、结尾组成。附件是随文附上的有关材料，包括文字、图片、图表、统计数字等，应在正文之后，成文时间之前，注明附件的顺序和名称。发文机关即落款或

8、署名，是公文的法定作者。印章除会议纪要外的所有公文都要按规定骑年盖月。成文时间是成文的年月日，以负责人签发的时期为准。位于发文机关之下，稍偏右错开，一律用汉字书写。公文语言的特点准确贴切-公文语言不能用夸张、虚构、渲染、抒情等手法。简洁严谨-用最少的词句表达最丰富的内容。言简意赅、文约意丰。朴实庄重-语言端庄稳重、朴实平直。公文的语言必须合乎规范，俗语、俚语都不应写入公文。公文是处理公务应该朴实庄重的，而不是个人情怀的表达，不宜体现个人风格。得体规范-说话做事恰当、合适。不同的文种采用不同的语气就称之为得体。规范就是指符合约定俗成或明文规定的标准，用字用词、语句、标点符号、数字、缩略语、计量单

9、位都要符合规范。公文语言运用的方法第一，选择恰当的词语。多用直义词，少用或不用委婉的词，避免发生歧义。第二，广泛使用公文惯用词。所谓惯用词即公文中经过不断发展变化沿袭下来和习惯用语以及定型化、规范化的语言格式。第三，多有的字结构。使语言具有简明、经济的表达效果。第四，适当选用文言虚词作为公文惯用语，慎用方言、口语。如之的使用。第五，是适当使用模糊词语。如原则上、一定的、尽快、适当、妥善等。但在时间、地点、人物、情节和结果等不能使用，而是要求表达精确。第六，科学地选择句式。公文基本上采用主谓句，有较长的句，用介词结构作修饰语。企业常用公文主要有下行文的通知、通报、批复、决定和会议纪要。上行文的报

10、告、请示；平行文中的函等。一、通知通知适用于批转各类公文，传达要求下级办理、周知或者执行的事项，任免人员。它是下行文，主送单位必定是下属。真叙、明了、开门见山和直截了当是通知的特点。强调各公司的通知都要抄送到集团总部。二、报告报告是向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问所用的公文，在公文中属于上行文。它的主送单位必定是发文单位的上级主管。三、请示请示用于向上级主管请求指示、批准。用的最多的是人事的聘任、制度的出台以及固定资产的购置等。请示要求一事一请，不能多事一请。凡请示类文件，在正文下方必须标明联系人及固定电话，上行文必须有签发人，文件上的签发人与发文原稿中的签发人应该是同一人。四、会议纪要

11、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。具有指导性、纪实性、概括性的效果。会议纪要的写法大致可分集中概述法、分项叙述法、发言提要法。五、信息信息应包含时间、事件、人物、效果以及给人们的提示等，一句话信息或调查研究式的重头文章，都离不开这些基本的要素。要开动脑筋,善于发现身边的小事和平常事,通过思考来给领导提供信息参谋作用。各公司必须于每月五号前把上月的动态信息上报到集团办公室，文秘岗位人员就是信息宣传员。六、会议记录会议记录是文秘人员的基本功，是一项经常性的工作。会议记录应包括：时间、地点、与会人员、主持人、记录人、列席人员、请假人等，然后是议题、与会人员发表的意见和表态，最后是形成的决议

12、或统一意见。能位相宜要求具有岗位要求的工作能力和工作业绩。怎样提高写作能力（三）写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段，是每一个有文化人都必须掌握的一门基本技能。写作，是每个企业管理人员常常用得着的基本工具，也是搞好本职工作必须具备的一种起码的素质。文秘人员作为企管群体中的一部分，是为领导处理日常工作和决策服务的，调查研究，综合情况，提供信息，撰写文稿，处理文电，这是文秘人员的主要职责。如果没有具备较高的写作理论修养和专业写作能力，可以肯定地说，那是很难做好岗位工作。一、文秘写作应具备的条件：第一要有一定的写作水平。平时要多积累知识，如果没有丰富的知识，那么，把一篇文章写好

13、，那是做不到的。懂得怎样写文章。如果一个文秘工作者不懂文章的具体写法，那么会出现不分段，或格式不对，或语句不通，或根本就没有把文章中心意思写清楚。第二必须遵守党的方针、政策。笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。这说明了文秘写作的政策性和严肃性。第三要坚持实事求是，真实地反映客观情况。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实地反映事情的本来面貌。在使用材料时，要老老实实，实实在在，成绩就是成绩，缺点就是缺点，不能弄虚作假，张冠李戴，随意编排组合，也不允许搞什么合理想象。第四要多作调查研究。写文章不进行调

14、查研究是不行的。比如，要一个文职人员写一份产品说明书，如果不去调查的产品，不去研究这个产品，那么，光凭想象也是写不出的。作为文秘人员，有更多的机会去深入了解，深入调查一些相关事情，写文章才有材料。第五要掌握文秘写作范围。如果连文秘写作的范围都不清楚，那就够不上资格当文秘人员。（一）行政公文：命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。（二）日常应用文：调据类、告启类、书信类、电文类、合同类、公关类、记录类等。（三）专用文书：包括计划、总结、调查报告、经济合同、经济活动分析报告、简报等。（四）宣传文稿：新闻消息、通讯、评论和广告等。（五）法律文书：起诉状、申

15、诉状、答辩状等。（六）学术论文（经验交流文章）。第六要有相应的素质。如果没有一点素质，写出来的文章从思想上来看，也是低沉的，或思想内容不健康的，文章的质量也不高。一个文秘工作者要具有四个方面的素质：理论修养，工作作风，智能结构，服务理念。第七要精心构思，拟制写作提纲。写任何一篇文章，都要进行构思，打草稿，拟制写作提纲。构思是文章整个写作过程中的重要的一个环节，也是决定文章优劣的前提前。文秘写作的构思有一个主体被动接受到发挥主体创造性思维的转化过程。构思也就是通常所说的打底稿。这个底稿往往是一个或详或简的纲目，将这个纲目写到纸上，反复修改，就是列提纲，这是文秘写作构思最常见的基本方法。二、提高写

16、作水平的有效途径一个称职的文秘工作者，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是文秘人员的基本功，是看家的本领。因此，学好文秘写作，努力提高文字表达水平，是十分重要和不容忽视的。那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来，主要应注意以下三点：端正态度，培养兴趣，自觉学习文秘写作。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分

17、严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到忘我、痴迷的程度，衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴，每有会意，便欣然忘我，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，锲而不舍，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。提高写作水平，到底有没有秘诀？我们的回答是否定的。那么，写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答又是肯定的。任何事物都有其内在的必然联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧，写作当然也不例外。那种认为写作无规

18、律可循、没有什么理论的观点，是唯心主义不可知论的反映，是完全站不住脚。古人说：写作无秘雇作文有要道，定体则无，大体须有，这种认识是符合辩证法的。众多的文秘写作教材（包括网络博客等），都是前人文秘写作经验的科学总结，揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。特别有必要学习语法、修辞、逻辑等基础知识。要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。巴金也曾谈到阅读对写作的密切关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章

19、的调子和作法了。但我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，依葫芦画瓢。勇于实践，坚持多练习、多修改。写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体会地说：多读乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可；渐演至熟，自然易矣。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，

20、坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑刺的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。三、学点写作基础知识(一)现代汉语语法知识毛泽东讲过：我们的许多同志，在写文章的时候，十分

21、爱好党八股，不生动，不形象，使人看了头痛。也不讲究文法和修辞，爱好一种半文言半白话的体裁，有时废话连篇，有时又尽量简古，好象他们是立志要让读者受苦似的。现代汉语语法-现代汉语的组词成句的规则。句子是由词组成的，一个词在句子中担任什么职务，不能担任什么职务，能跟哪些词发生组合关系，不能跟哪些词发生组合关系，也是有规则的。这里有两个内容：一是句法，即有关句子构造的规则；二是词法，就是有关词的使用的规则。学习语法，可以培养和提高语法分析能力：一方面能分析句子结构，能准确地理解文意，另一方面能改正病句，正确运用语法来表达，提高写作水平。语法知识包括：句子和句子成分-主语、谓语、宾语、定语、状语、补语；

22、主谓句、无主句、独词句；词类和句子成分-实词和句子成分:名词、动词、形容词、数词、量词、代词;实词的附类和合成谓语:方位词、趋向动词、能愿动词、判断词；虚词及其作用:副词、介词、连词、助词、叹词；词组和句子成分；连谓式和兼语式；同位成分、外位成分和独立成分；复句和复句内部的各种关系-并列、连贯、选择、递进、转折、假设、条件、因果、目的；多重复句和紧缩句；语气：直述、疑问、祈使、感叹；标点。点号：句号、问号和感叹号；分号和冒号；逗号和顿号。标号：引号、括号、省略号、破折号、连接号、书名号、间隔号、着重号。由于时间关系，结合实际着重讲一下，句子和句子成分和标点两个内容（常见常用、常犯的急需解决的问

23、题，）。句子和句子成分1、句子-表达一个完整意思的语言单位。直述一个事实：我是爱华集团公司的一名员工。提出一个问题：下半年的工作怎样安排？发出一个号召（指令）：不断推进非公企业的党建工作。对人与事的评价赞扬：阮丹文（阮总），好样的！以上都是独立地表达了一个完整的意思，这就叫做句子。2、主语、谓语、宾语句子里，担任一定职务的成分（句子成分），一般的有6种：主语、谓语、宾语、定语、状语、补语主语-谓语述说的对象（主体），表示谁或什么；谓语-对主语加以述说，表示怎么样或是什么；一般情况下，一个句子不论长短都有主谓语，如果没有主语就显得没头没脑，如果没有谓语，就显得有头无尾。因此，主语和谓语是句子的主

24、要成分。包云青是爱华集团办公室副主任；大家辛苦啦！善良求真，和谐发展。一般句子不仅仅包含主语和谓语，常见的：主语带上别的部分，构成比较复杂的主语部分，共同作为述说的对象；谓语带上别的部分，构成比较复杂的谓语成分，共同起述说的作用。但中心词仍是主语、谓语。投资4.5亿兴建的新台州大厦，是爱华控股集团奉献给台州人民的一座城市标志性建筑。幼小的焦淑红多羡慕焦克礼呀!中心词-新台州大厦，城市标志性建筑，焦淑红，羡慕宾语-用在动词谓语后边，表示谁，什么等意思的成分。金良宝负责工行代建项目。（负责什么）大家欢迎陶主席呀！（欢迎谁）一般讲，句子中如果缺少必要的宾语，就会造成句子结构的残缺，致使句子的意思表示

25、不完整。所以宾语也是句子的主要成分之一。3、定语、状语、补语主语-谓语-宾语是句子的主干。定语、状语、补语是它们的枝叶。定语-用在主语、宾语前边，表示谁（的）、什么样（的）、多少等意思的成分。常带的我带着爱华的徽标。一个洪常青牺牲了，千万个革命者站起来！初升的太阳照耀着雄伟挺拔的新台州大厦。状语-用在谓语前边，表示怎么样（地）、几时、哪里、多么或者肯定、否定等意思的成分。常带地他警觉地注视前方。我们马上出发！装饰任务很艰苦呀！爱华贵金属公司正在紧张有序地筹建。一年两个月后，他回到了爱华总部。补语-用在谓语后面，表示程度，或者表示怎么样、多久、多少次等意思的成分。常用得严主任写文章动作快得很哪。

26、他反复地思考了半天。补语和宾语可以同时在一个谓语后面出现，有时补语在前，有时在后。有的动词谓语后边，可以连用两个宾语，前一个指人，后一个指物。老板，快发给他们 钱吧。能带双宾语的动词，一般含有给予、请教之类的意思。6种句子成分在句子里的结构地位、基本次序和相互关系： 主语 | 谓语 宾语定（的） 状（地） 补（得） 定（的）主语部分 谓语部分区党史办的王主任先简单地讲了一下全省的民企党建工作情况。分析句子成分，目的是：为了把句子结构的内部关系搞清楚，正确理解句子的思想内容。为了检查句子是否完整，各成分的搭配是否得当，有效地改正病句。标点符号 在书面上，说话时的各种语气，可以用标点符号表示。标点

27、符号是书面语言里的有机部分，每一个标点符号有一个独特的作用。标点符号包括点号和标号两大类。点号-句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、感叹号7种。标号-引号、括号、省略号、破折号、连接号、书名号、间隔号和着重号8种。点号可依表示停顿的大小分为三组：1、句号、问号和感叹号：这几个点号都表示一句话说完之后的停顿。句号-直述句一般在句末用句号。但两种情况应注意：第一，句号也可以用在祈使句的末尾。（直述句-告诉人一件事，用直述语气，语调平匀，句尾一般稍微下降）（祈使句-表示命令、请求、禁止或劝阻，用祈使语气，语调逐渐下降）不能说只有直述句句末用句号，也不能说用句号的句子就是直述句。第二，直述句句末也可以

28、用感叹号，用了感叹号的直述句，并不就变成感叹句。（感叹句-表示赞美、惊讶、愤怒或恐惧，用感叹语气，语调先上升后下降）问号-疑问句一般在句末用问号。但两种情况应注意：第一，有的疑问句，特别是其中的反问句，并不都要用问号，而是用感叹号。怎么能说女职工总归比不上男职工呢！意思是不能说女职工总归比不上男职工。不让我参加抗台值班，那怎么行啊！意思是不行。两个都是反问句！第二，用一个问句充当动词的宾语，要求回答的用问号，不要求回答的用句号。顺便打听一下，猎户老常来了没有。不知凶手逃到哪里去了。 感叹句-具有用途、语气和结构形式三个方面的特点，表示一句带有比较强烈感情的话完了以后的停顿。兼有点号和标号的作用

29、，凡表示赞叹、欢喜、愤怒、惊讶、叹息、请教等，都用感叹号。2、分号和冒号：这两上点号都表示句子内部的较大的停顿。这种停顿是同句子的结构、语气和意义相适应的。分号-凡是用分号隔开的部分，结构和意义一般都有较强的独立性。适用分号的几种情况：第一，多重复句的第一层如果是并列关系，而并列的各部分之间又没有关联词语，用分号隔开，层次才能显得清楚。办公室工作有十大苦衷第二，只有一层并列关系的复句，如果分句本身已经用了逗号，分句之间用分号隔开，结构上可以显得更清楚。不少报告、文章，平铺直叙、泛泛而论比较多，吸引人的比较少；针对性不强，话说不到心里，引不起共鸣。第三，多重复句的第一层虽然都是并列关系，可是由于

30、前后两部分独立性较强，也要用分号隔开，意思才清楚。白天，战士们坚决守住自己的阵地；夜里，战士们向敌人进行猛烈攻击。冒号-后面一般都有较大的停顿。用不用冒号，完全依据行文的需要，因为冒号无论在语音停顿上或在语气上都有一定的作用。其主要作用是提示下文。有的既表示提示下文，又表示下文说明上文。有几种情况不能用冒号：要加强对党才骨干的培养，也就是说：要放手让他们在实践中提高工作能力和协调水平。（上下意思，结构、语气是连贯的）金师傅常常给我们讲：实践出真知，行不行，干干看的道理。这是定语，冒号不能用（要用冒号，就要把的道理去掉）。某某等人说什么：不要以为自己了不起，诬蔑群众是落后而愚蠢，只能是开发民智的对象。（什么后面用冒号就表示有较大的停顿，与下