材料设备采购管理办法范本.docx

1、材料设备采购管理办法范本材料设备采购管理办法（试行）为了规范选择供应商操作程序，全面了解供应商及其产品特性，有效降低工程建设成本，充分整合公司内部材料设备信息资源，增加工作透明度，同时对采购过程加强控制，确保采购产品符合项目整体定位和成本要求，现制定材料设备采购管理办法如下。一、编制材料采购计划1、施工图设计确认后，项目施工方按合同所列工程内容和施工图预算，填写材料设备设计标准确认表，并及时提供给采购部。2、工程开工时，项目施工方及时根据施工组织设计，提出工程用料总计划或分批计划，编制材料设备进场计划表，送项目采购部和工程部审核。3、项目采购部和工程部根据项目施工方材料设备进场计划表，编制材料

2、设备管理控制计划表。二、进行市场调查和商务洽谈1、采购部负责对材料设备供应单位前期考察和评估工作； 2、采购部通过信息收集 、市场调查、性能对比、商务洽谈等，草拟单项材料设备分析报告推荐供应（分包）单位；3、大宗材料设备采购的商务洽谈项目部应组织施工方、采购部、工程部进行综合考察，并编写供应商考察报告。三、材料采购供应商的确定1、工程材料设备招标由采购部负责提请立项，成立招标小组，严格按照经审批的材料设备管理控制计划表确定的材料范围和控制方式进行实施。2、凡单项材料设备采购金额5万以上必须采用招标方式确定；5万以下允许采用询价方式，货比三家，由采购部和工程部负责经办，并由项目部以文字材料报公司

3、考察核准；3、 重大材料设备合约招标由工程部负责提供技术相关指标，并提前将材料设备供应计划到场时间、技术要求（部分材料设备需要图纸）等向采购部提交。采购部负责拟定招标文件初稿。招标文件是甲方对供货或作业内容的具体要求，应明确质量要求、技术标准、完工时间、供货地点、作业内容、验收办法、土建配合费、税金计取办法等相关内容。4、招标小组的人员由项目负责人、工程技术人员和采购人员组成。招标小组负责组织相关人员对材料设备供应商考察报告进行审核，确定材料供应商投标资格及确定发标范围，未经考察评估的供应商不得作为发标对象，推荐人员应回避招投标过程。5、采购部组织开标工作，决标后将对比价格及综合分析形成文字报

4、告，按合同程序申报，经报公司批准同意后签发中标通知书。同时组织合同文本并按程序报批，报批时应附带合同文本、供应商登记表及其它相关资料。四、材料合同和档案管理1、材料合同（包括装饰材料合同）的签订，应执行公司有关合同会签的规定。2、采购控制部应将所有采购合约建立完整的文字档案和电子档案，其中包括：招标文件、投标文件、商务洽谈纪要、投标报价对比分析报告等相关资料。3、采购控制部应配置专用电脑，在其桌面设置材料设备信息文件夹，其下再设三层目录，第一层为六种材料大类（土建材料、安装材料、常用设备、装饰材料、智能材料和其它材料）和供应商名录；第二层为各种材料细类；第三层为将已审查的供应商登记表、评估报告

5、、供应商报价明细、单项对比分析报告、公司内部审查流程表、招标文件、投标文件、合同文本、付款统计等相关资料。五、现场材料管理1、材料进场，由现场材料员负责组织有关人员，根据国家有关材料验收规范进行验收。进场材料必须提供产品质量合格证、检验报告、建材产品备案证等，其它相关资料要齐全。2、材料设备入库时，首先由相关人员确认品种、规格型号、数量、质量、单价等，库管员复核并共同在入库单上签字后方可入库。3、经验收合格进入现场的材料，要堆放整齐，按规定作出标识并保管好。材料设备台帐簿应根据品种、物质类别分类建帐，帐目登记要做到完整无误、不漏、不同单据要分类装订成册。4、为防止丢失，材料入库后应立即通知相关

6、单位办理出库手续，库管员月末将当月所有帐目与财务会计核对，采用先进先出的办法逐笔建帐，做到帐帐相符。六、材料设备付款审批1、大宗材料设备付款审批程序为：材料设备供应（分包）单位申请付款 采购部核对材料设备供应相关票据并准备材料设备清单 项目部相关专业工程师及项目部经理复核并准备付款批核书 公司复核及加签进度（结算）款批核书 财务部安排付款2、零星材料采购付款审批：由施工方或项目工程部填写零星材料采购计划表，经项目部批准交采购部直接采购，经验收和领用人员证明和项目经理签字后报账。3、库管员与财务会计应做好各类材料设备付款台帐，建立完整的帐务体系，每月核对台帐一次，材料与财务主管据此检查。付款台帐

7、包含：合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、付款日期、付款金额、工程量、增减工程量、增减帐目、各阶段付款金额、结算金额、签发日期等。表一 材料设备设计标准确认表 填表时间： 序号名 称品牌选型确认设计标准样板要求常规产品沿用产品特殊产品材质型号规格功能要求技术参数颜色1工程桩2铝合金门窗3外墙涂料4阳台百叶5空调百叶6屋面瓦7进户门8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱12楼感应灯13钢（木）质防火门14水表箱15管道直饮水16住户配电箱17电梯18消防设备 材料设备设计标准确认表 填表时间： 序号名 称品牌选型确认设计标准样板要求常规产品沿用产品特殊产品材质型号规格功能要求技术参数颜色1

8、9智能化系统20太阳能设备21垃圾处理设备22花岗石23砂岩石24广场砖25大理石26铺地砖27玻璃马赛克28庭院灯29草坪灯30防水涂料31防水卷材32PF复合井盖33庭院小品34保温材料 表二 材料设备进场计划表项目名称：序号材料名称型号规格单位数量预算（实际）价格进场计划时间施工管理方负责人采购负责人 工程技术负责人 项目负责人表三 材料设备管理控制计划表填表时间：材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数A土建材料1螺纹钢LWG2型钢XG3水泥SN4商品砼SP5砂S6石

9、子SZ7粘土标准砖ZTB8粘土多孔砖ZTKZ9加气砌块JQQK10防水材料FSCL材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数B安装材料11高低压设备GDY12电线电缆DXDL13开关按钮KGAL14控制柜KZG15应急电源YGDY16消防器材XFQC17阀门FM18给水管材管件GPSG19排水管材管件GJ20穿线管CXG21散热器SRQ22温控阀WKF23避雷线BLX24变频柜BPG25桥架QJ26电梯DT材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时

10、间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数C常用设备27通风空调TFKT28游泳设施YYSS29水处理设备SCL30太阳能设备TYN31保龄球设备BLQD装饰材料32瓷砖CZ33理石LS34花岗岩HGY35人造理石RZLS36文化石WHS37入户门RHM38单元门DYM39窗C40玻璃幕墙BLMQ41阳台栏杆YTLG42玻璃BL材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数D装饰材料43木地板MDB44白钢板材BGBC45油漆YQ46涂

11、料TL47厨柜CG48卫生洁具WSJJ49五金配件WJPJ50空调外罩KTWZ51铝塑板LSB52感应门GYME智能设备53门禁系统MJXT54一卡通管理系统YKT55可视对讲KSDJ56电视插座DSCZ57电话插座DHCZ58摄像监控SXJK59居家安防系统JJAF60报警系统BJXT61停车场管理系统TCC材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数F其它材料62园林苗木YLMM63小品雕塑XPDS64道路标识系统DLBS65停车场设施TCC66信报箱XBX67健身器材JSQ

12、C68电瓶车DPC69灯具及光源DJGY合 计填报说明：1本表适用于项目开发部下新建和在建项目，上表中材料设备种类及目标成本可根据项目具体情况与特点进行调整。2在施工图会审后15天内，工程部、采购部、预算部共同编制本表。3项目工程部根据施工组织设计和项目总进度安排提供材料进场计划时间，设计师确定方案的具体时间，涉及外立面效果的材料还应提供效果图，如外围门窗、涂料、瓷砖、阳台栏杆等，提交经认可的详细设计文件。4预算部负责提供目标成本，单项材料的估算单位、造价工程师核量并预测目标成本。5采购责任部门为采购部，材料采购责任人为设计、工程、材料、造价等职能部门主管或经理。6“工作状态”栏由相关责任部门

13、按照设计资料已提交，合同签约完成、材料已进场或资料未按期提交、材料未进场等文字形式的填写。“采用形式”按照甲供、分包、甲控、乙购等文字形式填写。7每月25日（遇休息日提前）由采购部主管制表送相关部门或经理提出修改意见，汇总报公司核准后再实施。 表四 供应商考察报告考察对象考察时间考察记录：1主营产品2核对营业执照、准用证/产品许可证、技术鉴定文件、资料等级证明等资料，对有政府部门限制的产品检查其相关证件3厂家的生产能力、销售情况及年营业额4认证及获奖情况5生产设备的先进程度、运转情况及整个生产车间的状况6对产品的各生产环节采取何种特殊控制手段7产品的主要原材料产地8供货区域9其它内容考察结果同

14、意投标 不同意考察人员或招标小组推荐意见及签名项目公司总经理或招标小组组长审查意见 表五 材料设备供应商登记表材料设备名称档案编号生产厂全称电话/传真生产厂地址网 址生产厂企业性质外资 合资 国营 集体 民营供应单位全称法定代表法人代码证编码纳税代码证编码办公地址邮 编往来银行名称帐 号年销售额电子邮箱与公司合作情况合作良好 合作较好 合作一般 没有合作联系人甲：姓名职务电话/手机乙：姓名职务电话/手机销售性质直销 总经销 特约经销商 其它是否接受投标保证金同意 不同意供应商承诺 我公司参与 项目的 工程竞标，对本登记表和附表填写内容的真实性、合法性负完全责任。供应单位（签字盖章）：年 月 日

15、：公司概况有效证件详细名录简述产品技术性能供货周期运输方式部分工程业绩付款方式及承诺产品质量保证售后服务承诺有何建议填 报 说 明1公司概况：指生产厂建厂时间、投资方式、投资规模、生产设备、资产负债率等情况；合资公司需说明股东单位及股份比例，近三年的经营额度；总经销或特约经销商还说明与生产厂销售关系，授权销售时限，最近两年在当地销售额度等。2有效证件详细名录：公司营业执照、税务登记证、安装资质证书、全国工业产品生产许可证、消防局技防办准入证、ISO9001/ISO9002质量认证证书、安全防范产品准产（许）证、卫生许可批复、电力产品需入网登记证、社会公共安全产品许可证、质检报告等有效证件，需将

16、复印件加盖公章后与宣传资料随统计表一并提交。3产品技术性能说明：指新希望项目对应的材料与设备，说明其性能、规格型号、技术参数等，对是否为新技术、有无环保概念、生产工艺、防锈处理、安装方法、功率及使用电压、表面喷涂材料等务必填写。安装材料涉及规格较多的请单独制表详细说明。4供货周期及运输方式：指正式签订供货合同后生产制造、运输至工地的时间天数；运输方式指供货地点至项目所在地采用何种运输方式。5部分工程业绩：主要针对工程项目所用材料设备的工程业绩，供新希望考察核实。付款方式：指与新希望签订合同后能够接受的付款方式，它是供应商综合实力和合作诚意的具体表现，若用房冲抵材料与设备款，请说明付款方式。7有

17、何其它建议：在满足功能使用前提下，是否有其它较为经济合理建议。材料与设备供应商：我们秉承公平、公开、公正的原则，择优选择合作伙伴，真实详尽填报，是我们合作的基础，若因资料不详未能进入我公司建材设备数据库导致失去公平竞争的机会，恕不另行通知。表六 材料设备招（议）标工作流程表项目名称设备名称成本控制价材料设备情况简介确 定 竞 标 单 位推荐竞标单位名称12345资 格 审 查证照资料主要业绩考评得分批准竞标单位名称相关部门会签开 标 结 果 汇 总投标书评标分析评标结果定标意见相关部门会签招标小组组长意见表七 材料设备合同会签表承办部门合同草拟人（或经办人）合约单位全称内容摘要合同全称合同份数合同金额签定时间签约地点采购部项目经理总公司领导审批 表八 入 库 单 单位： 年 月 日 No.供货单位发票号码注明品名单位数量单价金额品名单位数量单价金额合 计负责人： 验收： 保管：（ ）出 库 单No.出库单位领用部门品名单位数量单价金额品名单位数量单价金额