投标报价管理系统规定.docx

1、投标报价管理系统规定1 范围 本标准规定了本公司投标报价活动的组织管理及工作程序。 本标准适用于本公司对国内工程总承包、工程咨询、工程设计及工程监理等业务的投标报价管理。2 引用文件产品有关要求评审程序 QHSEP014-2013 部门职责规定 QHSEW002-2013 项目组织规定 QHSEW006-2013 项目岗位职责规定 QHSEW007-2013 工程项目合同管理规定 QHSEW010-2013 顾客提供的产品管理规定 QHSEW041-20133 投标报价准备工作3.1 工程招标信息资料和招标书的搜集与管理本公司通过各种渠道获得的工程招标信息资料和招标书，应交经营部、监理公司统一

2、归口管理，经营部、监理公司负责对其进行筛选和处理。3.2 工程项目招标信息资料和招标书的分析和筛选 经营部、监理公司在获取招标信息资料或招标书后，应及时对其进行分析和筛选，对适合于我公司参与和有投标价值的项目编制“投标报价立项分析报告”(格式见附录A)。大型或重要的项目应组织与项目工程范围相关部室进行评审，并将评审结果提交公司主管领导进行审查和决策。3.3 招标信息资料或招标书的评审3.3.1 评审内容a) 确认本公司是否有项目经验和技术能力；b) 确认本公司是否具备独立承担该项目的投标报价和实施的能力；c) 确认是否熟悉和了解项目使用的规范和标准体系，当地法律法规要求；d) 确认是否需要与其

3、他公司合作，建议意向性合作伙伴与合作方式；e) 项目风险与机会分析。3.3.2 评审方式与方法a) 书面评审，主要适用于小型项目（如技术咨询、工程设计、技术服务）及中型的总承包和工程监理项目，书面评审适用范围参照产品有关要求评审程序之规定；b) 会议评审，主要适用于大型的总承包和工程监理项目，会议评审适用范围参照 产品有关要求评审程序之规定；c) 会议评审一般由经营部、监理公司负责主持和召开。3.3.3 会议评审 需要进行会议评审时，一般由经营部、监理公司研究确定参与评审的部门和人员，并报请公司主管副总经理确认。 会议评审后，由经营部、监理公司指定的负责人形成评审纪要，经经营部主任、监理公司经

4、理签署评审意见，交主管副总经理审批和决策，特殊或重要项目提交公司总经理审批和决策。批准项目由经营部、监理公司负责实施。3.4 投标报价项目立项和组织机构建立3.4.1 参加资格预审顾客要求对投标商的资格必须在招标前进行审查时，经营部、监理公司负责组织并编制资格预审材料。如果顾客要求投标商的资格预审材料随投标报价书一起提交时，应由经营部、监理公司负责组织编制。3.4.2 购买或接受招标书 在确定参加项目的投标报价后，经营部、监理公司应负责及时向顾客购买或索取招标书文件（或投标资格预审文件）。如果顾客在发标前有标前会，在有条件的情况下经营部、监理公司应组织合适人员参加标前会。3.4.3 正式立项在

5、获得项目招标书文件后，经营部、监理公司应负责填写“营销项目立项表” (格式见附录B)，确定投标报价必须参与的部(室)，并申请营销编号。经营部推荐投标报价经理，项目管理部推荐项目经理，报请主管副总经理和/或公司总经理批准。投标报价经理负责编制商务标书；项目经理负责编制技术标书3.4.4 投标报价人员的组织管理及职责3.4.4.1 建立投标报价组织投标报价经理应负责组建投标报价项目工作组，投标报价工作组的人员组成和人员要求应根据项目的性质、规模、工作范围和工作内容确定。由投标报价经理与项目管理部领导协商确定项目组人员，首先从工程项目投标报价人员名单中推荐投标报价专业负责人，经经营部、项目管理部、监

6、理公司领导和公司主管领导批准后，成立投标报价项目工作组。 投标报价工作组的所有专业负责人应接受投标报价经理直接领导，投标报价期间各部（室）不得随意撤换，不得安排他们承担影响投标报价工作的其它工作。3.4.4.2 投标报价人员的职责 投标报价经理负责投标报价项目工作组的组织和管理，负责与外部协作单位的联络和协调；编制投标报价的活动进度计划，组织和安排报价书编制工作；组织对投标报价书的评审；组织对招标书的确认和澄清；负责投标报价书的投递和跟踪；中标后担任合同管理工程师的，负责合同管理相关工作。参与投标报价的相关人员，其分工职责按部门职责规定和项目岗位职责规定之要求执行。4 投标报价工作程序 投标报

7、价工作程序见附录C“投标报价工作程序框图”。4.1 编制投标报价书4.1.1 制定报价计划 投标报价经理在获得正式招标书后，应立即阅读，根据招标书中投标者须知、报价书内容、格式、工作量和截标日期等的要求，及时编制初步投标报价计划。 投标报价计划应包括投标报价方式、工作分工和作业计划（各部室间报价委托资料、工程量表及成品文件的交付日期与方法）等。工程总承包项目应包括施工分包招标和采购询价工作的原则、计划时间及方法等。此计划中还应包括报价策略、报价的基本原则、成品文件的内容构成和出版的格式、最终报价文件的汇总和出版日期，注意事项等。一般性的设计和技术服务类项目投标报价计划可以简化。4.1.2 召开

8、投标报价开工会 投标报价经理应及时组织各相关部（室）投标报价负责人召开报价开工会。开工会上至少应明确下列事项：a) 项目的性质、规模、工作范围及内容；b) 报价进度计划安排；c) 各部室的报价负责人及其工作分工与职责；d) 报价策略和报价的基本原则；e) 各部室报价负责人应提交的文件和资料种类、内容、深度及格式；f) 项目报价统一规定及要求；g) 相关部分的招标书文件发放；h) 其他报价相关事项及注意事项。4.1.3 编制投标报价书过程中的技术和商务问题澄清 对招标书中存在疑问、问题、错误、文件和资料缺损等，应在招标书规定的澄清、解答时间内以书面形式及时提交投标报价经理，在投标报价经理确认后提

9、交顾客澄清和解答。 在投标报价期间如果有必要且条件和时间允许，投标报价经理应和主体部室专业负责人一起参加顾客的答疑会，弄清顾客项目招标书的意图和目的，对项目建设现场进行考察。4.1.4 编制技术报价书技术报价书应严格按招标文件的要求全面反映本公司的综合技术实力，反映本公司对招标书的理解和对该项目实施的能力、经验和信心。技术标书因顾客不同，其构成有别，主要内容有：a) 技术保密协议；（一般由项目经理签署）；b) 投标商基本情况信息，如公司技术资源状况、技术装备（硬件和软件）状况、人力资源分布状况及工作负荷、近几年的财政资源状况、技术服务能力、技术标准和规范的应用状况等；由投标项目经理负责组织，人

10、力资源部、经营部、财务部、技术发展部、项目管理部、工程管理部、采购部、监理公司等负责编制并提供有关资料和信息；c) 项目实施计划（如项目组织机构及关键人员、关键人员简历、项目进度计划、项目控制计划、项目协调计划、信息管理和类似项目业绩表等）；由投标项目经理负责组织，经营部、项目管理部、工程管理部、采购部、监理公司负责编制并提供有关资料和信息；工程总承包项目应有人力和设备动迁计划、分包计划等，经营部、项目管理部、工程管理部、采购部、监理公司负责编制并提供有关资料和信息。d) 项目组织机构中的关键人员由经营部、项目管理部、工程管理部、采购部、质量安全部、监理公司领导负责推荐，报公司主管副总经理和公

11、司审查并批准；e) 质量计划和HSE计划；由投标项目经理负责组织，质量安全部负责编制并提供有关资料和信息；f) 技术附件（如项目工艺描述、主要设备数据表、关键设备及材料规格书、技术承诺、技术偏差表、图纸、产品规格说明书、样本等）；由投标项目经理负责组织，各专业室负责人负责编制并提供有关资料和信息。技术标书的内容应符合招标文件的要求，按照招标书规定的内容和格式对应编制，并做到内容准确完整、结构严谨、语言简练、重点突出。4.1.5 编制商务报价书 商务报价书主要有：项目工作范围或供货范围及服务内容的界定，商务合同条件，项目总价及其分项费用的构成分解表，各项单价及其费率，项目报价阶段的保函，履约阶段

12、的保函承诺文件，各种保险证明或保险意向书，税务登记及完税证明，商务偏差表，公司资质证书，法定代理人资格证书副本及法定代表人授权书等。 各部（室）应按项目投标报价计划的要求，负责核实和编制准确的项目工程量、工程定额等，及时提供给项目指定的费用估算工程师；协助提供本部（室）所掌握的特殊设备及材料的当前有效价格和各种费率等情况；询价设备及材料的费用应由采购部负责提供；施工分包部分的费用应由工程管理部负责提供。 项目指定的费用估算工程师应按招标书要求的方法、格式、内容和深度编制商务标书。投标报价经理应负责组织经营部、项目管理部、工程管理部、采购部、监理公司、人力资源部、质量安全部、财务部、相关部门负责

13、人和有关专业技术人员审查投标书的商务合同条款。4.2 投标报价书的评审4.2.1 评审内容及目的a) 确认报价书内容是否完整，是否符合招标书的要求；b) 技术报价书是否真实和充分地反映了公司的项目经验和技术能力（特别是项目技术方案及其可靠性、产品方案、性能保证、工艺保证、消耗指标与排放指标等）；c) 确认项目实施计划是否合理 (如质量计划、HSE计划、进度控制计划、费用计划、材料控制计划、人力及机具动迁计划、合同及信息管理、融资计划等)；d) 确认商务报价书内容是否完善（如工作范围和内容是否清楚明确；合同授权书、保函、合同条件、商务偏差是否合理等）；e) 商务总价格、单价及取费标准是否正确与合

14、理，是否有漏项；f) 项目价格风险系数是否合理（如项目技术风险、设备及材料市场价格变化风险、项目质量保证风险、项目运行性能保证风险、产品质量保证值风险，顾客的信誉及资金支付风险，进度拖延罚款风险等）。4.2.2 评审方式与方法a) 书面评审，主要适用于小型项目和单一服务项目，如技术咨询、工程设计、技术服务，投资额在5000万元以下的监理项目等，书面评审适用范围按照产品要求评审程序之规定；b) 会议评审，主要适用于大型项目和综合性服务项目，如技术咨询、工程设计、技术服务，工程总承包项目，投资额在5000万元以上的监理项目等，会议评审适用范围按照产品要求评审程序之规定；c) 书面和会议评审均由经营

15、部负责组织，投标报价经理负责落实。4.2.3 参与评审的部门和人员a) 对于技术咨询、工程设计和技术服务类项目，技术报价书和商务报价书的评审主要由经营部、项目管理部、监理公司、质量安全部、人力资源部及专业室等部门的负责人参加；b) 对于工程总承包项目，技术报价书和商务报价书的评审除上述a款要求的部门和人员参加外，还应增加工程管理部、采购部、财务部负责人。还应有公司的主管副总经理参加，必要时公司总经理参加；c) 对于工程监理类项目，技术报价书和商务报价书的评审主要由监理公司项目负责人参加；d) 对于大型、重要、复杂或高新技术项目，技术报价书和商务报价书的评审除上述a、b、c款分别要求的部门和人员

16、参加外，还应有公司的主管副总经理参加，必要时公司总经理参加；e) 商务报价书的费用评审主要由投标报价经理、经营部、项目管理部、工程管理部、采购部、监理公司和费控室等部门领导，主管副总经理参加，对于大型、特殊或重要项目公司总经理应参加。（工程总承包项目增加工程管理部负责人，工程监理类项目增加监理公司项目负责人和监理公司领导）。4.2.4 评审记录和评审结论 书面或会议评审后，由投标报价经理形成评审纪要，经经营部、监理公司部门负责人确认后，交主管副总经理签发，大型、特殊或重要项目提交公司总经理审批。投标报价经理负责将评审结论分发有关部门专业负责人对报价书进行完善和修订。4.3 投标报价书的审查和批

17、准投标报价书按照产品要求评审程序规定的方式、方法和内容进行评审并修订后。投标报价经理应负责投标报价书的审查，技术报价书和商务报价书应提交公司法定代表人或由公司法定代表人授权的委托代理人负责审定和签署，技术报价书的技术附件由项目经理签署，项目保密协议及项目承诺（质量、HSE、性能保证、售后服务等）由公司法定代表人或由公司法定代表人授权的委托代理人负责签署。4.4 投标报价书的投递4.4.1 投标报价书的汇编 投标报价经理应负责组织按照顾客在招标文件中所规定的投标报价书文件组成内容、格式、顺序和份数将商务标书和技术标书分别编辑和独立装订成册，加盖正本及副本章。并按照规定对商务标书和技术标书进行分别

18、密封和盖章。按照规定的投递方式、投递地址和截标时间等进行投递。4.4.2 投标报价书的投递 投标报价经理应负责投标报价书投递的正确性和时效性，并与经营部、监理公司部门负责人商议确定投递方式 (如邮寄、特快专递、专人当面递交等方式)，有中间商或代理商时，应按顾客要求或按照与中间商或代理商商定的方式投递。4.4.3 投标报价书投递后的修订 投标报价书文件投递后，正式开标前，如果发现错误或遗漏，必须对投出标书的某些部分进行修改、替换或补充时，应由投标报价经理作出书面正式修订文件，并经批准投标报价书文件的同一签署人签署后，以最快方式（如传真和电子邮件等）在截标时间之前重新提交修改、替换或补充部分的文件

19、给顾客，并申明原报价书文件相应部分作废。4.5 投标报价结果跟踪，答疑和问题澄清4.5.1 项目开标后，投标报价经理应对项目评标的最新进展进行不断地跟踪，如果顾客在评标过程中提出任何技术和商务疑问和问题，投标报价经理应负责组织各相关部室专业负责人进行及时澄清和解答。投标报价经理应及时回复顾客发来的与项目有关的各种询问函或电话、传真等。如果顾客要求对报价书进行现场澄清，或要求对项目组织机构人员进行审查时，投标报价经理应负责组织各相关部室专业负责人或项目组织机构人员参加现场澄清会或审查会。4.5.2 技术和商务澄清和解答过程中，如果有影响价格的因素发生或顾客有二次报价要求时，投标报价经理应负责组织

20、对商务报价书进行及时调整和修订，并报请经营部、监理公司主管副总经理和/或公司总经理批准。4.5.3 项目定标后，如果中标，投标报价经理应负责组织项目的最终合同谈判及签约工作，通知经营部、监理公司和项目经理着手项目的实施准备，向项目管理部、监理公司签发待签项目合同通知书及已签合同通知书。4.5.4 在与业主签订最终项目合同之前，投标报价经理应和项目经理一起，组织有关部门负责人及项目组织机构人员按照上述4.3条规定的方法对合同进行一次更详细评审和确认。4.6 投标报价项目的结案 无论项目的投标报价中标与否，投标报价经理都应对该项目作出投标报价总结报告，提交经营部、监理公司和公司主管领导审阅后存档。

21、报告应对项目报价成功与失败的原因进行分析和说明，并提出改进措施和建议。如果项目中标，提出项目执行中还应特别注意的事项、存在的问题和风险。4.7 招标书和投标书的归档 投标报价活动结束后，投标报价经理应将一套完整的项目招标书、投标书（技术报价书、商务报价书、技术及商务澄清文件）和投标报价总结报告整理成册，将其按项目编号和项目名称分类和标记后，存入经营部或监理公司。附录A 投标报价立项分析报告 （QHSEW009-T01）附录B 营销项目立项表 （QHSEW009-T02）附录C 项目投标报价工作程序框图 附录A投标报价立项分析报告（QHSEW009-T01）长 岭 炼 化岳阳工程设计有限公司投标

22、报价立项分析报告项目编号：第 页 共 页顾客名称项目代号招标公司项目业务类 别项目名称顾客联系人及电话项目建设所 在 地项目信息来 源招标日期截标日期项目概况和工程条件分析(空间不够请加附页)：顾客和/或咨询公司的背景情况分析：本公司参与项目投标报价的条件分析：投标竞争对手分析：不明因素和潜在风险分析：当地代理商和/或国内中介商名称及基本情况：是否需要进行会议评审：其他情况说明：编 制审 核批 准日 期 注：本表由经营部、监理公司提供附录B营销项目立项表（QHSEW009-T02）长 岭 炼 化岳阳工程设计有限公司营 销 项 目 立 项 表营销编号：营销阶段：营销负责人：顾客名称顾客联系人项目名称联系电话项目建设所 在 地项目主要内容：营销阶段工期计划： 年 月 日至 年 月 日主要参加专业及部门：工艺（炼化工艺，储运工艺，给排水工艺，管道设计，采通，安全环保） 设备（设备，机械）土建（结构，建筑，总图）电控（仪表，电气，电信） 费控室 经营部 项目管理部 工程管理部监理公司 质量安全部技术发展部经营部（监理公司）：年 月 日年 月 日公司领导批准：年 月 日编 制审 核日 期 注：本表由经营部、监理公司提供。 附录C 项 目 投 标 报 价 工 作 程 序 框 图