会计电算化信息系统构成.docx

1、会计电算化信息系统构成会计电算化信息系统构成 会计电算化信息系统构成 会计电算化信息系统的构成主要包括硬件、软件、人员、数 据和规程，具体而言： 一、硬件： (一)电算化信息系统硬件的组成： 1、数据采集设备：可采用直接输入、间接输入和自动输入 方式 直接输入：是指财务人员根据原始凭证或记帐凭证通过键 盘、屏幕将数据直接输入计算机存入文件的一种方式。 间接输入：是将会计数据录制在磁、光介质上，再将其转 换成计算机能接受的凭证并保存到凭证文件中。 自动输入：指计算机自动编制凭证，并保存到凭证文件中。 2、数据处理设备：成批处理和及时处理 成批处理：是指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方 式

2、，如凭证的批审核。 及时处理：是产生数据或财务人员有一次处理要求时，计算机 就立即进行处理的方式，如材料按实际成本计价时的先进先出法。 3、数据存储设备： 4、数据输出设备：显示输出、打印输出、软盘输出和网络传输。 显示输出：是指用字符或图形方式将磁介质文件中的会计数据， 按财务人员的要求输出到显示器上。 打印输出：是指用字符或图形方式将磁介质文件中的会计数据， 按财务人员的要求输出到打印机上。 软盘输出：是指将计算机生成的各种会计数据输出到软盘上。 网络输出：是络将各种会计数据直接传送到相关部门的 计算机上。 电算化系统的硬件范围还包括机房设施 (二)计算机工作方式：不同的硬件组成可以构成不

3、同的计算机 工作方式。 1、单机工作方式：整个系统只配备一台主机及相关外设。 优缺点：购置成本较低、管理方便、数据一致性安全性高，但输 入输出成为“瓶颈”,适用于业务量小的行政事业单位及小型企 业。 2、多机工作方式：(非网络模式)整个系统配备多台主机及相 关外设。优缺点：购置成本较高、管理不便、数据一致性安全性 低，但在一定程度上缓解了输入输出的困难，是一种得不偿失的 系统。 3、多用户工作方式：是整个系统配备一台主机及若干终端，通 过邮电通信线路连接而成。(解释单机、工作站、终端的区别) 优缺点：购置成本较低、管理方便、数据一致性安全性高，彻底 解决输入输出问题，但终端权限太小，主机性能及

4、维护要求高， 且主机与终端距离不宜太远，较适用于日常业务处理，如银行系 统的通存通兑模式。 4、网络工作方式：解释网络的概念，目前计算机网络一般分为 广域网、局域网和城域网三种。 广域网：称远程计算机网络 ,简称WAN,在地理位置上一般跨 度很大，作用距离通常为几十公里至几千公里。世界上第一个广 域网是美国的ARPA,广域网通常用于国家范围内的经济信息网、 铁路管理网、全国银行核算网等，常借用传统的公共通讯网络 (电话、无线电、卫星通信等),数据传输速率较低。如 _T就是一个由计算机、网关、路由器和通信协议组成的无 缝隙的全球性的广域网。 局域网：简称LAN,是指在有限的地理范围内，通过较高传

5、输 速率的通信线路连接而成的自治的计算机网络，其一般覆盖在半 径为几公里的范围内，通过同轴电缆、双绞线或光纤传输，具有 较高的通信速率，可达1-100MBPS,甚至更高，局域网不受公共 网络规定限制，易进行设备更新和技术引用。 城域网：简称MAN,是一种介于前两者之间的计算机网络，其 作用范围为一个城市。 在会计电算化信息系统中，对大中型企业及企业集团可采用局域 网模式，而会计电算化信息系统的最终发展应为广域网。 二、软件：(通过提问解释操作、指令、程序，引入软件的概 念): 1、软件是控制计算机系统运行的计算机程序和文档资料的总称， 一般分为系统软件和应用软件。前者是支持、管理、控制计算机

6、系统资源的软件，主要包括操作系统和程序设计语言及其编译系 统，后者是由计算机应用技术人员开发的、应用于解决某一方面 问题或辅助人工完成某一类业务处理的软件，如办公自动化软件、 会计核算软件等。 2、在会计电算化信息系统中，主要指会计核算软件：是以会计 理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机及其应用 技术为基础，以为会计核算财务管理和企业经营管理提供信息为 目标，将计算机技术应用于会计工作的一种应用软件。 3、会计软件的分类： 从功能上可划分为：核算型会计软件、管理型会计软件和高度 集成化、网络化的决策支持型软件。 核算型会计软件其开发上基本模拟手工会计核算方式，开发时较 少考虑模块之

7、间的联系，各模块独立性强(可独立运行),从而 造成会计核算工作人为分割，造成会计数据利用率低，模块间数 据单向传递，管理型软件是对核算型软件的改良，并增加了辅助 核算与辅助管理功能，各模块之间联系和数据传递变为双向传递。 目前我国会计核算软件正处于核算型向管理型全面过渡。 从开发目的及适用范围分为：专用会计软件和通用商品化会计 软件。 从其硬件系统结构分为：单机版(单用户)会计软件和网络版 会计软件。早期网络版 软件以文件服务器(F/S)结构为主， 目前则主要采用客户服务器(C/S)结构为主。 2、会计核算软件取得途径： 自行开发： 定点或联合开发： 购入商品化会计核算软件： 3、商品化会计软

8、件的特点： 合法性：开发过程合法和用户权利合法。 安全性： 通用性：包括纵向通用和横向通用。 各项性能指标高：可靠性、稳定性等软件性能指标较高。 三、人员：会计电算化信息系统中的人员包括系统开发人员和系 统使用人员两大类。 1、系统开发人员主要从事财务软件的开发工作，包括系统分析 员、系统编程员、系统测试员等。 2、系统使用人员主要从事财务软件的日常使用人员，按会计电 算化岗位一般分为系统管理员、系统维护员、系统录入员、系统 审核员、档案管理员等。 对各类人员的职权进行说明。 四、数据：(主要说明手工会计数据处理与电算化后会计数据处 理的不同) 1、数据处理一体化：在手工方式下，从编制原始凭证

9、、记帐凭 证到登帐、结帐、编制会计报表，要经过很多人的手工才能完成， 增加了数据处理差错的可能性；而计算机则不同，数据一旦进入 系统，记帐、对帐、汇总编制会计报表等，都是在一个一体化处 理过程中。 2、信息存储无纸化：在手工方式下，一切信息都记录在会 计凭证、帐簿、报表等媒介上；而计算机方式下，除原始凭 证，其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质(硬盘、软 盘)中，同时，随时可以根据需要，将信息打印到纸介质上。 磁盘可以进行拷贝，使会计数据的保存更加安全。 3、查询高速自动化：在手工方式下，要查询一个数据，特 别是收集某一汇总或加总数据时速度很慢，而用计算机查询， 可以设定查询的条件，很快地查

10、到所需要的数据；另外，在 查阅时，还可以归类，打印查询结果。 4、数据处理集中化： 5、档案管理简洁化： 五：管理制度：会计电算化的管理制度包括宏观国家有关的 法律法规和微观企业的内部管理制度。 1、国家有关法律法规主要包括：会计电算化管理办法、 会计核算软件基本功能规范、商品化会计软件评审细 则、中华人民共和国会计法. 会计从业资格管理办 法. 会计档案管理办法. 会计电算化工作规范、 会计核算软件基本功能规范等。 2、企业应在不违反国家法律法规的条件下，结合企业管理 的要求，制定相应的内部管理制度，具体包括： (1)有严格的操作管理制度包括： A、操作人员工作职责和工作权限。 B、防止会计

11、凭 证未经审核而输入计算机的措施。 C、防止会计凭证未经审核而登记机内帐薄的措施。 D、必要的上机操作记录制度。 (2)有严格的硬件和软件管理制度，包括： A、保证机房设备安全和计算机正常动转的措施。 B、会计数据和会计核算资料安全保密措施。 C、修改会计核算软件的审批和监督制度。 (3)有严格的会计档案管理制度。 六、会计电算化管理体制与组织机构设置的选择 ： 实施会计电算化必然会对会计工作及其组织机构产生一定的 影响，为了适应电算化的要求，必须探求和设置与之相适应 的机构。有以下几种情况： 1、集中管理方式： 这种形式把会计电算化工作，包括管理、 开发和使用维护等都放在企业计算中心，财务部

12、不设数据处 理部门，也不安装计算机设备。财务部门定期按规定向计算 中心提供核算和管理所需的数据，由计算中心负责会计电算 化的日常运行。在这种情况下，财务部门的组织机构一般不 作大的变动，除了一些业务由计算机处理外，许多工作仍由 手工来完成。这种方式有利于充分发挥计算机作用，提高数 据共享程度，避免重复开发，也有利于企业统一领导、规划 和组织。但是，集中管理也有很大的缺点。 A、计算中心人员和财务人员不能很好地协作，各自不了解 对方的知识和业务特点，各自偏重本单位情况，往往导致系 统质量低，实用性较差等情况； B、各部门极易产生依赖思想，认为开展电算化工作是计算 中心的事，从而不能很好地配合和支

13、持系统的实施和运行， 影响会计电算化工作的正常进行。 2、分散管理方式： 在这种方式下，企业财会部门单独配备计算机等设备，并配 备一定的专业人员，会计电算化工作的实施，完全由财会部 门负责进行，计算中心将不再参与。分散管理的优点是，第 一，能调动财会部门的积极性；第二，能根据财会部门的实 际需要，分期分批解决急需电算化的项目，并且实用性强、 投资少、见效快。其缺点也是明显的；一是缺乏整体考虑， 各部门都可能从各自的目标出发，不考虑相互之间的联系， 数据不能共享，系统效益不高；二是各业务部门都需要配置 计算机专门人员，否则影响系统实施，平时遇到的简单问题 及维护工作，都不能及时处理。这种方式一般

14、不可取。 3、集中管理下的分散组织形式。 在这种形式下，企业设立 专门的机构，统一负责全厂计算机应用规划工作。规划工作 包括企业电算化的总体规划，管理信息系统总体设计及子系 统划分，统一编码，对所用机型等做出统一安排， 指导各业 务部门开展电算化工作，若企业已设立计算中心，专门机构 的设置就可以以计算中心为主体设置。这种方式，既照顾了 各业务部门的特点，又能统一管理组织，是目前一种较理想 的组织形式。在这种方式下，实施会计电算化后，就需要调 整财务部门的内部组织机构，岗位与职能都可能发生变化。 管理、开发、维护人员负责会计电算化工作的规划，参与系 统开发工作 (如果自选开发的话) ,并负责日后

15、的维护工作； 数据准备人员负责电算化会计信息系统的运行工作、包括输 入、运行、输出等工作；财务管理组负责一些财务日常管理 工作( 这些工作一般计算机难以直接处理),并参与企业的管 理工作。 会计电算化工作专业术语 1、ERP(企业资源计划) 。ERP为Enterprise Resource Planning的缩写，中文翻译为“企业资源 计划。企业资源计划ERP(enterprise resources planning)一词是由 Gartner Group. Inc咨询顾问与研究机构于20世纪90年代初提出来的。 GGI提出了ERP概念及其内涵，面向供需链的管理。把ERP界定内容超越 了MRP

16、 II,信息集成范围更为广阔，并且支持动态监控，支持多行业、 多地区、多模式或混合式。ERP具有强大的系统功能，灵活的应用环境 和实时控制能力，是制造业未来信息时代的一种管理信息系统。ERP是 目前企业管理信息系统中十分流行的一种形式，大多数的ERP系统在全 面解决企业在供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务问题方面均 能起到良好的作用并产出效益。ERP的意义在于以经营资源最佳化为出 发点，整合企业整体的业务管理，并最大限度企业经营的效率。ERP的 概念也是有一个发展的过程，企业最早关注物料、库存(MRP),后延 伸到生产计划和制造(MRPII),随着管理外延和产品功能的不断发展， 一个比较

17、完整的制造业ERP系统应该包含了MRP和MRPII,不过今天的 ERP的概念外延可能更加广泛，几乎是企业信息化的代名词。 2、MRP(物料需求计划) 。MRP为Material Requirement Planning的缩写，中文译为物料需求 计划。MRP是在定货点法(order point system)计划基础上发展形成 的一种新的库存计划与控制方法，是建立在计算机基础上的生产计划与 库存控制系统。 其主要内容包括客户需求管理、产品生产计划、原材料 计划以及库存纪录。其中客户需求管理包括客户订单管理及销售预测， 将实际的客户订单数与科学的客户需求预测相结合即能得出客户需要什 么以及需求多少

18、。应注意的是，客户需求预测应是科学的预测，而不是 主观的猜测或只是一个主观的愿望。产品生产计划指的是最终将生产的 产品的时间和 数量，这将成为决定需要多少劳动力和设备以及需要多少 原材料和资金的依据。产品生产计划应是客户需求与现有库存量比较的 结果。产品生产计划要求非常精确，因为不准确的产品生产计划有可能 导致资源浪费或是不能满足客户的需求。原材料计划是在产品生产计划 的基础上制订的原材料需求计划，表示要生产所需要的产品而需要准备 的原材料的具体情况。而在确定购买原材料之前，需要检查现有库存纪 录，并通过比较得实际的购买量，因此，保证库存数据的准确性尤为重 要。 3、MRPII(制造资源计划)

19、 。MRPII是Manufacturing Resource Planning的缩写，中文为制造资 源计划。MRP II是在20世纪70年代未到80年代初诞生的。MRP II系统 在全面继承MRP和闭环MRP基础上，把企业宏观决策的经营规划、销售/ 分销、采购、制造、财务、成本、模拟功能、准时生产JIT(just in time) 和适应国际化业务需要的多语言、多币制、多税务，以及计算机辅助设 计CAD(computer aided design)技术接口等功能纳入，形成了一个全 面生产管理集成化系统，即MRP II = MRP +。 MRPII对企业的最大作 用是它使得企业能够根据未来的客户

20、需求考察对目前生产、资金以及对 原材料的影响，并据此加以应对。MRPII指的是一个整体的数据库系统， 企业的各个环节都可以根据自身的需求使用这个系统以便对企业的所有 资源进行规划和监督并创造利润的最大化。其主要作用在于：1、减少 了产品库存时间；2、提高客户满意度；3、减少了库存量、降低产品成 本；4、提高劳动生产力；5、提高设备利用率；6、减少运输成本。 4、MTL(物料管理系统) 。MTL为Material Management System的缩写，中文为 物料管理系统,主要作用为针对物料的分类、编码原则、 描述、特性、储存、建立日期、外观、影象、库存量等非数 量与金额的基本资料进行管理。

21、物料管理系统为ERP系y实 施的基础系统。 5、SCM(供应链管理) 。SCM为Supply Chain Management的缩写，中文为供应 链管理。产品由原材料转换成成品并交换到最终用户手上 的过程中，由影响其执行效率的个体组成的流通路径被称作 供应链，其组成可能包括：供应商制造商工厂批发商 零售商最K用户。供应链管理关注的是如何通过需求与 供应间适当的结合以使资源的利用和分配的效益达到最高， 或称少花钱，多办事。 6、CRM(客户关系管理) 。CRM是Customer Relationship Management缩写，中文为客户关系 管理。由于消费者的消费者意识逐渐加强，顾客已由过去

22、的被动接受， 转变为主动寻求自我需求，因此 注重满足个性差异的顾客需求将是企业 间的竞争趋势。在客户导向的时代，只有积极的个性化服务，才能提高 消M者的忠诚度，抓住客舻男摹？突叵倒芾砉刈木褪侨绾瓮不 断的沟通了解并影响顾客的行为，通过分析对顾客有效并可供参考的信 息，增加新客户、留住老客户，根据客户的个性化需求提供专为客户量 身订做的服务以提高客户的满意度并改善客户的利润贡献度。 7、EDI(电子数据交换) 。EDI为Electronic Data Interchange的缩写，中文译为电子数据交换 ,是指在不同企业或组织间，依据一定的交换标准，将业务往来的资料 转换成标准化的格式，以电子形式在彼此的电脑之间进行传输，以降低 人工操作的错误率及信息处理成本，并提高文件处理效率，改善客舴 务质量的一种管理系统工具。