浙江省台州医院综合档案室管理制度.docx

1、浙江省台州医院综合档案室管理制度浙江省台州医院综合档案室管理制度档案管理小组工作职责 1、认真学习、贯彻执行国家和卫生部以及上级部门有关档案工作的法律、法规和规定。2、负责对本院档案管理工作的领导，使档案管理机构适应现代化管理的需要。3、把档案工作列入本院发展规划、计划管理和科技管理。4、把档案工作列入领导议事日程和目标责任制，列入医院各有关管理制度和经济责任制进行考核。5、听取档案部门工作汇报，讨论审核本院管理工作计划、经费预算、管理办法和制度，帮助解决档案工作中的问题。6、支持档案人员执行档案管理制度，履行岗位职责。7、对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰奖励，对违法人员给予严肃

2、查处和经济制裁。8、各领导小组成员要熟悉本部门档案管理工作，负责对本部门的档案工作进行指导，监督和检查，使之达到档案管理的要求。9、积极宣传档案法，扩大档案工作影响，增强全院职工积累档案，利用档案的意识。10、每季组织人员对有关科室及责任人进行一次考评，考评结果与目标责任奖挂钩。11、每季召开小组会议活动至少一次。兼职档案员工作职责1、学习贯彻执行国家档案法和本院工作制度，负责本院档案管理工作。2、熟悉本科室工作性质、任务和文件材料归档范围，在每项重要任务开始和全过程中，及时向部门领导提出文件材料归档要求，督促有关人员将文件材料归档，确保档案的完整性。3、负责本科室档案材料的收集、积累、整理和

3、立卷工作，建立科室文件材料登记册。4、文书档案在年度工作结束必须按有关规定进行分类组卷，并经科室负责人审阅签字后，编制移交目录，于次年一季度向综合档案室移交，科技档案按归档时间和要求向综合档案室移交。5、负责归档材料的保管工作，建立文件材料借阅登记册，确保归档材料的安全。6、积极参加档案知识学习和培训，增强档案意识。档案鉴定小组工作职责医院档案鉴定小组负责对本院档案保存价值，保管期限进行鉴定审查，其工作职责规定如下：1、根据档案工作人员或有关部门提出的鉴定建议报告，对超过保管期限的档案进行鉴定审查，把失去保存价值的档案剔除销毁。2、对密级档案的重新确定或解除。3、审定销毁档案的目录清册，由鉴定

4、审核人员签字，经主管领导或上级主管部门批准后实施。4、病案、X光片、CT片和各种检查报告单等科室自存档案，按卫生部有关规定进行鉴定审核。如上级无明确规定，按医院制定的保管期限进行鉴定。档案工作“三纳入、四参加、四同步”制度一、“三纳入”制度1、档案工作纳入领导议事日程，明确分管领导，能及时解决工作中的实际问题，2、档案工作经费纳入医院当年预算，确保“人、财、物”的到位，为档案工作的开展创造一个良好的外部环境。3、档案工作发展纳入年度计划，档案部门每年有计划有总结。二、“四参加”制度1、档案人员参加医院重要计划工作会议，2、档案人员参加医院的科研课题审定会、设备开箱验收会、基建项目验收会。3、档

5、案人员门参加医院基建工程竣工验收工作，4、档案人员参加重大仪器设备开箱验收工作。三、“四同步”制度档案工作与科研、设计及勘察、观探测等各项活动实行“四同步”管理：1、下达计划任务同时提出文件材料的归档要求，2、检查计划进度同时检查文件材料形成情况，3、评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况，4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。浙江省台州医院文件台医字（1999）36号台州医院档案管理（试行）办法第一章 总 则第一条 为了加强本院的档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为医院各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和国家档案

6、局、卫生部制定的医药卫生档案管理暂行办法以及有关法律、法规，结合本院实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所指档案，是指过去和现在的医院各部门、各组织和个人在各项工作中活动形成的，已办理完毕的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。第三条 医院档案工作是医院管理基础工作的组成部分，是医院各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源和宝贵财富。它有助于提高医院管理水平，维护医院合法权益，完整反映医院历史真实面貌。第四条 医院必须遵循集中统一管理档案的原则，应当加强对档案工作的领导，把档案工作列入医院建设发展规划、计划管理和科技管理，列入领导的议事日程和目标责任制。列入本院各有

7、关管理制度和经济责任制进行考核，在档案机构、人员配备、经费、库房等方面给予保证。第五条 综合档案室应建立科学的管理制度，配备必要的设备，确保档案的完整、准确、系统和安全，积极开发利用档案信息资源，逐步达到和实现档案管理现代化、标准化、规范化。第六条 医院档案管理人员配备应适应工作需要，并保持相对稳定，在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。第二章 档案管理组织体系及职责第七条 医院成立档案管理领导小组，负责领导全院的档案工作，由医院主要领导人担任组长，由一名副院长和中层干部分管档案工作，综合档案室主任主管档案工作，专职档案员的配备适应工作需要。第八条 建立全院性档案工作网络，有关科室设兼职档

8、案员。第九条 设立医院档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。第十条 医院档案实行集中统一管理、分库保管的原则，在医院档案管理领导小组和分管领导的领导下，由综合档案室统一管理，即：统一领导、统一计划、统一制度、统一指导和督查。分库保管，即：本院党政、教学、科研、基建、设备、会计、专业技术人员业务类档案以及声像、实物类档案，由综合档案室统一保管，业务上受主管局和上级档案部门的指导和督查；根据卫生部和国家档案局发布的医药卫生档案管理暂行办法的规定，病案和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片、万元以下设备档案等，由有关各科单独存放保管，业务上受综合档案室的指导和督查。第十一条

9、医院档案管理领导小组工作职责1、认真学习、贯彻执行国家和卫生部以及上级有关档案工作的法律、法规和规定。2、负责对本院档案管理工作的领导，使档案管理机构适应现代化管理的需要。3、把档案工作列入本院发展规划、计划管理和科技管理。4、把档案工作列入领导议事日程和目标责任制，列入医院各有关管理制度和经济责任制考核。5、听取档案门部门工作汇报，讨论审核本院档案管理工作计划、经费预算、管理办法和制度，帮助解决档案工作中的问题。6、支持档案人员执行档案管理制度，履行岗位职责。7、对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人给予表彰奖励，对违法人员给予严肃查处和经济制裁。8、各领导小组成员要熟悉本部门档案管理工作，

10、负责对本部门的档案工作进行指导，监督和检查，使之达到档案管理的要求。9、积极宣传档案法，扩大档案工作影响，增强全院职工积累档案，利用档案的意识。10、每季组织人员对有关科室及责任人进行一次考评，考评结果与目标责任奖挂钩。11、每季召开小组会议活动至少一次。第十二条 档案工作分管领导工作职责1、把医院档案工作列入领导议事日程，请院办公会议研究档案工作。2、组织学习贯彻中华人民共和国档案法，增强职工的档案意识。3、全面负责对综合档案室的领导。4、支持档案人员执行档案管理制度，及时解决档案工作中的实际问题。5、做好科室间的协调工作。6、指导督促档案业务工作，定期对档案工作情况进行检查、考评。7、组织

11、落实本院档案管理规章制度的执行。8、组织对本院档案网络人员的业务培训。第十三条 档案鉴定小组工作职责医院档案鉴定小组负责对本院档案保存价值，保管期限进行鉴定审查，其工作职责规定如下：1、根据档案工作人员或有关部门提出的鉴定建议报告，对超过保管期限的档案进行鉴定审查，把失去保存价值的档案剔除销毁。2、对密级档案的重新确定或解除。3、审定销毁档案的目录清册，由鉴定审核人员签字，经主管领导或上级主管部门批准后实施。4、病案、X光片、CT片和各种检查报告单等科室自存档案，接卫生部有关规定进行鉴定审核。如上级无明确规定，按医院制定的保管期限进行鉴定。第十四条 综合档案室工作职责1、贯彻执行国家和卫生部门

12、有关档案工作的法律、法规和规定。2、制定本院档案工作的各项规章制度，负责对本院各科的档案工作进行业务指导、监督和检查。3、负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管本院形成的全部档案及有关资料，定期向档案馆移交有关档案。4、积极开发档案信息资源，编制各种检索工具和编研材料，为医院各项工作服务。5、负责对本院档案网络人员的业务培训。6、负责档案库房管理工作，确保档案安全。7、负责收集档案利用效果反馈信息，宣传利用档案的社会效益和经济效益，扩大档案工作影响，增强领导干部和科研人员积累档案，利用档案的意识。第十五条 综合档案室主任工作职责1、在分管院长、科长的领导下，认真贯彻执行档案法和上级有关档案工作

13、的指示规定。2、负责制订和修订以及组织落实本院档案管理规章制度。3、组织本室人员完成本院和上级主管部门布置的各项工作任务。4、定期组织对本院档案网络人员的业务培训，和对科室档案工作进行指导、监督和检查。5、组织本室档案人员努力完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和开发利用工作。6、定期作出档案工作计划、总结。7、组织本室人员的业务学习。8、根据上级文件规定，及时提出档案鉴定和密级调整建议。第十六条 专职档案员工作职责1、贯彻执行档案法及有关档案工作的指示、规定。2、在档案室主任的领导下，努力完成上级档案部门布置的各项任务，指导、监督、检查和协助本院各部门的文件材料预立卷工作和科室自存档案管理

14、工作。3、参加重要计划工作会议和科研课题以及产品的评审、鉴定会，参加工程竣工验收和设备开箱等工作，及时验收应归档文件材料。4、监督做好“四同步”管理工作。5、负责档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管和提供利用工作，定期向档案馆移交有关档案。6、负责编辑档案参考资料，编制多种检索工具，积极开发利用档案信息资源，全心全意做好服务工作。7、承办档案价值鉴定和登记，销毁已过保管期限且无保存价值档案的具体工作。8、做好库房的清洁、安全和保护工作。9、严守工作纪律，坚持原则，保守机密。10、积极宣传档案法，努力学习档案业务知识，不断提高精力水平。第十七条 兼职档案员工作职责1、学习并贯彻执行国家档案法

15、和本院档案工作管理制度，负责本科室档案管理工作。2、熟悉本科室工作性质、任务和文件材料归档范围。在每项重要任务开始和全过程中，及时向部门领导提出文件材料归档要求，督促有关人员将文件材料归档，确保档案完整性。3、负责本科室档案材料的收集、积累、整理和预立卷工作，建立科室文件材料登记册。4、应在规定的时间内按要求完成本科室的立卷归档工作。5、负责归档材料的保管工作，建立文件材料借阅登记册，确保归档材料的安全。6、积极参加档案知识学习和培训，增强档案意识。第三章 档案材料的收集、整理和归档第十八条 医院应建立档案归档制度，将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入有关人员的岗位责任制，纳入有关工作程

16、序，并作为考核工作实绩的内容之一。第十九条 档案人员应做到“四参加”，参加重要计划工作会议，参加科研课题评审、鉴定会、参加工程竣工验收，参加设备开箱等工作，及时验收应归档的文件材料。第二十条 医院应将档案工作与医院科研等各项活动实行“四同步”管理，即：下达计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查计划进度同时检查文件材料形成情况，评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明书材料。第二十一条 医院实行文件材料形成部门制度和自存档案科室管理制度。第二十二条 预立卷工作和科室自存档案工作由各科兼职档案员负责。

17、科研档案由课题负责人主持预立卷工作。第二十三条 文件材料的归档范围和时间本院党政、教学类档案，包括党、政、工、团、医疗、药政、质管、教学工作中形成的文件材料，除由医院统一编号下发执行文件外，其他属归档范围的文件材料、统计报表、计划总结、会议记录、照片、录音、录像、奖状、奖杯、锦旗等，均应归档。党政类：包括党务、统战、工、青、妇、精神文明、思想教育、纪检监察、医院改革、目标责任、人事劳资、治保消防、建制变更、医疗进展、新项目开展、医疗统计报表、病案分析、安全医疗、事故鉴定等。教学类：包括教学实习组织、制度、协议、合同、人事任免、计划、总结等。除专题或代表会议材料，在会议结束后一个月内归档外，其他

18、材料应于次年三月底前移交档案室。科研档案：括课题计划、实施方案、实验分析、测试等原始记录、工作总结、研究报告、学术论文、鉴定审批、奖励证书、推广应用材料等，应于课题结束后二个月内移交档案室。基建档案：括项目的申报批准文件、全套竣工图、合同、协议书、验收报告、工程概算、预算、决算、审计等材料，应于工程结束后二个月内移交档案室。设备档案：包括医院各科万元以上的仪器、设备的全套随机文件，在接收使用、维修和改进工作中产生的文件材料。应于开箱验收后一个月内移交。会计档案：包括会计报表、凭证、帐册、工资名册等。于隔年三月底前移交。专业技术人员业务档案包括晋升技术职务评审材料，专业技术人员考绩材料等，除学术

19、论文、年度考核成绩由医教科、护理部整理登记后于次年第一季度移交外，其余材料随时归档。声像归档：包括照片（与底片一起移交）、录音、录像、幻灯片、盘片，与归档文件材料的联系的或有保存价值的都应于制作完毕后归档，外购的应在报销前归档。实物档案：包括奖状、荣誉证书、各类证书、许可证、奖杯、匾、锦旗、印章、书画等，与归档文件有联系的或有保存价值的都应随时归档。病案按病案管理制度执行。科室自存档案除病案外还包括门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片、CT片、万元以下设备档案等。具体的归档范围见本院制定的文件材料归档范围、时间、责任人和保管期限表。第二十四条 任何部门和个

20、人在工作活动中形成的应归档材料，必须按规定向本院档案室移交，不得据为已有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料及声像、实物档案，档案室可通过征集、代管等形式进行收集。第二十五条 归档与立卷要求1、归档材料应以原件、原稿或定稿归档，特殊情况可用复印伯或抄件归档。2、归档材料应做到齐全、准确、完整、字迹清楚、签著完备。不得用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔书写，小型纸应裱糊成16开。3、卷内文件必须层次分明，条理清楚，符合形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和完整性。4、对同一类型的文件材料，即一个问题、一项事件，一次会议形成的文件材料要作为有机联系的一个整体。正文和附件，正文和底稿，请示与批复，来

21、文与复文均应保持密切联系，放在一起组卷。5、录音、录像、照片等声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。声像档案和实物档案应与文件档案统一整理编目，分别存放，在目录中注明互见号，以保持联系，便于查找。6、卷内文件排列：单一问题按时间顺序排列，二个以上问题者，以先按问题集中后，再按时间顺序或重要程度排列，对重要文件历次修改稿，以最后定稿在前，其它按次排列，一般文件只保存最后定稿，科技档案按国家标准科技档案案卷构成的一般要求执行。7、卷内页号不论单面、双面、大小页均以单位编号，编号位置在右上角（科技档案在右下角），背面的在左上角编页号（科技档案在左下角），不装订的案卷，应

22、在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。若同一问题有数卷，应以卷号为编号，不得数卷连续编号。8、备考表应填写清楚，立卷人签名，有关领导审查后应签字，以示负责。9、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，标题要确切简明在反映保管单位的内容，并注明保管期限。10、案卷装订必须去除金属物，对破损的文件材料应及时修裱，字迹扩散的应复制并与原件一并立卷，做到整齐、平整、美观、统一。第二十六条 归档手续和份数由立卷人编制移交清单，一式二份，移交时清单清点，交接双方签字，各留一份。除医院发文归三份外，其余归一份。第四章 档案的管理和库房设备第二十七条 档案室对接收和档案进行分类、排列、登记、编目及必

23、要的加工整理。第二十八条 档案室对接收的档案，按照有关规定进行鉴定、划分保管期限和密级，对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施。第二十九条 档案室应建立保密、鉴定销毁、借阅、统计、库房管理、档案保管期限表和文件材料归档范围以及不归档文件材料范围等项制度。按有关规定定期向上级档案部门报送档案工作基本情况统计表。第三十条 档案室应定期对本院自存档案科室和预立卷科室的档案工作进行指导、监督和检查。第三十一条 医院必须为保管档案提供专用档案房，库房门窗要坚固，并保持适当的温湿度，要有防盗、防火、防光、防腐、防有害生物和防污染等安全措施，档案库房要指定专

24、人管理，以保证档案的安全、延长档案寿命。第三十二条 医院要有计划地为档案室配备计算机、复印机、录音、录像、照像等设备，使档案管理现代化与医院建设现代化同步发展。第五章 档案和利用与开发第三十三条 档案室保存的档案主要供本院职工利用，外单位查阅需持介绍信，经有关部门领导或档案室主任同意后方可查阅。第三十四条 密级档案只限分管该项工作的领导和有关人员查阅，其它人一般不予提供。第三十五条 查阅档案一般应在档案室进行。如因工作需要外借者，须办理好借阅手续，借期一般不超过一周。第三十六条 查阅档案者必须遵守保密规定，应负责维护被查档案的完整与安全，如发现有转借、私自影印、复制、遗失、涂改、伪造、拆散、污

25、损等情况者，及时报告领导，按档案法有关规定进行处罚。第三十七条 档案室要积极开展档案编研工作，对档案中的信息进行二次三次加工，汇编专题资料等，要编制必要的检索工具，开展计算机检索工作，为利用者提供有效快捷的服务。第六章 奖励与处罚第三十八条 在本院档案管理工作中，有下列事迹之一者，医院应给予一定的物质、精神奖励 ，年终按院单项工作先进执行：（一）在档案的收集、整理、保护和提供利用，以及现代化管理等方面做出显著成绩的；（二）将重要或珍贵的档案捐献给医院的；（三）对违反档案法律、法规的行为敢于批评，表现突出的。第三十九条 有下列行为之一的，由医院档案管理领导小组责令限期改正，并视情节轻重，由医院对

26、直接负责的主管人员或者直接责任人给予经济处罚或行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、出卖、销毁档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）不按规定归档或者不按期移交档案的；（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（六）档案工作玩忽职守，造成档案损失的。第四十条 有本办法第三十九条第一项、第二项、第三项、第五项、第六项行为的，由医院给予行政处分，并对责任人处以500元以上，1000元以下罚款。有本办法第三十九条第四项行为的，限期改正，并对责任人扣除目标责任奖5%。第七章 附 则第四十一条 本办法具体应用中的问题，由综合档案室负责

27、解释。第四十二条 本办法自公布之日起施行。 浙江省台州医院 一九九五年五月十五日主题词：档案管理 办法 抄送：台州市档案局、台州市卫生局 党政、教学类档案制度一、归档范围及时间本院党、政、工、团、医疗、教学工作中形成的文件材料，是医院档案的重要组成部分，除由院办统一编号下发执行的文件外，其他属归档范围的文件材料、记录、照片、录像等，均应归档。除专题或代表会议材料，在会议结束后一个月内归档外，其他材料应于次年第一季度末前移交档案室。具体归档范围和归档时间，详见医院文件材料归档范围、时间、责任人及保管期限表。二、归档要求各科兼职档案员要切实履行自己的职责，做好文件材料的预立卷工作。移交的文件材料必

28、须齐全、完整、准确，符合医院档案管理工作标准。一九九九年度立卷工作，在档案室指导下进行。三、归档手续由各科兼职档案员编制好移交目录，于次年三月底前移交档案室。交接双方清点签字，各留一份。四、归档份数除医院发文需归三份外，其他归一份。 一九九五年五月十五日科研档案归档制度科研档案是科技活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是重要的信息资源和国家的宝贵财富。为了加强科研档案管理工作，充分发挥科研档案在医院现代化建设中的作用，特制定本制度。一、归档范围凡是在科研过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的材料均应归档。具体归档范围见本院的医院文件材料归档范围、时间、责任人及保管

29、期限表。二、归档要求和手续1、科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，医院应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，实行“四同步”管理，即：下达计划任务同时提出科研文件材料的归档要求，检查计划进度同时检查文件材料形成情况。评审鉴定成果同时鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。2、实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制。科研课题负责人应负责文件材料的形成、积累、整理、预立卷和归档工作，并作为对其进行考核内容之一。3、每项科研项目（包括中断或取得负结果有项目）完成或部分结

30、束后，由科研课题负责人对所形成的文件材料加以系统整理，并与有关领导共同审查验收签字后立卷归档。4、科研档案由科教科验收后移交档案室，并编制移交目录一式二份，移交时按目录清点，交接双方签字。5、归档的科研文件材料必须是原件（定稿），根据需要可复制若干份。6、归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用铅笔和复写纸书写。三、归档时间科研文件材料应在科研项目完成后二个月内归档，研究周期长的可分阶段归档。四、归档份数一般应归档一份，重要的和使用频的科研项目应有两份归档。 一九九九年五月十五日基建档案归档制度为了加强基建档案管理，充分发挥基建档案在医

31、院基建工程，房屋使用维护和改建扩建中的作用，特制定本制度。一、归档范围基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的，应当归档保存的文件材料、图纸、图表计算书、声像材料等不同形式与载体的文件材料。具体归档范围见医院文件归档范围、时间、责任人及保管期限表。二、归档时间、归档要求与手续1、基建文件材料的收集、积累、整理、立卷归档工作，由基建科负责。2、一项工程全部结束后的二个月内，由基建科编制移交清单，一式一份，移交档案室，移交时交接双方清点后签字，各留一份。3、归档文件，图纸应做到字迹清晰、线条清楚、纸质优良、签署完备。不能用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，以利长久保存。4、根据基建档案必须向城建档案馆移交的具体情况，除了竣工图套、批准书必须复印后交本院档案室外，其余的可根据具体情况而定。5、向城建档案馆移交档案的清单，须及时移交档案室保存。6、职工购买公用住房审批表、房屋共有权保持证、商品房购销合同、房产证、土地证等，应在办理完毕后一个月内移交档案室，由总务科编制移交清单，一式二份，交接双方清点后签字，各留一份。7、医院院区隐蔽工程地下管道（水、电、暖气等）变更平面图，由基建科