办公自动化的基础知识.docx

1、办公自动化的基础知识办公自动化案例教程黄培周 江速勇 编著第1章 办公自动化的基础知识1.1办公系统的基本概念1.1.1办公办公是指类处理具体事务的一种活动。1.办公任务办公活动有以下三项基本任务：（1）制定方案（安排）（2）组织实施（落实）（3）监督控制（检查）2.办公活动包括如下四个方面的活动：（1）信息采集（2）信息加工（3）信息储存（4）信息传递1.1.2 办公室顾名思义，办公室是办公的场所，是管理人员和文职人员日常工作的场所。1.传统办公室2.虚拟办公室虚拟办公室突破了传统办公室在时间和空间上的局限性。虚拟办公在时间上是全天候的，在空间上是超距离的。虚拟办公室是信息时代的产物。互联网

2、和通信技术的高速发展，产生了新型的办公方式：SOHO和移动办公。（1）SOHOSOHO即小型办公和家庭办公。SOHO的办公环境是虚拟的。从事SOHO的人员通常是：自由撰稿人、平面设计师、工艺品设计师、律师、会计师和建筑设计师（2）移动办公移动办公只需要给每一位办公人员配备一台笔记本电脑、一块无线网卡和一部无线电话，而不需要配备固定的办公室。1.2 办公自动化的基本概念1.2.1办公自动化的定义1.季斯曼定义的OA定义2.我国专家的OA定义1.2.2办公自动化的层次1.事务处理型2.信息管理型3.决策支持型1.2.3办公自动化的系统组成1.办公人员2.办公信息3.办公程序4.办公设备1.2.4办

3、公自动化系统的基本功能1.个人办公2.公文管理公文管理通常包括：收文管理和发文管理两个子系统。3.会议管理（1）会议策划（2）会议内容（3）会议准备（4）会议管理4.文档资料管理文档资料管理包括：文档资料的归档、立卷、借阅和统计。5.日常事务管理6.领导日程管理7.公共信息习题一一、选择题二、填空题三、简答题第2章 办公文档的处理2.1简单文档的制作2.1.1使用向导创建公文使用向导创建公文的步骤如下：1.打开公文向导（1）启动Word2003.（2）选择“文件”菜单里的“新建”命令，打开“新建文件”任务窗格。（3）在“新建文档”任务窗格的模板选项组中选择“本机上的模板”，打开模板对话框。在“

4、报告”选项卡中，选择“公文向导”选项，使用“新建”选项组中默认的“文档”单选按钮。 2.使用公文向导（1）单击“确定”按钮，打开“公文向导”对话框。（2）单击“下一步”按钮，打开“公文样式”对话框，选择“流行格式”单选按钮。（3）单击“下一步”按按钮，打开“公文大小”对话框，选择“A4”单选按钮。（4）保存公文1单击常用工具栏中的保存按钮，或选择文件菜单中的保存命令，或按快捷键【Ctrl+S】,打开“另存为”对话框。2在“保存位置”下拉列表框中，选择文档要保存的磁盘或文件夹。3在文件名下拉列表框中，输入文档的名称。4在“保存类型”下拉列表框中，选择Word默认的文档类型。5单击“保存”按钮。

5、2.1.2从空白文档创建公文从空白文档创建公文的程序如下：创建新文档输入文档编排文档保存文档打印文档。1.创建空白文档（1）启动Word2003后,即已默认模板创建了一个空白的新文档。（2）单击常用工具栏上的“新建空白文档”按钮，即已默认模板创建了一个新的空白文档。（3）按快捷键【Ctrl+N】即已默认模板创建了一个空白的新文档。（4）在“新建文档”任务窗格的“新建”选项组中，单击“空白文档”选项。2.输入文本创建了“空白文档”之后，即可在编辑区输入公文的文本内容。输入的文本满一行则自动换行，而保持文本在正文边界之内。如果需要强制换行，则需要按Enter键。（1）输入汉字 Windows xp

6、提供了多种中文输入法，此外，用户也可以根据需要安装其他的中文输入法，如无比自信输入法。（2）输入符号1使用PC键盘输入常用的符号。当切换到中文输入状态时，可以用PC键盘输入常规的中文标点符号。2使用中文输入法软键盘输入中文符号。右击输入法状态栏“软键盘”按钮，弹出“软键盘”菜单，该菜单提供了13种软键盘。当某一软键盘被激活后，从键盘上输入的符号将变为该软键盘上对应的符号。单击输入法状态栏上的“软键盘”按钮，将隐藏或显示选定的软键盘。3使用“插入”菜单输入符号3.设置页面（1）设置纸张在“页面设置”对话框中，选择“纸型”选项卡。（2）设置页边距。设置页边距的操作步骤如下：1在“页面设置”对话框中

7、，选择“纸型”选项卡。2在“页边距”选项组的上、下、左、右和装订线组合框中，输入相应的值。3在“方向”选项组中，选择页面的方向。4各选项设置完后，单击“确定”按钮。第3章 办公中因特网资源的利用3.1 Interent基础知识现代办公已经离不开Interent。为此，办公人员首先要了解Interent基础知识。3.1.1Interent概述1.Interent的起源与发展20世纪60年代末，美国国防部高级计划研究署组建了ARPANET网络，并成功的开发了用于连接异构网络的TCP/IP协议。2.Interent的特点Interent具有规模大、费用低、共享性和平等性等特点，而他最大的特点是共享性

8、。3.Interent的服务目前Interent中的服务已达数万种以上，其中多数服务是免费的。Interent最主要的服务有：电子邮件、万维网、文件夹传输、远程登录、电子公告系统等。3.2电子邮件电子邮件简称E-mail，昵称“伊妹儿”，是Interent用户之间使用最频繁的通信服务。电子邮件速度快、可靠性高、价格便宜，它不像电话那样要求通话双方同时在场，可以以信多发，可以将文字、图像、语音等多媒体信息集成在一个邮件中传送。3.3网络会议目前常用的网络会议软件是微软公司开发的NetMeeting，其特点是兼容性好、操作方便。利用NetMeeting可以实现网络视频、音频传输，使得网络视频会议成

9、为现实。3.3.1NetMeeting运行环境的实现1.运行NetMeeting的硬件环境（1）网卡和调制解调器（2）声卡。最好配置全双工声卡（3）摄像头或摄像机（4）麦克风、耳机和音箱2. NetMeeting的工作方式（1）直接使用IP地址呼叫对方（2）通过目录服务器使用NetMeeting3. NetMeeting客户端的设置（1）选择“开始”菜单中的“远行”命令，打开“运行”对话框，输入“conf”,然后单击确定按钮，打开NetMeeting对话框。（2）单击“下一步”按钮，打开NetMeeting个人信息对话框。其中“电子邮件地址”文本框不能随意填写。（3）单击“下一步”按钮，打开NetMeeting目录服务器对话框。选中“当NetMeeting启动时登陆到目录服务器”复选框，并在“服务器名”组合框中输入目录服务器的域名地址。（4）单击“下一步”按钮，打开NetMeeting确认网络连接方式对话框，选择“局域网”单选按钮。（5）按照提示，依次单击“下一步”按钮，确定快捷方式、调节音频设备、测试回放音量和录音音量，最后单击“完成”按钮，结束NetMeeting客户端的设置。 （注：可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!）