淮北矿业协同办公系统.docx

1、淮北矿业协同办公系统淮北矿业协同办公系统操作说明信息化处 编制目 录1 系统概述与常见问题解决方案 51.1系统概述 51.2系统使用的注意事项及问题的解决方法 62 系统登录与操作说明 72.1系统登录 72.2首页说明 82.3操作区说明 93 发文流程及操作说明 93.1发文流程说明 93.2编辑发文稿标签 113.3编辑接受人员 123.4拟稿人编辑正文 133.5附件管理 133.6发文作业按钮说明 143.7对拟稿正文的修改 153.8邀请会签人员 163.9成文 174发文管理 184.1拟稿 184.2待办发文 184.3发文要回 184.4个人发文查询 194.5全部发文查询

2、 204.6发文办理流程查询 204.7发文打印 205 收文流程及操作说明 215.1收文流程说明 215.2编辑收文标签 225.3正文和附件编辑和管理 235.4收文流程中的人员选择 245.5收文作业按钮说明 256 收文管理 256.1收文登记 256.2待办收文 256.3收文要回 266.4个人收文查询 266.5全部收文查询 276.6收文办理流程查询 276.7收文打印 287 工作联系 297.1我的工作联系 297.2收到的工作联系 307.3已发的工作联系 357.4新建工作联系 367.5草稿箱 377.6文件查询 388 车辆申请流程及操作说明 399 知识管理 4

3、010 个人办公 411 系统概述与常见问题解决方案1.1系统概述随着企业国内外竞争压力逐渐加大，因企业内部管理模式复杂，办公流程繁琐等传统手工办公所带来的问题则显得更为突出。一方面，手工传递带来管理不规范和效率低下，造成资源浪费；另一方面，手工办公的信息不连续性和不透明性导致办公“黑箱”，从而可能给不法分子以可乘之机。因此，用信息化手段和先进的管理思想提高企业服务质量、改善企业办公流程、降低企业办公费用，是我国大多数企业当前的迫切需要。开元公司结合新一代办公自动化设计思想和先进技术，推出了完全自主知识产权的淮北矿业集团公自动化系统。针对企业机关办公中存在的信息不畅、效率低下，操作不规范等一系

4、列问题，依托现代企业管理理论，通过提供强有力的网络化、电子化支持，把协同办公的理念，知识管理的思想带入企业办公生活，帮助企业实现信息化程度的全面提升。淮北矿业集团办公平台基于当前主流的J2EE平台，采用构件化设计思想，结合三层架构（浏览器/Web服务器/数据库）计算模式，运用SOAP，XML，Ajax等先进技术，有着良好的可扩展性，可无缝衔接其它业务系统。数据存储采用企业级关系数据库Oracle，其性能和应用范围较传统办公自动化软件有大幅提升和扩展，符合现代信息系统要求，还可兼容SQL Server、DB2等主流数据库；系统运行于Windows、Linux等多种操作系统，良好的跨平台特性把对客

5、户机软硬件的要求降到最低，用户可以充分利用单位内现有的软硬件资源，保护已有投资，降低信息化建设成本。1.2系统使用的注意事项及问题的解决方法1.如果PDF文件无法打开,则点击PDF阅读器下载安装一下。如果工作联系无法上传附件，则点击Flash下载安装一下。2.在使用新版OA时，如果遇到无法拟稿或核稿等情况，可以采取以下几点措施：（1）下载并安装Word编辑器(点击可以下载)（2）在IE浏览器的工具菜单的Internet选项上的安全中,设置Internet的安全级别，点击自定义级别按钮在弹出的对话框中把“对没有标记为安全的ActiveX控件进行初始化和脚本运行”启用； 3.如果附件无法打开,在I

6、E浏览器的工具菜单的Internet选项上的安全中,添加可信站点，http:/10.1.10.151 注意:先把对该区域中的所有站点要求服务器验证(https:)上的勾去掉。4.针对文件打印时，附件名显示乱码的处理方法如下：首先，打开WORD；然后，点击“工具”菜单中的“选项”，在“视图”选项卡里把“域代码”的勾去掉、给“图形”打上勾。如下图： 5.使用VPN的用户,需要用记事本在C:WINDOWSsystem32driversetc文件夹里的hosts文件中添加两行 10.1.10.155 和 10.1.10.149 或者下载并解压hosts文件覆盖掉上述文件夹里的hosts文件。6.由于W

7、indows 7操作系统无仿宋、楷体字体,因此需要手工安装这两种字体.请下载并解压win7字体里的字体,然后双击分别进行安装,安装过程如下图: 2 系统登录与操作说明（简称：办公自动化系统）中目前共有8个操作模块，分别是发文管理、收文管理、车辆管理、系统管理、个人办公、知识管理、工作联系等等。在本说明文档中着重说明发文管理、收文管理。系统管理部分在系统管理员手册中说明，在此也不进行重复的说明，因为这部分操作内容和一般业务人员无关。2.1系统登录淮北矿业集团的所有工作人员都可以使用自动的系统账号和密码登录到办公自动化系统中。登录系统时只需要在浏览器中输入：，出现如图2-1所示登录界面。图 2-1

8、 淮北矿业集团办公自动系统登录界面在图2-1所示的登录界面中的“用户名”和“密码”栏中输入正确用户名和密码，点击“登录”按钮即可登录。如果登录不成功都会有相应的提示。“重置”按钮用于清空“用户名”和“密码”栏中输入的内容。2.2首页说明登录成功后会出现如图2-2所示的界面（没有展开菜单项和操作项的红色框选标示）。顶部为系统的操作菜单项，分别是发文管理、收文管理和系统管理等等。其中发文管理、收文管理菜单操作项分布如图2-3、2-4。中间部分为操作区（主界面中除菜单项以外的区域）共分为4个操作区，分别是发文管理、收文管理、车辆管理和工作联系，如图2-2。操作区是系统中使用最频繁的区域。注：由于每个

9、人工作内容不一定相同，使得每个人账号所分配的操作项和用户角色也不一定相同，从而每个人的账号登陆成功后的菜单项也不一定相同。图 2-2 淮北矿业集团办公自动化系统主界面 图 2-3 发文管理菜单 图 2-4 收文管理菜单 2.3操作区说明操作区（主界面中除菜单项以外的区域）共分为4个操作区，分别是发文管理、收文管理、车辆管理和工作联系。4个操作区分别将该员工参与任务列表出来。，表示办理的步骤，是任务的名称。3 发文流程及操作说明3.1发文流程说明根据淮北矿业集团的发文情况在系统中建立如图3-1所示的发文流程图。流程为拟稿处室领导核稿办公室核稿领导签发文号编辑文书（文书步骤成文后可能有办理的步骤）

10、归档。以下说明流程中的各个办理步骤，并说明各步骤的操作说明。图 3-1 发文流程图拟稿：该步骤是系统中具有拟稿角色的用户起草公文的过程，是发文的第一步。拟稿完毕提交后由拟稿人所在处室的领导核稿。具有拟稿角色的用户在“发文管理”的菜单中有“拟稿”操作项，系统中大部分用户都有拟稿的权限。点击“拟稿”操作项后出现发文流程列表，如图3-2所示的界面。图 3-2 发文流程流程列表在图3-2的操作界面中罗列了本单位所有在用的发文流程，目前淮北矿业集团只使用了一个发文流程。拟稿人可以点击“查看”按钮查看发文流程，该发文流程也就是图3-1中的发文流程，如图3-3所示。图 3-3 发文流程的查看办公室核稿：稿件

11、经拟稿人所在处室的领导核稿和安排会签后由拟稿人的处室领导提交到办公室核稿的办理环节。此时稿件到达具有办公室核稿角色的人员的待办事项中。领导签发：经办公室核稿步骤后的稿件由具有办公室核稿角色的人员提交，到达具有领导签发角色的人员（分管局长）的待办事项中。在该办理步骤由具有领导签发角色的人员（分管局长）确定该稿件是否需要安排局外会签，如果需要局外会签由领导签发角色的人员（分管局长）要求局外会签的办理人员。局外会签完毕后回到有领导签发角色的人员（分管局长）的待办事项中，再由领导签发角色的人员（分管局长）确定该稿件是否需要局长签发，如果需要局长签发，由领导签发角色的人员（分管局长）提交给局长；如果不需

12、要局长签发，由领导签发角色的人员（分管局长）签发给文件。会签：由领导签发角色的人员（分管局长）邀请其他人员会签该稿件，具有局外会签角色的人员会签完毕后，该稿件回到当初受理该稿件的具有领导签发角色的人员的待办事项中。文号编辑：经局长签发或者领导签发的稿件提交后到达文号编辑的办理步骤，由具有文号编辑角色的人员给该稿件编文号。排版：经过编文号的稿件提交后到达具有排版角色的人员的待办事项中，由具有排版角色的人员编辑稿件的格式。校对：经过排版后的稿件提交后到达该稿件的拟稿人的待办事项中，由拟稿人对其稿件再进行校对。文书：经过校对后的稿件提交后到达具有文书角色的人员的待办事项中，由具有文书角色的人员将稿件

13、形成正式的发文并分发。办理：根据发文内容确定该发文是否需要相关的办理事项，由相关的办理人员办理后填写办理意见。归档：发文的存档由具有归档角色的人员办理，该步骤是实现将发文的档案保存到系统中去，便于以后的查询。3.2编辑发文稿标签点击图3-2中的“新建”按钮进行拟稿，如图3-4所示（该图显示的页面内容不完全）的发文标签。在图3-4的界面中编辑标题、主题词、公开类别、编辑主送、抄送、抄报、印数栏的内容。系统会根据拟稿人的账号在发文标签中显示拟稿人的名称等内容。图 3-4 拟稿步骤的发文标签编辑界面3.3编辑接受人员编辑主送、抄送、抄报、印数栏的内容时，在主送、抄送、抄报栏输入系统中没有的人员或单位

14、。也可以选择系统中的人员，点击“选择”按钮出现如图3-5的操作界面。图 3-5 接受人员的选择在图3-5的操作界面中点击左侧“各单位”项，屏幕的中间部分显示系统中的所有部门，如果勾选“内部群组之各单位列表”右侧的方框，则表示选中所有部门的领导；如果需要选中某个部门或某个部门中的某个人员，则先点击该部门的名称，然后屏幕的右侧显示所选部门的人员。勾选“用户列表”项就会选中该部门中的所有人员。勾选部门名称表示选中该部门的领导作为接受人并在下方的文本框中显示该部门的名称；选中某个人员表示选中该人员为接受人，被选中的接受人员会显示在下方的文本框中。接受人员选择完毕后点击“确定”按钮即可，并退出该界面回到

15、图3-4所示的界面中。“重置”按钮用于重新选择部门和人员，但是不会清空接受人员文本框中的内容。“清空”按钮用于清空接受人员文本框中内容。3.4拟稿人编辑正文点击“新增正文”按钮编辑稿件正文的编辑界面，如图3-6所示发文稿件正文的编辑方式和使用方法与平时工作中用到的“Microsoft Office Word”相同，也可以在该界面中打开已经编辑好的发文稿件。拟稿步骤的稿件编辑完毕后点击“编辑完毕”按钮保存拟稿步骤的正文内容，退出正文编辑界面，回到图3-4所示的界面中。“返回”按钮用户退出正文编辑界面（不提示保存正在编辑的内容）。如果对保存过的正文修改，也点击“新增正文”按钮进行操作。图 3-6

16、拟稿步骤的正文编辑界面3.5附件管理如果发文时需要添加附件，可以点击“增加附件”添加发文的附件，如图3-7所示。在图3-7所示的界面中点击“浏览.”按钮选择附件，附件选择完毕后点击“添加附件”按钮添加附件，并出现“增加成功！”的提示，并在“增加附件”按钮的右侧出现所增加的附件的名称，在“增加附件”按钮的下方出现“删除附件”的按钮。如果需要对附件进行修改，可以点击“删除附件”按钮，出现图3-8所示的界面。在图3-8所示的界面中勾选需要删除的附件，然后在点击“删除”按钮，系统会出现“您是否确认要删除所选中的记录?”,点击“确定”确认并执行删除动作，点击“取消”按钮放弃删除动作。“关闭”按钮用于退出

17、当前的操作界面。图 3-7上传附件界面图 3-8 附件删除界面在图3-4的界面中有“保存”和“提交”两个按钮。“保存”按钮是用于保存当前编辑好后的信息，但不提交到下一个办理步骤，拟稿人以后还可以对此拟稿的信息再进行修改和编辑。而“提交”按钮是用来将编辑好信息保存并提交到下一个办理步骤，拟稿人不能对提交后的拟稿再进行修改了，除非执行发文要回的操作（发文要回的操作将在后面的章节中说明）。3.6发文作业按钮说明发文作业按钮指执行稿件流向的按钮，按钮名称有提交、保存、退回、局内会签、局外会签和局长签发。这些按钮都出现在“发文稿标签”的页面中，如图3-4页面中的“提交”和“保存”。在点击所有作业按钮时都

18、要在“填写意见”栏中填写对发文稿件的办理意见（拟稿步骤除外）。提交：该按钮用于将当前作业保存并提交到下一个办理步骤。比如，在办理处室领导核稿的步骤时点击“提交”按钮，该稿件就保存并提交到办公室核稿的办理步骤。从发文流程看，各办理步骤的提交动作为：拟稿处室领导核稿（表示拟稿的下一个办理步骤为处室领导核稿）、处室领导核稿办公室核稿、局内会签处室领导核稿、办公室核稿局领导签发、局领导签发文号编辑、局长签发文号编辑、文号编辑排版、排版校对、校对文书、文书归档。在办理归档的步骤时点击“提交”按钮，该稿件就执行完了所有发文步骤并保存在系统中。保存：该按钮用于将当前作业保存，但不提交到一下个办理步骤。比如，

19、在办理处室领导核稿的步骤时点击“保存”按钮，该稿件就保存在当前办理人员的账号中。退回：该按钮用于将稿件退回到前一个办理步骤。比如，在办理局长签发的步骤时点击“退回”按钮，该稿件就退回到办理领导签发的人员的账号中。会签：该按钮用于邀请局内会签人员，只有在“处室领导核稿”的办理步骤界面中显示。点击该按钮会出现人员选择界面需要选择受邀请的人员。领导签发：该按钮用于将稿件提交到具有局领导（分管领导）角色的账号中，只有在“办公室核稿”的办理步骤界面中显示。点击该按钮会出现人员选择界面需要选择受邀请的人员。局长签发：该按钮用于邀请局长签发，只有在“领导签发”的办理步骤界面中显示。点击该按钮稿件直接发送到局

20、长的账号中。3.7对拟稿正文的修改如果需要对正文内容进行修改，可以点击“发文稿标签”页面中的“正文编辑阅读”栏中正文的标题，出现正文的编辑界面，如图3-9。具有正文编辑权限的角色的人员可以对正文增、删和改的任何动作，正文修改后会在右侧以批注的方式显示修改的内容。并且不同的办理步骤对正文修改时的字体颜色不同。将鼠标放在经过修改的正文的上方会显示该修改内容由谁什么时候做了如何修改，如图3-9所示。正文修改完毕后点击“编辑完毕”按钮保存修改。“关闭”按钮用于退出当前的操作但不保存。图 3-9 对稿件正文的修改3.8邀请会签人员图 3-10 会签人员的选择需要局内会签的发文稿件，在“填写意见”栏中填写

21、对该稿件的意见后点击“安排会签”按钮邀请会签人员，出现如图3-10所示的人员选择界面。在图3-10所示的界面中双击部门名称展开该部门并显示出该部门中具有会签权限的人员，点击会签人员后的小方块勾选该人员。确定好会签人员后点击“确定”按钮确定会签人员并将发文的稿件提交到所选的会签人员的账号中。局内会签完毕后，会签后的拟稿稿件由会签人员提交到拟稿人所在处室的处室领导。会签后的拟稿稿件需要由拟稿人的处室领导提交到办公室核稿的办理步骤。在“填写意见”栏中填写对该稿件的意见后点击“提交”按钮即可。局外会签的操作同局内会签的操作类似（局外会签的人员要能登录到办公自动化系统）。3.9成文发文稿件执行到“文书”

22、步骤时，办理文书步骤的人员需要将稿件的内容和格式固定下来，这个固定的动作就是成文的过程。成文过程是在稿件的正文后加上：附件、发文时间、主题词、抄报、抄送、印数等内容，如图3-11所示。成文的过程是将拟稿形成固定的格式，并形成发文。稿件形成固定格式后点击“编辑完毕”按钮保存成文，“返回”按钮用于退出当前的界面。图 3-11 文书办理步骤成文4.发文管理在发文管理模块中有：拟稿、待办发文、发文要回、文件催办、文书发文要回、个人发文查询、全部发文查询、发文打印、文件要回、全部发文删除、发文办理流程查询和正文转HTML。发文管理模块中的操作项如图2-3所示。以下对各项的操作逐一说明。4.1拟稿具有拟稿

23、角色的用户在“发文管理”的菜单中有“拟稿”操作项，系统中大部分用户都有拟稿的权限。点击“拟稿”操作项后出现发文流程列表，如图3-2所示的界面。拟稿步骤的具体操作说明请查看上章节中的3.2编辑发文稿标签、3.3编辑接受人员、3.4拟稿人编辑正文、3.5附件管理、3.6作业按钮说明中的相关内容。4.2待办发文“待办发文”操作项用于查看发文管理中的待办事项，与系统主界面上的“文件办理”栏中的“待办发文？件”项具有相同的功能。点击“发文管理”菜单中的“待办发文”的菜单项会出现“待办分类统计”的界面，如图2-6所示，按办理步骤的名称统计待办事项的件数。点击分类统计中的某个办理步骤分类统计项，出现某办理步

24、骤分类统计列表，如图2-8所示。在图2-8中显示的是“处室领导审核”办理步骤的分类统计列表。点击分类统计列表中的待办事项的标题到达待办事项的具体办理界面。4.3发文要回“发文要回”操作项顾名思义就是要回办理的发文，但是这个要回的动作是有条件的，不是任何时候都能要回发文。发文要回的条件就是，要回的办理步骤的下一个办理步骤还没有办理。比如说，办公室核稿步骤办理完毕后发现核稿过程有误需要重新核稿，但是稿件已经提交到领导签发的步骤了，如果领导签发的办理步骤还没有办理，那么办公室核稿的步骤就可以要回，否则不能要回。点击“发文管理”菜单中的“发文要回”菜单项，出现发文要回的界面，如图4-1所示。在发文要回

25、的界面中显示了能要回的所有文件列表，列表中的“步骤名称”为能要回的步骤。勾选需要要回的发文，然后点击“确定”按钮出现“确定要回此文件吗？”的提示，在点击提示的“确定”按钮就执行了发文要回的动作了，点击提示的“取消”按钮放弃要回的动作。图 4-1 发文要回如果发文的文件较多，可通过文件的标题查找文件。在“标题”栏中输入需要要回的文件的标题，然后点击“搜索”按钮即可。“全选”按钮用户全部选中发文要回界面中显示的所有文件；“重置”按钮用于清空对已选文件的选中。4.4个人发文查询个人发文查询通过当前用户的系统账号查询当前用户所办理的所有发文，不能通过当前用户账号查询别人的发文。点击“发文管理”菜单中的

26、“个人发文查询”菜单项，出现如图4-2所示的界面。图 4-2 发文查询在图4-2所示的发文查询界面的查询条件中输入需要查询的条件，然后点击“查询”按钮即可。如果不输入任何查询条件，则查询当前用户的所有发文。“取消”按钮用于退出查询回到系统主界面。4.5全部发文查询全部发文查询通过当前用户查询系统中所有发文。点击“发文管理”菜单中的“全部发文查询”菜单项，出现如图4-2所示的界面。在图4-2所示的发文查询界面的查询条件中输入需要查询的条件，然后点击“查询”按钮即可。如果不输入任何查询条件，则查询系统中所有发文。“取消”按钮用于退出查询回到系统主界面。4.6发文办理流程查询发文办理流程查询用于查询

27、发文的办理情况。点击“发文管理”菜单中的“发文办理流程查询”项，出现如图4-3所示的操作界面。在发文办理流程查询的页面中有状态、文件标题、开始时间和结束时间查询条件，如果这四项查询条件均没有输入而直接点击“查询”按钮则查询系统中所有的发文。“重置”按钮用于清空查询条件。在查询的结果中显示了发文的处理情况、所属流程、发文名称、发文开始时间、发文结束时间和文件执行的状态。可以点击某个发文的“详细”按钮查询发文执行情况，点击“详细”按钮出现的界面如图2-11所示。图 4-3 发文办理流程查询4.7发文打印发文打印用于打印发文文件的相关信息，如发文标签、正文等。点击“发文管理”菜单中的“发文打印”项，

28、出现如图4-4所示的界面。在发文打印界面中提供一些查询条件，用于查询文件，如果未填写任何查询条件而直接查询则查询所有的发文，如图4-5。在图4-4的页面中的“取消”按钮用于退出所有查询界面。在图4-5的查询结果界面中，点击发文的文件标题出现发文稿标签界面。点击某个发文标题对应的“查阅”项用于查阅该发文的正文；点击某个发文标题对应的“正文打印”项用于打印正文；点击某个发文标题对应的“打印”项用于打印发文标签。图 4-4 发文打印图 4-5 发文打印查询结果5收文流程及操作说明5.1收文流程说明根据淮北矿业集团的收文情况在系统中建立如图5-1所示的收文流程图。流程为收文登记主任拟办领导批办办理归档

29、。以下说明流程中的各个办理步骤，并说明各步骤的操作说明。图 5-1 淮北矿业集团收文流程收文登记：该步骤是系统中具有收文登记角色的用户进行收文办理的第一步。收文登记办理完毕提交后到达主任拟办的办理步骤。具有收文登记角色的用户在“收文管理”的菜单中有“收文登记”菜单项。点击“收文登记”菜单项后出现收文流程列表，如图5-2所示的界面。在图5-2的操作界面中罗列了本单位所有在用的收文流程，目前淮北矿业集团只使用了一个收文流程。图 5-2 收文流程流程列表主任拟办：该步骤是系统中具有主任拟办角色的用户进行办理。领导批办：该步骤是系统中具有领导批办角色的用户进行办理。可以由局领导确定选择相关的办理部门和

30、协办部门。办理：根据收文内容和领导批示确定该发文是否需要办理相关的事项或者是否需要文件传阅，由相关的办理人员办理后填写办理意见。归档：收文的存档由具有归档角色的人员办理，该步骤是实现将收文的档案保存到系统中去，便于以后的查询。5.2编辑收文标签点击图5-2中的“新建”按钮进行拟稿，如图5-3所示（该图显示的页面内容不完全）的发文标签。在图5-3的界面中收文序号、文件督办、来文标题、主题词、来文时间、来文字号、来文类型、来文单位、公文种类、文件密级、紧急程度、发文日期、文印份数、正文、附件等信息。图 5-3 收文登记步骤的收文标签编辑界面5.3正文和附件编辑和管理收文登记办理步骤时所需要上传的正

31、文为来文的扫描件或者图片文件，附件为发文的附件。对正文或附件的上传和管理的操作请参考“3.5附件管理”部分的内容。5.4收文流程中的人员选择图 5-4 收文流程中的人员选择（收文流程-领导批办步骤）在收文流程中办理主任拟办、领导批办步骤时需要选择相关人员，如图5-4所示。在图5-4领导批办步骤中，可以将该收文转交给其他领导，则在“转交领导”栏双击选择需要转交的领导，在“承办部门”栏中选择承办的部门，在“协办”部门栏中选择协办的部门。所选中的领导或部门名称都显示在对应的“选入”栏中，在“已选”栏中显示已经被选过的领导。5.5收文作业按钮说明收文作业按钮指执行收文流程时所使用到的按钮，按钮名称有提交、保存、领导批办、批办完毕、文件转阅。这些按钮都出现在“收文标签”的页面中，如图5-3所示。在点击所有作业按钮时都要在“填写意见”栏中填写对发文稿件的办理意见（收文登记办理步骤除外）。提交：该按钮用于将当前作业保存并提交到下一个办理步骤。保存：该按钮用