绩效管理.docx

1、绩效管理内 容 摘 要绩效评价起源于美国，自20世纪90年代传入我国，以其完善的体系和持续改进的良性循环深受企业界管理者们的关注。绩效评价是企业管理和提高生产力的重要手段和工具，进行企业档案管理工作绩效评价的目的是为了更好的产生工作激励，充分发挥档案的经济效益和社会效益。随着社会档案意识的提高，越来越多的企业管理者意识到档案管理工作的重要性。从现阶段来看，随着系统论、信息论、控制论等绩效基础理论的快速发展，绩效评价理论更加成熟，使其运用于企业档案管理的绩效评价成为可能。本文通过对企业档案管理的绩效评价的必要性、可行性、原则、内容等方面的阐述，以期对进一步完善企业档案管理工作标准提供一定的理论借

2、鉴，使企业档案工作更加科学化、规范化。关 键 词档案管理；绩效；绩效评价The Performance Evaluation Research of Business Archives Management Author: Xiong yuanhang Instructor: Hao weibinAbstractPerformance evaluation originated in the U.S., and it was introduced into China in the 1990s, with its perfect system and continuous improvemen

3、t by the virtuous cycle of corporate managers concern. Performance evaluation is an important means to improve the production and business management, business performance evaluation purpose is to produce work motivation and give full play to the archives of the economic benefit and social benefit.

4、Long with the improvement of social archive consciousness, more and more business managers realize the importance of archives management. With the fast development of system theory, information theory and cybernetics, the performance evaluation theory becomes more mature, making its application in b

5、usiness management possible. Through analyzing the business managing archives performance evaluation of necessity, feasibility, principles, contents, etc, this article provides certain theoretical reference, and makes business archives management becomes more scientific and standardized. Key wordsAr

6、chives management；Performance；Performance evaluation目 录引言 11企业档案管理绩效评价的必要性与可行性 21.1企业档案管理绩效评价的必要性 21.2企业档案管理绩效评价的可行性 32企业档案管理绩效评价的原则 42.1信息沟通原则 42.2引导和激励的原则 42.3工作目标和管理评价目的一致性原则 52.4客观、公正、准确、全面的原则 52.5科学性与实用性的原则 63企业档案管理绩效评价的内容 63.1档案收集工作的绩效评价内容 73.2档案整理工作的绩效评价内容 73.3档案保管工作的绩效评价内容 83.4档案利用工作的绩效评价内容

7、84企业档案管理绩效评价的流程与方法 94.1企业档案管理绩效评价的流程 94.1.1准备阶段 94.1.2自评阶段 104.1.3实测阶段 104.1.4总结评定阶段 104.2企业档案管理绩效评价的方法 114.2.1直接评价法 114.2.2间接评价法 11结语 13致谢 14参考文献 15企业档案管理的绩效评价研究班级：0704061班 学号：070406136 姓名：熊远航 指导教师：郝伟斌 职称：讲师引言 “绩效”一词由英文“performance”翻译而来，在20世纪80年代之前，国内几乎不使用这个词，20世纪90年代以后，随着国内管理学研究的兴起，“绩效”一词才逐渐流行起来。随

8、着社会经济和管理发展的需求，“绩效”一词的涵义也不断丰富。如今，在组织绩效管理中，“绩效”一词通常包括三层意思：经济（economy）、效率（efficiency）与效果（effectiveness）。经济指以最低可能成本，供应与采购维持既定品质服务，它关心的是投入数量，而不关注其产出与服务品质；效率是指投入与产出的比例，效率指标通常包括服务水准的提供、活动的执行、每项服务的单位成本等；效果是指实现目标的程度，效果指标通常以产出与结果之间的关系加以衡量。绩效评价就是针对企业中每个员工所承担的工作，应用各种科学的定性和定量方法，对员工行为的实际效果及对企业的贡献、价值进行考核和评价。企业档案管理

9、的绩效评价是对企业档案管理的效益进行的评价。所谓效益，是指投出与产出、劳动消耗与劳动成果的对比关系。企业档案管理的效益，就是企业档案工作的投入与企业对档案管理的有效满足程度的比例关系。一般来说，在企业档案管理投入成本固定的条件下，企业档案对企业用档需求满足程度越大，效益越高。1企业档案管理绩效评价的必要性与可行性1.1企业档案管理绩效评价的必要性绩效评价是现代企业管理模式的主要方式，是企业根据自身特点采取的与之相适应的激励机制，实行科学的评价体系，对职工的工作、学习、成长、发展等进行全方位的定量和定性的考核，从而促进改善职工的工作行为，充分发挥职工的潜能和积极性，以便更好地达到工作目标。科学规

10、范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。档案作为历史的真实记录，在企业管理各项活动中都发挥了很好的凭证、依据、借鉴、参考、史料的作用。将档案管理工作纳入绩效考核管理，可加大档案工作的督导落实力度，对提高档案资料的完整程度和工作管理水平发挥着重要作用。主要体现在以下五个方面：（1）管理作用通过考核办法的制定和落实，可进一步明确档案工作的工作目标和标准，在工作过程中起到沟通、学习、改进等作用。（2）激励作用通过绩效评价的奖优罚劣，改善调整档案及相关人员的工作行为，促使档案及相关人员更加积极、主动、规范地去完成档案资料的收集、整理、借阅及利用工作。（3）导向作用以档案工作规范化为绩效评

11、价标准，考核档案管理工作行为，指明档案管理工作的努力方向和目标。（4）监控作用通过绩效评价，对档案工作过程、环节、质量及效率等方面进行监督及考评，获得反馈信息，可有效促进调整和改进档案工作。（5）约束作用将档案工作纳入绩效考核，与奖罚挂钩，可以档案及相关人员起到较好的约束作用，促使其不得不干。1.2企业档案管理绩效评价的可行性近30年来，全世界的行政学家都把目光投向了绩效评价。在我国，关于绩效评价的组织实施和监督、评价的对象和标准、指标体系的构建、制度规范、工作流程和评价结果的分析等等，都已经出现了很多研究成果。从现阶段来看，随着系统论、信息论、控制论等绩效基础理论的快速发展，绩效评价理论更加

12、成熟，使其运用于企业档案管理绩效评价成为可能。 同时，社会各项事业对档案信息资源的需求日益增大，档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变，已成为一种趋势。但是作为企业，档案管理工作因无法直接给企业带来经济效益，而容易被忽略或不给予足够的重视，往往“直到用时方恨少”，感觉档案管理工作重要的时候才强调一下，领导不重视，部门和个人更不重视，企业档案管理部门处于在夹缝中生存的尴尬状态，不要说档案信息资源的开发利用，就连最基本的收集都成为一个难题，在档案资料的借阅上也经常出现“有借无还”的事情，而档案管理人员却因没有制约权而束手无策。随着档案在企业改革发展、经营、管理等

13、方面的利用效果愈加明显，使档案管理工作得到日益重视。档案工作实施绩效考核，是为了适应企业发展形势需要，对档案工作做出适时和全面的评价，查找工作中的不足，发现与规范要求的差距，以寻求更为有效的服务新途径，提高档案利用的质量和水平，更好地发挥档案的作用，在企业创造效益的同时，促进档案事业的发展。实践证明，绩效考核贯穿于档案管理工作各个环节，与经济利益挂钩，严格考核，可有效规范档案工作行为，引领单位部门或机关人员强化档案意识，提高档案工作的主动性和档案利用的质量及水平。2企业档案管理绩效评价的原则绩效评价公平、合理、客观，必须坚持以下原则：2.1信息沟通原则绩效评价一般是由被评价者依照规定的标准及方

14、法先行自我评价，评价小组进行考核评价并将考核结果进行交换意见。在整个考核过程中，档案工作者、档案用户与专家团共同组成的评价小组充分的信息沟通十分重要。这样既可以不忽略或抹煞被考评者的成绩，还可使被考评者知道自己工作中存在的问题，以及如何加以改进。2.2引导和激励的原则 绩效管理与考核采取奖励正确的原则。在激励文化中，隐含的意思是：“没有得到奖励就是惩罚”。绩效管理的结果应仅用于激励目的。在过错惩罚方面应另外进行独立考核。让被考核者积极主动地向绩效提升努力。借此，企业档案管理的绩效评价必然会最大限度挖掘档案人员潜力，提高档案人员工作绩效，进而实现企业绩效提高的目标。以报酬作为奖惩，是现代企业不可

15、缺少的有效管理工具之一。如果绩效考核具有良好的激励效果，则可极大调动被考评者的主观能动性，从而发挥其管理潜能，最终使企业档案管理为企业创造更大的经济效益。2.3工作目标和管理评价目的一致性原则 这个原则也可以理解为现代企业绩效管理中的战略性原则。企业的绩效管理一方面要从企业发展的全局和战略的高度去进行规划，保证绩效管理目标与企业的战略目标保持一致，这样企业的绩效管理才会不至于偏离企业发展的方向。另一方面，在绩效管理体系的设计过程中要妥善、正确处理好企业短期利益与长远利益的关系，以期实现利益最大化和企业的可持续发展，务使企业的绩效管理体系的设计符合企业战略管理的需要， 促进企业战略目标的实现，尽

16、可能使企业的绩效管理体系为企业的长远目标服务。 2.4客观、公正、准确、全面的原则 现代企业绩效管理目标、考核标准的制定以及考核程序、监控、反馈、评估、利用等应该讲是一套相对客观的体系， 但由于绩效管理针对的对象不同，且绩效管理的具体过程都离不开不同的人去操作，这就是绩效管理中必然出现的主观性和人为性。因此，要求绩效管理做到绝对的公平、公正是不现实的。而追求绩效管理结果的相对公正性是绩效管理工作的永恒目标。2.5科学性与实用性的原则现代企业绩效管理是企业从传统的经验管理向现代科学管理过渡的一个重要管理手段。但是不少企业在引进各式各样的绩效管理体制后，不但没有使绩效管理收到预期的效果，甚至成为企

17、业管理上的某种缺陷。这就涉及到个重要的方面，就是要强调的科学性、实用性与可操作性的原则问题。这也是任何一项管理体系或管理制度在实施过程中都要面对的一个共性的问题。企业绩效管理体系的科学性、实用性与可操作性的原则是验证企业绩效管理方案可行性的必要手段，没有一定程度的科学性、实用性与可操作性的原则保障。什么样的绩效管理方案也很难在企业管理中得以推进。3企业档案管理绩效评价的内容 2000年国家档案局颁布的档案工作基本术语中定义档案工作是“管理档案和档案事业的活动”。狭义的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案管理工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以

18、下几项：档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、登记与统计。企业档案管理的绩效评价贯穿于整个企业档案管理中，从前期的档案收集工作，中期的档案整理工作，到后期的档案利用工作，都应该对其管理效果进行评价。3.1档案收集工作的绩效评价内容收集工作是档案管理的起始环节，档案的收集活动在整个档案业务中占有重要地位。收集工作质量的高低，将直接影响以后各个业务环节工作的质量。企业档案收集的绩效评价主要包括以下几方面内容：（1）主动了解该年度本单位各项活动计划的内容，掌握本年度的计划项目及其工作进度，明确计划项目应该形成的文件的内容与时间，以便及时、主动做好档案的收集工作。（2）档案部门必须了解其内部组织机

19、构的划分及职权范围，以及对这些机构在工作中会形成什么文件，哪些文件应该归档、什么时间归档都必须做到心中有数，这样才能有针对性的收集，以保证档案的完整与齐全。档案收集既要完整、全面的反映企业发展情况，又能最大限度满足各部门、各个用户的利用档案需求。3.2档案整理工作的绩效评价内容档案整理的目的，是将处于零乱或零星状态，需要进一步条理化的档案，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化，以便于档案的管理和查找利用。能否及时准确的为用户提供库房内所存的档案，关键在于档案的整理及档案库房组织排列。如果整理的不好，条理不清楚，分类不准确，排列无秩序，管理人员就不可能及时找到用户所需档案。在进行绩效评价时，档

20、案整理的条理是否清楚、分类是否准确、排列是否有序作为主要评价内容。3.3档案保管工作的绩效评价内容档案保管工作应该做到“四不”：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案相互混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。3.4档案利用工作的绩效评价内容档案的开发利用工作是档案管理的最终归属，档案服务质量的好坏直接关系到档案管理工作的成败。服务质量指标按照不同的划分方式有不同的标准。首先，按照提供服务方式的不同，分为被动服务质量指标和主动服务质量指标。被动服务质量指标又可包含档案展览阅览、档案复制与档案证明服务等，这些服务在一般的企业档案利用工作中比较常见；主动服务是近年来档案工作部门“

21、走出去”的重要表现，也是关系到档案工作成果的重要评价指标，也可以细化为宣传报道、资源整合、档案咨询服务等指标。其次，按照档案利用实际情况，有以下指标：(1)接待人次与利用卷次；(2)利用率，是指在一定时期内档案利用量与馆(室)藏档案总量的比值；(3)适合率，即最终提供的档案与所需全部档案的吻合程度；(4)服务满意程度，即档案用户对信息服务工作所有环节的满意程度；(5)档案利用效果等。4企业档案管理绩效评价的流程与方法4.1企业档案管理绩效评价的流程4.1.1准备阶段准备阶段是绩效评价工作的基础。这一阶段主要包括：（1）成立评价小组所谓评价小组，即选择由谁来评价。合理确定评价主体，是保证评价工作

22、顺利进行和评价结果实现客观公正的关键。企业档案工作的复杂性决定了企业档案管理的绩效评价主体不可能是单一的档案工作者、档案用户或者专家团，而必须是三者的综合。这是因为：首先，档案工作者作为一线的工作人员，从收集工作到利用服务，全面地接触档案工作各个环节，比其他人更为了解档案的价值与价值实现程度。但是其评价大多依照经验，评价方法科学性欠缺，而且档案部门与企业其他部门联系较少，不能准确地判定档案的经济价值。其次，档案用户是企业档案工作的最终服务对象，最能反映档案工作的效果，其评价最具参考性。单个用户需求不同，甚至各个部门利用档案产生效益亦不同，其评价不能代表整体的档案管理效益；而且，大多数用户没有专

23、业的档案知识，随意性强。最后，专家团既包括档案领域的专家，也包含经济学领域的专家。用专业的视角，科学、全面地评价档案管理效益，有一定的说服力。综上所述，企业档案管理绩效的评价应由档案工作者、档案用户与专家团共同组成，三者相互补充，缺一不可。（2）对档案工作者进行宣传动员，使其明确评价的目的，加深对档案管理绩效评价的认识，为评价工作的开展做好制度上、组织上和思想上的充分准备。4.1.2自评阶段经过多方面的准备，评估工作进入实际测评阶段。测评以自评开端。在自评阶段，全面如实的收集各种原始的档案材料和统计数据，以检查并判定档案管理客观条件和主观努力的水平及状态，并写出自评报告。自评报告的内容一般包括

24、：企业档案馆（室）基本情况、自评工作的进行情况、自评结果、存在的主要问题、今后改进措施等。4.1.3实测阶段在实测阶段，评价小组首先按要求审查自评报告，核实各项统计数据，实地检查工作质量，全面了解企业档案馆（室）的实际状况。其次，对实测结果进行综合分析，评议档案管理的各项工作，并形成评估意见。评估意见要实事求是，既充分肯定成绩，又恰如其分的指出存在的不足，并指出整改的意见和建议。最后，采取一定的方式向企业领导和主管部门通报评估结果。4.1.4总结评定阶段在实测工作完成之后，还要对实测结果进行最后的确认，同时对评估工作的全过程进行认真的总结，并形成评估工作总结报告。通过总结能改进档案管理工作，巩

25、固评估成果，还可以及时发现评估工作的缺陷与问题，不断提高评估工作的规范化和科学化水平。4.2企业档案管理绩效评价的方法企业档案管理的绩效评价不论在理论上还是在实践中尚不成熟，大部分学者只简单地将其分为定性评价和定量评价两种。对可测量的定量指标进行定量分析，对不可能直接测量而只能定性的指标进行定性评价。具体方法亦讲的比较模糊，因此我们这里探讨企业档案管理绩效评价的方法可以分为直接评价法、间接评价法。4.2.1直接评价法直接评价法是由企业档案工作者直接参与的评价方法。其优点是简单快速，但是单凭档案工作者的经验，有强烈的主观色彩，调查评价整个企业的档案管理工作是不科学的，不能全面体现企业档案管理情况

26、。档案工作者对档案工作进行直接评价时，应该根据档案实际整理利用情况，最终评定企业档案工作的效益。4.2.2间接评价法间接评价法是档案工作者通过档案用户或专家意见间接评价档案工作的方法。相比直接评价法，间接评价法从多个角度、多个对象反映企业档案管理工作，更为科学，更为合理，更接近企业档案管理的实际效益。一般来说，间接评价法包括三个内容：专家评价法、用户评价法、经济效益评价法。(1)专家评价法专家测评的重点是形式的完备程度和内容的实用程度。其中，形式的完备程度主要包括：第一，档案收集是否全面，是否能全面反映企业各部门业务情况；第二，关于一个项目或产品的档案是否连续系统；第三，档案的目录、装具和摆放

27、是否利于查找利用；第四，专业的企业档案数据库及网上档案查询系统的建设情况。内容的实用程度主要从档案的可靠性和真实性角度进行评价。专家评价法最直接的表现是企业档案馆(室)的达标升级。现在不仅国企，很多民营企业的档案馆(室)都积极参加国家的档案管理达标升级工作，通过达标升级促进企业档案工作的发展，提高档案工作水平。(2)用户评价法用户评价法是通过用户来评价档案管理效果的一种方法。一般多以调查表的形式调查用户对档案利用情况，可以依照三个标准：“全”、“准”、“新”，依次打分；然后由信息工作者对调查数据进行统计分析，对档案管理工作效果做出评定。这种方法需要档案用户的密切配合，劳动量较大，但是评价结果较

28、为客观。(3)经济效益评价法经济效益评价法是按档案在企业经济活动中所产生的效果进行工作评价的一种方法。一般说来，两种评价方法，即定性评价法和定量评价法。定性评价法：当企业档案管理的实际价值无法量化时可采用这种办法进行评价。定量评价法：当企业档案管理产生的经济效益可以通过计算准确量化时，使用定量评价法评价结果比较准确，亦有说服性。关于定量分析的方法很多学者都介绍过，与档案管理绩效评价方法相近的电子政务绩效管理评价方法和企业知识管理的绩效评价方法，在这里，介绍一种简单的定量评价方法。企业档案管理的经济效益可以通过档案管理的效益来体现。所谓档案管理效益即因档案利用产生效益相对于档案管理投人的增值。反

29、映档案管理的优劣。其数学表达式为：档案管理效益=档案产出效益档案管理投入企业的最终目标就是盈利，经济效益评价法恰巧把企业档案管理与企业效益挂钩，最为直观地表现了档案管理工作的效益。但是这种方法工作量最大，除了前期的预算统计外，还要详细统计档案在企业经营中创造的效益，而这种效益有很多是潜在的或隐形的，统计起来难度较大。由于企业档案管理工作的复杂性，各个企业档案管理实况各有不同，很难找到一个统一适用的评价方法衡量企业档案管理的绩效。因此企业在应用档案管理绩效评价体系时，应根据自身的实际状况，酌情定制适合本企业档案工作情况的评价标准，采用适合自己的评价方法，这样，档案管理绩效评价体系才能发挥其最大的

30、作用，为企业发展服务。结语档案管理工作实行绩效考核，是为了适应企业发展的需要，对档案工作做出适时和全面的评价，查找工作中的不足，发现与规范要求的差距，以寻求更为有效的服务新途径，提高档案利用的质量和水平，更好地发挥档案的作用，在企业创造效益的同时，促进档案事业的发展。 档案意识是制约档案事业发展得关键性问题。绩效评价工作的开展，可有效促使企业职工转变档案观念，更好地认识档案工作的重要性。在日常的工作中，绩效考核作为管理手段，提醒资料积累者主动把材料上交档案室。档案室在规章制度的指引下，对档案进行科学系统的管理，单位或人员需要时可随时提供，充分发挥档案的价值。实践证明，绩效考核贯穿于档案管理工作

31、各个环节，与经济利益挂钩，严格考核，可有效规范档案工作行为，引领单位部门或机关人员强化档案意识，提高档案工作的主动性和档案利用的质量及水平，为档案事业的各项工作发展打下坚实的基础。 致谢非常感谢郝伟斌老师在我大学的最后学习阶段-毕业论文阶段给自己的指导，从最初的定题，到资料收集，到写作、修改，到论文定稿，郝老师给了我耐心的指导和无私的帮助。为了指导我们的毕业论文，放弃了自己的休息时间，郝老师的这种无私奉献的敬业精神令人钦佩，在此我向他表示我诚挚的谢意。同时，感谢所有任课老师和所有同学在这四年来给自己的指导和帮助，是他们教会了我专业知识，教会了我如何学习，教会了我如何做人。正是由于他们，我才能在

32、各方面取得显著的进步，在此向他们表示我由衷的谢意，并祝所有的老师培养出越来越多的优秀人才，桃李满天下！参考文献：1方小苏.图书馆绩效评估式M.浙江：浙江大学出版社，2008.2石金涛，魏晋才.绩效管理M.北京：北京师范大学出版社，2007.3张东风.卓越绩效管理范式研究M.北京：人民出版社，20084方振邦.战略绩效管理M.北京：中国人民大学出版社，20095陈维政.人力资源管理M.北京：高等教育出版社，20026李华，任荣伟.360度绩效评估的运用及有效性分析J.现代管理科学，2004（8）：33-347张伟，国有企业与合资企业绩效考核比较分析J.工会理论研究，2010（3）：41-428张洪婷.论高校档案管理工作绩效评价J.云南档案，2007（7）9孙春兰.档案管理中的绩效评价J.绥化学院学报，2008（6）1