关于物资计划出入库及收发存管理补充规定.docx

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关于物资计划出入库及收发存管理补充规定

关于物资计划、出入库及收发存

管理工作的补充规定

各煤矿：

为了规范物质管理制度，统一管理流程，特制订本补充规定。

一、物资采购及库房管理需要建立的台帐

（一）仓库管理台帐（电子台帐）

1、仓库入库单明细表

1）台帐内容：

到货时间、入库单编号、物资名称、规格型号、生产厂家、计量单位、数量、单价（不含税价）、金额（不含税金额）、供货商名称等。

2）每到一批物资验收后，库管员必须按入库单逐笔进行登记。

2、仓库出库单明细表（电子台帐）

1）台帐内容：

出库时间、出库单编号、物资名称、规格型号、生产厂家、单价、金额（不含税）、计量单位、领用部门、使用地点、用途等。

2）每次出库物资均应按出库单逐笔及时登记（其中：

单价、金额根据财务会计月末提供单价一次性填制）。

3、仓库收发存表（电子台帐）

1）台帐内容：

物资名称、规格型号、计量单位、上月结存数（数量及金额,下同）、本期入库数、本期出库数、本期结存数等内容。

2）库管员在每月26日启用新表时填入上月结存数，其余数据自动生成。

3）每月末以25日为截止日将电子表格及纸质收发存表交财务会计存档。

（二）采购相关台帐

1、采购员台帐

1）台帐内容：

供应商名称、计划单编号、合同编号、物资名称、规格型号、生产厂家、入库时间、入库单编号、本期付款金额、期末欠款金额、收取发票金额等。

2）台帐由采购员按要求建立并于每月28日前将此台帐报物资部和煤矿财务。

3）每到一批物资经验收后及每次付款后及时逐笔进行登记。

2、供应商欠款汇总台帐

1）台帐内容：

供应商名称、期初欠款余额、本期增加金额、本期已付款金额、期末欠款总额、期初尚未收取发票金额、本期已收取发票金额、本期未收取发票金额、期末收取发票余额等。

2）台帐由采购员按要求建立并于每月库28日前将此台帐报物资部。

3）下月启用新表时将期初欠款余额及未收取发票及时登记，其余数据自动生成。

上述台帐的检查督促分别由相应的矿分管领导进行检查督促；公司物资部负责检查和指导；公司财务部负责复核数据准确性。

二、物资入库验收规定

（一）相关部门的物资验收职责

1、煤矿仓库员负责依据采购计划和合同对所购物资数量、生产厂家及品牌、价格、规格型号、供应商等进行验收并配合相关职能科室进行质量的验收。

2、煤矿生产技术部门负责采购物资的质量和技术标准，并对采购的相关支护材料（含土建材料）的质量和数量的控制和验收；

3、煤矿机电部门负责对机电设备设施、油脂、五金、配件、工具、钢材等物资的质量和数量的控制和验收。

4、煤矿通风技术部门负责对“一通三防”有关设备设施、仪器仪表、监测监控系统及相关材料质量的控制和验收。

5、煤矿综合办公室负责对其它办公耗材的数量和质量的控制和验收；

6、安全部门负责对劳保物资和安全设备设施、装备的数量和质量的控制和验收，并负责对火工品到货的数量和质量的控制和验收。

7、以上分工未涉及到的物资验收由机电副矿长参与或指定部门负责。

矿长全面负责物资验收工作；验收的日常工作及协调工作由机电副矿长具体负责；其他分管副矿长、部门负责职责范围内的验收工作；如果验收分工出现交叉现象，由相关责任部门联合验收。

（二）采购物资质量检验的依据和方法

1、各单位编制上报的物资采购计划。

2、物资部（或各单位）与供应商签订的采购合同及技术协议。

3、供应商出示的材质证明书、产品合格证、煤安标志、劳安证、装箱单、随货清单明细及其他资质证明材料。

4、国家和行业部门制定的标准及规范。

（三）物资入库验收的相关要求和措施

1、物资到矿时必须要求供应商提供一式三联发货清单。

发货清单必须填写物资名称、规格型号、生产厂家、计量单位、数量、含税单价、含税金额、供应商名称、发货日期、发票种类及税率等并由供应商签字盖章。

库管员应先检查发货清单的填写内容并与物资采购计划进行对照。

发货清单内容不全不予验收；发货清单与计划不符应及时与采购员联系查明原因并征得物资部同意后才能进行验收入库；遇不能处理的事项及时汇报上级。

2、在物资验收入库后，库管员及参与验收人员在发货清单上签字确认。

一联返回供应商，一联交采购员，一联由库管保存（如发货清单上有部分未验收入库的，必须在发货清单上划销并注简要说明）。

3、在验收物资时必须做到：

发货清单、采购计划及编号与实际到矿的物资名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额、供货商、供货时间等相对应。

4、入库验收必须检验采购物资的质量是否符合计划（合同）的采购标准及国家、行业的规范及产品相关证照，杜绝不合格物资入库、危害安全生产。

5、物资到矿后，由矿仓库保管员通知相关职能科室（包括采购员）、分管负责人及时到仓库（或卸货地点）共同验收，必须以订购合同或物资需求计划为依据，计划外物资不得验收入库。

6、验收人员依据规定进行检验，必须按照规定的采购物资质量检验的依据和方法进行验收和签字，除进行外观、尺寸、重量、体积等进行验收外，对于技术性比较强的到矿物资必须有分管科室或相关技术人员到场参与验收并签字，确认无质量问题方可办理入库手续。

7、对于质量检验不合格品，要在发货清单上签字注明，并由采购员及时联系供应商退货。

如验收不合格的物资及设备设施因故不能及时退货的，应妥善采取防护措施，避免损坏和遗失。

验收不合格的物资任何人不得使用。

8、对于到矿验收的物资，库管员必须及时填制入库单，并在入库当天将财务联及采购联分交驻矿会计和采购员。

入库单填写的内容：

物资名称、规格型号、生产厂家及品牌、材料计划审批单编号、计量单位、数量、含税单价、不含税单价、不含税总金额、验收时间、验收人签字，如遇有保质期的物资必须在备注栏填写有效期。

三、物资计划的审批

1、各单位必须按集团公司原有的物资计划规定的时间将所需用的材料计划按流程审批后报矿采购员汇总并上报。

采购员汇总的计划单必须按月编号。

同批次计划的同类别、同型号的物资、设备、设施在汇总时应归好类，不同类的物资不得分开计划。

2、各单位提报计划要遵循节约、确有需要的原则,根据生产实际需要及库存数量,合理确定计划提报数量,不得多报、重报。

3、各单位提报计划应详细注明物资名称、规格型号、生产厂家（配件必须注明主机型号及厂家）、用途、使用地点、使用时间。

不注明上述内容的计划由归口管理部门或物资管理部门责令提报单位注明或发回重报。

4、严格控制急计划的提报,各单位提报的急计划不能超过当月正常计划总数量的3%。

5、单项工程计划必须按工程项目单独填报采购计划并上报审批，并注明该单项工程的立项名称和立项申请编号。

6、因特殊情况急需购买但按正常程序提报计划可能影响生产的物资,除按集团公司物资管理规定执行外，也可由使用部门写出书面申请（详细注明型号、规格、数量、预计价格、用途、时间要求等）,经矿长（或委托人）签字后报物资部批准（特殊情况可电话联系），事后必须在2日内按正常计划申报程序补报计划，否则按无计划采购论处。

7、在ERP系统建成后，若提报物资在物资管理系统中找不到相应的物资名称和编码时,使用部门要列出物资清单,注明用途、数量,提交给物资部,由物资部调研确定物资规格、型号、价格,然后通知物资部计划员在物资编码表中加入该物资的名称、规格、型号、产生厂家、价格等信息。

8、在实施物资采购计划时，必须严格按照审批后的计划实施。

所采购的物资名称、规格型号、生产厂家及品牌、计量单位、数量、价格以及供货的供应商都必须按批准的计划执行。

如果采购过程中需要变动批准后的采购计划时，在事前必须以书面形式报物资部负责人批准（紧急情况可电话请示，但事后必须在24小时内以书面形式报物资部批准，否则按无计划采购论处）。

四、物资发放审批权限及流程

1、物资出库按照领用部门、主管部门、分管矿长、矿长逐级审批后，方可办理出库手续。

特殊情况下，库管员在取得矿长同意后可提前发放物资，但必须在当天内补齐手续（如果相关负责人不在煤矿，可以由被授权人审批，授权必须经矿长同意）。

2、物资出库单应填明材料名称、规格型号、生产厂家及品牌计量单位、领料数量、材料用途及使用地点，发料人和领料人签字。

3、单项工程物资领用必须填写工程立项名称。

库管员必须核对单项工程物资采购计划并在出库单用途栏上填写该单项工程名称，并在备注栏上登记采购计划单编号。

如果单项工程使用的是非专项采购物资，则在出库单备注栏上注明该物资为库存物资。

4、材料出库单必须有相关人员签字，单据由四联组成，第一联仓库留存、第二联交财务会计考核出库物资的总费用、第三联交领用部门留存、第四联交考核单位留存。

库管单应注明使用地点及用途等。

所有发料凭证，相关单位应妥善保管，不可丢失。

5、如果已出库物资未完全使用，应将未使用完的物资及时退回仓库。

同时由仓库管理员对物资进行验收，合格后开具负数出库单，并注明此物资为退库。

6、对个人工具及劳保用品必须单独建立发放领用台账。

对个人工具原则上执行交旧领新制度，领用人必须先交旧，由库管员回收后方能领用。

7、物资出入库单据必须是相关责任人亲笔签名，严禁代签。

8、按“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发材料，坚持一盘底，二核对，三发料，四减数的原则。

9、物资出库时，库管员必须与领料人当面点交清楚，防止差错出门。

10、物资出库有下列情况之一的，不得发货。

1）未经行业检验部门检验或查验不合格的；

2）未办理入库手续的；

3）超过使用有效期的；

4）口头提货、电话提货、白条提货；

5）超定额费用，未经分管领导审批的。

五、问责措施

1、仓库保管员不及时通知相关验收部门或人员进行到货验收，或没做好到货登记，一次对库管员罚款100元。

2、仓库通知相关科室物资到矿后，相关科室要及时到现场进行和库管员一起验收（采购员如在矿上，则必须参加），不得找任何借口推脱，否则一次对其处罚100元。

3、对于到货物资不能认真清点数量对参与验收的保管员一次处罚50-100元；不能认真验收物资质量，导致出现质量问题，对于参与验收的相关科室人员一次处罚500-1000元。

4、在验收过程中，敷衍了事导致出现重大问题的对参与人员一次罚款500-1000元。

5、不按规定发放出库物资的，对库管员罚款50-100元。

6、编制计划不符合要求的，出现一处罚款30-100元。

未按时上报采购计划的，每推迟一天，采购员罚款50元，矿长罚款200元，其余责任人由矿长进行考核。

7、未按计划采购物资的每项罚款100-200元。

8、无特殊原因，未经审批同意擅自采购的，对相关责任人每项罚款100-300元。

9、采购员不按规定登记采购台帐或不按时上报台帐的，每迟报一天，罚款50元。

如果上报的台账不准确，每次罚款100元。

10、无领用手续，无库管员在场监督核实，私自使用户外物资的，每发现一次处罚责任人500-1000元。

11、由于违反集团公司采购管理制度和本规定，给公司造成经济损失的，责任人除罚款外全额承担所造成的经济损失。

六、本补充规定从二0一一年十一月二十六日起执行。

云工投动力配煤股份公司物资部

二0一一年十一月二十四日