秘书分九段.docx
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秘书分九段
秘书分九段，看看你是哪一段？
在我们的日常工作中，有80%的工作因为执行不到位而没有达到预期效果。
多数人都在认真做事并且每天忙碌、多数管理者都非常乐意按照上司制定的策略来走，但事实却是，同一个策略交到10个人手上，就会有10种不同的结果。
产生差异的原因是什么？
是执行力。
何为执行力呢？
所谓执行力，执行力是将目标变成现实的核心能力！
执行力就是从上到下按质按量、不折不扣地完成工作任务的一种能力。
它是企业竞争力的核心，是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。
具体说来就是工作执行的步骤、执行的细节以及执行的力度。
任务与结果的差别，是当今很多企业的“心病”：
有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。
同样，这也是员工们的疑惑：
我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意呢？
关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。
其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到，没有很好地理解执行力，那么如何才能做到真正的做到任务和结果的统一呢？
笔者近期参加了《赢在中层》的企业管理培训讲座，对其中提到的“九段秘书”的概念感慨颇深，或许我们可以从中得到些如何加强工作执行力的启示，九段秘书的提法是源于一个总经理要秘书安排会议的一个案例，总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务？
什么是结果？
通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？
针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。
模拟测试：
总经理要秘书安排会议
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务？
什么是结果？
通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？
下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：
发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：
抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：
重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：
勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：
此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书的做法：
细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？
总裁的议题是什么？
然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：
做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：
发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：
定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：
做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
从以上案例中的九个不同段位的秘书的工作方法我们不难看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。
也就是说对于工作理解的不同，对待工作态度的不同，造成了工作执行力的不同，也就是整个工作取得的成果产生了翻天覆地的变化。
按照九段秘书不同的做法我们的工作可以得到九种不同的结果，也就是我们日常工作中任务与结果的差别。
“九段秘书”的事例不仅仅是针对秘书这个职务，任何岗位和工作都是可以做到极致的，做到九段的，要有做到最好的目标和愿望，并为之努力。
这应该是我们每个人都应该学习的哲理，这不仅应该是工作的信条，而是你一生中做人做事都应该遵循的准则。
因此，在日常工作中，有这样两个问题是我们需要不断自省的：
1.我想要的结果是什么？
2.我的做法是否能保证拿到这个结果
同样是做秘书，同样是准备开会这样一个看似简单的任务，但不同的细致程度和考虑问题的全面性却决定了人所具有的截然不同的价值，如果将这一价值体现在数字上，就是你值多少钱。
*一段秘书的做法：
发通知 60元
*二段秘书的做法：
抓落实 800元
*三段秘书的做法：
重检查 1000元
*四段秘书的做法：
勤准备 1500元
*五段秘书的做法：
提前量 2000元
*六段秘书的做法：
做记录 3000元
*七段秘书的做法：
发纪录 5000元
*八段秘书的做法：
定责任 10000元
*九段秘书的做法：
做流程 30000元
其实很多事情都是相通的，举简单的一个人际关系上的例子，当你向朋友提出需要帮助的请求时，有的人会简单地说抱歉无能为力，有的人会帮助解决一部分问题，而有的人虽然不是很懂，但是Ta会通过其他一些途径帮你解决问题。
对细节的关注，对问题考虑的全面性，都体现了你对那个朋友的重视程度，而且很多东西都是先付出才会有回报的。
当你希望别人怎么对你时，就应该首先学会怎样对待别人。
相信下次当你自己需要帮助时，你的朋友也会以同样的态度来对待。
多一份对细节的关注，多一份追求完美的心态，相信我们都会收获更多。
人的价值不是天生的，而是由其自己后天决定的，把时间和精力关注与工作和生活之中，人生自然会得到提升，进而得到升华。
刚刚和小猪开玩笑说八段秘书是领导秘书,九段秘书是秘书长，常委。
毕竟我是很喜欢规则的力量的一个人。
深知规则的力量的伟大之处。
在有的外企里，分公司和部门的经历会晋升为总经理的秘书；在政府里，县委书记会晋升为市委秘书长都是这个道理。
一个普通的秘书是可以被替代的，但是一个能够掌控全局的高级秘书和秘书长是不可取代的，甚至是一般的经理不能比拟的。
读后感1
看了此文，使我想起23年前，我在红星商场刚开始从事管理工作时，老经理李凤哲讲的一段话：
做管理就如同做算术题，第一种人领导安排他写1+1，他就照此写一下，有的人还写不直；第二种人非常认真地将1+1写得一丝不苟，但没有答案；第三种人写出了1+1=2，写出了答案；第四种人在写出答案后还要求证一下为什么？
第五种人在写出答案，弄清缘由后，再进步联想：
2+1=？
。
最后，她给我一个要求：
作为一名管理人员，不仅要完成本职工作，更要想到这项工作对全局工作的关连，不仅要知其然，更要知其所以然，不仅要做好今天的事，更要想到明天的事，这样，你的工作就会做到事半功倍。
今天，我们强调执行力，执行力基本要求是步调一致，严格执行。
但更重要的是你要热爱你所从事的事业，热爱你所从事的工作，曾有这样一个故事：
三个盖房子人有三种心态：
第一种总想：
我的命怎么这样苦，整天在烈日下搬砖砌墙，每天工作时怨天尤人，情绪低迷，第二种人则想到，我既然从事这工作，就要把它干好，每天把砖砌的整整齐齐，工作非常认真。
第三种人则骄傲的在想：
我每天在建造世界上最美的大厦，绘制天下最美的图画，因此，工作激情高涨，每天还想着如何创新，把工作做得更好。
在热爱工作的基础上，要明白你工作的职责及领导交给你这项任务的目的和缘由，这样才能增强你工作的想像力和创造力，更主动的做好你的工作，更要抓住工作的重点，系统有效的干好每一项细节工作，达到最佳效果，让领导和与这项工作相关联的人满意。
当然，做为企业还要有科学严格的制度机制做保证，让不同的表现体现在不同的回报上。
结论：
执行力=激情+创造+制度保证，原与大家共勉
读后感2
张大彪＝“九段秘书”
《亮剑》在05年一经播出，就获得广大电视观众的一片赞誉，一时之间，剧中的人物“李云龙”更成为同事工作之余谈论的话题。
但对于战争片一直不太感兴趣的我却只知道《亮剑》是为了纪念抗日战争胜利60周年而拍摄的片子，再无其他印象，而对于“张大彪”是何等人物更是闻所未闻。
但在上周日，公司举办的关于领导力和执行力培训会上的一段视频教材中（《亮剑》第一集），让我对“张大彪”的印象比“李云龙”还要深刻许多。
不可质疑，李云龙带出的兵都是不怕死、能打硬仗的人，当李云龙发出命令时，尽管张大彪认为与上级的指示有疑义，但他还是带着对领导的尊敬全力执行，这就是执行力。
尤其是在他回答李云龙提出的关于敌方相关的问题时，所了解的情况真正做到了“知已、知彼、知环境”，为领导决策提供了全面、准确的信息，与日本坂田信哲大佐的副手形成了鲜明对比。
这又让我想起了培训时，老师提到的“九段秘书”。
在讲到执行力时，培训师举了一个这样的例子：
公司领导要召开会议，如果你是秘书，你会怎样做？
大多数人都会写下：
开会时间、地点、参会人员，然后就结束，而这恰恰是“一段秘书”完成任务的方式。
“五段秘书”也只是做到了明确会议主题、准备会议资料等。
“九段秘书”呢？
她会做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、做记录、发纪录、定责任（督办）、做流程，即最后把整个会议过程做成标准化“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
通过两个秘书的对比，我们了解到应付工作是任务，提供价值才是结果。
或许尽管我们提供了如“九段秘书”般的会议服务流程，但“一段秘书”执行起来，也许会将会议材料的个别页码装反、尽管发下了会议纪录，但出现错别字却还不知道、尽管反馈了会议精神执行情况却没有追踪未完成的原因。
而如果张大彪来做这个“九段秘书”，他可能会直接到现场了解真实情况……
什么是执行力？
执行力就是言必行，行必果，是真正的将计划转化为行动，且获得更有价值的结果。
而我一直认为执行力的关键是态度、是思想，意识第一、能力第二。
现在经常和处室的员工们聊起公司的财务管理部：
每次在经理办公会的经济运行分析过程中，公司领导及其他部门会不时的提出一些生产运营相关问题及数据分析，汇报人石晓梅都会有条不紊、麻利的打开一些表格，清晰的回答每一个问题、每一个数据及财务核算的结果。
会后我就问她：
“怎么会记得这么多的数据？
”怎么会“猜”到领导提出什么问题？
况且有些问题并不是经过财务部门“会诊”的。
石晓梅告诉我，她们在每周五分析会之前大都要开一个小会，目的就是将材料从头到尾过一遍，根据当前的生产形势及个别问题考虑会上公司领导和其他部门有可能提出哪些问题，然后大家一一做出准备、测算、解答。
这也让我想起了自己所负责的工作：
每当我们传递文件或传达信息给领导时，我们有没有提前将报告内容用心、认真地看一遍，在我们没有了解文件内容的情况下，我们会不会将问题弄清楚才把报告传递给公司领导呢？
在报告信息不明确时，我们有没有根据判断将文件直接转到相关部门会签呢？
在会签部门与报告部门意见不同时，我们可不可以让这两个部门沟通后再拿出意见供领导参考？
我们有没有想到我们所掌握的信息全面吗？
对称吗？
值得推敲吗？
所以我常常想，如果思想能够与决策者保持高度的一致，思路清晰、坚持贯彻，那么“一段秘书”也会成为“张大彪”。
读后感3
九段秘书的工作灵魂
九段秘书一文用工作中一个很简单、很常见的小实例，真实展示了每日琐碎工作中我们到底应该优化、提炼的是什么？
正如文中所说：
“我们没有把重点放到结果上，被‘完成任务’迷惑了。
其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到。
”工作里，我们总在“过程和结果”中反反复复。
也许人人身上都出现过“费力不讨好”，自认为自己已经很努力地完成了任务，但领导却“不以为然”的情况。
而九段秘书的做法却让整个工作变得主动、积极、有效、执行力强。
文中关于会议安排这样同类的事情，各段秘书的执行和完成情况有很大区别。
九段秘书的做法：
做流程。
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
这种最高境界确实值得我们公司所有行政人员借鉴和深思。
工作中的事情不在乎大还是小，而是尽量将每一件事情做到标准化，让其在一个标准中来完善、优化、推进，结果当然会事半功倍，领导满意；如只是驴拉车似的次次重复，费时费力的做着低质量的工作。
没有一双善于发现问题的双眼，总停留在老套的工作模式中，更谈不上创新并灵活、巧妙的分析、处理问题，所谓的“提高”永远是一个话题而已。
工作中需要我们时时处于主动状态，将看似凌乱、无序的工作做得规范、标准，不是整天都在强调过程，而是大家都遵照着标准化的流程完成好每一个环节从而达到高效、圆满的结果。
九段秘书全文最后给我们留下这样两个问题让大家自省：
1.我想要的结果是什么？
2．我的做法是否能保证拿到这个结果？
我们常常在工作的时候，不是简单的为了结果去做事情，而是在过程中既定很多障碍，如沟通、协调不对称，如个人认识不到位等等，让本来流程化的事情生出诸多枝节，反而把事情办复杂。
当公司的哪个环节很混乱或者不规范时，我们需要把管理规范起来，加强制度化建设。
而任何一项新制度、新流程的出台，肯定会破坏现有利益既得者的平衡，所以会遭到某些人的反对，肯定也是需要时间和磨合期的。
在新制度、新流程的试行过程中，作为制度、流程的设计者，必须时刻跟进，随时调整。
如果大家都在盯着过程，就忘了我们的目标。
就像一个故事讲的一样：
有一对父子，在雪地上比赛走路，看谁走得直又快。
父亲看着终点，一步一个脚印，做得既直又快，儿子看着自己走的每一步，走一步回头看一步，结果是又慢又弯曲。
过程和结果其实并不矛盾，九段秘书的最高境界是用管理的方式实现了组织的目标，最大限度地释放了人们的能力，告诉各个相关人员如何做正确的事和如何正确地做事。
把九段秘书的做事风格放到自己的本职工作中来看，作为执行总裁行政助理是领导人的侧近人员和直接助手，虽不是决策者，但负有为领导决策和落实决策做好服务工作的责任。
服务是我工作的基本特征，只有通过高质量的服务，才能体现工作的价值。
服务的方面很多，如调查研究、提供信息、审核把关、提出建议、沟通协调、督促落实等，而要服务得好，就必须具备提供优质服务的素质和能力。
要具备这个素质和能力，就必须不断地、持之以恒地学习。
说助理工作是个“苦差事”，此话不假。
工作的性质决定你必须做到招之即来，任何时候都能以饱满的热情领受任务，完成使命。
所以，懒人做不了助理，助理不能偷懒。
在领导身边工作，接触各部门、各方面的机会很多。
助理根据领导的批示和授权办事，一定要把位置摆正，要在自己的职责范围内行事。
人家出于对工作的重视和对领导的尊重，给予积极支持和配合，态度也很客气、和蔼。
作为助理，要有自知之明，千万不要把自己太当回事儿，觉得身价不凡，很了不起。
九段秘书其实告诉我们的不止是“怎么做事，而是强调做事的方法”，这就需要我们无论在什么岗位中都应扎扎实实地做好工作。
记得“经营之神”王永庆说过这么一句话“卖冰淇淋要从冬天开始”，在寒潮吹袭世界经济之际，正是我们狠抓管理、苦练内功的最佳时机。
希望大家在今后的事业中都能将工作做到九段。
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