电算化复习资料汇总2.docx

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电算化复习资料汇总2

会计电算化期末复习资料汇总2

第一章会计电算化概述

第一节会计电算化信息系统基本概念

一、数据与信息

二、会计数据与会计信息

三、系统与信息系统

四、会计信息系统（AIS）

随着科学技术的发展和社会的进步，信息量的急剧膨胀，人们对信息的依赖程度越来越高，利用计算机代替人工处理会计信息也就成为必然。

五、会计电算化信息系统

1、会计电算化

1.1定义：

详见教材。

（课上已给出）。

1.2会计电算化的意义体现在哪六个方面。

会计电算化是融计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的一个边缘学科。

在各个经济领域中，计算机的应用早已经成为一种趋势，并将进一步带动经济管理的发展，逐步走向现代化。

具体来讲，会计电算化的意义主要体现在以下六个方面：

⏹减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率；

⏹促进会计职能的转变（核算——管理——决策支持型）；

⏹促进会计工作规范化、标准化；

⏹提高了会计人员的业务素质；

⏹扩展了会计数据领域，为企业管理现代化奠定了基础；

⏹发展和丰富了会计理论。

2、会计电算化信息系统（CAIS）

2.1定义：

会计电算化信息系统是指以计算机为主的当代电子信息处理技术为手段的会计信息系统。

2.2基本内容：

从会计的反映、监督和参与决策的职能角度看，可分为三层次：

1会计电算化核算子系统

2会计电算化管理子系统（AMIS）

3会计电算化决策支持子系统（ADSS）

第二节会计电算化信息系统的物理结构

会计电算化信息系统是一个人机系统，从物理组成上看，它是由计算机硬件、软件、数据、规程、和人员等五部分组成的。

第四节会计电算化信息系统与手工会计系统比较

一、会计数据的业务处理流程比较

1、手工会计数据处理流程

a.收集原始数据b.会计数据处理c.会计信息报告d.会计数据存储（纸介质）

2.电算化数据处理流程

a.数据输入

直接输入方式间接输入方式自动输入方式

b.会计数据处理

成批处理实时处理

c.会计信息输出

显示输出打印输出软盘输出

d.会计数据存储

以数据库文件的形式保存在磁、光电介质中

二、手工会计信息系统与电算化会计信息系统总体比较

1、相同点

A基本工作要求相同

B目标一致

C都要遵守国家的会计准则，会计法规和有关规章制度

D复式借贷记账的原理相同

E必须保存会计档案

第二章用友ERP-U8软件总览

重点与难点是掌握账套建立、操作员及权限分工的设置、账套数据的引入、输出的操作方法。

第一节用友ERP-U8软件的概述

一、用友U8管理软件的特点

二、U8管理软件的总体结构

图2-1会计软件总体结构图

第二节用友ERP－U8财务软件的安装与卸载

第三节用友ERP－U8财务软件的系统管理

一、系统管理概述

1、系统管理的主要功能

系统管理的主要功能是对用友ERP－U8的各个产品进行统一的操作管理和数据维护，具体包括以下几个方面：

（1）账套管理

账套是指一组相互关联的数据，每个企业（或核算部门）的数据在系统内都体现为一个账套。

账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。

系统最多允许建立999个账套。

（2）年度账管理

在用友ERP－U8管理系统中，每个账套里都存放由企业不同年度的数据，称为年度账。

即年度账是指每个账套里存放的企业不同年度的数据。

系统将年度账作为操作基本单位。

对不同核算单位、不同时期的数据需要设置相应的系统路径。

对年度账的管理，包括建立、引入、输出年度账，结转上年数据，清空年度数据。

（3）操作员及其权限的集中管理

为了保证系统数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及其权限的集中管理功能。

通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。

操作员及其权限的集中管理包括定义角色、设定用户和设置功能权限。

（4）设立统一的安全机制

对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是必须的，为此，用友ERP－U8应用系统设立了强有力的安全保障机制。

在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行过程，清除系统运行过程中的异常任务等。

2、系统管理与其他子系统的主要关系

系统管理是用友ERP－U8应用系统的运行基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账，各子系统的操作员也需要在系统管理中统一设置并分配权限。

二、启动、注册系统管理

注意：

系统允许以两种身份注册进入系统管理：

一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。

系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。

账套主管负责所选账套的维护工作。

主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置。

●选择服务器，输入操作员名称，如果要以系统管理员Admin身份登录，直接在“操作员”栏中输入Admin即可；如果要行使账套主管权限，以账套主管身份登录。

注意：

（ERP-U8V8.61版本）

对于Admin和账套主管看到的登录界面是有差异的，系统管理员登录界面只包括：

服务器、操作员、密码、账套四项，而账套主管则包括：

服务器、操作员、密码、账套、操作日期五项。

三、设置操作员

为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供操作员设置功能。

只有系统管理员才有权利设置操作员。

因此，定义系统操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入“系统管理”，然后单击“权限”下的“操作员”，进入操作员管理界面，在该界面中，可以完成增加操作员、修改操作员和删除操作员的操作。

注意事项：

●操作员编号在系统中必须唯一。

●所设置的操作员一旦被使用，则不能删除。

●在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。

●为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令

四、账套管理

账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等

1、建立账套

首次使用总账系统时，应根据企业的具体情况进行新账套参数设置。

用户在系统管理界面单击【账套】菜单选择【建立】，则进入建立单位新账套的功能。

主要包括：

核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。

账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。

2、修改账套

经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。

此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。

当系统管理员建完账套和账套主管建完年度账后，在未使用相关信息的基础上，可以进行适当的调整。

注意：

只有账套主管才可以修改相应的账套；

在账套的使用中，可以对本年未启用的会计期间修改其开始日期和终止日期。

只有没有业务数据的会计期间可以修改其开始日期和终止日期。

3、输出账套

●只有系统管理员（admin）才能进行账套备份。

●正在使用的账套是不允许删除的。

若要删除选中账套数据，则在输出账套时，选中【删除当前输出账套】即可。

●一个目录下只能存放一个账套备份数据。

如果备份账套时，所选择有文件夹中已有账套备份，则会将新备份账套数据覆盖原有账套备份数据。

4、引入账套

账套引入，即会计数据恢复，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。

系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。

只有系统管理员（admin）才能进行账套引入。

五、设置操作员权限

财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：

系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置。

操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。

只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。

明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进行设定。

六、年度账管理

在使用产品时用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以存放多个年度的会计数据。

年度账管理包括建立年度账、清空年度账、引入和输出年度账和结转上年数据。

第三章用友ERP-U8的企业应用平台及基础设置

重点：

熟练运用企业应用平台的功能的实现和基础档案的设置

难点：

系统启用的注意事项和基础档案设置的顺序

第一节企业应用平台概述

一、企业应用平台的主要功能

工作列表、工作中心、个性流程、网上用友、技术支持、配置、风格配置等。

1、工作列表：

分为设置、业务和工具三个页签。

1．1设置。

“设置”页签里包括基本信息、基础档案、数据权限、单据设置等等。

1．2业务。

“业务”页签里包括财务会计、供应链、集团应用等等。

1．3工具。

“工具”页签里包括系统管理、系统配置、财务、决策等等。

二、企业应用平台与其他子系统的关系

集中了ERP-U8应用系统的所有功能，为各个子系统提供了一个公共的交流平台。

三、企业应用平台注册

注意：

系统管理员不能进行业务处理

第二节企业应用平台的基础设置

一、基本信息

1、系统启用（有两种方法）：

1．1在系统管理中创建账套时启用系统

当用户创建一个新的账套完成后，系统弹出提示信息，可以选择立即进行系统启用设置。

1．2在企业应用平台中启用系统

●各系统的启用日期必须大于或等于账套的启用日期。

●只有系统管理员和账套主管才有系统启用权限。

2、编码方案

系统启用前，一般要对编码方案和数据精度进行核对或修改

二、基础档案

一个账套是由若干个子系统构成的，这些子系统共享公用的基础信息，基础信息是系统运行的基石。

在启用新账套之始，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息设置的要求，事先做好基础数据的准备工作，以便使初始建账顺利进行。

1、基础档案的设置顺序

2、基础档案的设置方法

2．1机构人员：

部门档案、人员档案和人员类别。

2．2客商信息：

供应商及客户、地区分类、供应商及客户档案。

2．3财务：

外币设置、会计科目、凭证类别、项目目录

在“用友ERP－U8企业应用平台”－“设置”－“基础档案”－“财务”中进行设置。

2．3．1外币设置。

注意事项：

●使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。

否则将会出现汇率为零的错误。

●使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。

●折算方式：

直接汇率和间接汇率。

制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。

2．3．2会计科目。

会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。

本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询和打印会计科目。

2．3．2．1增加会计科目

Ø要遵循先建上级再建下级的原则。

Ø已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。

Ø非末级会计科目不能再修改科目编码。

2．3．2．2修改会计科目

⏹已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。

⏹已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。

2．3．2．3删除会计科目

⏹非末级科目不能删除。

⏹已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。

⏹被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。

如想删除，必须先取消指定。

2．3．2．4指定会计科目

指定会计科目是指定出纳的专管科目。

系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。

2．3．3设置凭证类别 

⏹限制科目数量不限，科目间用半角逗号分隔。

⏹填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。

⏹可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。

⏹已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。

实例解析

若将凭证分为收、付、转三种常用凭证类别，设置限制类型与限制科目如下：

类别字 凭证类别 限制类型  限制科目   

收     收款凭证 借方必有 1001，1002

付     付款凭证 贷方必有 1001，1002

转     转账凭证 无限制

含义如下：

1.当操作员填制收款凭证时，借方必须有1001或1002科目至少一个科目，如果没有，则为不合法凭证，不能保存。

2.当操作员填制付款凭证时，借方必须有1001或1002科目至少一个科目，如果没有，则为不合法凭证，不能保存。

3.当操作员填制转账凭证时无限制。

2．3．4项目档案

项目档案设置包括：

增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护。

这些都是在基础档案的“项目目录”中完成的。

三、明细权限设置

系统启用后，可以实现三个层次的权限管理：

功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。

其中功能级的已在系统管理中设置。

在这里主要完成数据级权限分配和金额级权限分配。

数据权限：

数据权限控制、数据权限设置、金额权限分配

第四章总账系统

重点：

总账系统初始化、日常业务、期末处理、辅助账核算与管理的操作方法。

第一节总账系统的概述

总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。

一、总账系统的主要功能概述

U860总账系统功能主要包括系统设置、凭证处理、出纳管理、账表管理、综合辅助账、期末处理等模块。

二、总账系统与其他子系统的主要关系

总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其他系统成并行关系。

账务系统即可独立运行，也可同其他系统协同运转。

总账系统是财务管理系统中处于中枢地位。

接受薪资管理系统、固定资产系统、应收应付系统、资金管理、网上银行、报账中心、成本管理、项目管理、存货核算等系统生成的凭证。

总账系统向UFO报表系统、管理驾驶舱、财务分析系统等提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表。

三、总账业务操作流程

第二节总账系统初始化设置

系统初始化：

是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。

总账初始设置的内容：

包括设置基础参数、录入期初余额、凭证、账簿、会计日历、金额权限设置和分配、数据权限设置和分配、总账套打设置、账簿清理等。

一、设置总账系统参数

总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。

使用总账系统之前，需要先启动与注册系统。

1、“凭证”选项卡

包括“制单控制”、“凭证控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“预算控制”、“客户及供应商往来款项”区域。

2、“账簿”选项卡

包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套打”、“明细账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域。

3、“会计日历”选项卡

系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表。

此处只需用户选择“启用日期”。

4、“其他”选项卡

包括“数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”区域。

二、录入期初余额

在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。

“期初余额”功能包括输入科目期初余额、方向及核对期初余额和方向，并进行试算平衡。

注意：

（1）非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。

（2）出现红字余额用负号输入。

（3）凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。

数量辅助核算科目

（三）试算平衡

期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产＝负债+所有者权益+收入－成本费用”的原则进行试算平衡。

校验工作由计算机自动完成。

●期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。

●已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

●如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。

第三节总账系统日常业务处理

一、凭证管理

在总账中，记账凭证的来源有三种：

一是根据审核无误的原始凭证自接在计算机上编制记账凭证；或是由人工编制记账凭证，再输入计算机；二是从其他业务系统自动传递到总账中的凭证；三是从外部导入的凭证，如凭证引入或接口开发。

（一）填制凭证

1、增加凭证

（1）采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过业务日期。

（2）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。

（2）输入凭证正文部分

（1）科目编码必须是末级的科目编码。

（2）金额不能为“零”，红字以“－”号表示。

（3）输入辅助核算信息

当输入具有辅助核算的科目时，要求输入相应的辅助信息。

注意：

（1）当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。

（2）输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。

（3）当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。

在录入个人信息时，若不输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。

（4）其他辅助核算科目可以参照录入。

2、修改凭证

填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。

为更正错误，系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。

（1）若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。

（2）若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。

3、作废及删除凭证

在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。

若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

（1）作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。

（2）作废凭证不能修改，不能审核。

（3）账簿查询时，找不到作废凭证的数据。

（4）只能对未记账的凭证作凭证整理。

（5）已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。

4、冲销凭证

如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。

（1）制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。

（2）通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

（二）凭证签字（出纳、主管签字）

1、出纳签字

（1）出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。

（2）已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。

（3）出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。

（4）凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。

2、主管签字

其操作步骤同出纳签字。

（三）审核凭证

（1）作废凭证不能被审核，也不能被标错。

（2）审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。

（四）查询凭证

（1）可以查询所有录入的凭证，包括已记账的和未记账的凭证。

（2）输入查询凭证的条件后，显示符合条件的凭证列表。

（六）凭证记账

1、记账

记账凭证经审核及出纳签字后，即可以进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。

本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。

（1）记账范围可输入数字“－”和“，”。

（2）第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

（3）上月未记账，本月不能记账。

（4）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

（5）作废凭证不需审核可直接记账。

（6）在设置过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。

如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。

（7）记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

（8）在记账过程中，不得中断退出。

2、取消记账

“恢复记账前状态”功能的操作：

（1）在期末对账界面，按下Ctrl+H键，显示【凭证】菜单中的【恢复记账前状态】功能，再次按下Ctrl+H键隐藏此菜单。

（2）选择恢复方式：

∙最近一次记账前状态：

这种方式一般用于记账时系统造成的数据错误的恢复。

∙上个月初状态：

恢复到上个月初未记账时的状态，例如如果登录时间为2007.6，则系统提示可恢复到2007.5初状态。

温馨提示：

Ø对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。

Ø如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。

二、出纳管理

（一）出纳签字

（二）银行对账

银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本的工作之一。

银行对账一般通过以下几个步骤完成：

录入银行对账期初、录入银行对账单、银行对账、编制余额调节表和核销已达账。

1、录入银行对账期初数据

第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。

注意：

（1）第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。

（2）在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。

2、录入银行对账单

要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单文件”。

3、自动对账

银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。

自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择。

注意：

（1）对账条件中的方向、金额相同是必选条件，对账截止日期可输入可不输。

（2）对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的‘两清’栏打上圆圈标志。

4、手工对账

（1）在自动对账不能完全对上的情况下，可采用手工对账。

5、核销已达账

正确对账后，已达账项数据已无保留价值。

反核销：

Alt+U键

（三）查询日记账

三、账簿管理

第四节总账系统期末业务处理

期末会计业务是指会计人员将本月所发生的日常经济业务全部登记入账后，在每个会计期末都需要完成的一些特定的会计工作，主要包括：

期末转账业务、试算平衡、计提、分摊、对账、结账以及期末会计报表的编制等。

由于各会计期间的许多期末业务均具有较强的规律性，因此由计算机来处理期末会计业务，不但可以规范会计业务的处理还可以大大提高处理期末业务的工作效率。

一、定义转账凭证

转账分为外部转账和内部转账。

外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账系统中；内部转账是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。

第一次使用总账系统，应先进行“转账定义”。

转账凭证的定义提供了自定义转账凭证、对应转账设置、销售成本转账设置、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转设置、结转期间损益及自定义比例转账等。

1、自定义转账设置

2、对应转账设置

3、销售成本结转设置

。

注意：

在总账系统中，建立会计科目时，如果库存商品、主营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目都有数量核算，且这三个科目的下级科目的结构均