档案管理制度及管理表格.docx

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档案管理制度及管理表格

公司档案管理制度

修订记录

第一章  总则 ............................................................................................................................. - 3 – 

一、 目的 .................................................................................................................................... - 3 – 

二、 释义 .................................................................................................................................... - 3 – 

三、 管理原则 ............................................................................................................................. - 3 –

 四、 适用范围 ............................................................................................................................ - 3 –

 五、 管理职责 ........................................................................................................................... - 3 – 

第二章  工作程序 ...................................................................................................................... - 4 –

 一、档案资料的收集 ................................................................................................................. - 4 –

 二、档案资料的标识：

 ............................................................................................................... - 5 –

 三、资料归档制度：

 ................................................................................................................. - 6 – 

四、档案保管 ............................................................................................................................ - 6 – 

五、档案借阅 ............................................................................................................................ - 7 – 

六、档案销毁 ............................................................................................................................. - 7 –

 七、档案保管规定 ..................................................................................................................... - 8 –

 八、保存期限：

 .......................................................................................................................... - 8 –

 第三章 奖惩 .............................................................................................................................. - 8 –

 第四章 附则 .............................................................................................................................. - 9 –

档案管理制度

第一章  总则

一、 目的 

加强档案管理，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据；更好地为各项工作服务，特制定本制度。

二、 释义 

（一）档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

（二）档案管理：

就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

三、 管理原则 

（一）集中统一管理原则。

（二）维护档案完整与安全原则。

 （三）利用原则。

四、 适用范围 

本制度适用于公司所有部门的档案管理。

五、 管理职责 

（一）行政部为公司档案的归口管理部门，负责：

1. 建立与完善档案管理制度、工作标准与流程；指导、监督和检查执行情况；

 2. 公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

3. 公司档案的收集、保管、利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

。

4. 制定档案工作计划并组织实施； 

5. 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料 6. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作； 7. 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 8. 组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

（二）各职能部门须建立档案，负责：

1. 制定档案工作计划并组织实施； 

2. 按规定向行政部移交合同或文件资料等档案。

 3. 配合行政部进行档案管理的监督、指导工作 

4. 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档 5. 遵守公司制定的管理制度、工作标准与流程 

6. 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部； 

7. 财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料、执照及资质年检资料原件、公司各种证书、合同的原件； 

8. 各部门主管人员批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

（三） 档案管理人员 

1.行政部负责人为公司档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作和档案管理的综合管理工作。

2.各部门需指定一名员工为本部门的档案管理员，负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档的工作 

第二章  工作程序

一、档案资料的收集 

（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交清册》每月度向行政部移交。

 - 5 - 

1．公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及要求执行的文件；（主要收集部门：

行政部） 2．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

（（主要收集部门：

行政部） 3．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；（主要收集部门：

行政部） 4．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：

行政部） 

5. 公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：

财务部） 

6．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料和公阶段性文件；（主要收集部门：

行政部） 7．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：

行政部） 

8．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：

行政部） 

9. 公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：

行政部） 

10．公司员工任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：

行政部） 

11．公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：

财务部、行政部） 12．公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：

财务部） 13．各项目完成后的最终纸质版本、电子版（主要收集部门：

行政部） 14. 员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、教育等文件 

二、档案资料的标识：

1. 公司代码—部门—年号—数字流水号 

以行政为例：

ZY—行—2010—001、  ZY—行—2010—001—1 （如一份文件包含多少小项，在数字流水号后添加小编号） 

2. 行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

3. 文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

4. 文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

 5. 档案内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

三、资料归档制度：

1．本公司资料面广量大，项目部分散，为了保证资料的质量和有利于查阅，故实行统一领导，分级管理。

公司资料管理统一收集，分类归档。

公司各部门必须指定专人负责，各部门及个人原则上不保留任何资料，如确实需要备用的可保留复印件，各部门把指派人员名单上报行政部，以后人员如有更换请及时通知。

2．各有关部门领导要重视文件资料的形成、积累、整理和归档工作，在每一项目工作告一段落之后，应归档的资料必须归档。

3．归档的文件材料，要做到齐全、完整、准确。

文字材料必须字迹清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否则资料管理人员不予接收。

4．资料归档的时间：

各部门指派专人负责平时的资料保管和整理，每月向公司行政部进行归档操作，进行归档整理。

5．文件材料归档时，应由归档部门编制《资料移交清单》，一式二份，双方在归档单上签章。

 6. 电子类或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于行政部指定电脑硬盘内进行编号保存。

 7. 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

 8. 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。

9. 以上档案收集整理无误后，管理员填写《档案存档记录》（由本部门保存，作为本部门档案管理台帐）。

四、档案保管 

1．档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

 2．照片要专柜密封保管。

3．库藏档案要定期核对，做到帐物相符。

发现破损变质及时修补或复制 

4. 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。

 5. 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

6. 外单位的档案原件由本单位自行保管， 交行政部档案室电子扫描件及台帐备案。

7. 每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

8. 项目文件：

连同配套照片等，在工作结束后1个月内归档。

9. 其他未特别说明的文件材料， 应随时归档。

10. 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

11. 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。

移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

五、档案借阅 

1. 档案要履行借阅手续，公司内部人员借用资料，都必须填写《调卷单》，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并经借用人签字确认。

2. 外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； 

3. 档案用完后，应及时送还，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

如超过借阅时间，资料管理员必须及时予以追讨，填写《阅档催还单》，并于资料归还时仔细检查资料是否完整，若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任，视情节轻重予以处理。

4. 必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 

5. 档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

6. 时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

 7. 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

六、档案销毁 

1. 对保管期满，确无保管、利用价值的档案，须由行政部织鉴定小组确认是否需要销毁。

鉴定小组成员包括档案管理员及部门领导、存档部门领导。

2. 销毁任务时，必须由行政部监销，监销人不得少于二人，并在销毁清册上签字。

最后，把销毁清册和部门经理、副总经理和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

3. 确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

销毁的档案清单由档案员永久保存。

4. 部门或个人非经允许无权随意销毁公司资料；保存期满的资料，经有关部门审核，报总经理批准给予销毁，由审核人及经办人签字确认以备后查。

七、档案保管规定 

1. 档案均须按制度向行政部门移交，集中保管。

任何部门和个人不得私自留存档案。

 2. 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。

 3. 电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。

 4. 档案工作人员要严守机密，档案存放要专人保管，无关人员不准接触。

 5. 不得传播、议论有关机密问题。

 6. 档案资料不准带到公共场所。

八、保存期限：

1．永久保存：

公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划、经营总结；年度财务报表；不动产所有权状及其他债权凭证；人力资源资料；大型活动图片；其他核定须永久保存的文书。

2．十五年保存：

会计凭证；其他经核定须十五年保存的文书。

（其它财务资料的保存期限按国家相关规定执行） 

3．五年保存：

期满或解除的合同协议；完结后的项目普通方案、资料；其他经核定须保存五年的文书。

4．一年保存：

部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告；完结后无长期保存必要文书。

 5．所有文件期满销毁后必须保留电子档文件。

第三章 奖惩 

一. 行政部门对各部门档案管理情况进行不定期检查与评估。

二. 公司资料属于公司财产，任何人不得据为己有和外泄。

有下列行为之一，据情节轻重，给予扣薪处理，构成犯罪的依法追究：

（一）毁坏、丢失或擅自销毁公司资料； 

（二）擅自向外界提供、摘抄公司资料； （三）涂改、伪造资料； 

（四）未及时上报归档或资料管理不善者。

三. 对有下列行为的单位或个人，据情节轻重给予处罚：

（一） 档案管理不符合要求，管理混乱； 

（二） 不按规定归档或者不按期移交档案，致使档案资料损坏、流失；

（三） 涂改、伪造、损毁、丢失、故意隐藏档案； 

（四） 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失； （五） 借阅档案超过归还期限，未按时归还档案； （六） 借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案； （七） 擅自销毁档案。

第四章 附则 

一、本制度由行政部负责解释、修订。

二、本制度自发布之日起开始实施。

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