进出口英语外贸函电范文.docx
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进出口英语外贸函电范文
进出口英语外贸函电范文
1.主动联系采购商
DearSirs:
May1,2001
Inquiriesregardingournewproduct,theDeerMountainBike,havebeencominginfromallpartsoftheworld.Reportsfromusersconfirmwhatweknewbeforeitwasputonthemarket-thatitisthebestmountainbikeavailable.Enclosedisourbrochure.
Yoursfaithfully
2.提出询价
DearSirs:
Jun.1,2001
Wereceivedyourpromotionalletterandbrochuretoday.WebelievethatyourwoulddowellhereintheU.S.A.Kindlysendusfurtherdetailsofyourpricesandtermsofsale.Weaskyoutomakeeveryefforttoquoteatcompetitivepricesinordertosecureourbusiness.Welookforwardtohearingfromyousoon..
Truly
3.迅速提供报价
Gentlemen:
June4,2001
ThankyouforyourinquiryofJunethe1stconcerningtheDeerMountainBike.Itgivesusgreatpleasuretosendalongthetechnicalinformationonthemodeltogetherwiththecatalogandpricelist.Afterstudyingthepricesandtermsoftrade,youwillunderstandwhyweareworkingtocapacitytomeetthedemand.Welookforwardtotheopportunityofbeingofserviceofyou.
4.如何讨价还价
Gentlemen:
June8,2001
Wehavereceivedyourpricelistsandhavestudieditcarefully.However,thepricelevelinyourquotationistoohighforthismarket,Ifyouarepreparedtograntusadiscountof10%foraquantityof200,wewouldagreetoyouroffer.Youshouldnotethatsomepricecutwilljustifyitselfbyanincreaseinbusiness.Wehopetohearfromyousoon.
Yourstruly
5.通知已开立信用证
DearSirs:
June24,2001
ThankyouforyourletterofJune18enclosingdetailsofyourterms.AccordingtoyourrequestforopeninganirrevocableL/C,wehaveinstructedtheBeijingCityCommercialBanktoopenacreditforUS$50,000inyourfavor,validuntilSep.20.Pleaseadviseusbyfaxwhentheorderhasbeenexecuted.
Sincerely
6.请求信用证延期
Gentlemen:
Sep.1,2001
Wearesorrytoreportthatinspiteofoureffort,weareunabletoguaranteeshipmentbytheagreeddateduetoastrikeatourfactory.WeareafraidthatyourL/Cwillbeexpirebeforeshipment.Therefore,pleaseexplainoursituationtoyourcustomersandsecuretheirconsenttoextendtheL/CtoSept.30.
Sincerely
7.同意更改信用证
Gentlemen:
Sept.5,2001
Wereceivedyourlettertodayandhaveinformedourcustomersofyoursituation.Asrequested,wehaveinstructedtheBeijingCityCommercialBanktoextendtheL/CuptoandincludingSeptember30.Pleasekeepusabreastofanynewdevelopment.
Sincerely
邀请与答复
InvitationandReply
DearMr./Ms,
WeshouldliketoinviteyourCorporationtoattendthe2000InternationalFairwhichwillbeheldfromAugust29toSeptember4attheaboveaddress.FulldetailsontheFairwillbesentinaweek.
Welookforwardtohearingfromyousoon,andhopethatyouwillbeabletoattend.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐,
在上述地址,我们想请贵公司参加于八月二十九日到九月四日举办的2000国际商品交
易会,关于交易会的详情我们一周内将寄给你。
希望不久能收到你的来信,并能来参加。
您诚挚的
肯定答复
DearMr./Ms,
ThankyouforyourletterofJune28invitingourcorporationtoparticipateinthe2000InternationalFair.Weareverypleasedtoacceptandwillplantodisplayourelectricalappliancesaswedidinpreviousyears.
Mr.LiwillbeinyourcityfromJuly2to7tomakespecificarrangementsandwouldverymuchappreciateyourassistance.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐,
感谢六月二十八日来信邀请我们公司参加2000国际商品交易会。
我们乐于参加并计划
展示我们前几年生产的电子设备。
李先生将于七月二日至七日去你市做具体安排,非常感谢
你的协助。
你诚挚的
否定的答复
DearMr./Ms,
Thankyouverymuchforyourinvitationtoattendthe2000InternationalFair.Asweare
goingtoopenarepairshopinyourcityatthattime,wearesorrythatweshallnotbeableto
come.
Wehopetoseeyouonsomefutureoccasion.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐,
非常感谢您邀请我们参加2000国际商品交易会。
由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店,非常抱歉我们不能前去。
希望以后在某些场合见到您。
您诚挚的
外贸中经常收到的邮件分类
在开展国际贸易网络营销中,如果你开展了一系列的网络推广工作,你就会不断地收到形形色色的电子邮件。
在这些邮件中,就会有一部分就是你所期盼的询盘邮件,而询盘邮件的质量也是有很大地差别的。
对询盘邮件进行分类和筛选,并将你最好的资源投入到真正的潜在客户身上,这会大大提高你的工作效率。
1、寻找卖家型:
这种类型的询盘人,正在寻找你所提供的产品(或类似的产品),他们正在执行着采购计划。
他们也在为完成采购任务而奔忙。
他的询盘最大的特点是:
目标明确(例如,有品名、要货数量、交货条款等),信息全面(例如,有公司名称、地址、电话、传真、联系人等),询问专业,问题详尽。
你的及时回复无疑是雪里送炭。
对于这类询盘要高度关注,及时、准确、全面、专业的答复和有竞争力的报盘是达成交易的关键。
2、准备入市型:
这种类型的询盘人,也许他在他所在的国家已经有经营经验,但对你的产品还不够了解;也许他的客户已经到他这里询盘;也许他已经知道通过进口你所提供的产品,可以获得较好的利润……。
总而言之,他们已经准备和你做生意,但还许多具体问题还须解决。
他们是新手。
在这类人的询盘中,一般信息比较全面(例如,有公司名称、地址、电话、传真、联系人等)。
但你从所提问题的专业化程度,可以对其做出判断。
这类客户是你的潜在客户,他
们需要你的培育。
耐心、专业的回答和恰当地跟踪,有利于不断培养他对你的信任,不断增强他和你做生意的信心。
3、无事生非型:
现在有很多在线交易市场或其他的贸易平台,为了便于用户查询,他们都提供了一种组合查询的功能。
用户使用这种功能,只要在他感兴趣的产品后点击选上,就可以给供方发去标准格式的询盘邮件。
这虽然是个好办法,但给一些无事生非者也提供了方便,他们毫不费力地选择后,你就可以收到他的一个很象样的询盘。
这时,你是倍加关注,实际对方毫无兴趣。
对于这样的询盘(一般在邮件格式中都有说明它是来自什么网站),撰写一封通用格式的电子邮件,表达你非常希望和他建立业务关系,并请他们更多地介绍他们自己的信息。
将这样的邮件发给对方,就会将这类人过滤出去,因为他们多不会回复你。
4、信息收集型:
他们是技术人员,他们现在正要开发或仿造和你的产品相同或相似的产品,他们需要了解市场、了解产品、得到更多的同行信息。
十分专业是这类人的询盘的特点。
也许和他们交流一、两个次,他们就会汇来购样品款。
但是,他们永远不会成为你的客户,相反他们有可能成为你在他们国家的竞争对手。
回复这类人的邮件要把握专业的尺度,超出销售的话题,要设法有礼貌地拒绝。
5、索要样品型:
这类人的目标是索要免费样品。
他们多是欠发达国家或地区的客户。
经过交流,你会发现他对价格、质量等并不关心,他关心的只是给他送样品。
坚持让他付样品费和邮费,会使他远离你。
6、窃取情报型:
他是你的竞争对手,他是你的敌人,他们是有备而来。
他利用互联网的特点,装扮成外国客户来刺探你的价格、交易条款等信息,从而制定出他们更有竞争的策略。
这是最难回复的邮件。
他可以伪装成就要给你下订单的样子,你不得不告诉他你的信息。
这种类型人,除了有互联网经验的人用技术手段鉴别外,多是通过多次往复的交流,主观地甄别出来。
催款函是卖放在规定期限内未收到货款,提醒或催促买方付款的函件。
写此类催款函要求文字简练、意思清楚;同时要求语气诚恳、体贴,彬彬有理。
不可轻易怀疑对方故意拖欠不付,以免伤害对方感情,不利于达到索款的目的,或妨碍以后的业务。
对于某些屡催不付,故意逃款的客户,语气则要强硬,措辞坚决。
总之索款要把握一个原则:
既要达到索款目的,又要与客户保持友好关系。
外贸英语函电:
催款函范文实用范例
(1)subjectdemandingoverduepayment
dearsirs,
acno.8756
asyouareusuallyverypromptinsettlingyouracs,wewonderwhetherthereisanyspecialreasonwhywehavenotreceivedpaymentoftheaboveac,alreadyamonthoverdue.
wethinkyoumaynothavereceivedthestatementofacwesentyouon30thaugustshowingthebalanceofus$80,000youowe.wesendyouacopyandhopeitmayhaveyourearlyattention.
yoursfaithfully,
xxx
催款函主题:
索取逾期账款
亲爱的先生:
第8756号账单
鉴于贵方总是及时结清项目,而此次逾期一个月仍未收到贵方上述账目的欠款,我们想
知道是否有何特殊原因。
我们猜想贵方可能未及时收到我们8月30日发出的80,000美元欠款的账单。
现寄出
一份,并希望贵方及早处理。
你真诚的xxx
(2)subjecturgingpayment
dearsirs,
acno.8756
nothavingreceivedanyreplytooure-mailofseptember8requestingsettlementoftheaboveac,wearewritingagaintoremindyouthattheamountstillowingisus$80,000.nodoubtthereissomespecialreasonfordelayinpaymentandweshouldwelcomeanexplanationandalsoyourremittance,
yoursfaithfully,
xxx
催款函主题:
再次索取欠款
亲爱的先生:
第8756号账单
未见贵方对我们9月8日来信要求结算一事之回复。
我们再次来函提醒贵方,欠款为
80,000美元。
毫无疑问,一定有特殊原因使贵方延误付款,我们期待贵方说明原因并寄上
汇款。
你真诚的xxx
(3)subjectinsistingonpayment
dearsirs,
acno.8756
itisverydifficulttounderstandwhywehavenotheardyouinreplytoourtwoe-mailof8thand18thseptemberforpaymentofthesumus$80,000youarestillowing.wehadhopedthatyouwouldatleastexplainwhytheaccontinuestoremainunpaid.
iamsureyouwillagreethatwehaveshowneveryconsiderationandnowyoufailtoreplytoourearlierrequestsforpayment,iamafraidyouleaveusnochoicebuttotakeotherstepstorecovertheamountdue.
wearemostreluctanttodoanythingwhichyourcreditandreputationmightsufferandevennowwepreparetogiveyouafurtheropportunitytoputthematterright.wethereforeproposetogiveyou15daystoclearyourac,
yoursfaithfully,
xxx
催款函主题:
三度索取欠款
亲爱的先生:
第8756号账单
我们于9月8日及9月18日两次去函要求结付80,000美元欠款,单至今未收到贵方
任何答复,对此我们感到难于理解。
我们希望贵方至少得解释为什么账款至今未付。
我想你们也知道我们对贵方多方关照,但你们对我们先前的两次询函不作答复。
你们这
样做恐怕已经使我们别无选择,只能采取其他步骤来收回欠款。
我们极不愿意做任何损害你们信誉的任何事情。
即使现在我们还准备再给你们一次机会
来挽回此事。
因此,我们再给你们15天时间来结清账目。
外贸英语函电催款函典型句型
(1)thefollowingitemstotaling$4000arestillopenonyourac.
你的欠款总计为4000美元。
(2)itisnowseveralweekssincewesentyouourfirstinvoiceandwehavenotyetreceived
yourpayment.
我们的第一份发票已经寄出有好几周了,但我们尚未收到你的任何款项。
(3)i’mwonderingaboutyourplansforpayingyouracwhich,asyouknow,isnowover40daysastdue.
我想了解一下你的付款计划,要知道,你的付款已经逾期40多天了。
(4)wemustnowaskyoutosettlethisacwithinthenextfewdays.
请你务必在这几日内结清这笔账款。
外贸函电中很常用的英语词汇
(1)贵函
Yourletter;Yourfavour;youresteemedletter;Youresteemedfavour;Yourvaluedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourcommunication;Yourgreatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;Yours.
(2)本信,本函
Our(my)letter;Our(my)respects;Ours(mine);Thisletter;theselines;Thepresent.
(3)前函
Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunication;Thelastrespects(自己的
信);Thelastfavour(来信)
(4)次函
Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;thefollowing.
(5)贵函发出日期
Yourletterof(the)5thMay;Yourfavourdated(the)5thJune;Yoursofthe3rdJuly;Yoursunderdate(of)the5thJuly;Yourletterbearingdate5thJuly;Yourfavourofevendate(AE);Yourletterofyesterday;Yourfavourofyesterday''sdate;Yourletterdatedyesterday.
(6)贵方来电、电传及传真
Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram(从国外);Yourcodedwire(密码电报);Yourcode
message;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.(
(7)贵方电话
Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;Yourtelephonecall;Yourring.
(8)通知
(Noun)Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;Intelligence;Message.(Verb)(通知,告知)Tocommunicate(afact)to;Toreport(afact)to...on;Toapprise(aperson)of;Tolet(aperson)know;Toacquaint(aperson)with;Tointimate(afact)to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite(aperson)information;Togivenotice(预告);Tobreakanewsto(通知坏消息);Toannounce(宣布).
(9)回信
(Noun)Ananswer;Areply;Aresponse.(Verb)Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveone''sanswer;Tomakeananswer;Tosendananswer;Towriteinreply;Toanswerone''sletter.(特此回信)Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.(等候回信)Toawait
ananswer;