招标事务制度.docx
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招标事务制度
招
投
标
事
务
管
理
制
度
目录
一、招投标事务部部门定位与职责
二、岗位设置及岗位职责
三、基本工作制度和流程
四、考核办法及例会制度
部门定位
在各省办作为招投标业务主体前提下，服务、支持、跟踪指导各省办开展及做好招投标工作，为投标提供信息支援，保证公司产品顺利参标并以最优方案中标。
部门核心工作有：
招投标、医保、物价即产品价格管理。
部门职责
直属上级：
常务副总
部门人数：
3人
岗位设置：
部门经理，招投标主管、招投标专员
部门设置目的：
为各省办提供更细化、更系统、更完备的投标服务支持，保障公司产品顺利参标并以最优方案中标，提高公司产品的市场竞争力。
（一）招投标事务板块职责：
1、负责招投标计划、相关方案的编制和实施；
2、收集药品招标信息，并组织参与投标，协助省办，保证在招标期限内完成各项工作；
3、负责协作、服务、支持各省办开展及做好招投标工作；
4、收集行业及竞争对手的历史招标信息及其他制约因素，并分析其招标策略导向，协助省办，保证公司产品以最优方案中标；
5、收集整理各省的招投标挂网政策，分析招标政策导向趋势；
6、协助各省办建立与招标办、中介机构、药监等职能部门的公共关系；
7、整理和归档招标中相关信息资料；
8、其他与招投标有关的临时性事务。
（二）医保事务板块职责
1、了解、收集相关政府机构（省劳动和社会保障厅，省、市医保中心，卫生厅）的政策动态，及时关注网络实事更新；
2、协办医保、新农合及基本药物等目录在各地的增补工作，并及时协调工作中的相关问题；
3、跟踪指导、协调各办事处开展目录增补工作，协助各办事处建立与药监、卫生等职能部门的公共关系；
4、负责整理准备目录申报材料；
5、建立医保档案，分类别对各类文件进行归档；
6、负责其他与医保及目录相关临时性事务。
（三）物价事务板块职责
1、了解、收集、解读药品物价政策法规及动态；
2、办理各地物价备案事宜；
3、根据政策法规要求结合各地实际情况，办理药品出厂价报送事宜；
4、负责物价资料的整理归档；
5、其他临时性事务。
权限：
1、对本部门人员的工作进行统筹安排与调控
2、有权对各办在招投标、物价、医保、基药及新农合目录增补工作中的行为予以指导督促，有权对其违反规定的行为进行必要的处罚；
岗位设置及岗位职责
招投标事务部经理工作说明书
工 作 描 述
岗位
基本
信息
岗位名称：
招投标事务部经理
隶属部门：
岗位评级：
工资水平：
定员人数：
1
分析人：
分析日期：
核定人：
岗位
关系
直接上级：
可直接升迁的职位：
直接下级：
招投标主管
可直接转换的职位：
内部工作关系：
1、该岗位的报告对象为常务副总，并执行常务副总的工作指示
2、该岗位的支持对象为各省办
3、日常工作常接触部门：
公司各部门
外部工作关系：
招标办（招标中心）、中介机构、药监、物价、社保等职能部门
岗位职责部分
工作
概述
负责部门筹建与管理；负责招投标计划、相关方案的编制和实施，负责招标政策的导向趋势分析，负责竞争投标分析，负责协助各省办建立与招标办（招标中心）、药监等职能部门的公共关系；负责统筹部门向各省办提供系统的招投标服务支持。
责任权限
备注
工
作
职
责
1、负责部门及队伍建设，部门制度、工作流程的制定；
主办
2、招投标计划、相关方案的编制和实施（公司产品的长短期招投标策略的制定）
主办
3、负责根据各省的招投标挂网政策，解读各省市标书，分析招标政策导向趋势
主办
4、负责行业及竞争对手的历史招标信息及其他制约因素，并分析其招标策略导向
主办
5、负责公司招标价格体系、产品价格体系的维护；
主办
6、负责各省市物价备案；
主办
7、负责招投标物价费用预算；
主办
8、协助各省办进行目录（医保、基药、新农合等目录）的增补工作；
协办
8、协助各省办建立与招标办（招标中心）、中介机构、药监、社保等职能部门的公共关系；
协办
9、部门员工绩效考核
合办
9、按时完成上级布置的临时工作
主办
工作
标准
正确解读政策，提出可行性意见；合理制定各项计划；保证部门有序高效运行
工 作 规 范
身体条件
性别
不限
年龄
不限
健康状况
良好
知识要求
1、学历要求：
药学或医学专业大学本科或以上学历
2、计算机水平：
熟练操作计算机，运用相关办公软件（OFFICE，IE等）
3、政策：
熟知招投标相关政策
技能要求
1、语言、文字表达能力：
能够条理清晰、重点突出的撰写工作计划和工作报告；能够准确、清晰的向领导反映招标工作中的难点、重点提前做好应对措施
2、较强的危机处理能力，在平台无法访问、网络不正常的情况下无法正常报价时，有备选预案
3、较强的逻辑思考能力，能预见报价对对产品销售产生的影响力
4、较强的归纳总结能力，能精准分析政策
5、市场分析、决策制订和组织管理能力
工作经验
1、工作经验：
1年以上大型企业工作经验
2、专业知识：
2年以上医药学销售管理工作经验、招投标或物价备案管理经验
个性特征
要求
1、工作认真负责、责任任心强、较强的沟通交流能力
2、较强市场分析、决策制订和组织管理能力
3、情绪稳定，沉着冷静，应对各种局面
其他要求
1、能够随时准备出差
2、能够经常加班
3、能够积极完成领导安排的各种临时性工作
招投标主管工作说明书
工 作 描 述
岗位
基本
信息
岗位名称：
招投标主管
隶属部门：
岗位评级：
工资水平：
定员人数：
1
分析人：
分析日期：
核定人：
岗位
关系
直接上级：
招投标事务部经理
可直接升迁的职位：
招投标事务部经理
直接下级：
招投标专员
可直接转换的职位：
内部工作关系：
1、该岗位的报告对象为招投标事务部经理、，并执行招投标事务部经理的工作指示
2、该岗位的支持对象为各省办，提供服务支持
外部工作关系：
招标办（招标中心）、中介机构、药监等职能部门
岗位职责部分
工作
概述
负责各省市招投标标书解读、投标资料的审核、投标报价前竞品资料整理、报价预案的起草；物价备案、物价核查文件的解读、递交资料的完整性、正确性的审核
责任权限
备注
工
作
职
责
1、负责组织招投标专员开始辖区的招标挂网事务
主办
2、负责对各省市的标书及与物价相关的文件进行解读，汇总成可行性的书面报告上报领导
主办
3、负责协调招投标专员、省办和各相关部门，保证在招标期限内完成各项工作，保证公司产品顺利参标并以最优方案中标；
主办
4、负责和省办对招标规则、竞争对手进行深入研究，并能商讨出最优投标方案；确定产品投标价格体系
主办
5、负责整理公司竞品的企业规模、销售额、企业所在地、行业排名以及竞品在各省市的历史中标/报价记录等各项资料，并在报价前一天提交最终报价预案给部门领导
主办
6、负责公司招标价格体系的维护；物价备案、物价核查文件的解读；审核各省市物价备案、物价核查、目录增补等资料正确性和完整性。
合办
7、对投标挂网资料内容的正确性、完整性，进行严格审核。
协办
8、研读透析招标挂网标书、政策，协助部门负责人分析招标政策导向趋势
主办
9、协助各省办建立与招标办、中介机构、药监等职能部门的公共关系；
主办
10、协助招投标专员解读目录（医保、基药、新农合）增补文件及物价办理相关文件，协助其准备相关资料。
协办
11、负责招投标专员的绩效考核
主办
12、按时完成上级布置的临时工作
主办
工作
标准
标书解读，形成书面报告；医药价格政策解读、提出可行性意见；投标、物价备案资料完整性和正确性审核、竞品信息收集、形成报价预案
工 作 规 范
身体条件
性别
不限
年龄
不限
健康状况
良好
知识要求
1、学历要求：
药学或医学专业大学专科或以上学历
2、计算机水平：
熟练操作计算机，运用相关办公软件（OFFICE，IE等）
3、交易平台操作：
熟悉各省招投标平台的使用方法、药品招标投相关的信息收集进行及时跟踪处理
技能要求
1、语言、文字表达能力：
能够条理清晰、重点突出的撰写工作计划和工作报告；能够准确、清晰的向领导反映招标工作中的难点、重点提前做好应对措施
2、较强的危机处理能力，在平台无法访问、网络不正常的情况下无法正常报价时，有备选预案
3、较强的逻辑思考能力，能预见报价对对产品销售产生的影响力
工作经验
1、工作经验：
1年以上大型企业工作经验
2、专业知识：
1年以上医药学销售管理工作经验、招投标或物价备案管理经验
个性特征
要求
1、工作认真负责、责任任心强、较强的沟通交流能力
2、较强的运筹能力、明确各事件的一般流程、富有团队合作精神
3、情绪稳定，沉着冷静，应对各种局面
其他要求
1、能够随时准备出差
2、能够经常加班
3、能够积极完成领导安排的各种临时性工作
招投标标专员工作说明书
工 作 描 述
岗位
基本
信息
岗位名称：
招投标专员
隶属部门：
销售部
岗位评级：
工资水平：
定员人数：
1
分析人：
分析日期：
核定人：
岗位
关系
直接上级：
招投标主管
可直接升迁的职位：
招投标主管
直接下级：
无
可直接转换的职位：
内部工作关系：
1、该岗位的报告对象为招投标事务部经理、招投标主管，并执行招投标事务部经理、招投标主管的工作指示
2、该岗位的支持对象为各省办
外部工作关系：
招标办（招标中心）、中介机构、药监等职能部门
岗位职责部分
工作
概述
解读各省市标书、投标资料的挖掘、收集、准备及跟踪；收集、整理目录（医保、基药、新农合）增补信息，解读文件并准备资料；解读物价备案、物价核查的资料，并对其表面正确性和完整性进行核对；样品备案、在平台与各商业公司确定配送关系及相应纸质资料的准备
责任权限
备注
工
作
职
责
1、协助招投标主管、各省办做好招标、挂网信息的收集工作，掌握各地详尽的招标挂网动态。
协办
2、根据各地招标、挂网要求及时准备投标资料并在规定时间寄发给相关省区经理；及时准确完成招标平台电子信息的填报工作。
主办
3、招标挂网结果公示后协助区域负责人及时做好分配送相关工作。
主办
4、及时做好招标、挂网进程等相关信息的登记工作，建立系统的招标信息数据库，以了解招投标挂网的即时状况，并供招投标主管对招标挂网工作进行整理分析之用。
主办
5、收集整理目录（医保、基药、新农合）增补信息，并解读文件，准备资料
主办
6、各地物价备案（包括物价申请、物价备案等）资料的寄发等相关工作，并将物价表及时收集整理存档；将新物价反馈给部门相关人员。
主办
7、协助招投标主管和区域负责人做好各地医保农保申报资料的准备
协办
8、负责招标、挂网、物价等费用的借支、登记和核销工作。
合办
9、按时完成上级布置的临时工作
主办
工作
标准
标书解读，形成书面报告；对标书做出实质性响应的纸质资料准备；物价备案、物价核查资料准备；配送关系确定、样品备案纸质资料准备；更换、增加配送关系纸质资料准备。
工 作 规 范
身体条件
性别
不限
年龄
不限
健康状况
良好
知识要求
1、学历要求：
药学或医学专业大学专科或以上学历
2、计算机水平：
熟练操作计算机，运用相关办公软件（OFFICE，IE等）
3、交易平台操作：
熟悉各省招投标平台的使用方法、药品招标投相关的信息收集进行及时跟踪处理
技能要求
1、语言、文字表达能力：
能够条理清晰、重点突出的撰写工作计划和工作报告；能够准确、清晰的向领导反映投标工作中的难点、重点提前做好资料准备的应对措施
2、较强的危机处理能力，在平台无法访问、网络不正常、时间有限的情况下无法正常进行平台电子资料申报时的备案
3、较强的逻辑思考能力，分析一系列事情中的轻重缓急，了解做事流程有针对性的解决
工作经验
1、工作经验：
1年以上大型企业工作经验
2、专业知识：
1年以上医药学销售工作经验、招投标或物价备案资料准备的工作经验
个性特征
要求
1、工作认真负责、责任心强、较强的沟通交流能力
2、较强的运筹能力、明确各事件的一般流程、富有团队合作精神
3、情绪稳定，沉着冷静
其他要求
1、能够经常加班
2、能够随时准备出差
基本工作制度和工作流程
招投标工作流程
一、标前
招投标主管每日必浏览招标平台，汇总全国各地区最新招标信息，同时做以下工作：
1、以电话和短信形式，通知相应省区经理，同时总结并告之以下内容：
（1）招标文件开始发售时间；
（2）投标人递交资格证明文件的截止时间；
（3）如能查询到目录需查询具体目录中品种。
2、招投标专员跟省区经理对招标信息的回复，并要求省区经理以邮件形式回复以下内容：
（1）如查不到招标目录，则需提供具体目录中品种及非目录中品种可否增补；
（2）领取用户名和密码后提供完整招标采购文件电子版。
3、要求省区经理回复邮件的时间：
（1）省级及一级以上中心城市：
≤3天；
（2）其它地区：
≤2天。
4、第一时间审核、研究、确定区域标书重点内容和有机会可以做工作的地方，同时以邮件形式回复。
5、招投标主管在报价前对标书中有关质量层次，限价规则，评审入围规则要求省区经理传递书面解读/调查报告，成绩进入省区经理月考核。
二、标中
1、初级阶段
（1）领取密码：
招投标专员给省区经理出具用于领取用户名和密码的法人委托授权书，同时根据采购文件企业报名要求的相应资料，当天以最快方式寄出；在等待省区经理领取用户名和密码的同时，招投标专员仔细阅读招标采购文件，熟知投标的全部流程，如：
如何进行产品的网上申报及具体申报的截止日期、申报流程、此次招标采购的全程时间分配，并于招投标主管核实确认。
（2）制作标书：
招投标专员获取用户名和密码后，立即严格按采购文件要求操作制作招标文件,准备纸质资料并在规定时间内寄出。
（3）网上申报：
招投标专员登录招标平台上严格按填写要求进行产品申报，在规定时间内提交，特别需要注意质量层次的确定和历史中标价格的填写，与招投标主管讨论确认。
（4）跟踪：
招投标专员登记邮寄资料的快递单号，隔日进行查询，同时每日必须登录其平台，关注产品审核状态，与省区经理保持良好通畅的沟通。
（出现问题尽快补交资料和准备申诉材料进行申诉）
2、重要阶段
（1）信息浏览：
招投标主管每日早上/下午必须登录相关招标平台，查询招标采购中心发布的最新消息。
（2）报价阶段：
根据采购中心公布的日程安排，从首轮报价正式开始至最后一轮报价结束，招投标主管均以短信形式提醒省区经理，在报价前3天开始准备报价的基础工作，其中包括：
熟知每轮报价开始及截止时间、报价规则、评标方法及每轮报价后开标的具体时间，并观看网上视频规则及时与省区经理沟通和交流（3）配送企业勾选阶段：
全部报价结束后，招投标主管密切关注平台关于配送企业选择的开始及结束日期，发布信息的当天必须以短信形式与省区经理联系，相关合同2个工作日内邮寄出。
省区经理在3日内完成在平台上的配送企业勾选工作，若省区经理出差在外不便在平台上进行配送企业的勾选工作，可委托招投标专员进行，但必须在勾选结束日期前5日将勾选明细清单传给招投标专员。
三、标后
1、信息浏览：
招投标主管每日早上/下午必须登录相关招标平台，查询招标采购中心发布的最新消息并以手机短信或者电话形式提醒省区经理。
2、审核费用：
由招投标专员初审各区域物价，投标品种报名，服务费用各项发生的真实性。
再由招投标主管复核签字。
3、中标结果通知和记录：
招投标主管将已入围/中标的品种和价格数据通知省区经理并做好存档工作。
及时更新《中标价汇总表》（未中标企业需填写其最后报价）。
4、及时更新招标动态表和招标进展一览表。
医保工作流程
一、信息跟踪
招投标专员必须每天上午浏览相关平台或网站（如人社厅/局、卫生厅等），搜索目录增
补工作，获取相关信息，并做好记录，短信形式通知省区经理。
二、费用申请
根据各地医保目录增补的进展进行情况，由各办事处省区经理写出书面报告向招投标事务部经理申请，经审核交常务副总、总经理批准后使用。
三、医保申报程序
1、准备工作阶段
（1）组织工作机构
（2）建立药品数据库
（3）建立省医学专家数据库
（4）公开征求各方面意见
2、评审工作阶段
（1）确定备选药品名单
（2）组织遴选专家投票
（3）确定调入调出名单
3、发布工作阶段
四、申报资质材料
1、法人营业执照、药品许可证、组织机构代码、税务登记证、GMP证书、纳税申报表、企业获奖证书、专利相关证明、产品相关资料、临床报告及发表的文献资料等。
2、书面申请
3、信息收集表
五、省区经理作为第一责任人，负责各省份医保、基本药物及新农合目录的增补工作；招投标事务部协助各办定期拜访各省医保机构，与关键人物建立良好的联系与沟通，及时获取相关信息。
物价工作流程
一、信息
1、招投标专员每天上午浏览国家发改委及各省发改委及其他网站搜集关于物价备案、报送或核查相关信息，以短信形式告知省区经理。
2、与省区沟通物价报送事宜，协商报送方案，报营销委员会讨论，最终实施。
绩效考核制度
一、目的
为加强部门内部管理，促进各岗位人员努力工作，不断提高综合素质和工作效率，强
化合作精神，并客观、公正地反映其工作业绩，特制定本规范。
二、责任人
绩效考核工作原则上由招投标事务部经理负责，部门主管负责进行日常考核和记录。
三、对象
本制度适用于招投标事务部各岗位员工。
四、原则
1公平、公正、公开
2简单易操作
五、标准
考核人应严格参照附件《招投标事务部年月考核汇总表》（附表1）中的考核要点，根据考核对象的工作表现，来量化其得分。
六、形式
为客观公正起见，考核采取多方考核、综合评定的形式，即部门经理、其他内部成员分别根据《招投标事务部年月考核汇总表》（附表1）量化打分后，部门负责人再综合评分。
七、考核细则（详见附表一）
附表1：
招投标事务部年季度考核汇总表
考核对象：
考核人：
考核时间：
年月日
考核项目
考核标准
标准分
自评分
考核分
工作纪律
遵守公司规章制度工作时间不得做工作以外的事情，违反一次扣2分
10
遵守公司劳动纪律准点上班，不得无故请假及旷工；违反一次扣5分
5
严格保守公司的商业机密，违反扣5分，且停职察看
5
工作责任心
工作积极主动、认真负责；若1）交付工作需督促方能完成，扣2分/次；2）敷衍了事、粗枝大叶等由于自身疏忽至工作失误，视情节严重性，扣2-5分/次不等
10
协作精神
积极配合公司内外相关人员完成相应工作，被投诉扣2分/次
5
工作任务
按时保质提交各类报表、计划、总结，迟交扣1分/天，未交扣5分/次（迟交超过三天为未交）
10
及时准确完成本月工作任务；由自身原因未按时完成一项扣4分
20
积极参与部门会议讨论，提出合理化建议
5
工作能力
对本岗位工作的熟悉程度：
1）对本岗位工作理解透彻，能充分完成本身职责，8分；2）对本岗位工作理解、判断正确，足以应付本身工作，6-7分；3）对本岗位工作理解、判断一般，但对完成任务尚无障碍，5分；4）对本岗位工作理解稍感不足，执行职务常需请教他人，3-4分；5）对本岗位核心工作不熟悉，日常工作难以完成，3分以下；
8
个人的工作能力（积极改进工作效率）：
1）在工作改善方面，经常有创意性意见，能出色完成工作任务，工作效率极高，12分；2）能胜任工作，效率高，10-11分；3）工作不误期，表现符合标准，7-9分；4）工作效率低，时有差错7分以下
12
升级会员 