外贸岗前培训.docx

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外贸岗前培训

外贸岗前培训

1学习产品知识

1.1学习公司的产品画册

1.2学习公司主推产品的报价单和规格书

1.3学会看测试报告文件，比如IES,积分球测试报告，温度测试报告

1.4了解每个市场的认证要求

1.5熟悉公司产品的主推市场

1.6去车间，工程部门和展厅接触和了解实物

2.跟单内容-新人初期担任公司老业务的助理

2.1协助业务打印标签，做装箱清单和商业发票，打印唛头等

2.2协助业务和货代沟通发货事宜，给货代发送booking，确认提单信息，联系提

货司机等

2.3协助业务跟进车间生产进度

2.4帮助业务处理一些客户的邮件询盘并且将邮件抄送给业务

2.5帮助业务发货，包括准备发货文件，联系货代或者官方快递上门取件，填写

发货申请单去仓库申请放货，并且记录好每票货的快递单号及时转给业务。

2.6帮助业务处理一些外购产品相关事宜，包括筛选合适的供应商，和供应商谈判，下单，负责收货等

3.平台操作

学会熟练操作阿里后台，具体内容如下

1.1会在阿里后台上传公司产品

1.2学会收集相关的产品关键词

1.3会写好的产品标题

1.4学会提高产品的曝光量

1.5学会定期清理零效果产品和重复产品铺货

1.6学会回复阿里询盘

4.自主开发客户

学会熟练使用谷歌搜索客户资源

学会辨别客户是否很跟我们的产品对口学会使用Excel/word/PPT等办公软件整理客户资源和记录客户跟进情况，以及

整理和更新客户档案学会写不同版本的开发信

5夕卜贸工具

学会使用Foxmail收发邮件和设置不同的邮件模板，提高效率

学会使用和下载skype,trademanager,Whatsp等即时聊天工具

学会使用和打理Linkedin/Facebook/lnstangram等国际社交网络平台

6.邮件

、关于邮件主题

1.每一封新邮件必须要有标题，标题应由发送邮件日期和邮件主要内容两部分组成。

2.绝对不允许给客户发送空白标题的邮件，这是最失礼的。

3.标题当中必须以发送邮件的日期开头，以便日后查找方便。

4.标题必须简短，言简意赅，直奔主题，不能冗长，看到邮件标题应该能立即知道邮件内容的大概。

即方便收件人当时阅读，又便于发件人和收件人双方日后查找。

5.在邮件标题中可以选择加上公司名称，让收件人感觉到一目了然

6.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

也绝对不能

为了图一时省事而使用没有任何意义的标题，如某某人收，这样的邮件标题。

这

样的标题虽然可以一时省事，但长久看来会给日后再次查找邮件和整理邮件带来很多不便。

7.—封邮件最好只讨论一个主题，如果在一封邮件中讨论过多主题，会给查找邮件带来巨大的不便。

8.可适当用使用大写字母来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用紧急之类的字眼。

在发送邮件之前，必须仔细通读一遍自己的写的邮件，检查有无拼写不正确的单词，表达不清晰的地方，或有忘记交待的事项等等。

在检查邮件下文的同时，一一定不能忘记检查邮件标题。

邮件的标题是给别人的是第一印象，所以一定要慎之又慎。

二、关于称呼

邮件的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒这位收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。

不允许发送没有收件人称呼的邮件。

称呼的格式是在邮件内容当中第一行顶格写。

三、关于邮件开关的问候语

在称呼后面必须要有一个问候语

四、关于邮件的正文

1.表明身份

正文的首要内容为表明自己的身份，姓名和你所代表的公司。

主要目的是为了让收件人能够顺利地理解邮件的来意。

绝对不能让收件人不知道你到底是谁，不知道是谁写的邮件，还要看到邮件最后才能知道发件人是谁。

2.行文通顺

邮件的正文要求行文通顺，多用不容易出错的简单英语词汇和短句，做到能够简明准确清晰地表达所要说的事情，把事情说清楚就好。

不要使用长复杂句子和生僻词汇。

3.文章简洁

正文的内容不能过长，长度以收件人不需要拉到电脑屏幕右边的滚动条就能读完为标准。

如果邮件需要讨论的内容确实很多，正文部分则可以写一个摘要介绍，然后单独写一个word文档作为附件发送，对内容进行详细描述。

即方便自己，又方便收件人。

4.懂礼貌，有素质

在整个邮件当中，必须表现出对收件人充分尊重，处处体现出自己是一个素质高，懂礼貌的人。

请，谢谢之类的英文单词要经常出现。

5.分段表述邮件的正文当中可以多使用1234之类的数字序号来列几个段落来写。

这样可以帮助你表达得更加清晰明确。

但是你必须保证每个段落简短不冗长。

6.仔细查检

在发送邮件之前必须要通读一遍自己写的下文，注意有无拼写错误和表达不清晰的地方。

这样做既是对自己工作的认真负责，同时也是对客户的尊重。

一封邮件中所想表达的信息应该在这一封邮件中全部表达出来，不要丢三落四，过几份钟又发一封什么补充或更正之类的邮件，这会让人感觉你这个人对待工作的态度很不认真。

7.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

8.对待客户态度严肃

在商务邮件当中不允许使用如A_A之类的笑脸字符，因为这会使别人感觉你非常轻佻。

五、关于邮件中的附件

1.对于很多带有专业技术的讨论，单纯以文字形式很难描述清楚。

这时往往需要以附件的形式随邮件发送一些图片和图纸文件来帮助你和客户沟通。

如果你的邮件中带有邮件，必须在邮件的正文里面提示收件人注意查看附件。

2.对于邮件附件中的文件，应该用有实际意义的文件名来命名。

最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后进行有效管理。

3.如果邮件当中带有多个附件，为了方便收件人阅读，和日后管理，应该在邮件

正文当中对每个附件的内容进行简要说明。

4.如果一封邮件当中的附件数目过多，为了防止丢失，应将所有附件打包成一个压缩包以后再发送。

5.如果邮件当中的附件是特殊格式的文档，则必须在邮件正文当中向客户说明用什么软件来打开附件中的特殊格式的文档，以免影响客户使用。

6.如果邮件中的附件过多且过大，可以考虑分开几封邮件分别发送。

六、关于字体字号和邮件背景

1.在邮件中必须选择最便于阅读的字体和字号。

2.绝对不可以为了标新立异而使用一些稀奇古怪的字体。

3.英文一般选用Arial字体。

这是大部分英文网站所选用的字体，是经研究证明

最适合在线阅读的英文字体。

4.不要使用斜体，因为斜体会给阅读带来相当大的不便。

5•字号一般选用五号或10号字即可。

不要将字号设置过大，要知道收件人在阅读你的邮件的时候要不停的拉动电脑屏幕右边的滚动条是一件非常麻烦的事情。

也不要将字号设置得过小，导致阅读你的邮件的时候费神又伤眼睛。

6.外贸商务邮件一般最好不要使用背景信纸。

七、关于邮件结尾处的问候语

邮件正文结尾处应再次表示问候。

八、关于结尾签名

1.每封邮件必须在结尾处签名，这样收件人才能清楚的知道发件人的信息。

2.签名可以包括你的姓名，职务，公司，电话，手机，公司地址等信息，但行数不宜过多，一般在4行左右即可，否则会使收件人眼花缭乱。

3.引用一个短语作为你自己的签名的一部分是可以的，比如说你自己的座右铭，公司的宣传口语，企业文化，服务理念等等。

但要注意所引用的短语必须得体。

4.签名档文字的选择应该与邮件正文文字相匹配。

字号一般选择比邮件正文的字号小一些。

九、关于回复时间

1.收到客户的邮件应该在第一时间回复，理想的回复时间是2个小时以内。

2.如果每天收到的邮件比较多，对于一些不是很重要的邮件可以集中选择一天中

的某一特定时间回复，但是最好不要隔天，并且绝对不能超过24小时。

3.对于比较重要的邮件，如果一下子不能回复给客户，应该先回一封简单的邮件，告诉客户“你的邮件我已经收到了”，并且必须给客户承诺一个回复的时间，同时提醒客户届时留意查收你的邮件。

让客户感觉到你对他的尊重和重视。

4.如果你正在出差或休假，应该提前在你的邮箱当中设置自动回复功能，提示发件人，以免让发件人苦苦等待。

十、每封邮件的最小字数要求

客户给你发来一大段邮件，你却只回复：

“是的，对，谢谢，知道了，我明白”

这样的字眼，这是非常没有礼貌的。

客户也完全不能从你这样草率的回复当中

感受到你对他的重视和尊重。

没有强制的规定在回复客户邮件时最少要写多少个英文单词，但是你的回复必须能够让客户感觉到你对他有足够的尊重和重视。

一

定要无时无刻让客户从你的每一句话当中感受到你的他的尊重和重视。

十一、有针对性回复客户提出的每一个问题

当需要回答客户多个问题的时候，必须把客户提出的问题拷贝到邮件正文当中，

然后在下面附上自己给客户的答案。

这样条理清晰明了，可以大大提高沟通效率，避免对同一问题再次沟通。

十二、同一邮件后面不要积累过多回复

对于一些复杂的问题往往需要通过发送多封邮件和客户反复沟通。

这是切记不可

以在同一邮件后面积累过多回复。

因为如果积累过多的邮件，会使邮件的可阅读性降低，不利于再次查找，也不利于抓到重点信息。

正确的做法是应该即时重新写一封新邮件，对前面的充分调动结果及时进行总结和归纳，保留有用信息，过

滤冗长的无用信息。

这样可以大大提高自己和客户双方的工作效率，并且可以最

大限度地防止出错。

十三、关于Reply和Replyal|区分单独回复和回复全体。

1.如果一封邮件当中涉及到多个收件人，而你只想单独回复其中的一个人，则选

择Reply。

如果你想回复给所有收件人，则选择Replyal。

2.如果发件人和你讨论的事情还没有确定下来，应该与发件人单独回复沟通。

不

要选择Replyall回复给所有收件人。

等你和发件人讨论好了，确定下来了，再回复给所有人不迟。

没有讨论确定下来的结果尽量不要频繁Replyall回复给所有收

件人。

总之，点击Replyall回复给所有收件人之前，请三思而后行。

十四、关于转发邮件

1.未经公司外贸经理允许不得把客户信息和客户询盘以非工作原因转发给第三

方收件人，一经发现，立即开除。

2.如果需要转发的邮件内容冗长，重点信息不清晰，应该在转发之前先对邮件进行编辑以突出重点信息，让收件人收到邮件以后能迅速读出邮件的主要内容。

不应该把同一邮件下面已经有很多回复的邮件转给第三方收件人，因为同一邮件

下经过多次回复后有可能导致主要内容不清晰，会给第三方收件人理解上带来困难，甚至造成误解。

转发的邮件应该是那些思路清晰且主要内容一目了然的。

十五、关于发送To,抄送CC,密送BCC的区别和使用

1.收件人

收件人是受理一封邮箱的主要问题的人，一般情况来说收件人必须回复你的邮

件。

2.抄送人

抄送人只是需要通过阅读你转发的邮件以后，知道有这么一回事。

一般抄送人不

是必须要对邮件予以回复。

当然，如果抄送人觉得有必要，也可以回复。

3.密送人

密送是指收件人和抄送人不知道你将此邮件同时发送给了密送人，一般不使用。