QFLQP423文件控制程序.docx
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QFLQP423文件控制程序
GB/T19001-2008/IS09001:
2008
乐清市派力电器有限公司
Q/PLQP4.2.3-2013
4.2.3
文件控制程序
版本
B
修订状态
0
1目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2适用范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1办公室是质量管理体系文件、行政管理文件、技术文件、外来文件的归口管理部门，并定期评审现有质量管理体系文件。
3.2总经理负责批准发布质量手册和程序文件。
3.3管理者代表负责审核质量手册和程序文件。
3.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1本公司文件分三级，第一级文件为质量手册、第二级文件为程序文件。
质量手册、程序文件由办公室备案保存。
4.1.2本公司第三级质量管理体系文件分为两类：
a）部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则，包括：
部门管理制度、质量职责、技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）、部门质量记录文件等。
由各相关部门自行保存并报办公室备案存档；
b）其他质量文件：
可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、其他标准规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。
由各相应的业务部门保存、使用。
4.1.3本公司管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由办公室保存。
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乐清市派力电器有限公司
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4.2.3
文件控制程序
版本
B
修订状态
0
4.2文件的编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
a）质量手册：
公司标准代号（Q）/企业代号（PL）质量手册代号（QM）-年代号。
手册中各章以章节号区分。
例如：
Q/PLQM-2013，表示本公司质量手册于2013年发布。
b）程序文件：
公司标准代号（Q）/企业代号（PL）程序文件代号（QP）文件章节号-年代号。
例如：
Q/PLQP4.2.3-2013，表示本公司依据GB/T19001-2008/IS09001：
2008标准4.2.3条款建立的程序文件于2013年发布。
c）质量记录：
质量记录的编号按《质量记录控制程序》执行。
d）各部门其他文件编号：
公司标准代号（Q）/企业代号（PL）部门代号-文件顺序号-年代号，各部门代号规定如下：
采购部：
CG；技质部：
JZ；生产部：
SC；办公室：
BG；销售部：
XS;采购部：
WL;车间：
CJ。
例如：
Q/PLGX-01-2013，表示技质部于2013年发放的第1号文件。
e）技术文件
公司标准代号（Q）/企业代号（PL）技术文件代号（J）文件类型代号-文件顺序号-年代号，文件类型代号规定如下：
工序卡片：
23；检验指导书：
25；操作规程（作业指导书）：
32。
例如：
Q/PLJ23-001-2013，表示2013年发布的第个检验指导书。
4.2文件的编写、审核、批准、发放
为使文件是充分与适宜的，文件发布前应得到批准：
a）质量手册、程序文件由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报
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文件控制程序
版本
B
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0
总经理批准发布，由办公室负责登记、发放；
b）各部门工作手册由各部门负责组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，办公室负责登记、发放；
c）技术文件由技质部组织编写，上报总经理批准，由办公室负责登记、发放；
d）应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。
文件的发放、
回收要填写《文件发放、回收记录》，领用者办理签收手续。
文件发放由管理者代表负责批准；
e）文件的发放范围：
办公室负责编制《文件发放一览表》，经管理者代表审批后，按表中要求发放，有特殊需要发放时，上报总经理批准。
4.3文件的受控状态
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。
所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
4.4文件的更改
a）质量手册、程序文件由办公室组织更改，填写《更改通知单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由办公室发放。
办公室应保留文件更改内容的记录；
b）其他文件的更改由各相应主管部门填写《更改通知单》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；
c）文件更改或换版后应做好“版本”或“修订状态”标识。
d）所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.5文件的领用
a）文件使用者应填写《文件发放、回收记录》；
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版本
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修订状态
0
b）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而被补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应的发放签收记录。
4.6文件的保存、作废与销毁
4.6.1文件的保存
a）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b）各部门文件由本部门指派专人（兼职）保管。
办公室每半年对各部门
文件保管情况进行检查；
c）对受控文件，各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。
每三个月应将清单副本报办公室备案，如内容没有变化，应通知办公室；
d）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.6.2文件的作废与销毁
a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
b）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应加盖“保留”标识；
c）对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后，由相关授权人员销毁。
4.6.3文件的归档和借阅
4.6.3.1文件经编制、审核、批准后，原稿由办公室负责归档登记，建立《受控文件清单》。
4.6.3.2借阅质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅单》，由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅，资料管理人应填写好《文件借阅记录》。
4.7外来文件的控制
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4.7.1技质部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本。
4.7.2销售部负责收集顾客提供的技术文件、图纸的最新版本。
4.7.3采购部负责收集供方技术文件、加工工艺的最新版本。
4.7.3收到外来文件的部门，需识别其适用性，明确发放范围，并由办公室控制分发以确保其有效。
4.7.4各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《部门受控文件清单》，并报办公室备案。
4.8每年三月由办公室组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门
结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.4条款规定。
4.9作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
5相关文件
5.1Q/PLQP4.2.4-2013《质量记录控制程序》
6相关记录
6.1Q/PLQR4.2.3-01文件发放、回收记录
6.2Q/PLQR4.2.3-02文件借阅记录
6.3Q/PLQR4.2.3-03部门受控文件清单
6.4Q/PLQR4.2.3-04更改通知单
6.5Q/PLQR4.2.3-05文件销毁申请
6.6Q/PLQR4.2.3-06文件借阅单
6.7Q/PLQR4.2.3-07受控文件清单
6.8Q/PLQR4.2.3-08文件发放一览表
乐清市派力电器有限公司
文件发放、回收记录
Q/PLQR－4.2.3-01NO.：
序
号
文件名称
编号
分发号
版
本
修订
状态
发放记录
回收记录
部门
签收
日期
份数
签回
日期
份数
1
进料检验作业指导书
Q/PLJZ123-001-2014
001
A
技质部
2014.4.2
1
2
过程作业检验指导书
Q/PLJZ123-002-2014
001
A
技质部
2014.4.2
1
3
成品作业检验指导书
Q/PLJZ123-003-2014
001
A
技质部
2014.4.2
1
4
抽样方案
G/BT2828.1-2003
001
A
技质部
2014.4.2
1
5
6
7
8
9
10
11
12
批准人：
发放人：
乐清市派力电器有限公司
文件借阅记录
Q/PLQR－4.2.3-02NO.：
时间
文件名称
编号
版本
受控状态
借阅
份数
签名
归还日期
乐清市派力电器有限公司
部门受控文件清单
Q/PLQR-4.2.3-03部门：
技质部NO.：
序号
文件名称
编号
版本
备注
乐清市派力电器有限公司
更改通知单
Q/PLQR-4.2.3-04NO.：
文件名称
编号
版本
更改位置及原因：
更改后内容：
受此影响引起其它更改文件名称：
申请人：
日期：
所在部门意见：
签名：
日期：
审批部门意见：
签名：
日期：
乐清市派力电器有限公司
文件销毁申请
Q/PLQR-4.2.3-05NO.：
文件名称
编号
版本
份数
销毁原因：
申请人：
日期：
所在部门意见：
签名：
日期：
文件保管部门意见：
签名：
日期：
管理者代表意见：
签名：
日期：
乐清市派力电器有限公司
文件借阅单
Q/PLQR-4.2.3-06NO.：
部门：
姓名：
借阅文件：
批准人/日期：
发放人/日期：
乐清市派力电器有限公司
文件借阅单
Q/PLQR-4.2.3-06NO.：
部门：
姓名：
借阅文件：
批准人/日期：
发放人/日期：
乐清市派力电器有限公司
受控文件清单
Q/PLQR4.2.3-07
序号
代号
名称
版本
页数
备注
乐清市派力电器有限公司
文件发放一览表
Q/PLQR-4.2.3-08NO.：
序
号
需发放的文件和资料
接收部门或人员
备注
总经理
管理者代表
办公室
技质部
销售部
生产部
车间
采购部
1
企标
√
2
产品图样
√
√
√
3
国家标准
√
√
4
工序卡片
√
√
√
5
进货检验卡片
√
√
6
过程检验卡片
√
√
√
7
成品检验卡片
√
8
流程图
√
9
质量手册
√
√
√
√
√
√
10
程序文件
√
√
√
√
√
√
11
质量计划
√
√
√
12
任命书
√
√
√
√
√
√
13
合格供方名录
√
√
√
14
内审计划
√
√
√
√
√
√
√
15
内审报告
√
√
√
√
√
√
√
16
管理评审通知单
√
√
√
√
√
√
√
17
管理评审报告
√
√
√
√
√
√
√
18
质量记录控制清单
√
√
√
√
19
质量管理策划
√
√
√
√
√
√
20
质量目标展开图
√
√
√
√
√
√
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日期:
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