大型会议筹备方案.docx

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大型会议筹备方案

大型会议筹备方案

大型会议筹备方案

1.确定会议的主题与议题；

2.确定会议的名称；

3.确定会议的议程；

4.确定会议的时间和地点；

5.确定会议所需设备和工具，要满足会议需要；

6.确定会议文件的范围，并做好文件的卬制或复卬

工作；

7.确定会议与会代表的组成；

8.确定会议经费预算；

9.确定会议住宿和餐饮安排；

10.确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备

机构与人员分丄。

Eg：

可信公司技术培训专题研讨会预案

（筹备方案）一.会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术培训方法。

2.会议的时间和地点

拟定于3月5日上午9：

00至下午4：

00,在公司1号会议厅召

开。

3月5日上午8：

30报到。

3.参加会议人员

公司总经理，副总经理，公司人力资源部总监，生产部总监，培

训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人，总计50人。

4.会议的议程

会议由主管副总经理主持。

上午：

（1）总经理作技术培训问题的工作报告；

（2）培训部总监专题发言；

（3）生产部总监专题发言。

下午：

（1）分组讨论；

（2）人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划（草案）；

（3）副总经理作总结报告。

5.会议议题

（1）技术培训与提高企业综合竞争力；

（2）技术培训与技术创新；

（3）如何提高技术培训质量；

（4）技术培训方法的再讨论。

6.会场设备和用品的准备

准备会议所需的投影仪，口板和音像设备，

公司前台秘书负责。

7.会议材料准备

（1）总经理的工作报告；

（2）培训部，生产部总监的专题发言稿；

（3）公司开展技术竞赛评比的计划（预案）；

（4）副总经理的总结报告。

由总经理办公室牵头准备。

8.会议服务工作

由行政部综合协调。

附：

（1）.会议通知；

（2）会议日程表。

大型会议活动策划方案2016-12-1513:

22#2楼

会议管理都可分为五大步骤：

会前准备、会议开始、会议进行,会议总结以及跟踪执行。

1、会前准备：

会议主题和日程及任务明确分配，参会人员邀请方式，必须要有针对性，参会人员也会准备充分。

2、会议开始：

会议程序不要太过繁复冗长，主题不要随意变动。

3、会议进行：

会议进行时不讨论消极沉闷得事情，不能超出议题范围，会议过程不要太长。

4、会议总结：

总结会议后效果不明显的地方，工作安排没有做好针对性的问题，没把没有条理清晰的地方总结出来，以免下次再犯此次错误。

5、跟踪执行：

总策划人要全而跟踪各个环节，把信息反馈及时解决。

会议本身是一个很重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好地对会议中的各个细节严格把关。

犹如项目管理一样，需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保项目及时、出色地完成。

比如会议准备方面的策划，涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。

不仅如此，会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书而合同时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则，以及会务物品准备的名细等等

例如：

大型会议活动策划方案

一、活动主题：

兽药器械展销会

二、主标题：

"******"系列活动

横幅：

加盟万佳成就梦想

养猪要发财，就到万佳来

活动宗旨：

为养殖户送致富路，让养殖户奔小康。

。

活动目的：

为了宣传企业文化以及让更多的养殖户走上发家致富的道路上,让更多的养殖户知道加盟万佳，是个不错的选择。

活动目标：

1、参会人数：

确定人员范围，及能到人数确定，（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素300左右为宜）

2、预期收获：

来的养殖户能乘兴而来，满意而归。

3、塑造形象：

以各项产品和服务让受益养殖户记住“万佳联社”，并树立强势品牌形象。

4、为了控制风险和提升会议效果，对会议流程、现场管理及会场布置等做了设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。

如：

时间事项

07：

00盘点清查各种物品的准备情况。

07:

10确定能够到会的'邀请嘉宾，并在前台做以登记及签到表。

07：

20相关人员负责人员需到岗，准备自己的工作。

07：

30开始会场外的布置，场内布置需要在会议的前一天晚上准备完毕。

07：

40开始会场内的布置，调试各种设备及网络是否正常进行。

08：

00会场布置完成，相关人员待命。

08：

20参会代表开始入场，进行签到，女口：

特邀分社社长，需会员卡与电脑进行核实，确保人员不重复。

其他会员以会员卡进行登记。

不是会员不能参与活动，需办理会员卡方可进

行签到。

09：

30会议开始准备，各个领导等就位。

09：

50播放视频

09：

55-10：

00幕后音响准备好

10：

00-10：

05主持人开场白

10：

05-10：

07领导一讲话

10：

07~10：

20外邀请人员讲话

10：

20主持人邀请兽药厂家进行兽药讲解，评分人员做好记录，会后负责人收取评分表，

给以评定。

12：

00结束会议。

注意：

会场要做好会议照相摄像，以便会后查阅。

14:

00下午2点进行厂家签订合作意向书，主持人有请领导讲话，之后邀请厂家人员进行洽

谈，之后签订合作意向书。

16:

00兽医部人员与曽药厂家进行兽药养殖户答疑讲解。

大型会议的筹备2016-12-1515:

42#3楼

大型会议的筹办常常是一件让人痛疼不己的事情，如果准备不周,会上就会出现混乱不堪的场面，不仅领导不满意，而且参会人员也会颇有微词，怀疑筹备人的能力，尤其是对于许多第一次筹办大型会议的单位来说，领导也伤透脑筋。

每到年尾或者岁首，一些大型企业举办主办大型年会，一些学术单位搞个规格高一点的研讨会，行政单位举办个学习班会议什么的，大型会议应该怎么办，怎么才能办的好,就成为一个很让人关心的话题。

由于会议本身很繁琐，不便一一赘述,木文仅从框架上对会议筹办方提出一些建议。

开展常规工作时，程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要，它有利于工作的协调和咼效。

一、会议准备

（一）会议室地点

（二）背板制作：

名称、规格、颜色

（三）外部条幅：

形式、数量

（四）主席台设置：

按领导参会名单安排

（五）会议台桌牌：

桌牌形式、规格、人名

（六）会议台摆桌：

人数：

麦克数量、鲜花

（七）会议室座次安排：

卬制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。

（八）会议室用水

（九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务

（十）贵宾席

（十一）会议报告用多媒体：

是否使用

（十二）到会领导接送：

通知时间地点、安排用车

（十三）负责人

二、活动H程

（一）早餐时间

（二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（三）中餐时间

（四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（五）晚餐时间

（六）餐后活动安排

（七）休息时间

（八）返程票定购、发放

（九）各环节用车及具体安排

（十）参观活动的分组及活动时间、内容

（十一）离会时间

（十二）周边环境：

交通介绍，宾馆位置及联系电话

（十三）编制人

三、材料准备

（一）材料准备：

收集、卬刷、分装

（二）主要文件

（三）参阅文件

（四）领导讲话、致辞

（五）活动安排

（六）证件：

参会人员佩带《代表证》，工作人员佩带《工作证》,记者佩带《记者证》，并装入文件袋

（七）领导、新闻媒体材料（完整性）

（八）零星材料处理方式

（九）负责人

四、专家安排

（一）专家（专家人数、随行人员及安排）

（二）迎接

（三）住宿

（四）报告顺序（多名时）

（五）支付讲课费、交通费

（六）交通安排（包括机票订购）

（七）活动安排（非报告期间）

（A）小会交流安排

（九）专家就餐安排

（十）送行

（十一）负责人

五、代表安排

（一）会议规模

（二）会议通知（起草、打卬、签字、盖章、邮寄等）

（三）通知要素：

时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执

（四）报到：

报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、

活动及相关物品、填写通讯录等

（五）纪念品发放

（六）住宿安排

（七）返程事宜

（八）临时通知用品

（九）交通安排

（十）负责人

六、活动安排

（一）音响准备：

专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全而测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。

（二）提出会议纪律要求

（三）进行会议内容：

1.开幕式与领导致辞

2.专家报告

3.研讨活动

4.现场展示

5.会议总结

（四）会议各环节主持人

七、参观展示

（一）分会场数量

（二）日期、内容

（三）参观人员的编组

（四）往返交通方式及发车时间

（五）讲解人员：

随车讲解员、参观点讲解员

（六）单位工作介绍

（七）单位引导人员

（八）单位提供的材料、纪念品及发放

（九）总协调人和各点负责人

八、宣传报道

（一）新闻媒体（接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排）

（二）单位媒体

（三）主办单位录音录像资料存档

（四）会议简报的撰写与发放

（五）负责人

九、用餐安排

（一）用餐人数

（二）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（三）专家用餐

（四）备用数量（人员增减）

（五）专家餐后休息处

（六）负责人

十、宾馆业务

（一）接待能力符合会议要求

（二）会议相关设施

（三）食宿收费标准

（四）就餐方式：

自助、桌餐

（五）菜单模式与基木标准

（六）会议室标准

（七）付费结帐事宜：

（八）结算方式

1.餐：

按餐卷、按桌

2.宿：

按实际、按预定

（九）安全责任条款

（十）食品卫生责任条款

（十一）其他问题责任

（十二）热水供应

（十三）娱乐活动

（十四）人员接送

（十五）其他特殊要求

（十六）会议期间是否允许外营业

（十七）出现超员情况的应对方式

（十八）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

（十九）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）（二十）负责人

十一、经费预算

（一）餐费

（二）宿费

（三）资料费

（四）会场布置费

（五）交通费

（六）活动费

（七）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（八）会务补助费

（九）通讯费

（十）不可预见费

（十一）管理人员

（十二）房间内水果、洗漱用品标准

（十三）印制入住卡（放置床头柜上），注明姓名、性别、职务

（十四）负责人

大型会议活动组织实施方案（模版）2016-12-1518:

28|#4楼

一、活动时间：

2015年1月9日

二、活动地点：

开远解化医院肿瘤科会议室

三、活动组委会结构人员安排

策划执行人员：

张泽中

四、活动组委会下设小组成员名单

邀请组：

白莉萍朱江张成伟杨仕祥杨晓红李燕华

赵兰何水仙许娅飞陈玉玲李玉凤

文案组：

张泽中李玉凤

签到接待组:

戈姑禹宏超

会务组:

范应辉师金忆段婷婷

礼品组：

杨惠贤李云妹

摄像组：

普胧

车辆服务组：

禹宏超杨绍刚吴万口莉萍张泽中

五、活动具体分工安排表

2015年解化医院联谊会H期及议程