采购中心管理手册.docx

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采购中心管理手册

采购中心管理手册

第一章序言5

第二章采购中心首语6

第一节采购中心的理念6

第二节采购中心口号6

第三节采购中心员工守则6

第四节采购中心廉政承诺6

第三章采购中心岗位定编8

第一节总部采购中心构架及岗位职责8

第二节分部采购部架构及定岗岗位责任15

第四章供应商管理20

第一节供货渠道的确定20

第二节供应商资质的确定21

第三节建立供应商档案及互访制度21

第五章合同谈判要点23

第一节双方合作定位23

第二节供价约定23

第三节零售价约定24

第四节帐面利润约定25

第五节销售规模及返利政策26

第六节付款方式26

第七节费用收取27

第八节样机政策38

第九节特价机的分类及审批38

第十节包销、定制产品40

第十一节共同营销41

第十二节签订谈判备忘录的规定42

第六章合同管理44

第一节合同管理的作用44

第二节合同的类别、定义44

第三节合同管理的流程66

第四节采购合同审报过程的要求78

第五节采购合同的保管81

第六节关于ERP系统已上线地区合同编号的规定83

第七节合同范本84

第八节合同签署情况的跟踪110

第七章供价管理117

第一节供价管理目的117

第二节采购供价文件的制定及格式117

第三节采购供价文件传递流程120

第四节供价管理执行办法121

第五节带货安装商品供价的管理124

第六节采购供价文件批转时间要求125

第七节关于各品类供价管理规定126

第八节各品牌供价的差价浮动范围及考核办法128

第九节供价管理过程中各部门的职责129

第八章商品引进131

第一节商品引进的依据131

第二节商品引进的基本原则132

第三节商品引进的基本流程133

第四节各地区引进品牌上报标准134

第一节残次、滞销、积压商品定义135

第二节残次、滞销积压商品解决办法135

第三节残次滞销积压商品的考核136

第十章包销定制机型的管理137

第一节包销机的定义及分类137

第二节定制机的定义及分类138

第三节首销品的定义及要求138

第四节专供机定义139

第五节杜绝虚假包销139

第十一章样机政策的管理140

第一节在谈判中争取样机政策140

第二节样机政策的汇编141

第三节样机政策的执行及监督考核141

第十二章各项费用的管理142

第一节采购中心加强各项费用管理的目的及内容142

第二节采购中心的费用管理的具体工作142

第十三章新分部开业流程144

第一节新开业分部采购工作开业流程144

第二节开业工作的标准及要求145

第十四章采购部门与财务部门的对接146

第一节与财务部门合同管理的对接146

第二节与财务部门各项费用的对接146

第三节与财务部门付款结算的对接146

第四节关于预付帐款采购的管理152

第五节帐务差异及遗留问题的解决方法155

第六节往来帐务核对的控制办法155

第七节增值税税票回收制度156

第八节关于帐扣款项发票开据的规定157

第九节在结算过程中采购中心的职责157

第十节对应收降价收入及差价补偿回收的管理158

第十一节对不按期付款及特殊用款情况的审批159

第十二节新品牌采购流程160

第十三节商品退厂的业务流程161

第十五节优惠券的管理163

第十六节大库类别164

第十七节总部统一采购商品流程165

第十五章采购部门与销售部门的对接168

第一节合同签定与销售部门的对接及采购订单的制定168

第二节对市调结果的跟踪170

第三节对销售中心各类备忘录的解决方案171

第四节商品品牌的A、B、C分类174

第十六章采购中心与客服物流的对接176

第一节残次商品退厂业务流程176

第二节加强二次运费的管理规定177

第十七章采购中心会议计划及总结制度178

第一节采购中心会议制度178

第二节工作计划和总结制189

第十八章案例分析及谈判技巧191

第一节案例分析191

第三节成功谈判的要点203

结束语206

序言

美国二战期间着名将领乔治.马歇尔将军曾这样描述：

“如果战略目标确立到位，上尉就知道该运用什么策略。

”本次《采购中心管理手册》的制订便是基于黄光裕总裁“营造百年国美”的宏伟战略目标。

从采购全体人员的岗位职责到各个采购的环节流程、规范及与相关部门的配合等，各个细节为采购系统的每一个人员，详尽地描述了他的策略。

当然战争是复杂的、多变的，我们的策略要根据实际情况随时进行调整。

所以这本手册绝不是一成不变的，我们将不断地补充完善它，同时需要每一位采购中心人员具有充分的领悟能力、灵敏的应变能力及积极的创新能力！

希望这本“采购管理手册”能对每一位采购中心的人员有所指导和帮助！

采购中心首语

第一节采购中心的理念

创新务实

精益求精

第二节采购中心口号

团结努力

再创佳绩

第三节采购中心员工守则

热爱企业，严格遵守公司的各项规章制度，认真执行上级命令，完成各项任务；

刻苦学习专业知识，讲求实效；

严于律已，知行统一，言行一致；

奉公守法，不以权谋私；

勤奋工作，为公司发展做贡献。

第四节采购中心廉政承诺

一、发扬艰苦奋斗的工作作风，廉洁自律，不断增强拒腐防变的能力。

二、采购人员廉洁承诺，做到“三不”：

（一）一不：

不接受客户钱物；

（二）二不：

不收取回扣；

（三）三不：

不以权谋私。

三、关于礼品、礼金及外出用餐的有关规定：

（一）礼品、礼金管理原则：

1．公司所有人员不得以任何理由向合作单位索要礼品、礼金。

2．公司业务合作单位以公司或个人的名义馈赠的礼品、礼金均属公司行为，须一律上缴公司，任何人不得留做私用。

3．总部及各分部的礼品管理工作统一由总部行政中心总务部及各分部总务部负责，总部总务部负责对全国各地分部上交礼品情况进行督查监管，并可根据工作需要对全国各分部的贵重礼品进行统筹安排，调剂使用。

4．调拨礼品的审批权限在总部行政中心。

5．领用审批权限为：

分部申领礼品价值在1000元以下的由分部总经理审批，价值在1000元以上的报总部行政中心领导审批。

分部所有礼品领用须报总部行政中心总务部备案；总部礼品领用报总部行政中心领导审批。

6、各级领导、员工都要严格遵守礼品管理规定，相互监督，严格遵守公司纪律，共同维护企业利益和企业形象。

（二）关于采购人员与客户外出用餐规定：

采购人员外出与客户用餐，应事先与上级领导请示，同意后方可前往。

沟通后应及时向领导汇报沟通内容及取得的结果。

采购中心岗位定编

纵横交错

职能分明

第一节总部采购中心构架及岗位职责

一、总部采购中心结构图

二、采购中心各岗位职能：

为加强对全国各分部日常业务工作的监督、指导及掌控职能，提高采购系统人员的综合素质，使采购管理工作更加及时、高效，使业务运作更贴近市场，现将总部采购中心各岗位职能确定如下：

（一）采购中心岗位设置：

●采购中心总经理：

一人

●采购中心副总经理：

一人

●采购中心总经理助理：

一人

●采购中心总经理秘书：

一人

●采购中心各部长：

●采购中心各业务：

●采购中心总干事：

一人

●采购中心各部干事：

（二）采购中心岗位职责及权限

采购中心总经理：

报告上级：

总经理、常务副总经理

督导下级：

采购中心副总经理、采购中心总经理助理、各部部长、分部总经理、分部副总经理分部采购总监及采购经理

岗位职责：

●负责宏观掌控公司业务经营活动，把握总体业务方向，制定采购中心大政方针；

●主持全国性业务政策的谈判，负责供货协议的审批及调控；

●督导中心各专业部门适时开发新的经营品种并进行可行性分析，确定推广计划及价格定位策略；

●负责审定公司经营性广告宣传计划和全国性大型促销活动方案；

●主持对采购中心部长及业务人员的绩效考核，制定部长及业务人员的奖金；

●对采购系统人员的任免、升、降职、奖罚调动具有决定权；

●监督、检查采购中心和各分部采购部执行制度的落实情况；

●每日查阅经营报表和相关信息资料，掌握分部的业务情况，及时提出调整策略；

●定期主持召开总部采、销例会、全国采购经理会议，及时解决、协调问题；

●负责运筹、计划、审批大额业务用款；

●完成总经理、常务副总分配的各项工作。

审批权限：

●确认及调控全国性的供货协议；

●参与审定对总部采购部长及采购人员的奖金核算办法；

●对新开分部筹备后期的合同及广告进行审批；

●审批以现金形式结算单笔15万元以上的业务进货。

采购中心副总经理：

报告上级：

总经理、常务副总经理、采购中心总经理

督导下级：

采购中心各部长、分部总经理、分部副总经理、分部采购总监、分部采购经理

岗位职责：

●负责全公司的采购经营工作，实施对总部及分部采购部的督导管理工作；

●根据企业经营目标和方针，适时制订各项业务管理政策并审批监督执行；

●拟定并监督各项销售政策和促销计划的执行，监督各类业务广告的投放及实施效果；

●适时提出业务拓展计划及各类新品开发计划；

●协调总部各采购部门之间、总部与分部采购部之间的管理关系，监督总部、分部采购管理制度的落实情况；

●适时了解总部及分部采购部工作开展情况及效果，对采购系统所属人员提出调整建议；

●主持新开分部筹备初期的采购业务拓展工作；

●特价机协议的审批；

●供价文件的审批；

●完成上级交办的其它工作。

审批权限：

●审批分部商品进货申请；

●制订主推商品任务并监督完成进度；

●监督分部合同的执行及合同的续签；

●负责监督对降价补差、退残及其他营业外收入的回收工作；

●审批以现金结算形式单笔15万元以下的采购业务进货；

●审批计划外及无合同等特殊付款。

采购中心总经理助理：

报告上级：

采购中心总经理

督导下级：

采购中心干事、各分部总干事

岗位职责：

●协助总经理做好日常经营管理各项事务的收集、整理、分析、汇总、编发及上报等；

●负责收集全国销售分析数据，汇总阶段性各地区、各类别商品销售计划；

●负责各地市调工作情况的汇总分析及解决问题办法的落实跟踪；

●负责监督各分部不合理库存（滞销、残次、积压）的控制情况，及时发现并解决问题；

●负责全国各地区采购合同的汇总、整理工作，及时监督合同的签订情况，并对合同进行归档管理；

●对各专项任务完成进度进行跟踪；

●完成上级交办的其它工作。

采购中心总经理秘书：

报告上级：

采购中心总经理、副总经理

督导下级：

采购中心干事、各分部总干事

岗位职责：

●对总部及各分部工作计划、工作总结的实施及落实，并上报采购中心总经理；

●监督总部及各分部专项任务、非专项任务的完成及跟踪执行情况；

●对公司相关公文的流转传阅；

●对采购中心文件的下发及执行情况进行跟踪；

●财务日、月、季报表的收集整理，及时上报上级；

●记录总部采购中心召开的各项会议，并及时将会议纪要下发各分部；

●督促各分部费用的收缴工作；

●负责对采购中心采购人员的差旅费、手机话费、业务招待费等各项费用的填报报销工作；

●每月采购中心所有人员考勤工作；

●完成上级交办的其它工作。

采购中心各部长：

报告上级：

采购中心总经理、采购中心副总经理

督导下级：

本部采购主管、分部采购经理、分部对口采购主管

岗位职责：

●根据公司的经营目标和方针，拟定各类商品的经营政策并监督执行；

●深入了解供货厂商的动态及相关产品市场状况，通过市场调研和对消费者及市场的研究，及时调整经营策略，了解全国政策执行情况，适时开发新品类商品；

●建立对厂家和供货商的档案化管理，不断巩固和发展与供货商的合作关系；

●负责新开分部采购人员的前期培训工作，协助分部理顺相关采购流程；

●对各类商品进行销售分析，及时调整经营策略；

●掌控残次商品情况，负责督导各分部采购部及时与供货厂商联系退换，保证合理库存结构和正常销售；

●不断向厂家及供货商争取更有利的销售政策，洽谈全国统一供货政策，适时适量包销、买断适销型号，争取最大利润；

●对本部负责产品品类实行纵向管理，掌握各分部的库存结构、销售方式和采购政策、进销价格及对促销活动实施全方位监控，及时以备忘录形式与销售中心相关部门对接；

●掌握各分部销售进度完成情况，随时协调与供货厂商的关系；

●对各分部采购操作过程中发现的问题提出解决方案并监督落实；

●根据总体销售政策，协助分解细化各分部任务并跟踪任务完成情况，及时以备忘录形式与销售中心相关部门对接；

●采购价格文件的审核和监督执行；

●对各分部上报的特价机协议的审批；

●完成上级交派的其他工作任务。

总部采购中心主管：

报告上级：

采购中心总经理、采购中心副总经理、各部部长

督导下级：

采购中心本部业务、分部采购主管、分部采购业务人员

岗位职责：

●根据部长制定的商品经营目标和方针，拟定各类商品的经营政策并监督分部执行；

●建立对厂家和供货商的档案化管理，不断巩固和发展与供货商的合作关系；

●掌控残次商品情况，负责督导各分部采购部及时与供货厂商联系退换，保证合理库存结构和正常销售；

●不断向厂家及供货商争取更有利的销售政策，洽谈全国统一供货政策，适时适量包销、买断适销型号，争取最大利润；

●掌握各分部销售进度完成情况，随时协调与供货厂商的关系；

●对各分部采购操作过程中发现的问题提出解决方案并监督落实；

●协助新开分部作好前期业务筹备工作，包括协助前期的谈判工作、合同洽谈、开业各项活动的落实，积极协助本部部长完成所分管品类商品的销售政策洽谈工作并监督分部贯彻执行；

●协助部长完成各项商品进销政策谈判任务并监督分部贯彻执行；

●掌握各分部对口管理品类商品的进、销、存情况，协助本部部长制定采购计划；

●努力开发新产品，充实、丰富企业的经营品类；

●完成领导指派的其它工作任务。

总部采购中心业务：

报告上级：

采购中心各部部长及主管

督导下级：

分部对口业务员

岗位职责：

●协助新开分部作好前期业务筹备工作，包括协助前期的谈判工作、合同洽谈、开业各项活动的落实，积极协助本部部长完成所分管品类商品的销售政策洽谈工作并监督分部贯彻执行；

●协助部长及主管完成各项商品进销政策谈判任务并监督分部贯彻执行；

●汇总各地市场信息，掌握各分部经营状况，随时向部长反馈情况，提出建议；

●掌握各分部采购业务运作情况，对市场调研、库存、残次、返利回收等工作实施监督并及时将问题上报；

●掌握各分部对口管理品类商品的进、销、存情况，协助本部部长制定采购计划；

●努力开发新产品，充实、丰富企业的经营品类；

●完成领导指派的其它工作任务。

采购中心总干事：

报告上级：

采购中心总经理、中心副总经理

督导下级：

总部各干事、分部总干事

岗位职责：

●汇总合同日报表、并及时跟踪各分部合同签署情况；

●汇总各分部各项残次、滞销品的清理情况；

●对合同签署情况进行汇总并将结果评比下发；

●拟订各种公函；

●督促总部及分部采购部门干事的日常工作；

●采购中心各部门与销售中心、财务中心、总办的协调对接工作；

●做好日常来访客户的接待工作；

●完成上级交办的其它工作。

采购中心干事：

报告上级：

采购中心各部长、总干事

督导下级：

分部干事

岗位职责：

●对各分部上报的合同及特价机协议进行编号存档；

●对总部审批后的供价文件及时下发至各分部，并存档；

●拟订各种公函；

●做好日常来访客户的接待工作；

●督促相关部长对费用的收取和残次的清理工作；

●负责本部门日常相关事宜。

第二节分部采购部架构及定岗岗位责任

一、分部采购部结构

二、分部采购部职责：

分部采购部

在采购及与采购相关的行政工作上直属总部采购中心的指挥管理，接受分部监督、管理。

日常工作必须本着总部采购中心的宗旨、指令，结合本地区的实际情况制定相应政策，支持分部工作，并对分部采购工作负全责。

对分部人事、财务、销售负有支持、配合、协调责任，

●全国性合同的执行和落实工作。

●各分部采购合同的洽谈和上报审批工作；

●各分部特价机协议的洽谈和上报审批工作；

●各分部BTOB机型的洽谈和上报审批工作；

●各项费用和收入回收的监督工作,费用和收入包括:

返利、降价、退残、营业场所支持费、展台灯箱维护费、市场推广费、促销管理费、广告费；

●与财务部门协调按期收缴增值税票的工作；

●定期实施品牌优化及ABC类管理；

●适时地进行新产品的开发和引进工作；

●依据销售部要货计划，调整并制定采购订单；

●依据市场反馈信息与厂家洽谈，调整供货价格；

●对商品库存结构进行合理调整，协助销售部将库存商品周转天数控制在16天之内；

●加强与知名品牌的战略合作，提高经营质量；

●完成总部采购中心交办的各项工作；

●根据实际销售情况对商品提出品牌优化工作的建议；

●完成分部总经理交办的各项工作。

分部采购总监、采购经理

报告上级：

总经理、采购中心总经理、采购中心副总经理、总部采购中心各部部长、分部总经理

督导下级：

分部采购部主管、各科业务、总干事

岗位职责：

●根据总部政策方针组织分部采购部制订实施方案及实施计划；

●根据总部下达的年度、季度、月度商品销售任务和商品销售政策，参与讨论并制订分部销售计划，并监督门店实施情况；

●对各种合同预案、特价机、包销机等合同的审核，并上报总部采购中心审批；

●严格把握商品货源渠道，负责审批进货的品种、数量、供价及建议零售价等；

●与厂家和供货商保持经常性的联系，随时掌握其销售政策的变化，并向总部采购中心汇报，利用公司的规模化经营，不断向厂家及供货商争取更有利的销售政策；

●掌握每日残次商品情况，负责及时处理，减少残次；

●根据工作需要，积极选拔培养业务骨干；

●对本部员工的日常工作进行指导及业绩考评；

●合理的使用资金，对用款进行审核、上报；

●完成总部及分部总经理交待的各项工作；

●监督本部门各项工作的完成情况。

分部采购部主管

报告上级：

分部总经理、分部采购总监及采购经理、总部采购中心部长、总部采购中心主管、总部采购中心业务

督导下级：

业务人员、干事

岗位职责：

●负责本地区配送中心及门店商品的进货，监督各门店的业务工作；

●负责本部门的业务谈判、合同的签订及采购政策的落实；

●制订、审核采购供价文件；

●严格把握商品货源渠道，负责审批进货的品种、数量、供价及建议零售价等；

●协助销售部门洽谈大型的广告促销活动方案；

●负责专项任务的完成与监督执行；

●负责对市调结果的跟踪解决；

●与厂家和供货商保持经常性的联系，随时掌握其销售政策的变化，并向总部采购中心汇报，利用公司的规模化经营，不断向厂家及供货商争取更有利的销售政策；

●掌握每日残次商品情况，负责及时与厂家沟通进行处理；

●协助财务部门对税票及时催缴；

●对本部门上报的各种报表、数据进行核实审定；

●合理建议定岗定员，积极选拔培养业务级人才；

●对业务员的日常工作进行指导及业绩考评；

●完成上级领导交赋的各项工作任务。

分部采购部业务

报告上级：

分部采购总监、采购经理、采购主管

岗位职责：

●收集市场信息，掌握本部门经营状况，随时向上级反映情况并提出建议。

熟练掌握商品的型号、价格、功能，努力开发新产品、新市场。

●负责办理具体业务工作，参与业务谈判。

协助本部门主管工作，发展与供货商的合作关系；

●掌握分部各门店商品的进销存情况，协助本部主管调整库存，组织促销活动，及时退换残次商品；

●制定、上报所负责相关商品的采购供价文件，并及时完成总部要求的调整供价工作；

●协助财务部门对税票及时催缴；

●负责专项任务的完成与执行；

●对市调结果的跟踪解决；

●完成领导指派的其它工作任务。

分部采购部总干事

报告上级：

分部采购总监、采购经理、总部总干事

督导下级：

分部干事

岗位职责：

●分配、协调各部门干事的日常工作；

●对各类报表、文件、资料、数据、公函进行系统的归档管理；

●拟订各种公函、投诉函；

●汇总各种报表，及时上报；

●监督合同的填报、跟踪、上报及汇总备档；

●汇总管理各科客户档案；

●负责对来访客户的日常接待工作；

●完成总部总干事及总部相关干事所交办的临时性任务；

●负责协调采购部门与其他部门的日常对接工作；

●完成领导指派的其他工作。

分部采购部干事

报告上级：

分部采购部主管、总部总干事、总部对口干事、分部总干事

岗位职责：

●拟订各种公函、投诉函；

●汇总各种报表；

●合同的填报、跟踪、上报及备档；

●供价文件的制作、存档，确保供价文件的及时更新；

●建立管理客户档案；

●收、发传真，并整理保管有关业务文件；

●负责对来访客户的日常接待工作；

●完成总干事及总部相关干事所交办的临时性任务；

●完成领导指派的其他工作。

供应商管理

厂商联手

整合资源

第一节供货渠道的确定

采购中心作为与上游厂商直接对接的部门，必须明确按照“货进源头”的原则基准开展工作。

向生产厂家直接采购才能确保商品的供货价格优势，减少中间环节才能降低采购成本。

对供货渠道的确定与管理按以下步骤进行：

1、根据市场需求对公司经营范围之内的商品品类进行确定，同时结合销售中心意见确定采购需求；

2、.对于冰箱、洗衣机、彩电、空调等大件商品要求全部与厂家直接合作，也就是和当地的分部、办事处合作。

对于IT、手机、白小、影音等品类，由于受厂家自身实力、渠道所限可与代理商合作；

3、代理商的选择规定：

通常来讲，以级别最高，实力最强，具有一定的物流、资金流能力，并具备对市场开发、建设以及营销方案策划能力的代理商为我方首选；

4、单一品类的商品有多条供货渠道，采购部门必须掌握其中重点渠道，建立业务关系，以便货比三家降低采购成本。

注：

采购部门对确定以经销方式采购的商品必须与生产厂家建立直接业务联系并保持长期稳定的合作关系。

对于确定以代销方式采购的商品也必须与生产厂家建立业务联系，了解生产厂家的经销条件，并必须与厂家认可的、优秀一级代理商合作。

条件成熟时可以采用经销的方式与生产厂家直接合作以获取更高的经营利润。

第二节供应商资质的确定

对于已确定的供货渠道，公司按标准进行资质认证：

1．供应商必须具备一般纳税人资格；

2．生产厂家必须具备国家颁布的生产许可证、销售许可证及ISO质量体系认证、商品3C认证等有效的相关证书；

3．代理商必须具备生产厂家认可的代理资格证明及上述各项资质。

第三节建立供应商档案及互访制度

一、建立供应商档案

为了便于管理，对所有供应商必须建立资料档案。

以表格形式（插入）：

包括供应商编码、法人代表、主要业务负责人、联系电话、公司地址、经营品种、合作时间等，且此档案应月月更新。

二、建