公文筐例题.docx

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•背景信息：

今天是2012年11月18日下午2点整，恭喜您有机会在以后的3个小时里担任豪杰贸易公司人力资源部经理的职务。

豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源部下设三个处，人事处、劳资处和福利处，分别处理人力资源调配、工资奖金和员工福利等各项工作。

文件1李总监，您好！

•我是××软件开发公司技术主管李文，我们为贵公司定制的人力资源管理软件系统的试运行正在进行。

按照协议规定，在9月20日之前完成试运行。

按照合同规定，我们曾商定过，九月份之前完成对于贵公司使用者的培训。

由于贵公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管人员以此为由，拒绝支付剩余款项。

我们希望，能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜？

谢谢您。

1.授权下属进行详细情况的调查

1.1了解软件的实际运行情况

1.2了解培训未能进行的原因

2.要求下属提供详细的书面调查报告,围绕合同内容,提出具体的解决问题方案

3.听取财务等相关部门的意见，修改预案，采取必要措施，保证该项目顺利完成

4.要求下属完成项目合同中未尽事宜,如做好人员培训的准备、修补完善软件系统等

5.如果本公司遇到特殊困难不能履行合同时，应按合同提出对策并做好谈判的准备

6.注意公司形象,考虑到与该公司长期合作的可能性,与对方保持良好的合作关系

文件2

李总：

您好！

•最近我在工作遇到了一个麻烦：

上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的重大项目后，您在对我们的工作进行评价时，仅仅肯定了我的贡献，并给予我一个出国进行培训的机会。

我出国回来后的最近一段时间里，这两位助手和我关系就变得微妙起来，工作的开展也明显受到影响。

这样拖下去，肯定不是一个办法。

您看我该如何处理这个问题？

•1.肯定下属的工作，说明奖励的必要性和重要性；

•0自己亲自和有情绪的员工谈话，消除其误解

•2.深入调查，弄清事件产生的原因，授权下属认真处理该事件

•3.提示下属采取必要措施，不要因此影响当前工作任务的完成

•4.建议下属在适当时机采取合适的沟通方法，使问题明朗化，并逐步解决

•5.承认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩

•6.建议下属在其团队内分享自己的培训成果,持续地进行沟通

•7.采取必要措施,避免对组织中其他成员产生不利的影响

•8.总结经验教训，建议改进团队任务分配和激励计划，避免此类事件再次发生。

【情境】

•华达公司是一家大型民营上市公司，业务领域涉及水利工程，环保科技和电力自动化等多个领域，其人力资源部下设五个主管岗位，分别是招聘主管，薪酬主管、绩效主管、培训主管和劳动关系与安全主管，每个主管有2-3位下属。

今天是2006年7月9日，你（李明翔）有机会在以后的3个小时里担任该公司人力资源部总监的职务，全面主持公司人力资源管理工作。

•现在是上午8点，你提前来到办公室，秘书已经将你需要处理的邮件和电话录音整理完毕，放在了文件夹内。

文件的顺序是随机排列的，你必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。

11点钟还有一个重要的会议需要你主持，在这3小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，没有任何人来打扰。

•任务在接下来的3小时中，请你查阅文件筐中的各种信函，电话录音以及Email等，并用如下的回复表作样例，给出你对每个材料的处理意见。

具体答题要求是：

•确定你所选择的回复方式，并在相应选项的“□”里划“√”

•请给出你的处理意见，并准确、详细地写出你将要采取的措施及意图。

【文件一】

类别：

电话录音

来电人：

刘增国际事业部总监

接受人：

李明翔人力资源部总监

日期：

11月18日

李总：

您好

•我是国际事业部的刘增，今年年10月中旬，人力资源部曾要求各部门上报2011年的大学生招聘计划。

由于我部业务的特殊性，不仅要求较高的英语水平，而且要懂理一定的专业知识，这类人员在校内招聘的难度很大。

此外，由于我们公司薪酬水平较低，即使招聘来也很容易流失，过去几年的流失率高达74%。

为此我们国际事业部多次召开会议，并初步达成共识：

公司需要制定中长期的人才规划以吸引并留住优秀人才。

•但是，到底该如何操作，尚无具体方案。

我刚和总裁通过电话，他建议我直接与您沟通，不知您有何意见想法，请尽快告知。

•回复方式：

电话回复。

•作如下考虑后约刘增面谈：

•1、责成招聘主管去国际业务部作已人员流失调查，并分析原因；并至国际业务部听取意见，草拟适合公司特点的中长期人才规划；

•2、责成薪酬主管做一份同行业薪金水平调查，对比分析国际业务部薪金水平情况；与财务等部门沟通，了解公司工资承受能力，决定国际业务部人员薪金提升幅度的可能性；

•3、责成劳动关系主管派员与流失人员面谈，了解流失原因；

•4、责成培训主管重点研究国际业务部情况，修改完善员工培训管理规划，重点突出英语培训；

•5、亲自与总裁交换意见。

【文件二】

类别：

电话录音

来件人：

王睿劳动关系与安全主管

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月9日

李总：

您好！

•我是王睿，有件事情非常紧急，今早七点，我接到郑州交通管理局的电话，六点十分在郑州203国道上发生重大交通事故，我公司销售部的刘向东驾车与一辆大货车相撞，刘向东当场死亡，对方司机重伤，目前正在医院抢救，与刘向东同车的还有公司的销售员人员蔡庆华、隋东和王小亮、三人都不同程度受伤，但无生命危险。

目前事故责任还不能确定，我准备立刻前往郑州处理相关事务，希望您能尽快和我联系，商量一下应对措施。

•回复方式：

电话回复

•立即电话联系王睿，并作如下安排：

•1、立即向主管总裁汇报；

•2、立即根据公司应急预案组成事故处理小组；

•3、联系相关医院和郑州交警部门，确保伤病员的全力救治；

•4、联系伤亡员工家属；

•5、联系郑州交警部门，确定事故责任，全力维护公司利益；

•6、与销售部门联系，确保货物安全，做好工作交接，处理好与供应商的关系，求得理解；

•7、做好伤亡员工家属前往郑州的准备；

•8、联系保险公司，协商理赔事宜；

•9、事故处理完后，要召开一次会议，分析事故原因，修改应急预案，防止事故再次发生。

【文件三】类别：

电了邮件

来件人：

张玲绩效主管

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月7日

李总：

您好！

•公司今年结束年中的绩效考核后，准备实施基于目标考核的新的绩效考核系统，从上周起要求各部门经理和员工一起制定员工下半年的工作目标，按原定计划，该项工作应在下周三前完成，绩效监督小组对工作进程进行了检查，发现全公司32名部门经理仅有4个完成了工作，大部分经理尚未开始进行目标设定，当我们希望他们加快进度时，很多部门经理抱怨根本没有时间，觉得和员工共同制定工作目标是表面文章；还有部分部门经理认为这是部门内部的事，监督小组是在干涉他们的工作。

目前工作进展很不顺利，请您能给我们一些支持。

张玲

•回复方式:

书面回复

•书面回复张玲并作如下安排：

•1、请在近期内根据工作安排继续落实新方案；

•2、召开各部门会议，分析绩效考核系统进展缓慢的原因；

•3、向各部门解释新绩效考核系统的目的、意义和要求；

•4、肯定四个已完成方案制定部门的成绩，推广他们的做法；

•5、派员协助各部门制定新考核体系；

•6、在原定时间基础上，适当延长2-3天时间，让各部门能充分结合公司要求做好新方案；

•7、监督小组及时加强与各部门的沟通和协调，确保新考核体系的制定与公司提出的总目标的一致性；；

•8、决心绩效考核方案的制定必须有员工参加，确保公平与效率，发挥好激励作用。

【文件四】类别：

电子邮件

来件人：

陈欣培训专员

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

李总：

您好！

•公司四月份在南非首次承接的420工程现已开工，工程部准备委派6名高级技术人员到南非提供技术报务。

可是，这6名技术人员英语水平较差，虽经过为期半年的在岗英语培训，但效果不尽人意。

因此，工程部计划临时安排他们去英语学校参加封闭式培训，培训时间为2个月，费用为每人10000元。

该计划已经上报人力资源部。

可是，昨天工程部来电称，财务部不同意支付培训费用，理由是该培训事先没有计划和预算，资金周转不过来，这几名员工原计划10月份赴南非，工程部担心如果不能按期派人提供技术支持，可能会影响合同的执行和公司的声誉。

目前，工程部非常焦急，请求您出面协调，敬请尽快回复。

•回复方式：

电子邮件回复

•回复陈欣，并对工作提出如下要求和安排：

•1、为树立公司良好形象，确保工作如期开展，必须开展好本次英语培训；

•2、与工程师面谈，了解培训效果不好的原因；

•3、认真总结这次岗位培训情况，分析效果不好的原因；

•4、与工程部沟通，请他们放心，英语培训一定要进行，人员可以如期派出；

•5、与英语学校沟通，拟定外语学校培训方案；

•6、与财务部门沟通，拟定新增培训费用预算；

•7、加强培训工作管理，对培训情况进行跟踪评估，确保效果；

•8、要吸气教训，今后在培训开发上要注意：

•①要注意过程控制，确保效果；

•②要考虑公司在南非业务的拓展，重点要做好相关员工英语培训；

【文件五】

类别：

书面请示

来件人：

娄奇招聘主管

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月7日

李总：

您好！

•由于业务调整，今年三月，公司决定停止化工产品的研发工作，将化工研发小组并入到研究方向相似的环保研发小组，并由原环保小组的项目主管全权负责。

最近几个月，原化工小组的成员流失严重，我们高薪聘用了几位博士也提出了离职申请，通过和他们的沟通，原化工小组的成员普遍反映无法与原环保小组的成员合作，在工作中受到忽视，重要的研讨会议从来不通知他们，只让他们做一些类似输入数据的简单工作。

在上半年的绩效考核中，很多原化工小组的成员觉得受到了排挤，考核结果都不理想。

针对此事希望您能给予指示。

•回复方式：

书面回复

•准备约谈娄奇，并要求娄奇做好如下安排：

•1、公司因业务调整，将化工小组并入环保小组的决定是不可更改的。

•2、与环保小组项目负责人座谈，了解原化工小组人员离职原因；

•3、与原化工小组人员面谈，调查了解工作现状及不满意原因；了解是功能性离职还是失能性离职，并做出相应安排；

•4、召开离职人员座谈会，感谢他们为公司所作的贡献，并为他们办理相关手续；

•5、加强工作职位分析，做到人员与职位匹配；

•6、建立吸引和留住员工员工的长效机制；

•7、建立员工沟通平台和申诉机制；

•8，加强团队建设；

•9、加强沟通，建立与公司战略目标一致的人力资源规划；

•10、绩效考核方案要注意员工的参与，充分发挥激励作用。

【文件六】

类别：

便函

来件人：

章亮总载

收件人：

李明翔人力资源部总监

日期：

7月8日

小李：

•9号下午你是否有空，我刚刚看过上半年的绩效考评结果，综合过去两年来各部门运行情况，我觉得有必要对公司的中层干部进行调整。

另外，公司明年要上一些新项目，需要有针对性地补充一些管理人员，我想听听你的意见，请准备一下相关资料，并与我联系。