物业管理信息化系统建设方案书.docx

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物业管理信息化系统建设方案书

物业管理信息化系统建设方案书

北京天诚卓越科技有限公司

2008年3月

目录

前言

北京天诚卓越科技有限公司是一家专业致力于物业管理行业信息化建设的高科技软件公司。

公司人才济济，软件开发人员均具有多年物业管理行业应用软件开发和技术服务的成功经验，保证了公司软件产品完全符合物业公司的业务流程和应用特点。

服务为本的宗旨：

公司凭借多年应用软件的开发和实施经验，总结出行业应用软件的成功与否，关键在于确立全程服务的思想。

我们认为行业应用软件不存在产品的概念,标准的软件产品只是提供服务的前提和基础，对待每一个用户，不论大小,都必须经过前期的业务分析，中期的软件修改,后期的继续完善；这样的应用软件才能真正的为用户带来效益,被用户所接受，才能被用户使用。

公司成立以来，正是由于一直坚持着这样的全程服务思想,才被每一家用户所认可，让用户和我们达到了双赢。

物业管理正在逐步走向规范化和现代化，随着数字社区、智能化小区的不断发展和完善，也要求物业管理公司提提升自己的管理手段和服务水平,实现物业的计算机化管理是一个前提，也是一个基础。

天诚物业管理软件首先实现了物业公司日常的业务处理，包括房间、住户资料登记和管理,功能强大的物业收费系统，收款方式灵活,收费项目和标准的自定义等;物业公司内部的信息化管理和无纸化办公也是天诚科技物业管理软件的重要组成部分，包括物业维修料库、办公用品库的入库出库管理，社区设备的管理和维修，住户维修的派工等内容。

天诚物业管理软件不仅是物业公司全面规范和提升管理水平的载体和工具，更是物业公司为住户提供多元化增值服务的平台，数字化社区的综合管理/服务平台的基础就是物业管理软件。

一、物业管理信息化的必要性

由于物业管理涉及的管理范围较为广泛，管理内容繁杂，加上政策性的变动因素，日常工作需要耗费大量人力和物力,而采取现代化电脑管理手段是一种行之有效的解决方法，电脑化管理在物业管理中的作用主要体现在:

●全方位的快速查询减少重复劳动：

物业管理中房产资料、业主资料、交费情况以及文件档案的数量宏大,手工整理、统计汇总工作量非常大而且繁琐，查询某房产资料或业主交费情况往往需要较长时间。

通过计算机辅助管理，可以随时按房间号、业主姓名等多种信息进行任意查询,更可按综合组合条件查询,减少了大量重复工作，工作效率也大大提高。

●完整的工程及服务档案提高管理水平：

物业管理除了涉及房产、业主和客户管理之外,更要提供工程设施维护、维修、装修服务与管理。

计算机完整的工程档案与客服档案可以使管理人员随时了解最新的情况，更可以规范维护、服务标准,帮助管理人员合理安排工作时间.

●各项费用自动计算减少工作差错与负担：

物业管理中一项重要的工作是各项费用的计算、统计、汇总，然而由于费用项目较多、计算方法繁琐、手工处理操作差错率较高,而且工作负担繁重.计算机光管理利用了计算机运算速度快，准确率高的特点，使得各项费用的计算统计汇总工作既简单、方便又能轻松自如.

●自动控制各项管理费用收缴保证公司利益：

管理费用的收缴是物业公司能够正常经营的保证,也是物业公司利益实现的重要环节。

通过客户自觉交费和人工催收，往往效率较低,难以应付自如。

计算机管理可以随时监控客户交费和欠费情况，自动打印缴费通知书和催款通知书，提高收费效率,有效加强资金的回收速度。

●灵活、准确的收费提高财务工作效率：

管理面积越大、户数越多，财务收费工作越繁重,大量的水电气费、物业管理费等其它费用收费不但繁杂，而且容易产生差错。

计算机管理收费，灵活性、准确性大大提高.客户不但可以分项付款,还可以预付各项费用，财务收费人员劳动强度和工作量都大大降低，工作效率得到提高。

●全面的统计分析及时提供决策依据：

在物业管理的市场竞争中，计算机快速、自动、强大的统计汇总功能和丰富的报表打印功能,是各项数据的统计汇总、分析表格一应俱全，物业公司领导可以随时查阅到最新的详情，并依此做出快速、准确的决策，提供物业工事的管理水平与市场竞争力.

总之，计算机管理在物业管理工作中的应用，不仅可以简化、规范物业公司的日常操作，更可以促进物业管理全盘管理向现代化的企业管理迈进。

二、物业管理信息化的目标及内涵

1。

物业管理信息化建设的目标

以信息技术为支撑，以贯彻先进的物业管理模式、规范物业服务、整体优化公司资源为中心,集成房产管理、客户管理、人事管理、仓库管理、设备管理、收费管理、保安管理、绿化保洁管理的统一运行和集中监控。

其特点是：

✓服务性规范性：

信息化系统严格贯彻目前先进管理模式，在实际工作中规范物业服务业务的流程，各部门协同工作,保证服务高效、优质.

✓服务及时性：

物业行业其本身为服务型行业，对住户提供服务的实效性在很大程度上决定了公司的发展和效益，实现物业服务的信息化,为服务的及时性提供保障。

✓节约目标：

物业管理业务繁琐、复杂，具有各部门之间协同工作的特点。

单纯依靠人力来完成，不但不可能而且成本昂贵,实现信息化可节省大量人力资源,同时各部门信息共享，协同工作，从整体上降低成本.

✓规模化目标:

随着物业管理发展,破产与兼并将是今后物管市场的主旋律.“目前各类物业管理企业的发展水平差异较大,随着市场的逐步规范，会导致两种情况的产生：

一是经营规模小,、服务水平差、信誉低的物业管理公司因不能适应市场变化，最终破产倒闭；二是这些公司被实力较强、具有专业服务水平的物业管理企业兼并。

”

同时物业公司是微利行业，必须追求规模效益才能获得利润，谋取以后的发展.

✓集成化:

系统使用中心数据库，保证了数据的统一性。

因此，几乎所要的数据均可集成到中心数据库内，各职能系统模块根据相应的需求提取所需的数据，从而实现高度的数据集成，消除信息孤岛。

2.物业管理信息化建设的内涵

天诚物业管理信息系统V5.0建设基于计算机网络技术，面向物业管理各业务职能部门，为各相关部门提供所需的管理信息和决策科学化，提高企业的经济效益和社会效益。

具体体现如下：

Ø采用先进的网络操作系统，数据库系统和高效的开发工具；

Ø管理信息化，决策信息化，工作高效率;

Ø加强经济指标管理，实现动态成本分析;

Ø公司内外信息资源的深层次开发与共享；

Ø树立公司在物业行业的良好企业形象。

三、物业管理信息系统建设的原则

1。

实用性

真正为物业公司准备的管理平台.一切从物业公司的实际需要出发，充分考虑了物业公司在管理上、服务上等多方面的不足和复杂需求。

2。

易用性

本系统的开发始终围绕“科技服务社会”、“以人为本”的核心。

在功能和流程的设计上充分考虑到用户实际操作过程中可能遇到的各类问题。

即使您是一位对计算机不熟悉的工作人员，也可轻松的完成以前很久才能完成的工作.

3.安全性

本系统充分考虑到物业公司资料的保密性和安全性，特为此设置了权限功能、数据备份和修复等功能。

系统权限设置功能可根据用户的部门及工作职责来自定义不同的操作权限，以保证每一用户的合法性，保障公司数据的安全性、保密性。

如收费管理功能的权限应该是由财务部门的相关的工作人员来使用，其他人员是不能进入的。

4。

及时性

本系统将时事的、动态的反映小区的情况。

如：

在工程管理模块中系统能够时事地、动态地显示从各智能化系统采集过来的数据,以便及时地保养和维修设备.

5。

可延续性

本系统的扩展性极强，客户可在以购买的基础系统以外，根据自己的需求购买或升级特定的模块，从而拥有更大的灵活性。

四、物业管理系统V5。

0功能介绍

北京天诚卓越科技有限公司一直致力于物业管理行业的软件开发工作，对物业管理工作有很深的了解。

对各类物业办公管理的实际情况进行了深入细致的调查研究和跟踪分析，对物业管理丰富复杂的物业收费和管理实际做到心中有数，对各类需求进行了深入分析，严格分类，为各类问题提出了科学合理的解决方案。

在此基础上，推出了一套集科学性、实用性和通用性于一体的物业管理系统解决方案。

1。

房产资源

物业公司在接管物业项目时对小区、楼盘、住户单元的位置、物业类型、小区设施分布、房屋结构、房号、户型等信息进行详细描述记录.

房产资源的基本结构

房产资源模块说明：

整个模块采用树导航,实现树和三个页面的连动，树分为三级：

管理区名称、大楼名称、房间代码分别对应三页面：

管理区资料、大楼资料、房间资料。

资料的新增、编辑、保存、删除都可以通过点击相应的按钮来操作.整体操作需按一定的流程,要先新增加管理区，再生成大楼然后才能生成房间。

其中三个页面的功能如下:

管理区资料：

管理区资料记录管理区的相关资料如管理名称，地理位置等.

大楼资料：

大楼资料记载大楼相关资料如大楼名称、入伙套数等.生成房间也是在这里能通过下级表单现实现.

房间资料：

房间资料记录了房间类型、建筑面积等.为了方便用户的录入在这个页面加了一个批量录入的功能。

该页面可以录入的值都可能通过这种方式来录入。

可以大大减少用户的工作量.

生成房间可以通过两种方式来生成房间,一种按单元、楼层、房号批量生成，一种单个生成主要用于特殊房号。

在这里也可以实现房间的批量删除。

2.客户管理

帮助物业管理公司建立起完整的客户档案，对物业公司所管房间的业主进行管理的功能模块,面向物业管理处所有工作人员。

可详细记录住户的姓名、身份证号、住户类型等信息，并且还可记录和反映“同住人"的相关信息。

客户管理模块说明

模块采用房产资源的树导航，实现树和页面的连动。

主页面分为入住登记、客户管理。

在入住登记、管户管理下面分别有三个页面，这三个页面随着树点击而连动，树结点在管理区时显示第一个页面、树结点在大楼时显示每二个页面、树的结点在房间时显示第三个页面。

3.收费管理

对物业公司向住户收取各种费用进行管理，所有收费项目、客户价格类型、各类报表均可采用客户自定义方式，可随时增减修改,满足物业管理公司灵活多变的收费管理模块.

此模块面向物业管理处的费用征收员。

收费子系统功能模块有：

项目及标准设定，收费参数设定,选取收费标准，收费数据录入,收费数据计算，费用收取登记，收费凭证管理，杂费收费管理，收费统计汇总，收费情况总览,收费数据月结，报表打印功能.

4。

客服管理

对小区内和面向住户的服务相关的各种情况进行管理的功能模块,此模块面向物业管理公司所辖小区内的所有住户。

客户投诉的信息可来自电话投诉以及客户上门投诉等多种投诉方式。

这样将更有效的提高物业公司的服务品质，使物业公司不断的完善自身的管理。

客服管理模块说明

整个模块采用时间树的导航。

三个主页面分别是二次装修、有偿服务、客户投诉。

它们要用点击页头的方式来进切换。

资料的新增、编辑、保存、删除都可以通过点击相应的按钮来操作。

每个客房间都可能有多次的二次装修、有偿服务、客户投诉,每个页面都有相应的列表框来记录。

三个页面的功能如下：

二次装修：

二次装修记录相应房间二次装修的公司，装修验收情况，装修中是否有违章行为。

有偿服务:

有偿服务记录管理处对客户提出服务要求进行的服务派工安排,派工的时间,派工的人和处理的事情以及服务收费情况登记。

客户投诉:

对客户投诉的资料进行分类登记，根据投诉的内容进行分类派工到各个相关部门进行处理。

5。

工程设备

工程管理的目的是通过对物业设备的管理，使所有设备在使用中保证完好状态，满足服务的要求。

其主要的工作有：

接管设备的验收，设备的标识、建帐和资料管理，设备的故障维修以及设备的图纸资料.

6。

保安消防

保安消防的管理工作主要表现为以下内容：

保安管理、器材管理、停车场管理。

7。

仓库管理

完成物业管理公司物品进出库管理、库存物品统计查询等工作，此模块面向仓库管理人员.功能模块包括基础设置、入库出库管理、统计报表等。

8.绿化保洁

对物业管理处所管辖区域的绿化、消杀、清运等工作进行记录、检查和管理，此模块是面向管理处的相关工作人员。

它功能模块包括保洁管理、绿化管理。

9。

人事管理

主要是登记部门以及相关人员基本信息、简历、培训情况、社会关系、奖励记录、岗位变动、待遇变更和考核记录的相关资料。

五、天诚物业管理软件版本介绍

1.单机版

单机版只能在一台计算机上运用。

每增加一个管理处需要增加一个单机版。

2。

局域网

局域网指共用一个文件服务器，通过网线把计算机连接到一起。

平常所说的网络版指的是局域网。

使用局域网的特点：

✓在一栋楼（不超过180米范围）内通过网线实现联网。

✓公司软件装在一个服务器上，连接多个工作站，只需把电脑连接起来就可以了.

目前天诚物业管理软件V5。

0就是基于网络版开发的。

采用的是目前较先进的C/S/S结构模式

采用三层结构多方面的技术优势，包括:

Ø逻辑封装性：

这种模式的根基在于将以往全部由客户机完成的事务逻辑中的一部分从客户端分开。

当公司需要动态改变一个应用软件的商业逻辑规则时,只要改变一个应用服务器的程序即可，而不需要更改客户端用户界面，这样就无需中断用户,也无需为最终用户重新发放新的界面软件或亲自上门为其安装调试并重新培训用户，因此,提高了工作效率。

这种多级模式对于需经常、快速改变应用程序的行业很有帮助。

Ø性能：

性能的提高是三级模式最终被用户采用的主要原因。

将复杂的应用和商业逻辑分离出来由专门的一台应用服务器来处理，既可以提高应用的执行速度,也可以减少网络调用的通讯量。

Ø安全性管理:

在分布式计算模式中,由于所有的商业逻辑都驻留在服务器端，信息管理部门就可以十分方便地监控服务器的运行情况，很容易地控制访问服务器以及与服务器应用打交道人员的数量。

这可以大大简化管理员对系统的管理和维护的工作量,并确保系统的可靠运行。

3。

广域网

广域网是在服务器里只装一套软件，通过大型数据库建立一个网络，管理处可以直接通过电话拨号登陆到服务器中进行操作。

目前天诚物业管理信息系统广域网版采用的是：

以集团化综合信息管理中心（基于Internet互联网技术）为龙头，以天诚物业管理软件为基础,构件一个分布式的综合物业管理系统（广域网实施方案）。

以下是物业管理信息系统实施物理拓扑结构图:

广域网具体实施方案参看“集团化物业管理信息系统”