建设项目文件整理与归档.docx

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建设项目文件整理与归档

建设项目文件整理与归档

一、建设项目档案概念：

v是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。

v项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

内容包括：

立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。

v项目档案的特点：

具有成套性、专业性、动态性。

二、基本术语

v文件归档：

就是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。

v档案整理：

是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

v案卷：

是指由互有联系的若干文件组合成档案的保管单位。

v立卷：

是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

v挡号：

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

三、项目文件归档范围

v归档范围：

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》附录A分为：

v前期文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺及设备文件、项目科研文件、涉外文件、试生产及生产准备文件、财务管理文件、竣工验收文件等十二部分。

四、编制要求：

v项目竣工后，项目文件应由文件形成单位根据工程实际情况，依据行业规定、标准以及合同规定及要求编制竣工文件。

1、竣工文件的分类：

v竣工文件的分类应按《工业企业档案分类规则及分类表》分类。

2、竣工文件移交份数：

v各设计、施工、调试、监理单位应根据国家要求向建设单位提交竣工档案，一般纸质文件二份（原件与正本各一份）；电子备份光盘则按合同规定移交。

3、施工记录的表式：

v应符合现行（有效版）行业标准以及建设部等相关行业标准的规定。

4、编制审核：

v监理单位负责对施工单位编制的竣工文件进行审核。

即对施工文件、图纸和设备文件的准确性和更改情况进行审核。

5、照片、声像等特殊载体文件：

v各参建单位按各自的归档范围，根据档案国家与行业标准进行收集、整理、移交并归档。

五、质量要求

v归档文件必须字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

v打印件字体、字号必须统一，符合字迹的耐久要求。

v归档的施工文件应为原件。

应有责任人亲笔签名，不能以盖章和打印代之，并要注明日期。

v电子文件的制作应使用不可擦除型光盘。

v竣工档案案卷的装订、制成材料和卷皮规格必须符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准要求。

六、项目文件的整理

v项目文件整理，应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

原则上由文件形成单位进行整理，即谁形成谁整理。

v施工文件一般以单位工程为单位进行整理，按分部或分项工程次序依次组卷。

v编制声像档案时，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

Ø由两个或两个以上施工单位承包的单位工程。

由分包单位编制各自承建部分的竣工文件。

由建设单位进行汇总或委托有关单位汇总编目。

v同一单位工程内的案卷排列既要保持各单位编制竣工档案的独立性，又应按分部（项）次序排列编目。

v案卷及卷内文件不应有重份，不同保管期限的文件为一卷时，期限从长；不同载体文件一般分别组卷。

七、项目文件的排列

v项目前期文件、管理性文件的按问题、时间排列。

v施工文件按管理、依据、施工记录、检测报告、质量评定、验收次序排列。

v设备文件按依据性、开箱验收、设备图纸、安装调试、运行维护顺序排列。

v卷内文件一般文字在前，图纸在后；译文在前，原文在后；批复在前请示在后；正件在前附件在后如是排列。

Ø单独立卷的设计变更、原材料、焊接记录文件，按一览表、汇总表等说明性文件在前，记录在后排列。

八、案卷编目

1、案卷题名的编写

v案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。

案卷题名一般应包含以下三要素：

“项目（机组）名称+单位工程名称（或分部分项、专业、设备、系统、阶段）+文件主要内容”

v注意：

项目名称应与国家项目核准名称保持一致，或统一规定的简称。

v由两个或两个以上施工单位承包的单位工程。

题名中应在“项目（机组）名称+单位工程名称+标段名称+文件内容”。

2、卷内目录的编写：

（注意责任者、页号）

v责任者，填写文件形成单位的名称，注意要填写单位全称或规范的简称。

v注意区分，卷内目录责任者与案卷封面立卷单位，卷内目录责任者是指该份文件形成部门或主要责任单位，案卷封面立卷单位是指负责组卷的责任单位。

v页号，案卷装订成册的应填写每份文件首页上的页号，最末份文件必须标注首尾页号。

不装订的案卷应填写每件的页数。

3、卷内备考表的编写：

v备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，以及组卷需要说明的情况。

v互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的挡号，并注明其载体形式。

八、案卷装订

v文字材料可装订成册也可单份文件装订，但在同一项目应统一。

v单份装订的文件，应在每份文件首页右上角盖挡号章。

v外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号和装订形式。

外文资料应将题名译成中文，以方便管理与查询。

七、竣工图的编制

1、质量要求：

竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，做到图实相符、技术数据可靠、签字手续完备、书写材料耐久、应无覆盖现象，符合档案管理的规范。

2、编制要求：

竣工图编制单位应以施工图为基础，依据由设计、施工、监理、调试、建设单位审核确认的“设计变更单”、“工程联系单”等与设计更改有关的文件以及现场验收记录、调试记录编制竣工图，以保证竣工图的准确性。

3、出图范围与深度：

设计单位根据《电力工程竣工图文件编制规定》或合同规定，编制竣工图。

竣工图编制－－修改方法

修改步骤：

①应根据经监理和专业人员确认后的设计变更单为变更修改依据，即对设计院提供的设计变更单确认已执行的与未执行部分。

②调出涉及变更的施工图，依据变更单进行修改。

修改方法：

①文字、数字更改一般用杠改法

②线条更改一般是划改

③局部图形更改可圈出更改部位，在原图空白处重新绘制，复杂的可把变更单复印附在图后。

④变更依据应用引线在空白处标注

⑤有修改内容的每册竣工图应编制说明，方便检索。

修改要求：

①凡是结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及其他重大修改的，图幅超过35％，应重新出图。

②修改时必须注意：

字：

采用仿宋字，线：

用专用绘图工具，严禁徒手图画。

墨水：

严禁用铅笔、圆珠笔和纯兰墨水，应用黑墨水笔书写。

③制作竣工图应使用新图，以适应图纸扫描制成电子版的需求，以及保证质量。

4、引进项目、国外设备的竣工图：

v外商提供的竣工图（最终版施工图），按规定应由外方签字确认。

可外方工代，或出具委托函委托有关单位签字确认。

v外商提供的竣工图白图，应图样清晰，应是用工程专用纸张打印的，不得使用复印图归档。

5、审核要求：

v按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》6.2.1规定：

行业主管部门规定设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

6、竣工图章的使用：

v竣工图章是竣工图的依据与标志。

竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏附近的空白处。

签署竣工图章应审核签字手续要完备、齐全，不得代签。

7、属于城市规划范围的项目：

v按《城市建设档案归属与流向暂行办法》的规定，应增加编制一份与城建有关的主要建筑物及属于隐蔽工程的综合（地下）管线竣工图，并在工程竣工后6个月内移交城建档案馆归档。

8、竣工图的折叠：

v应按（GB/10609.3—89）统一折叠成A4图幅，既里折外翻，图标栏应露在外面。

建设项目档案移交

一、项目文件的归档审核

v施工单位在竣工文件收集、编制和整理后，应依次由编制方、质监部门、监理单位对文件的的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交给建设单位的档案部门。

v项目文件审核一般分技术审核和档案审核两部分。

v

1、技术审核应由各参建单位施工技术人员负责把关，主要审核与施工技术有关的内容。

v⑴核查施工技术文件的表式是否符合《施工质量检验及评定标准》的规定；

v⑵审核施工记录技术数据的可靠性，竣工图是否与现场实际相符等准确性方面问题；

v⑶检查移交的施工文件是否完整，检验记录是否符合验评标准的程序等情况。

2、档案审核应由各参建单位档案人员负责把关，主要审核归档项目文件的完整、成套和系统性，其质量是否符合DA/T28—2002标准的要求。

v⑴归档的项目文件是否图表整洁，字迹清楚，签字、印章的等责任认可手续的完备情况；

v⑵文件的有效性、文件的闭环情况；

v⑶书写材料的规范性、耐久性和不易褪色；

⑷项目文件的分类、组卷、期限划分是否合理，质量应符合标准要求等。

二、项目档案移交时间

v各参建单位应在项目实体完成后三个月内将档案向建设单位移交归档。

凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。

v在城市规划范围内的电建项目，建设单位应在项目竣工验收后，根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》规定，在六个月内向城建档案馆移交有关的项目档案。

三、移交城建档案馆的主要内容

v电源：

电厂总平面图、主要建筑物建筑竣工图、厂区外综合管线竣工图，竣工试验报告等。

v电网：

变电工程主要建筑物建筑竣工图、供电、配电线路平面图、线路地理结构图等。

四、移交程序：

v第一步：

施工单位自检。

竣工档案编制完毕施工单位先对文件的完整、准确情况和案卷质量进行自检，然后提交监理单位审查。

v第二步：

监理单位审查。

监理单位审查后若不合格，提出整改意见，退回限期整改。

合格后签署审查意见并签字认可责任。

v第三步：

建设单位正式接收。

项目档案经施工单位自检，监理单位审查后，应由建设单位做最终验收。

验收合格后，应按规定办理交接手续。

建设单位、监理单位、施工单位三方责任人必须在档案验收签证上签署验收意见，并签字盖章。

五、竣工档案的移交签证

v填写内容：

工程名称；合同号；移交档案种类、移交卷册总数；项目档案编制概况以及在整理过程中其他需要说明的问题；施工单位自检意见；监理单位验收意见；建设单位档案部门验收意见。

应附审查验收记录和移交目录清册。

v《建设项目竣工档案签证》一式三份，三方人员核对清册，责任人签字各自留存一份以备查考。

项目档案工作注意事项

一、普遍存在的问题

v制度执行不严，控制措施不力，导致文件材料收集不全；

v归档滞后，验收前突击整理，导致接收审查把关不严；

v归档内容有缺项，内容不准确，图物不符（变更、版本、数据）等现象；

v无效文件：

缺原件、签字、盖章手续不完备；

v档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清；

v忽视非纸质文件（图纸、数码照片、录音、录像）收集、整理归档；

参建单位档案整理标准不一，整理不规范

二、需正确掌握的问题

1、关于执行标准的不统一问题

v竣工图章：

国家档案局DA/T28—2002标准、建设部GB/T50328—2001、电力行业DL/T5229—2005三标准要求有差异。

v监理文件：

《工程建设监理规定》规定的移交范围与DA/T28—2002要求的归档范围有矛盾。

v设备出厂质量证明：

制造行业对出厂质量文件的规定与DA/T28—2002的要求不一致。

v国外设备白图与电子签署：

国外对设备文件的管理与国内管理方式不同造成提交的文件难以符合国内档案管理规范。

2、正确区别原件与正本：

v原件，是指最初产生的区别于复印件的原始文件（即是带有文件编制人与各方检查人亲笔签名特征的文件）。

v正本，是有规范格式和生效标志的正式文本（既是指符合规定格式的，盖有责任单位公章的文件）。

3、分清文件闭环的两个概念：

v文件形式上的闭环，即表格的空白栏和没有填满内容的地方必须划线标识或盖“以下空白”章。

文件内容的闭环，指那些整改通知单和回复单、消缺（不合格项）通知与消缺处理与验收记录。

4、对影响归档文件有效性的处理方法

v项目审批等合法性文件为复印件时，应在复印件上注明原件存档处，并由原件存档单位盖章以示证明。

v原材料质量证明文件为复印件时，复印件上应盖有供应商的确认章，物资部门应盖验货（入库）检验章。

v厂家提供的质量证明（报告）签署为印章和代号章的，可参照焊接工程文件归档的做法，既厂家应提供检验人员资格证复印件或证件一览表。

v关于外委的依据性文件，受托单位应提供的过程文件和最终报告，并有责任人签字印迹和公章。

三、关于原材料文件的组卷

v编制原材料文件时，应把报验单与附件合在一起组卷；原材料出厂证明及试验报告，如钢筋、水泥、砂石、混凝土、焊条等可单独组卷，必须编制跟踪记录以及使用部位一览表。

v与施工图有关的设计变更文件，可以单独组卷，应由建设单位作出统一规定。

设计变更的执行情况应编制一览表、图号对照表，易于检索查找。

四、做好可追溯性材料的编制

v原材料跟踪记录的编制

主要内容应包括：

编号、厂家名称、到货日期、规格、数量、出厂合格证编号、报验单和复试报告编号、领用单位、数量、使用部位等。

v设计变更一览表的编制

主要内容应包括：

变更单编号、变更原因、变更内容、图号对照、核定单编号、执行情况等。

建设项目合法性文件

一、建设项目合法性文件

v1、项目核准、开工批复（发改委）

v2、规划许可证“建设项目选址意见书”（规划部门）

v3、土地使用证（土地局）

v4、水资源审批文件（不含输变电）（水利部门）

v5、概算批复文件（项目立项审批部门）

v6、招投标程序符合“招投标法”规定（上级主管单位）

v7、（施工单位跨省）施工许可证（施工单位办理）（建设厅<委>）

v8、质量监督注册证书及规定阶段的监督报告（质量监督中心站）

v9、移交生产签证书（启委会）

v10、消防专项验收证书（不含输电）

v11、建设项目职业卫生专项验收（卫生部门）

v12、安全专项验收证书（安全生产监察局）

v13、劳动卫生专项验收证书（劳动保障部门）

v14、环保专项验收证书（环境保护部门）

v15、水土保持专项验收证书（水利部门）

v16、档案专项验收证书

v17、锅炉压力容器运营证（只限火电）（技术监督局）

v18、无拖欠工程款、农民工工资证明（上级主管单位）

v19、竣工决算（上级主管单位）

v20、竣工决算审计报告（有资质的第三方会计师事务所）

v21、竣工验收签证书

（由立项审批部门或受其委托单位组织安全、消防、土地、水利、环保、档案等专项验收单位参加）