合同管理存在的问题及解决对策.docx

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合同管理存在的问题及解决对策

合同管理存在的问题及解决对策

一个企业的经营成败与合同和合同管理有密切关系。

因此，必须十分重视合同及合同管理。

本文围绕近年来建筑施工合同管理实践中暴露出来的常见问题，进行深入分析，并提出治理对策，目的是有针对性地加强企业的合同管理，维护企业的合法权益。

一、建筑企业合同管理中存在的主要问题 

（一）合同签订阶段的问题

合同签订阶段的问题，常见的有：

1.合同主体不当。

合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一。

而合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。

这里要防止两种倾向：

一是虽然具有上述两种能力，但不是合同当事人，即当事人错位，这也是合同主体不当；二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。

2.合同文字不严谨。

不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。

依法订立有效的合同，应当体现双方的真实意思。

而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。

可以说，合同讲究咬文嚼字。

3.合同条款挂一漏万。

就是不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。

常见遗漏的部分往往是违约责任。

一旦发生违约，在合同中没有写明如何处理违约的条款，就无法追究责任。

4.只有从合同而无主合同。

主合同是指能够独立存在的合同，如建筑工程总承包合同等。

从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保证合同、抵押合同等。

没有主合同的从合同是没有根据的合同，是“无源之水”。

5.违反法律法规签订无效合同。

《合同法》第52条规定，违反法律、行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，而无效合同是不受法律保护的。

目前不少建筑企业所签订的合同，有些是以合法形式掩盖非法目的，实质也是无效合同。

6.境外合同文本的疑问。

我国加入WTO后，有些合同使用境外文本。

由于国情不同、语言文字不同，加上翻译问题，这些合同文本存在不少疑问。

对这些疑问不能回避，必须在合同上加以澄清，弄清其含义，或堵塞其漏洞，以免造成损失。

（二）合同履约阶段的问题

1.应当变更合同的没有变更。

合同变更包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。

合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好地履行和一定目的的实现。

作为承包方的建筑施工企业，更重要的是维护自己的合法权益，其关键在于合同变更要及时。

2.应当发出的书函（会议纪要）未发。

在履约过程中及时发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是履约的一种手段，也是建筑企业自我保护的一种招数，可惜这一点往往被忽视，结果施工企业受到惩罚。

《建设工程施工合同（示范文本）》把双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分，因此必须给予足够重视。

3.应当签证确认的未办理签证确认。

履约过程中的签证是一种正常行为。

但有些建筑公司的现场管理人员对此并不重视，当发生纠纷时，常因无法举证而败诉。

4.应当追究的却过了诉讼时效。

建筑企业被拖工程款的情况相当严重，但因没有及时诉诸法律，当起诉时已超过两年的诉讼期，无法挽回损失。

超过诉讼时效等于放弃债权主张，等于权利人放弃了胜诉权。

5.应当行使的权力没有行使。

《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权，但大多数建筑公司不会行使。

发包方不按合同约定支付工程进度款，建筑公司可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果客观上造成了垫资施工，发包方的欠款数额愈来愈大，问题更难解决。

6.证据（资料）的法律效力未能得到足够重视。

并不是所有的书面证据都具有法律效力。

有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或签名的、有明确内容的、未超过期限的。

不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。

二、解决企业合同管理中存在问题的主要对策 

（一）提高合同管理人员素质

提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务，又是当前的迫切需要，可从下述四方面着手：

1.选好人员。

企业领导可依照合同管理人员应具有的素质条件，选择本企业优秀人才担任合同管理人员，也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员。

在选拔过程中坚持优胜劣汰的原则，把优秀人才放在这个岗位上。

2.组织好在职学习。

可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，使其在岗位成才。

3.选送有关院校深造。

每个企业都应培养较为出类拔萃的合同管理人员，企业要舍得花钱进行智力投资。

4.建立岗位责任制。

对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确其责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予奖励。

通过以上途径，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、语文水平和业务能力。

（二）建立和健全企业的合同管理体系

主要是建立和健全企业合同管理的组织网络和制度网络。

组织网络，是指企业要由上而下地建立和健全合同的管理机构（包括专职机构和兼职机构），使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到各个角落。

 制度网络，一是指企业要就合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循；二是指企业各层次都应有自己的合同管理制度。

建立和健全建筑施工企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。

合同管理的组织网络和制度网络，构成企业合同管理体系。

体系的动作，必须通过定期的检查来保证。

要检查合同管理组织和制度是否适应合同管理的需要和市场需要。

对不适应部分进行必要调整，不断完善。

（三）积极参加“重合同、守信用”活动，提高企业合同管理水平 

“重合同守信用”活动，是工商行政管理部门根据《合同法》的诚实信用原则开展起来的，目的是提高合同履约率，维护市场秩序和经济秩序。

企业应主动、积极参与“重合同、守信用”活动，营造“重合同、守信用”的氛围。

经济合同管理中存在的问题及对策

随着市场经济的发展，市场交易越来越频繁，在各种经济交往中，人们为了使交易顺利进行，对双方的意见达成共识，就形成通常所说的合同。

合同是什么？

合同是交易各方对最终形成的整个交易模式的记载。

它不仅仅是一些基本的交易条件的体现，更是整个谈判过程的思想产物。

合同的形成一定要在各方的信息交流之后。

如果交易各方不进行琢磨与推敲，合同则无从谈起。

合同既然是交易模式的记载，那么它的主要阶段包括:

交易前的商谈、形成合同书，交易的履行，交易完毕后问题的处理。

合同的管理就是对整个交易过程的监控。

其分为三部分：

事前的管理，就是形成合同书的过程。

事中管理就是履行过程的管理。

事后管理就是后续问题的管理，如合同履行不适当的追究违约责任的问题的处理。

下面就依据合同管理的三部分，分析我公司在合同管理方面存在的问题及应采取的对策。

 合同的事前管理

合同的事前管理包括事前的调研、考察，谈判，形成合同书三个环节。

1. 事前的调研、考察

 既然我们明确了要交易的标的，那么我们就对交易的对方进行调查研究。

调查研究主要围绕以下两方面进行。

第一考察交易对象的主体。

一个合格的主体是整个交易的基础。

如果主体不合格，那么整个交易都处于不稳定状态，随时有被撤销的可能。

如我们选择了一个不具有主体资质的压力容器制造厂家制造压力容器，造成安检不能通过，而使产品无法使用。

选择不具有相应资质的承包商，承揽了工程，可能造成工程无法交付。

主体的适格是交易的前提。

是法人的要考察其营业执照，有资质要求的要考察其资质证书及等级，考察时要检查其原件或经检查无误的复印件。

是自然人的要考察其身份证或能证明其身份的其他证件。

其他组织或合伙企业的要考察其执照。

且忌不认真考察主体资格，而搞不清交易的对方。

第二对交易对方的商务调查，其中包括资信、性质、规模、产品的市场占有率，产品的先进性、己方的兼容性，价格与产品的性能比，效益性，同类产品的比较，商务调查虽不能穷尽对方的情况，但应尽可能的详细。

建议制定商务考察的基本事项，坚决杜绝考而不察现象的发生。

交易对手的信息了解得越透彻，信息量掌握的越多，越使自己占有力的位置。

被动往往是由于信息的不对称而引起的。

2．会谈

会谈是双方达成合意的前提，会谈的主要内容及即是合同的主要内容，包括合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行的期限、地点和方式、违约责任，解决争议的方法。

在会谈中要对合同的难点，双方分歧的、履行中已发生分歧的，谈实，谈透，不要作君子协定，该说得一定要在会谈中说明，不要使用易发生歧义语言。

对数量一定要明确，对质量要说明采用的标准，对价款要确定。

避免使用发生歧义的语言。

对合同履行得细节一定要谈的细，做到尽量把交易的风险全考虑进去。

会谈的过程就是模拟交易的过程，这一过程忌浮躁、不实。

一个问题的不清，就为今后纠纷发生埋下隐患，危机交易安全。

会谈是合同管理的关键环节，这里不仅包括技术性的问题，也包括法律的问题，虽然合同自由，但是一旦承诺，就要履行。

合同的风险大量是此阶段会谈不充分引起的。

3. 合同书的签订

 经过前面的工作，依据会谈的记录，形成的语言文字性的东西，固定在一定的载体上，它是会谈的直接结果。

但是合同不仅包括合同书。

这一阶段出现的主要问题是对与合同有关的单证保存不完整。

出现这一问题的原因主要是对合同理解片面，仅理解为合同就是写在纸上的合同书。

其实合同是交易模式的记载，合同的当事人在合同签订、履行过程中达成的合意，都是合同的有机组成部分。

合同书、电传、签单、价格确认函、工程量签单、验收记录等，这些资料的确认和留存，对于合同的履行、出现问题的解决、风险的防范具有重要的意义，并对其他合同的签订、履行、客户的信息具有重要的参考意义。

因此一定要加强对合同资料的管理。

款到发货，货到付款

 第二部分：

合同的履行

合同的履行就是交易的双方全面的、适当的完成合同的义务实现合同的权利。

合同的履行是整个交易的中心环节。

合同履行的不好，双方的权利、义务交易的目的不能很好的实现。

合同书签订后，双方对交易的过程做了预测，下面的问题就是按记录去做。

但是合同书毕竟是双方事先对交易的模拟进行。

在具体实行过程中，难免出现当初预测不到的。

这一阶段易出现的问题是，一、合同履行过程中各相关部门缺少沟通。

我公司机构设置较完备，一个交易的完成要经过多个部门的配合，这样能在最大程度上减少管理中出现的问题。

但也易造成相关的部门各自为政，互不沟通，出了问题相互推诿。

如货到后的及时检验的问题，发现问题及时沟通、协调。

如让财务部门中止付款，向合同的对方发传真告知，追究违约责任。

如在质保期内发现问题及时通知对方，造成损失的要扣除质保。

二、合同书不是履行前签订，而是在履行一段时间，甚至在履行完毕后为了应付检查补签合同书。

合同书的签订是为了发生纠纷或在履行过程中发生问题时找到能拿出让别人观看的证据。

虽然口头合同在我国法律上是认可的。

但由于口头合同具有不再现性，造成出现纠纷时无法再现，往往出现各说各的理，使人很难判明那些是当初达成的合意，那些是当事人为了推卸责任故意编造的谎言。

造成这种状况的原因是有些人过分相信对方，抱有侥幸心理，认为标的小、双方是老关系等，但是一旦出现大的风险，可能就解决不了，如在修理合同中出现人身伤亡的。

或在施工过程中出现较大事故的。

应杜绝此类事情的发生。

三、合同履行中或履行完毕后签字混乱。

合同一方的签字是表示对该事实的认可。

我们说得每一句话，每一个签字，在诉讼中都可能使我们陷入被动，特别是合同履行完毕或和对方发生严重分歧时，每一个签字或表态都有可能使对方作为诉讼的依据。

对此类签字和相关的业务科室沟通，且经分管领导审查后方可签字。

四、对不能及时履行的合同，或无履行必要、或对方严重违约致使不能实现合同的目的，不及时解除，听之任之。

对于在合同中未订立履行期限的合同，如不再履行应及时通知对方解除。

通知最好用传真或特快专递的方式作出。

五、超过履行期限未履行完毕的合同，不解除，也不追究违约责任，在对方提出履行时，不再对合同变更，而用想当然的方式履行，最终由于情势变更，把自己推向不利的位置。

对此类问题，应严格按合同履行，