装备采购合同管理规定.docx
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装备采购合同管理规定
装备采购合同管理规定
篇一：
采购合同管理制度
采购合同管理制度
总则
1.为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。
2.本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
采购合同的编写
1.公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
2.公司一次性采购物品金额高于购（成都市外）必须签订合同。
3.采购合同的编写程序。
1）选择供应商。
必须是公司认可合格供应商。
2）进行谈判。
采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购
物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
3）拟定草案并评审。
采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草
案，报送法律顾问审核及总经理\分管副总进行审批。
4）拟写正式的采购合同。
采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经
理\分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。
1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2）采购物品的单价、总价。
3）采购物品的数量与规格型号。
4）采购物品的品质和技术要求。
5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6）采购物品的验收标准和方式。
7）付款方式和期限。
8）售后服务和其他优惠条件。
9）违约责任和解决争议的方法。
5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。
采购合同的签订
1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。
2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。
3.对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
4.签订后的合同由财务部保管。
采购合同的执行与控制
1.合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。
2.采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。
3.采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。
如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
5.在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
6.采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。
采购合同的修改与终止
1.在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。
2.在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。
3.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。
4.有下列情形之一者，视为合同终止。
1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。
3）出现违背合同条款的状况。
4）逾期没有履行合同约定的。
5）发生符合合同条款中合约解除的事项。
合同纠纷的处理与合同管理
1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。
1）与供应商协商解决
2）请第三方协调解决。
3）由仲裁机构进行仲裁。
4）通过法律途径解决。
2.采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。
1）泄露合同内容。
2）私自更改合同内容。
3）丢失合同。
4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。
3.参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经
济处罚，情节严重者将
依法追究其法律责任。
附则
1.本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。
2.本制度自总经理\分管副总办公会议审议后执行。
篇二：
采购合同执行管理规定
目的：
为了进一步严格合同执行力，加强供应商管理，控制采购成本，特制定采购合同执行管理规定。
适用范围：
本规定内部定适用于公司采购流程所涉及到的相关部门，外部适用于供应商管理。
定义：
无
权责：
采购部负责本办法的制定、修改及解释
总经理负责本规定的核准
相关部门依本规定严格执行，并根据执行情况依规定处理
内容：
规范合同条款，并严格按照合同条款执行，执行情况依合同条款处理。
合同中应明确规定采购数量、规格型号、单价、数量、税率、提货方式、出厂
检验报告等必要项目。
采购数量规定
原则上采购数量严格按照合同数量执行。
小包装辅料方面，具体执行依采购量大小，允许有少量正负偏差的情况。
偏差数直接写在合同条款里，结算时按实际入库数量结算。
对于以过磅结算的直接生产辅料，以我司过磅数量为货款结算标准。
财务
部需提供地磅过磅单给采购部，到货入库时,对于整包或整桶的生产辅料,储运部仓库部门需将入库包数或桶数以及入库吨数一起提供给采购部,包数或桶数作为采购数量控制依据，吨数作为与供应商结算时的依据。
采购到货日期规定
严格按照合同规定的到货日期执行，不按规定执行的依合同条款给予惩
罚。
由于实际执行变更等原因，以不影响工厂运转为前提合理安排。
因下述不可抗力造成到货延期等情况除外：
并在合同结算时注明。
天气原因（雨/台风/等）
我方原因（仓容/要求推迟到货/生产安排等情况）
退换货等原因造成的到货推迟
其他不可预见或不可抗力等原因
在不影响工厂运转的前提下，采购部有权要求供应商在不能按规定执行时
要提前与我司沟通，采购部要知会相关部门，在合同结算时注明。
不合格品处理规定
原则上不合格品直接退货或换货。
出现让步接收的情况以不影响使用为前
提，不会造成公司利益损失为原则。
如果出现让步接收情况，必须填写不合格品处理申请单，按流程审批，通
过后方能执行。
让步接收审批流程：
由品管部建议财务经理意见总经理意见
附件
《不合格品处理申请单》
篇三：
设备采购合同执行与管理的规定
设备采购合同执行与管理的规定
1.目的和适用范围
目的
为了规范和加强设备采购合同的监督执行与管理，确保工程建设设备的质量、防止和避免股份公司的利益受到损害，特制定本规定。
适用范围
本规定适用于冶金设备科、通用动力科、电气设备科（以上三科简称专业科，下同）、综合计划科对设备采购合同的监督执行与管理工作。
2.专业术语
设备采购合同的执行
对工程建设所需的设备而签订的书面设备采购合同生效后，严格按合同条款规定，认真履行直至全部义务履行完毕的全过程。
合同纠纷处理
指签订的设备采购合同在执行中，当事人之间就合同约定的权利与义务所发生的争执，实质是合同当事人切身利益发生冲突的一种反映。
为妥善处理纠纷通常采用：
协商、调解、仲裁和诉讼四种解决办法。
3.管理职责
股份公司授权设备供应公司代表股份公司对外签订基本建设、技术改造和重点改扩建工程的设备采购合同，并归口统一管理。
股份公司总经理授权设备供应公司主要行政负责人及有关业务人员作为委托代理人，具体对外签订股份公司建设工程国内设备、委托加工合同；进口设备的国内招标，办理设备分交手续；库存积压设备的对外销售；仓储、运输等方面的合同。
委托代理人在签订经济合同时，不得超越“法人委托书”载明的授权范围、授权权限及委托期限，并使用股份公司统一刻制的设备合同专用章。
综合计划科职责
综合计划科是设备供应公司各类经济合同的管理部门，并配备兼职综合合同管理员。
负责向法律事务室申请办理或变更“法人委托书”，负责合同的汇编、检查，考核合同的履行情况，并向法律事务室报送合同统计报表。
专业科管理职责
专业科配备专职合同管理员。
负责集中管理和传递设备采购合同，按类〈或按工程〉建立合同台帐；负责办理并严格审查设备采购合同货款的承付及申请借款事项；负责每周一次收取设备验收入库单、随箱资料，并审核是否与设备采购合同相符，随箱资料转交综合计划科档案室统一保管；负责将修改变更后的设备采购合同反映到合同台帐上；负责检查合同执行情况，掌握动态，对愈期交货、在途、待验设备提出分析改进意见，填写合同统计报表；每年年底负责对分承包方的合同金额做一次累计，作为下次评审合格分承包方的依据；参与经济合同纠纷的解决，负责设备采购合同的正式文本、附件、往来电报、书信等有关材料的收集保管，合同履行完毕存档备查。
委托代理人（或设备供应员）的职责
⑴委托代理人必须熟悉项目可行性研究报告和初步设计，了解工程项目的规模、能力，掌握工艺流程，设备选型，施工进度和股份公司的计划按排情况，使所采购的设备满足质量、数量、价格、时间要求。
⑵遵守法律、法规，坚持平等互利，协商一致的原则，维护股份公司的利益。
⑶审查对方当事人的主体资格，资信情况，履约能力，签约人的资格等，实行生产许可证的产品〈如锅炉、压力容器和电动双梁吊等〉，还应审查分承包方的生产资格，以保证安全使用。
⑷合同条款完备，责任明确，格式规范，内容合法，用语准确。
⑸不得超越“法人委托书”载明授权范围和权限。
⑹负责设备合同的执行变更及纠纷的处理工作。
2
⑺按照合同条款规定，负责赴厂监制及联合检验。
⑻负责设备验收入库单中“三缺”问题的处理，负责设备安装调试中出现的质量异议的处理，填制工程设备质量报告单、设备修配改委托签证单等。
⑼负责分承包方送货到库设备抵站报告单的填制。
⑽负责将工地上的退库设备装车运回设备仓库，并填制退库单。
财务科的职责
设备核算员负责分类建立设备合同付款台帐。
设备核算员负责审查设备采购合同的付款条件，按照付款条件的有关规定认真执行。
设备核算员负责设备入库的划价工作，每周一次到设备仓库收取设备出库单并办理设备出库的财务核销工作。
4.管理程序及要求
设备采购合同的一般条款包括：
⑴设备的名称、型号规格、性能、数量、供货范围及交接点；⑵设备的质量及技术标准；
⑶设备的防腐及包装标准；
⑷设备的交货方式、运输方式、到货地点、收货单位；
⑸设备的交货期限；
⑹设备验收方法、检验标准及资料交付；
⑺设备的价格及结算方式；
⑻违约责任及其他。
设备采购合同的审查及批准
合同的审批权限。
合同价款在20万元（含20万元）以下、20～50万元（含50万元）、50万元以上，委托代理人在签订合同时应分别报科长，分管副经理、经理审批签字。
内容复杂、重大的设备采购合同，必要时报法律事务室审查，并报股份公司主管副总经理备案。
合同的审查。
包括价审、量审、合法审。
3
⑴专业科科长负责本科内部审查，主要审查设备采购合同的可行性、合理性及规范性，严把合同的价格关。
内审后签字确认，并按照分级审批的程序执行。
对变更和修改的设备采购合同也应再次进行内审。
⑵综合计划科工程计划员负责合同的最终审查工作。
一是进行设备采购合同的必要性审查。
使合同与设备供应计划单内容相符，贯彻先利库后订货的原则，杜绝盲目订货和无计划采购。
二是进行设备采购合同的可行性审查。
即审查选择的分承包方的合理性，在同等条件下，按照“先近后远，比优选厂”的原则，在合格（或试用）分承包方名册中比价采购。
三是进行设备采购合同的合法性审查。
审查分承包方的主体资格、资信情况、履约能力、签约人的资格等，使合同符合国家的法律、法规。
四是进行设备采购合同的规范性审查。
必须使用国家工商行政管理部门统一印制的规范性合同文本，审查合同条款是否完备，用词是否严密，责任是否明确，手续是否完备，签章是否齐全。
五是进行设备采购合同的价格审查。
审查的依据是设备概算，审查的重点是分承包方的原始报价或分项报价资料，货比三家的对比资料，经复核后选定合理的价格，以降低采购成本。
经审查后，对符合要求的合同加盖设备合同审查专用章，退委托代理人加盖设备合同专用章，合同生效，财务科才能办理付款手续。
设备采购合同台帐的管理
设备采购合同生效后，专业科设备供应员应在三天之内把四份（大型工艺设备合同一式五份）的完整的合同文本交给专业科合同管理员，合同管理员在一个工作日内按规定分发完毕。
专业科合同管理员应在一周内按照分承包方或设备类别，分单项工程建立合同台帐。
专业科合同管理员应在设备采购合同台帐上及时详细记载合同执行情况（包括：
付款、修改、变更情况等）。
专业科合同管理员对当年未执行完毕的设备采购合同，于次年二4
月底前完成重新建立合同台帐工作，并注明“结转”字样。
专业科合同管理员应认真审核和办理设备货款付款手续，并把办理情况及时记载到设备采购合同台帐上。
设备采购合同简要抄件
推行电子计算机辅助管理，按照计算机管理流程，由综合计划科工程计划员负责把设备采购合同转化为合同入机凭证，一月四次输入计算机，每月底按单项工程打印合同抄件一式八份，报经理一份，送设备仓库六份，留存一份。
设备采购合同执行
设备采购合同的清理
设备采购合同生效后，专业科设备供应员根据合同条款规定，要定期清理合同的执行情况，设备加工制造周期在六个月以内，要一个月清理一次，加工制造周期在六个月以上的，每两个月清理一次，清理内容包括：
预付款支付后分承包方进行生产准备情况，支付进度款后，设备加工制造完成情况，出厂前的检验、到货、验收付款情况等。
设备加工制造过程中赴厂监制，严格按照采购设备监制的管理规定执行。
设备采购合同的变动
设备采购合同的变更、修改、撤销由设备供应员负责办理，并把处理结果报合同的原审查批准人签字，加盖设备合同审查专用章，合同变更单、修改单、协议书、撤销原合同的有效文件等，整理好后交给专业科合同管理员。
专业科合同管理员对合同变更的管理，合同管理员收到合同执行过程中的有效变更文件在一天内与原订合同装订在一起，并清楚、详细地在合同台帐上反映出来。
财务科设备核算销员收到有效的设备采购合同变更文件后，查找出原合同，在合同付款台帐上登记。
专业科设备供应员接到设备验收入库单一周内，根据设备采购5
篇四：
物资采购合同管理制度
物资采购合同管理制度
1、物资订购计划实行招议标结束后，必须及时签定供货合同。
2、合同内容必须完整、明确、清晰，必须写清物资名称、规格型号、质量和技术标准、数量、计量单位、包装、交货方式、运输方式、到货地点、交货期限、有产品许可证、产品质量证明书、产品合格证、防爆合格证、煤矿安全标志及结算办法，验收办法、违约责任等。
3、按合同法要求认真填写合同内容，交由矿有关部门领导审核后，由经办人、矿有关领导签字加盖公章，合同生效。
4、签定合同后，及时进行分类整理、建立台帐、专人管理、并记录合同执行情况，业务函电交移等原始资料也必须妥善保管。
5、对三产产品的订购，同样采取集中议方式，每月议一次、结算一次并签定合同，做好议价记录以备存查。
黔金煤业供应科
20XX年1月1日
篇五：
采购合同管理规定
1目的
为规范物资、设备采购及外协加工合同的签订、审批与管理，保障公司利益不受侵害，特制定本规定。
2适用范围
本规定适用于供应部所有采购和外协合同的签订、审批与管理。
3职责
供应部是公司物资采购、设备采购与外协合同的归口管理部门，负责合同文本的编制、合同的签订等。
各系统分别负责授权手册规定中职权范围内合同的批准。
4管理内容合同的签订
合同文本（见附录A）中应注明合同签订地点、物品的名称、品牌、型号、数量、品质要求、含税单价（税率明确）、包装、运输方式及承担方、交货地点、检验方式、货款支付方式、交货时间、违约责任和仲裁机构等。
大宗原材料中线材等金额在50万元及以下的合同由供应部经理批准，金额在50万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。
料盘、液化气、底布、带钢、弹性钢丝、棉布、天然胶等其它AB类物资（具体明细见附录B）金额在20万元及以下的合同由供应部经理批准，金额在20万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。
C类物资（具体明细见附录B）金额在10万元及以下的合同由供应部经理批准，金额在10万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。
设备、项目采购及协议类（含维修）金额在5万元及以下的合同由供应部经理批准，金额在5万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。
外协原材料单件合同5000元及以下或合同总金额5万元及以下的合同由供应部经理批准；单件合同5000元以上或合同总金额5万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。
外协加工在单件合同5000元及以下或合同总金额10万元及以下的合同由供应部经理批准；单件合同5000元以上或合同总金额10万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。
主要原辅材料（见附录C）应签订《物资采购年度（或季度）框架合同》，由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。
每次下单订货时，除通过络申报确认、邮件往来确认外，均需进行书面盖章确认，进行存档。
合同的审核、批准以《用印申请单》的形式，按照《授权手册》的职权范围进行审批。
凡合同中手写改动，均需改动方签名盖章，双方留存。
支付条款中需支付订金或预付款的合同，在合同签订后、支付相关款项前需留存一份复印件至财务部备案，作为财务部付款的依据。
上述各类合同签订后必须有一份复印件随附发票留存财务部备案，作为财务部最终付款和财务审核的依据。
单笔订单在3000元以下的物资可由采购员根据市场情况进行询价的情况下直接确定价格，可不签订合同。
单笔订单在3000元—50000元的物资，若无法签订合同，在《比价表》或《议价表》中备注栏中说明，报供应部经理审批后执行采购。
合同的执行
当合同执行过程中有一方有异议或需要变更或解除合同时，在不损害公司利益的情况下，根据原合同签订授权进行变更或解除，由供应部与对方以书面形式变更合同或签订补充协议。
合同执行过程中发生价格调整，则根据新合同的审批权限进行审批后执行。
供应部应及时跟踪采购合同的执行情况，并将主要原辅材料合同执行情况作为合格供方的评定依据。
有纠纷经协商不能解决的，应呈交法律顾问提出处理意见。
采购合同属于公司的保密文件，在法律的框架内，与合同接触的人员必须对采购合同的保密性负责，具体按照《保密制度》执行。
对违反本规定者，按《员工奖惩条例》处理，及至诉诸法律解决。
合同未按签订条款执行的处理
供货延期15天内的（含15天），如收违约金，由供应部经理在合同复印件上明确金额；供货延期15天以上的，由原合同审批人在合同复印件上说明是否收违约金，如收取须明确金额。
随附发票交至财务部。
在合同执行过程中，如果发生质量问题，评审通过的且合同有明确约定折价额度的按合同执行，如果合同没有明确约定的根据评审结果双方协商处理；评审未通过的按合同约定处理解决。
合同的存档
每份合同用印时，需留一份给档案室存档。
南通本部、国强基地合同存档至南通本部档案室，白银基地合同存档至白银档案室。
5附则
本规定解释权归供应部。
6引用文件无
7支持性文件
《员工奖惩条例》《保密制度》
《外协管理规定》8附录附录A：
《采购合同模板》附录B：
《ABC类物资明细表》
附录C；《主要原辅材料合格供方名单》
附录A：
《采购合同模板》
采购合同
供方：
合同编号：
需方：
签订时间：
签订地点：
一、产品名称、品牌、型号、数量、价格、金额：
1、产品技术要求见图纸、技术协议、技术标准。
相关技术文件须经过双方签章，并作为合同的附件。
2、产品技术标准（包括质量要求）：
按国家、行业或企业相关标准执行。
三、供方对质量负责的期限：
需方验收合格之日起。
四、产品包装：
1、包装标准：
按执行，保证运输过程中货物不损坏、不变形。
包装物的供应与回收（免费，不回收）。
2、产品包装不符合合同规定，造成损失由供方赔偿。
五、产品验收：
1、产品的验收由需方负责，验收按执行。
2、供方提供的产品不符合合同规定的，由供方负责退换。
六、运输过程中造成的损失由供方负责。
七、违约责任：
1、合同生效后，供需双方必须严格履行合同所规定的各项条款，不得擅自变更或解除合同，违约方应支付给对方合同总金额的％作为违约金。
并承担因此造成的其他经济损失。
2、供方延迟交货的，每延迟一天，乙方有权从货款中按合同总金额的％扣除，作为违约金。
如已付款，则供方将另行按此额度办理付款，作为违约金。
3、供需双方的任何一方由于不可抗力的原因，不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，在取得对方书面同意后，允许延期履行、部分履行或不履行合同，并根据情况协商免除部分违约责任。
八、本合同如遇有争执，双方应在平等、友好基础上协商解决。
若协商不成，双方同意以需方所在地法院为第一审管辖法院。
九、合同如有未尽事宜，须经双方共同协商，做出补充规定。
补充规定、附件与本合同具有同等效力。
十、本合同经双方签章之日起生效。
合同壹式两份，供需双方各执壹份。
本合同传真件有效。
十一、其它约定事项：
采购合同管理规定
篇六：
采购合同管理制度
【采购合同管理制度】采购管理制度
一、实行统一采购物资的范围
本厂所有的外购物品实行统一采购管理，具体范围包括：
1、生产所用原材料、辅助材料（含直接材料、间接材料、消耗品）;
2、机器、设备、工具（含零配件、量具、检验仪器、模
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