Excel使用步骤及常用函数.docx
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Excel使用步骤及常用函数
Excel使用步骤及常用函数
什么是函数
Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。
用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。
例如，SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。
什么是参数？
参数可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组、形如#N/A的错误值或单元格引用。
给定的参数必须能产生有效的值。
参数也可以是常量、公式或其它函数。
参数不仅仅是常量、公式或函数，还可以是数组、单元格引用等：
1.数组--用于建立可产生多个结果或可对存放在行和列中的一组参数进行运算的单个公式。
在MicrosoftExcel有两类数组：
区域数组和常量数组。
区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式；常量数组将一组给定的常量用作某个公式中的参数。
2.单元格引用--用于表示单元格在工作表所处位置的坐标值。
例如，显示在第B列和第3行交叉处的单元格，其引用形式为"B3"。
3.常量--常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。
例如，日期10/9/96、数字210和文本"QuarterlyEarnings"都是常量。
公式或由公式得出的数值都不是常量。
函数是否可以是多重的呢？
也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？
当然可以，这就是嵌套函数的含义。
所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。
例如图1中所示的公式使用了嵌套的AVERAGE函数，并将结果与50相比较。
这个公式的含义是：
如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求F2到F5的和，否则显示数值0。
图1嵌套函数
在学习Excel函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解。
如图2所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。
如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。
在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。
图2函数的结构
公式选项板--帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。
单击编辑栏中的"编辑公式"按钮，或是单击"常用"工具栏中的"粘贴函数"按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。
整个过程如图3所示。
图3公式选项板
使用函数的步骤
在Excel中如何使用函数呢？
1.单击需要输入函数的单元格，如图4所示，单击单元格C1，出现编辑栏
图4单元格编辑
2.单击编辑栏中"编辑公式"按钮，将会在编辑栏下面出现一个"公式选项板"，此时"名称"框将变成"函数"按钮，如图3所示。
3.单击"函数"按钮右端的箭头，打开函数列表框，从中选择所需的函数；
4.当选中所需的函数后，Excel2000将打开"公式选项板"。
用户可以在这个选项板中输入函数的参数，当输入完参数后，在"公式选项板"中还将显示函数计算的结果；
5.单击"确定"按钮，即可完成函数的输入；
6.如果列表中没有所需的函数，可以单击"其它函数"选项，打开"粘贴函数"对话框，用户可以从中选择所需的函数，然后单击"确定"按钮返回到"公式选项板"对话框。
在了解了函数的基本知识及使用方法后，请跟随笔者一起寻找Excel提供的各种函数。
您可以通过单击插入栏中的"函数"看到所有的函数。
图5粘贴函数列表
函数的种类
Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。
1.数据库函数--当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数据库工作表函数。
例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于1,000且小于2,500的行或记录的总数。
MicrosoftExcel共有12个工作表函数用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为Dfunctions，也称为D函数，每个函数均有三个相同的参数：
database、field和criteria。
这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。
其中参数database为工作表上包含数据清单的区域。
参数field为需要汇总的列的标志。
参数criteria为工作表上包含指定条件的区域。
2.日期与时间函数--通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。
3.工程函数--工程工作表函数用于工程分析。
这类函数中的大多数可分为三种类型：
对复数进行处理的函数、在不同的数字系统（如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统）间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。
4.财务函数--财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。
财务函数中常见的参数：
未来值（fv）--在所有付款发生后的投资或贷款的价值。
期间数（nper）--投资的总支付期间数。
付款（pmt）--对于一项投资或贷款的定期支付数额。
现值（pv）--在投资期初的投资或贷款的价值。
例如，贷款的现值为所借入的本金数额。
利率（rate）--投资或贷款的利率或贴现率。
类型（type）--付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。
5.信息函数--可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。
信息函数包含一组称为IS的工作表函数，在单元格满足条件时返回TRUE。
例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN工作表函数返回TRUE。
如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用COUNTBLANK工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用ISBLANK工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。
6.逻辑函数--使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。
例如，可以使用IF函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。
7.查询和引用函数--当需要在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用时，可以使用查询和引用工作表函数。
例如，如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值，可以使用VLOOKUP工作表函数。
如果需要确定数据清单中数值的位置，可以使用MATCH工作表函数。
8.数学和三角函数--通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。
9.统计函数--统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。
例如，统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息，如直线的斜率和y轴截距，或构成直线的实际点数值。
10.文本函数--通过文本函数，可以在公式中处理文字串。
例如，可以改变大小写或确定文字串的长度。
可以将日期插入文字串或连接在文字串上。
下面的公式为一个示例，借以说明如何使用函数TODAY和函数TEXT来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以"dd-mm-yy"的格式表示。
11.用户自定义函数--如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无法满足需要，则需要创建用户自定义函数。
这些函数，称为用户自定义函数，可以通过使用VisualBasicforApplications来创建。
以上对Excel函数及有关知识做了简要的介绍，在以后的文章中笔者将逐一介绍每一类函数的使用方法及应用技巧。
但是由于Excel的函数相当多，因此也可能仅介绍几种比较常用的函数使用方法，其他更多的函数您可以从Excel的在线帮助功能中了解更详细的资讯。
最常用的Excel函数
1.ASC
用途：
将字符串中的全角（双字节）英文字母更改为半角（单字节）字符。
语法：
ASC（text）
参数：
Text为文本或包含文本的单元格引用。
如果文本中不包含任何全角英文字母，则文本不会被更改。
实例：
如果A1=excel，则公式“=ASC（A1）”返回excel。
2.CHAR
用途：
返回对应于数字代码的字符，该函数可将其他类型的电脑文件中的代码转换为字符（操作环境为MacintoshMacintosh字符集和WindowsANSI字符集）。
语法：
CHAR（number）。
参数：
Number是用于转换的字符代码，介于1～255之间（使用当前计算机字符集中的字符）。
实例：
公式“=CHAR（56）”返回8，=CHAR（36）返回$。
3.CLEAN
用途：
删除文本中不能打印的字符。
对从其他应用程序中输入的字符串使用CLEAN函数，将删除其中含有的当前操作系统无法打印的字符。
语法：
CLEAN（text）。
参数：
Text为要从中删除不能打印字符的任何字符串。
实例：
由于CHAR（7）返回一个不能打印的字符，因此公式“=CLEAN（CHAR（7）&"text"&CHAR（7））”返回text。
4.CODE
用途：
返回文字串中第一个字符的数字代码（对应于计算机当前使用的字符集）。
语法：
CODE（text）
参数：
Text为需要得到其第一个字符代码的文本。
实例：
因为CHAR（65）返回A，所以公式“=CODE（"Alphabet"）”返回65。
5.CONCATENATE
用途：
将若干文字串合并到一个文字串中，其功能与"&"运算符相同。
语法：
CONCATENATE（text1，text2，...）
参数：
Text1，text2，...为1到30个将要合并成单个文本的文本项，这些文本项可以是文字串、数字或对单个单元格的引用。
实例：
如果A1=98、A2=千米，则公式“=CONCATENATE（A1，A2）”返回“98千米”，与公式“=A1&A2”等价。
6.DOLLAR或RMB
用途：
按照货币格式将小数四舍五入到指定的位数并转换成文字。
语法：
DOLLAR（number，decimals）或RMB（number，decimals）。
参数：
Number是数字、包含数字的单元格引用，或计算结果为数字的公式;Decimals是十进制的小数，如果Decimals为负数，则参数number从小数点往左按相应位数取整。
如果省略Decimals，则假设其值为2。
实例：
公式“=RMB（1586.567，2）”返回“￥1586.57”，=RMB（99.888）返回“￥99.89”。
7.EXACT
用途：
测试两个字符串是否完全相同。
如果它们完全相同，则返回TRUE;否则返回FALSE。
EXACT函数能区分大小写，但忽略格式上的差异。
语法：
EXACT（text1，text2）。
参数：
Text1是待比较的第一个字符串，Text2是待比较的第二个字符串。
实例：
如果A1=物理、A2=化学A3=物理，则公式“=EXACT（A1，A2）”返回FALSE，=EXACT（A1，A3）返回FALSE，=EXACT（"word"，"word"）返回TRUE。
8.FIND
用途：
FIND用于查找其他文本串（within_text）内的文本串（find_text），并从within_text的首字符开始返回find_text的起始位置编号。
此函数适用于双字节字符，它区分大小写但不允许使用通配符。
语法：
FIND（find_text，within_text，start_num），
参数：
Find_text是待查找的目标文本;Within_text是包含待查找文本的源文本;Start_num指定从其开始进行查找的字符，即within_text中编号为1的字符。
如果忽略start_num，则假设其为1。
实例：
如果A1=软件报，则公式“=FIND（"软件"，A1，1）”返回1。
9.FINDB
用途：
FINDB用于查找其他文本串（within_text）内的文本串（find_text），并根据每个字符使用的字节数从within_text的首字符开始返回find_text的起始位置编号。
FIND与FINDB的区别在于:
前者是以字符数为单位返回起始位置编号，后者是以字节数为单位返回起始位置编号。
语法：
FINDB（find_text，within_text，start_num），
参数：
Find_text是待查找的目标文本;Within_text是包含待查找文本的源文本;Start_num指定从其开始进行查找的字符，即within_text中编号为1的字符。
如果忽略start_num，则假设其为1。
注意：
此函数适用于双字节字符，它能区分大小写但不允许使用通配符。
其它事项与FIND函数相同。
实例：
如果A1=电脑爱好者，则公式“=FINDB（爱好者"，A1，1）”返回5。
因为每个字符均按字节进行计算，而一个汉字为2个字节，所以第三个汉字“爱”从第五个字节开始。
10.FIXED
用途：
按指定的小数位数四舍五入一个数，以小数格式设置后以文字串形式返回结果。
语法：
FIXED（number，decimals，no_commas）。
参数：
Number是要进行四舍五入并转换成文字串的数;Decimals为一数值，用以指定小数点右边的小数位数;No_commas为一逻辑值。
如果是TRUE，则函数FIXED返回的文字不含逗号。
如果no_commas是FALSE或省略，则返回的文字中包含逗号。
实例：
如果A1=2001.16845，则公式“=FIXED（A2，2，TRUE）”返回2001.17，=FIXED（6834.567，-1）返回6830。
11.JIS
用途：
将字符串中的半角（单字节）英文字母更改为全角（双字节）字符。
语法：
JIS（text）
参数：
Text为文本或对包含文本的单元格（或引用）。
如果文本中不包含任何半角英文字母，则文本不会更改。
实例：
如果A1=excel，则公式“=JIS（a1）”返回EXCEL。
12.LEFT或LEFTB
用途：
根据指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符。
此函数用于双字节字符。
语法：
LEFT（text，num_chars）或LEFTB（text，num_bytes）。
参数：
Text是包含要提取字符的文本串;Num_chars指定函数要提取的字符数，它必须大于或等于0。
Num_bytes按字节数指定由LEFTB提取的字符数。
实例：
如果A1=电脑爱好者，则LEFT（A1，2）返回“电脑”，LEFTB（A1，2）返回“电”。
13.LEN或LENB
用途：
LEN返回文本串的字符数。
LENB返回文本串中所有字符的字节数。
语法：
LEN（text）或LENB（text）。
参数：
Text待要查找其长度的文本。
注意：
此函数用于双字节字符，且空格也将作为字符进行统计。
实例：
如果A1=电脑爱好者，则公式“=LEN（A1）”返回5，=LENB（A1）返回10。
14.LOWER
用途：
将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。
语法：
LOWER（text）。
语法：
Text是包含待转换字母的文字串。
注意：
LOWER函数不改变文字串中非字母的字符。
LOWER与PROPER和UPPER函数非常相似。
实例：
如果A1=Excel，则公式“=LOWER（A1）”返回excel。
15.MID或MIDB
用途：
MID返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。
MIDB返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定。
MIDB函数可以用于双字节字符。
语法：
MID（text，start_num，num_chars）或MIDB（text，start_num，num_bytes）。
参数：
Text是包含要提取字符的文本串。
Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置，文本中第一个字符的start_num为1，以此类推;Num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数;Num_bytes指定希望MIDB从文本中按字节返回字符的个数。
实例：
如果a1=电子计算机，则公式“=MID（A1，3，2）”返回“计算”，=MIDB（A1，3，2）返回“子”。
16.PHONETIC
用途：
提取文本串中的拼音（furigana）字符。
语法：
PHONETIC（reference）。
参数：
Reference为文本串或对单个单元格或包含文本串的单元格区域的引用。
如果reference为单元格区域，则返回区域左上角单元格中的furigana文本串。
如果reference为不相邻单元格的区域，将返回#N/A错误值。
注意：
该函数在中文Excel中无效。
17.PROPER
用途：
将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。
将其余的字母转换成小写。
语法：
PROPER（text）
参数：
Text是需要进行转换的字符串，包括双引号中的文字串、返回文本值的公式或对含有文本的单元格引用等。
实例：
如果A1=学习excel，则公式“=PROPER（A1）”返回“学习Excel”。
18.REPLACE或REPLACEB
用途：
REPLACE使用其他文本串并根据所指定的字符数替换另一文本串中的部分文本。
REPLACEB的用途与REPLACE相同，它是根据所指定的字节数替换另一文本串中的部分文本。
语法：
REPLACE（old_text，start_num，num_chars，new_text），REPLACEB（old_text，start_num，num_bytes，new_text）。
参数：
Old_text是要替换其部分字符的文本;Start_num是要用new_text替换的old_text中字符的位置;Num_chars是希望REPLACE使用new_text替换old_text中字符的个数;Num_bytes是希望REPLACE使用new_text替换old_text的字节数;New_text是要用于替换old_text中字符的文本。
注意：
以上两函数均适用于双字节的汉字。
实例：
如果A1=学习的革命、A2=电脑，则公式“=REPLACE（A1，3，3，A2）”返回“学习电脑”，=REPLACEB（A1，2，3，A2）返回“电脑的革命”。
19.REPT
用途：
按照给定的次数重复显示文本。
可以通过REPT函数对单元格进行重复填充。
语法：
REPT（text，number_times）。
参数：
Text是需要重复显示的文本，Number_times是重复显示的次数（正数）。
注意：
REPT函数的结果不能多于255个字符。
实例：
公式“=REPT（"软件报"，2）”返回“软件报软件报”。
20.RIGHT或RIGHTB
用途：
RIGHT根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字符。
RIGHTB根据所指定的字节数返回文本串中最后一个或多个字符。
语法：
RIGHT（text，num_chars），RIGHTB（text，num_bytes）。
参数：
Text是包含要提取字符的文本串;Num_chars指定希望RIGHT提取的字符数，它必须大于或等于0。
如果num_chars大于文本长度，则RIGHT返回所有文本。
如果忽略num_chars，则假定其为1。
Num_bytes指定欲提取字符的字节数。
实例：
如果A1=学习的革命，则公式“=RIGHT（A1，2）”返回“革命”，=RIGHTB（A1，2）返回“命”。
21.SEARCH或SEARCHB
用途：
返回从start_num开始首次找到特定字符或文本串的位置编号。
其中SEARCH以字符数为单位，SEARCHB以字节数为单位。
语法：
SEARCH（find_text，within_text，start_num），SEARCHB（find_text，within_text，start_num）。
参数：
Find_text是要查找的文本，可以使用通配符，包括问号“?
”和星号“*”。
其中问号可匹配任意的单个字符，星号可匹配任意的连续字符。
如果要查找实际的问号或星号，应当在该字符前键入波浪线“~”。
Within_text是要在其中查找find_text的文本。
Start_num是within_text中开始查找的字符的编号。
如果忽略start_num，则假定其为1。
实例：
如果A1=学习的革命，则公式“=SEARCH（"的"，A1）”返回3，=SEARCHB（"的"，A1）返回5。
22.SUBSTITUTE
用途：
在文字串中用new_text替代old_text。
如果需要在一个文字串中替换指定的文本，可以使用函数SUBSTITUTE;如果需要在某一文字串中替换指定位置处的任意文本，就应当使用函数REPLACE。
语法：
SUBSTITUTE（text，old_text，new_text，instance_num）。
参数：
Text是需要替换其中字符的文本，或是含有文本的单元格引用;Old_text是需要替换的旧文本;New_text用于替换old_text的文本;Instance_num为一数值，用来指定以new_text替换第几次出现的old_text;如果指定了instance_num，则只有满足要求的old_text被替换;否则将用new_text替换Text中出现的所有old_text。
实例：
如果A1=学习的革命、A2=电脑，则公式“=SUBSTITUTE（A1，"的革命"，A2，1）”返回“学习电脑”。
23.T
用途：
将数值转换成文本。
语法：
T（value）。
参数：
value是需要进行测试的数据。
如果value本身就是文本，或是对文本单元格的引用，T函数将返回value;如果没有引用文本，则返回""（空文本）。
实例：
如果A1中含有文本“电脑”，则公式“=T（A1）”返回“电脑”。
24.TEXT
用途：
将数值转换为按指定数字格式表示的文本。
语法：
TEXT（value，format_text）。
参数：
value是数值、计算结果是数值的公式、或对数值单元格的引用;format_text是所要选用的文本型数字格式，即“单元格格式”对话框“数字”选项卡的“分类”列表框中显示的格式，它不能包含星号“*”。
注意：
使用“单元格格式”对话框的“数字”选项卡设置单元格格式，只会改变单元格的格式而不会影响其中的数值。
使用函数TEXT可以将数值转换为带格式的文本，而其结果将不再作为数字参与计算。
实例：
如果A1=2986.638，则公式“=TEXT（A5，"#，##0.00"）”返回2，986.64。
25.TRIM
用途：
除了单词
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