集团企管办建设标准.docx
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集团企管办建设标准
集团子（分）公司
《企管办建设标准》
一、硬件设施要求（各系统，请按不同的公司级别建设标准参照执行，具体参见配置表）
（一）企管办硬件要求：
1.办公室部分
（1）办公室；
（2）接待室、会议室；
（3）传真机、打印机、复印机、扫描仪、电话机、电话会议设备、碎纸机；
（4）办公电脑（能上网）；
（5）数码相机、数码摄像机；（或带数码相机功能的数码摄像机）
（6）投影仪；电话会议设备；
（7）保险柜；
（8）音响设备、空调、文件柜；
（9）汽车。
2.档案室部分：
（1）独立的档案库房，并且库房里安装有空调设备；
（2）档案柜架，需有十年的余量；
（3）柜架内有防虫防霉药剂；
（4）档案卷皮、卷盒、装订材料，必须符合当地档案主管部门的要求等。
（二）企管办软件要求：
企管办人员素质要求
1.企管办主任
1名，要求大专及以上学历，有2年以上行政工作经验，具备良好的内部管理和外部协调能力。
经集团董事局办公室行政办公培训合格并获上岗证书。
经董事局办公室审核推荐后，方可上岗。
（竞聘、任命按《关于行政办公系统人事管理要求的通知》流程办理）
企管办主任主要工作职责：
（1）在集团制度体系下，负责本公司的内部规章、制度的起草、修订，呈报总经理审核，并负责推动落实；
（2）对违反公司规章制度及异常的现象进行责任划分，处理落实；
（3）负责本公司公章的管理，对需用公章的文件进行审核；
（4）负责对本公司的重要证照、工商变更等进行管理；
（5）负责本公司公文的草拟、及公司内部文件的处理；
（6）负责本公司的法律事务及合同管理工作；
（7）协助做好本公司的对外公共关系（包括政府关系、媒体关系、社区关系等）工作，特别是媒体发表文章、公关接待、危机处理、以及争取荣誉工作；
（8）负责本公司的档案管理；
（9）负责本公司小车管理；
（10）协调各职能部门进行内部管理，负责召开内部各种会议；
（11）负责对人事、总务工作的联系和指导；（此项需结合公司的实际情况而定）
（12）负责整体把握考核员的工作重点并给予指导；
（13）负责本公司各职能部门的成本控制；
（14）负责会议任务跟催、落实；
（15）负责公司员工的业务培训工作；
（16）协调、落实、反馈集团董事局办公室的有关行业管理（六大版块）要求，及行政办公要求；
（17）负责子（分）公司各职能部门的服务工作；
（18）做好子公司负责人的经营参谋工作。
2.企管办文员
1名，要求大专及以上学历，具备行政文秘工作相关技能，协助企管办主任做好企管办日常工作。
须接受集团董事局办公室资格审核，经培训考核合格获取上岗证书后，方可上岗。
文员的工作职责：
（1）协助企管办主任工作；
（2）负责本公司内收文的处理，进行内收文的接收、登记和办理；
（3）负责草拟本公司常用文书；
（4）负责其它部门文件和企管办文件的管理、通报和归档；
（5）负责企管办所有会议的记录及会议纪要的收集归档；
（6）负责外收文（包括总部发文等）管理包括接收、登记和处理；
（7）负责外部信件的处理；
（8）负责公司通讯设备的管理及其相关业务；
（9）负责企管办包括培训、人事资料的保存、归档；
（10）负责电话号码的更新；
（11）负责电话的接听和记录;
（12）负责行业管理平时及月结材料的汇总反馈，必须在规定时间节点内完成。
3.档案员
1名，要求大专及以上学历，具备档案工作相关技能，协助企管办主任做好档案管理工作。
须接受集团董事局办公室资格审核，经培训考核合格获取上岗证书后，方可上岗。
工作职责：
（1）贯彻、执行公司精神，维护公司档案的完整和安全保密；
（2）对本公司形成的各种文件材料进行收集、整理、立卷和归档，负责档案史料、大事记、组织沿革、文件汇编、数字汇编、全宗介绍等必备检索工具的编研；
（3）提供查阅档案服务；
（4）对档案库房进行日常维护，保持清洁卫生；
（5）对本公司的档案工作进行管理，并不断完善档案管理体系；
（6）负责公司的图书资料管理；
（7）认真做好档案的保管工作，按照“八防”（防火、防盗、防潮、防虫蛀、防鼠、防尘、防高温、防强光）要求，管好文件柜和档案材料实体；档案库房严禁非档案人员入内，严禁存放杂物和易燃品，要经常检查，发现问题，及时处理；
（8）严格贯彻查找、借阅、复制制度，做到不损毁、不遗失、不泄密；提高自身素质，钻研业务并能熟练的运用，不断提高档案管理水平。
4.考核员
1名，要求大专及以上学历，具备考核工作相关技能，协助企管办主任做好本公司内部考核工作。
须接受集团董事局办公室资格审核，经培训考核合格获取上岗证书后，方可上岗。
工作职责：
（1）负责总部及子（分）公司会议任务、文件精神的推动、落实、考核；
（2）负责集团公司基本制度在子（分）公司的执行和评价；
（3）在子（分）公司考核到的重大问题随时报告；
（4）参与被考核部门考核指标、考核标准的制定、改进，巡查被考核部门的管理情况；
（5）为各类例会提供公司的考核资料；
（6）对子（分）公司的管理流程、数字流程进行公平公正的考核和监督；
（7）每月提供被考核部门完整的考核报告；
（8）负责会前所有准备工作，特别是临时性会议时人员的到位等；
（9）负责考核本公司人员上班出勤情况；
（10）负责考核公司生产安全，公司财产安全、夜间安全、治安等巡查工作。
（三）企管办工作内容和工作标准
1.文件管理工作
（1）建立文件台帐的四大表格，具体分为会议纪要、集团来文、公司文件、公司外部收文;（见附件文件部分）
（2）办文单、发文稿纸依照总部格式的A4纸;（详见附件文件部分）
（3）对于总经理批复的文件，原件应留到企管办，复印件留给相关科室;
（4）文件发文有专门的行文规范。
文件号应以“公司简称＋字＋﹝年份﹞＋流水号”形式，，如苏雨字〔2010〕*号;
（5）做好企管办月结工作;
（6）参加相关会议，并做好会议记录。
2.秘书工作
（1）报销总经理相关发票、招待费用、小车费用等;
（2）负责总经理级人员对外交往材料，如发言稿等。
3.公关接待工作
（1）与外协经理协调，共同做好本公司的对外公共关系（包括政府关系、媒体关系、危机处理、社区关系等）工作;
（2）处理好媒体关系，负责公司知名度、美誉度的维护和提升。
要求每个月在当地媒体、集团内刊上至少发表三篇公司正面新闻报道;
（3）提供对外资料、数据，对外对内统一报道口径;
（4）建立公司的资料库，对资料库信息及时更新;
（5）对于重要的接待，必须第一时间告知集团董事局办公室秘书三室,做好接待日程安排，接待结束，需及时做好接待备忘录，保存相关的影像资料，并填写好接待台帐及公共关系台帐;（详见附件接待部分）
（6）负责公司宣传栏的管理。
3.法律事务工作
（1）印章实行双人双锁保管制，总经理保管钥匙，办公室主任保管密码;
（2）用章申请单填写完善，用章人、用章科室负责人、办公室主任、总经理四方签字确认，并做好用章的电子台帐;（详见附件法务部分）
（3）建立合同台帐、公司登记、变更台帐;
（4）建立纠纷、诉讼台帐，一旦发生纠纷必须立刻上报集团办公室法务处;（详见附件法务部分）
（5）负责办公室事务范围内的，部分协议和合同的谈判和签订。
4.档案工作
（1）学习档案知识，具备基本的档案管理技能;
（2）每三个月将公司各科室归档范围内的资料收集存档;
（3）每个月给各科室文员组织一次档案知识培训;
（4）建立规范的档案借阅手续和资料交接手续;（详见附件档案部分）
（5）每个月末向集团董事局办公室档案馆反馈归档情况。
（详见附件档案部分）
5、其他日常工作
（1）安排好每天的值班，做好企管办考勤工作;
（2）做好企管办日常卫生工作，进行“5S”管理;
（3）组织内部培训;
（4）安排好日常的订票、订房、订餐工作，并做好台帐;
（5）做好礼品库台帐。
礼品的采购、缴库、出库、退库和赠品的缴库按要求填写出库单、缴库单、退库单，每星期盘库一次，做好盘库记录;
（6）文印工作。
掌握复印机、打印机、传真机、扫描仪、投影仪的操作流程和基本维护工作，控制纸张利用情况;
（7）企管办物品、办公用品的请购、出库等;
（8）企管办预算控制，主要涉及电话费用、办公费用、小车费用、招待费用等方面。
（9）负责本公司通讯录的制作、管理和更新。
（10）企管办固定资产管理。
（11）会议室管理。
开会前提前安排好会议室，准备好会议设备。
（12）认真评价各科室的月度目标责任书，月底做好总部月结反馈工作。
（13）分管招待所的管理工作。
________________________________________________________________________________________________________________________________（14）小车管理，控制小车费用和用车范围，严禁公车私用。
以上内容中指定的表格样式参见样板办公室建设标准附件。
雨润集团子（分）公司企管办建设
《考核验收办法》
按公司级别，对样板办公室标准进行分星级制，评比达90分以上者为五星级，80-90分为四星级，70-80分为三星级，各样板办公室必须达三星级以上方为合格。
说明：
下表验收指标中的具体量化数据，参照附件1中的《子（分）公司企管办人员、设备、设施数量配置标准明细表》。
《考核验收标准表》
验收指标
权重（%）
验收部门
验收结果
硬件指标20%
办公室、接待室、会议室、档案室空间
2
集团办公室
电脑数量达标且能上网
3
集团办公室
传真、复印、打印、扫描仪、电话机设备、碎纸机
3
集团办公室
文件柜组
3
集团办公室
数码相机、数码摄像机设备、音响设备
3
集团办公室
投影仪
3
集团办公室
保险柜
3
集团办公室
软件指标15%
企管办主任1名，大专及以上学历，相关工作经验和技能
5
集团办公室
企管办文员1名，大专以上学历，具备文秘工作相关技能
5
集团办公室
企管档案员1名，大专以上学历，具备档案工作相关技能
3
有人才培养、输出计划；人才流失不超过一人
2
人资部
集团办公室
办公室工作规范65%
文件管理工作15%
文件台帐四大表格规范操作
1
集团秘书室
办文单的格式和使用
2
集团办公室
总经理批复的文件企管办原件留存情况
2
集团办公室
发文行文规范，文号规范书写
3
集团办公室
参加相关会议，做好会议纪要、记录
1
集团办公室
规范使用骑缝章、办文单、发文稿纸。
2
集团办公室
遵守文件审批流程，不得越级呈报
2
集团办公室
反馈情况必须与实际相符
2
集团办公室
秘书工作3%
报销总经理相关发票
1
集团办公室
负责总经理对外交往材料
2
集团办公室
公关接待工作7%
重要接待做好日程安排和备忘录
1
集团办公室
每个月在当地媒体上至少发表一篇公司正面新闻报道
2
集团办公室
公司资料库的建立、及时更新
1
集团办公室
对外资料、数据的提供；对外对内统一口径
1
集团办公室
配合外协做好本公司的对外公共关系工作
2
集团办公室
法务工作10%
印章执行双人双锁保管制
3
集团办公室
用章申请单规范填写，建立用章台帐
3
集团办公室
建立合同台帐、公司登记、变更台帐
3
集团办公室
负责办公室事务范围内协议和合同的谈判和签订
1
集团办公室
档案工作10%
档案员档案知识的学习，具备基本的档案管理经验和技能
2
集团办公室
每三个月将公司各科室归档范围内的资料收集存档
2
集团办公室
每个月给各科室文员组织一次档案知识培训
2
集团办公室
建立规范的档案的借阅手续和资料交接手续
2
集团办公室
每个月月末向集团办公室档案室反馈归档情况
2
集团办公室
其它日常工作20%
办公室日常“5S”工作
1
集团办公室
办公室考勤
1
集团办公室
安排好每天的值班情况
1
集团办公室
文印工作。
掌握复印机、打印机、传真机的操作流程和基本维护工作；控制纸张利用情况
1
集团办公室
会议室管理（晨会、周例会会议记录、纪要存档）
1
集团办公室
组织内部培训
1
集团办公室
认真履行办公室行业目标责任书，月底做好月结反馈工作
5
集团办公室
负责公司通讯录的制作、管理和更新
1
子（分）公司
办公室物品、办公用品的请购、出库等
1
子（分）公司
办公室固定资产管理
1
子（分）公司
控制办公室预算，结合实际情况制订费用标准
1
子（分）公司
礼品库管理不出错，帐实相符
1
集团办公室
日常的订票、订房、订餐工作，并做好台帐
1
集团办公室
招待所管理（安全、卫生）
1
集团办公室
小车管理，控制费用，规范用车
1
集团办公室
做好礼品公关计划，建立客户资料档案
1
集团办公室
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