工程监理档案管理制度.docx

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工程监理档案管理制度

档案管理制度（试行）

为加强公司档案管理工作，有效的保护和利用档案，维护公司合法权益特制定本规定。

本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

一、公司及各部门、员工有保护档案的义务。

档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。

二、档案机构及其职责

1、公司各部门、项目部指定专人负责档案归档管理工作。

2、档案工作由公司领导统一领导，综合部负责接收保管，工程技术档案由工程部负责验收，合格后移交综合部归档，并监督各项目部的档案立卷工作。

3、综合部应逐步完善归档制度，确保档案安全和方便利用。

三、档案的管理

1、质量要求

归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

整理归档文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护要求。

2、文件文书类归档容及要求

公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。

公司制订的计划、工作总结；公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要；公司各部门的发文。

其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。

要求：

归档的文件材料，应按照自然形成的原则和归档要求及文件容进行归档。

在一个卷要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

案卷标题要简明准确，按归档要求进行装订。

3、技术资料容及要求：

对在监理过程中形成的各种表格、方字、音像载体等，监理单位应加强管理，设专人负责或有责任心的兼职负责。

监理单位应负责汇集整理建设单位委托的工程围的施工监理资料。

监理资料应随施工进度及时按专业归类汇集整理;

要求字迹清晰、项目齐全、准确真实，能反映工程和施工监理的实际情况。

监理资料不准有涂改、伪造、抽撤或损失以及造假的现象发生。

资料成果要由总监理工程师签字。

归档要求：

监理资料竣工后，应按资料归档要求整理，并装订。

工程竣工验收十日，由项目部总监理工程师，对工程监理资料审查验收。

在工程（合同）完成后一个月将整理好的资料向公司工程部移交监理应保存的档案资料，并办理移交手续，经工程部审核验收合格后，交公司综合部归档。

除监理月报、会议纪要中有关质量问题、开工/复工审

批表、工程开工复工暂停令、质量事故报告及处理意见、有关进度、质量、投资控制的监理通知、工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见、合同变更材料、监理工作总结、质量评估报告，保存时间为长期外，其余均为短期（15年）。

各卷资料归档容见附表

第一卷：

施工合同文件及委托监理合同；勘察设计文件；

监理规划；监理实施细则；分包单位资格报审表；设计交底与图纸会审会议纪要；施工组织设计（方案）报审表。

第二卷：

工程开工/复工报审表及工程暂停令；测量核验资料；工程进度计划；工程材料、构配件、设备的质量证明文件；检查试验资料；工程变更资料；隐蔽工程验收资料；报验申请表。

第三卷：

监理工程师通知单；监理工作联系单；会议纪要；来往函件。

第四卷：

监理日记；监理月报。

第五卷：

工程计量单和工程款支付证书；索赔文件资料:

竣工结算审核意见书。

第六卷：

质量缺陷与事故的处理文件；分部工程、单位工程等验收资料；工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；监理工作总结。

附：

卷资料目录

件号

文件材料名称

文件编号

页

数

备注

编制责任人:

时间：

年月日

档案总目录

工程名称：

共卷

*i=r.卷号

案卷容

卷件数

卷页数

起止日期

保管期限

案卷移出

时间

原因

时间:

编制责任人:

装订：

归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长X宽

为297mmX210mm）

装盒：

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

档案盒：

档案盒的外形尺寸为310mmX210mn长X宽）,

盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm等）

封面的填写采用国际标准A4纸（长X宽为297mmX

210mm）

盒脊采用仿宋3号或4号字体，盒脊用纸长度、宽度与所用盒脊一样。

附：

封面

档号:

仿宋小二号字体

档案馆号:

工程名称

（仿宋小初号字体）

案卷题名：

（用仿宋小二号字体）

编制单位：

编制日期：

保管期限：

4、过程管理：

属于公司保管的文档公司各部门及各项目部的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将尚需归档的预立卷的文件整理成册移交综合部保管，任何人不得据为己有。

属部门保管的档案：

各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交综合部

5、监督：

综合部根据各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各项目监理部档案的管理工作。

6、销毁：

需要报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

7、在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

&借阅：

因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带的，需办理档案外借手续，经综合部核准后，方可带出，用完后立即归还。

阅档人对所借档案必须妥善保管。

不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

四、档案备份制度

公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。

对存入电脑的资料、档案，按《计算机管

理办法》管理。

备份盘与原盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

五、处理条例

有下列行为之一，据情节轻重，给予50〜500元扣薪处

理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2、擅自向外界提供、抄摘企业档案

3、涂改、伪造档案

4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者

同罚）

六、责任

本制度适用于公司各员工各部门。

本制度监督责任部门为公司综合部，第一责任人为各部

门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门负责人。