日常费用报销中存在的问题及对策研究.doc

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安顺煤矿2012第一季度管理成果

合理化建议研究报告

日常费用报销中存在的问题及对策研究

贵州永润煤业有限公司安顺煤矿

日常费用报销中存在的问题及对策

研究报告

第1章背景

在企业信息化过程中,日常费用报销往往成为一个盲点,严重的时候可能成为“木桶效应”中那块最短的板。

一个企业无论身处何种行业,无论其规模大小、实力强弱,日常费用报销都是其时时、处处需要解决的问题。

日常费用报销问题远不如战略决策那样足以影响企业的发展方向,不如投资决策那样足以左右企业的经济命脉,不如企业筹资决策那样足以影响企业的血液流动,其似乎处于企业管理的最底层。

但实践表明,日常费用报销工作的确存在一些不足,可能对企业各项工作的开展产生一定不利影响。

第二章日常费用报销中存在的问题

通过以下一个实例分析传统管理费用报销中存在的主要问题。

在一次会议的举办过程中,行政办公室×××负责财务报账工作,即由他办理费用立项、款项借阅、发票管理、到财务部办理报账等。

该会议是一次费用较高的综合性会议,根据该公司制度规定,此类会议的立项需要各个业务部门审核（行政办公室、财务部等）、分管领导、会计部门负责人和单位负责人审批。

×××草拟好费用立项申请资料,部门领导审核后,拿着资料逐个到各个部门、领导会签,遇到一个不在就得等好几天,对方忙的时候还得压单,所以提前一个月就开始走立项流程,总算在会议正式筹办前完成立项,也顺利的凭立项批准从财务部借到了钱。

费用报销时,×××拿了近500多张发票、支出明细清单等资料,找财务要了管理费用报销单,先填好后,又找8个同事签支出证明,找部门领导审核,找公司领导审批,最后交到财务部门,财务部门又涉及部门领导、会计、稽核、出纳、印鉴管理人等。

尽管此次会议很成功,但×××觉得财务报账这项工作实在辛苦,期间发了不少牢骚。

×××在上述日常费用报账过程中遇到了以下问题:

1.立项审批到本部门负责人那里时,部门负责人认为该项预算总额过高,这可能导致所在部门的下半年管理费用预算非常紧张。

2.立项审批到财务部部时,财务部稽核人员认为部分支出属于个人性质支出,不应纳入会议费的范畴。

3.立项审批到分管领导那里时,分管领导认为咨询费支出标准过低,可能请不到好的专家。

4.立项审批到单位负责人那里时单位负责人到贵阳出差,中途等了好几天。

5.费用报销时,不知道如何找费用报销单,到财务部门去拿到报销单时有几项不知道怎样才能规范填写。

6.费用报销时,找8个同事签字,也有3个同事到外地出差。

7.费用报销时,把单据拿到财务部门,结果发现财务人员的桌上已经堆了很多等待报销的单据,×××又不敢把发票单据放在财务的桌上,因为只要丢了一张发票,所涉及支出就不能报销,损失由×××承担,他只好经常电话询问财务人员什么时候有空。

8.日常费用报销中审核、审查、审批、会计核算人员等,面对成堆的纸质材料,采用先来先办原则、逐一处理的方法,从而导致重要的事项没有得到优先办理。

9.由于工作中发牢骚,既影响自己的工作效率,也影响周围同事的工作情绪。

第3章日常费用报销问题的主要表现

日常费用报销暴露出的上述问题,综合起来表现为以下3种情况:

1、会计信息和制度的孤岛

信息孤岛问题是一个普遍存在于各企业的情况。

所谓信息孤岛是指,在一个企业各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间完全孤立,各种信息（如财务信息、计划信息等）无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动。

在上述案例中,涉及的会计和制度信息孤岛现象至少包括:

行政办公室支出的实时情况、咨询费用支出标准、支出的合规范围等。

如果这些信息能够实现一定程度的共享,则×××就可以预先知道,从而可以提高日常费用立项的准确性,工作效率也会得到改善。

2、排队问题

排队问题几乎所有人都遇到过,如到超市买东西结账要排队、加油站加油要排队,医院、银行挂号要排队等。

利用信息化手段,排队问题得到了部分解决,现在很多医院、银行已提供电子取号,在排队等待的时间中,可以坐在医院、银行提供的椅子上,这增加了等待的舒适度。

上述案例中,涉及的排队问题包括:

报账立项中的排队;报销证明找同事验收证明支出中的排队;报账核算中的排队等。

管理费用报账中的排队比医院、银行中的要复杂一些。

一是其涉及需要排队的地方较多,包括立项、证明、报销、支付等4个方面19人,而在医院、银行挂号的地方都是特定的,不需要四处走动。

二是这19个人履行职责的介质是流动中的唯一的纸质材料,导致多窗口不能同时服务,但某一医院、银行挂号的存在多个窗口,所提供的服务也基本相同,多窗口能同时提供服务,且只要有一个有空即可。

三是管理费用报销中涉及的“服务人员”存在出差等不能提供服务的情况,而在医院、银行“服务人员”缺位的情况基本不存在。

四是此种排队不能选择费用报销涉及的企业、部门和人员,但是我们有很多的银行、超市可供选择。

五是排队不能合理优化,部分银行开通了贵宾室、VIP柜台,而在管理费用报销过程中,仍是按传统的先来先办原则处理。

3、单据未能固化

非财务人员对费用立项表、借款单、领款单、费用报销单、差旅费报销单、咨询费明细表等单据并不熟悉,日常也不怎么接触,到了需要用的时候才临时抱佛脚,往往事倍功半。

此外,由于公司制度管理的需要,包括费用立项表、借款单、领款单等也可能动态的发生变化。

第4章如何解决日常费用报销中存在的问题

把日常费用报销流程与内部市场化软件相结合，衔接内部市场化软件与财务NC办公系统，像材料审批一样，采用网上财务报销流程。

在这一流程下,员工可以在任何时间,从任何地点提交财务立项、报销申请,审核、审批人则可用数字签名的方式在任何时间,从任何地点进行业务审核、审批,财务部门对原始凭证审核无误后,可自动生成记账凭证并通过网上银行付款。

我们认为,实施该系统可以解决传统财务报销系统存在的问题。

1、关于孤岛问题的解决。

日常费用网上报销流程可以成为财务人员和非财务人员沟通的平台,部分信息均可登录该系统直接了解,如部门年度预算、部门年度开支的实时情况、相关的财务制度规定、个人借款和报账情况等。

2、关于排队问题的解决。

管理费用网络报销系统可提供多窗口服务,如:

在立项的过程中,可以把立项表同时发送给财务等部门,在需要8个同事验收支出证明时,可一次性把相关信息发送给他们,由其签署意见,从而可以大大减少排队的过程中不均衡和卡壳情况。

管理费用网络报销系统促进了及时处理,遇到“服务人员”出差的情况,管理费用报销过程中的审核、审查、审批人可以通过网络远程履行服务。

管理费用网络报销系统可以推进优先处理,所有的费用报销事项以目录的形式出现,审核、审查、审批、会计核算人员可以判断出哪些属于重要事项,打破了传统的先来先办原则,充分体现了管理中的重要性原则。

3、关于单据固化的问题。

通过日常费用网络报销流程,企业没有必要统一印刷相关的表单,只需将设计好的表单格式传递到报销系统中,报账人员填好后打印即可。

当需要更新部分单据时,只需要在服务器上进行简单修改即可。

以往各种单据分存于各部门、各个人的情况不再存在,单据修订、更换时也不需要作废旧单据、重新印刷新的,非财务人员找不到单据的情况也不再存在。